Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как сделать реестр накладных в 1С
Как сформировать реестр накладных в 1С: стандартный отчёт, журнал документов, настройка отборов и колонок, выгрузка в Excel и печать реестра.
Реестр накладных — это список документов отгрузки или поступления за выбранный период с ключевыми реквизитами: номером, датой, контрагентом, суммой и состоянием проведения. В 1С такой реестр можно получить несколькими способами: стандартным отчётом по документам, настройкой журнала документов или универсальным отчётом. Выбор зависит от конфигурации (Управление торговлей, ERP, Бухгалтерия предприятия, Комплексная автоматизация) и от того, нужна ли печатная форма для передачи вместе с документами.
Чаще всего реестр требуется бухгалтерии для сверки первичных документов, менеджерам — для контроля отгрузок, а юристам — как приложение к претензии или акту сверки. Во всех этих случаях задача решается штатными средствами без доработки конфигурации. Ниже разобраны практические варианты для типовых конфигураций на управляемых формах.
Определите, какой именно реестр вам нужен
Перед настройкой уточните назначение реестра, потому что от этого зависит инструмент. Если нужен простой перечень накладных за период для внутреннего контроля — достаточно журнала документов с отбором. Если реестр передаётся контрагенту или прилагается к сверке — понадобится печатная форма с итоговой суммой, шапкой организации и нумерацией строк.
Также важно, какие документы входят в реестр: только «Реализация товаров и услуг», или ещё «Поступление товаров и услуг», «Перемещения», «Возвраты». В типовых конфигурациях каждый вид документов живёт в своём журнале, а сводный реестр по нескольким видам проще построить через универсальный отчёт.
Как выбрать способ
Сформировать реестр через журнал документов
Самый быстрый способ — открыть журнал нужного вида документов. В «1С: Управление торговлей» и ERP это раздел «Продажи» → «Реализация товаров и услуг» (или «Отгрузки»), в «1С: Бухгалтерии» — раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». Для накладных на поступление логика та же: раздел «Покупки».
Установите отбор: нажмите кнопку «Ещё» → «Настроить список» (или используйте быстрые отборы над списком). Укажите период, организацию, контрагента, склад или ответственного — в зависимости от задачи. Проверьте, что в список попадают только проведённые документы, если реестр нужен для учётных целей: добавьте отбор «Проведён = Да», иначе в реестр попадут черновики.
Далее выведите список на печать или в файл: «Ещё» → «Вывести список». В диалоге отметьте нужные колонки (номер, дата, контрагент, сумма, валюта, комментарий) и нажмите «ОК». Полученный табличный документ можно распечатать, сохранить в Excel (xlsx), PDF или отправить по почте через кнопку «Сохранить» / «Отправить».
- 1Откройте журнал: Продажи → Реализация товаров и услуг (или Покупки → Поступление)
- 2Нажмите «Ещё» → «Настроить список» и задайте период, организацию, контрагента
- 3Добавьте отбор «Проведён = Да», чтобы исключить черновики
- 4Нажмите «Ещё» → «Вывести список», отметьте нужные колонки
- 5Сохраните табличный документ в Excel или распечатайте
Сделать реестр через Универсальный отчёт
Когда нужны итоги по суммам, группировка по контрагентам или сводный реестр по нескольким видам документов, используйте «Универсальный отчёт». В ERP и Управлении торговлей он находится в разделе «Отчёты» (или «Аналитика») → «Универсальный отчёт». В старых версиях конфигураций — через «Операции» → «Отчёты».
В настройках отчёта выберите тип объекта «Документы» и конкретный вид — например, «Реализация товаров и услуг». Укажите период, добавьте в структуру отчёта поля: номер, дата, контрагент, сумма документа, валюта. Для группировки по контрагентам перетащите поле «Контрагент» в строки. Включите вывод общих итогов, чтобы внизу реестра отображалась суммарная стоимость накладных — это важно для сверки.
Готовый отчёт сохраните как вариант: кнопка «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта». В следующий раз реестр сформируется в два клика — достаточно изменить период. Вариант можно разместить в панели отчётов раздела, чтобы он был доступен всем пользователям с соответствующими правами.
Использовать типовой отчёт «Реестр документов»
В ряде конфигураций есть готовый отчёт «Реестр документов». В «1С: Бухгалтерии предприятия» он доступен в разделе «Отчёты» → «Реестр документов»: выберите вид документа «Реализация (акты, накладные, УПД)», задайте период и организацию — программа выведет нумерованный реестр с итоговой суммой, который сразу пригоден для печати.
В ERP и Управлении торговлей аналогичный функционал встроен в контекстные отчёты журналов документов: откройте журнал, нажмите «Ещё» → «Отчёты» и посмотрите доступные варианты. Типовой реестр удобен тем, что его форма уже соответствует сложившейся практике документооборота: есть шапка, нумерация строк, итоги и место для подписей.
Сравнение способов
Самый быстрый вариант, гибкий выбор колонок, но нет автоматических итогов и формальной шапки
Итоги, группировки, сохранение вариантов; требует первичной настройки структуры
Готовая печатная форма с итогами и нумерацией; ограниченная настройка состава полей
Любой макет под требования компании; нужна разработка и подключение через «Дополнительные отчёты и обработки»
Настроить колонки, отборы и сохранить настройку
Какие колонки включать в реестр, зависит от его назначения. Минимальный рабочий набор: порядковый номер строки, номер и дата накладной, контрагент, договор, сумма с НДС, валюта. Для логистики добавьте склад и адрес доставки, для бухгалтерии — номер счёта-фактуры или УПД и статус оплаты, если он хранится в документе.
Чтобы не настраивать список заново каждый раз, сохраните настройку отбора: в диалоге настройки списка есть кнопка «Сохранить настройки» / «Стандартные настройки». В журналах на управляемых формах отборы по умолчанию запоминаются между сеансами. Для отчётов используйте сохранение варианта — это надёжнее, потому что вариант привязан к отчёту и доступен всем пользователям, а не только вам.
Выгрузить реестр в Excel и подготовить к печати
Любой табличный документ в 1С сохраняется во внешние форматы: откройте сформированный реестр, нажмите «Файл» → «Сохранить» (или Ctrl+S) и выберите формат xlsx, pdf, mxl или ods. Для дальнейшей обработки в Excel используйте xlsx — структура колонок и итоги сохранятся. Для передачи контрагенту в неизменяемом виде лучше подходит PDF.
Перед печатью проверьте параметры страницы: «Файл» → «Параметры страницы». Для широких реестров установите альбомную ориентацию и масштаб «По ширине страницы», чтобы колонки не разрывались. Если реестр многостраничный, включите сквозные строки (повтор шапки на каждой странице) через «Файл» → «Параметры страницы» → вкладка «Лист» или свойства табличного документа.
Как проверить результат
Количество строк реестра совпадает с количеством проведённых накладных в журнале за тот же период
В журнале документов больше, чем строк в реестре — не все отборы учтены или не хватает прав
Итог реестра сходится с оборотом по реализации за период (с учётом возвратов)
Итог расходится с учётными данными — проверьте состав видов документов и поле суммы
Все колонки помещаются на страницу, шапка повторяется, нумерация строк непрерывная
Колонки обрезаны или переносятся на отдельные страницы — измените масштаб и ориентацию
Когда нужна доработка и какие есть ограничения
Штатные средства закрывают большинство задач, но есть ситуации, где без доработки не обойтись: нестандартный макет реестра с логотипом и графами для подписей сторон, автоматическая рассылка реестра по расписанию, реестр с данными, которых нет в документах (например, трек-номера перевозчика из внешней системы). В этих случаях разрабатывают внешнюю печатную форму или отчёт и подключают через механизм «Дополнительные отчёты и обработки» в разделе «Администрирование».
Учитывайте ограничения: в базовых версиях конфигураций часть механизмов (например, дополнительные отчёты) может быть недоступна; в файловых базах при больших объёмах универсальный отчёт по документам за длинный период формируется медленно — сокращайте период или устанавливайте отборы заранее. Перед подключением внешних обработок делайте резервную копию базы и проверяйте обработку на копии.
Что важно запомнить
Реестр накладных в 1С делается штатно: через журнал документов с отбором и командой «Вывести список», через Универсальный отчёт с итогами и группировками или через типовой отчёт «Реестр документов». Обязательно отбирайте только проведённые документы, сохраняйте настройку как вариант и сверяйте итог реестра с учётными данными перед передачей контрагенту.
Частые вопросы
Как вывести в реестр номер счёта-фактуры вместе с накладной?
В «1С: Бухгалтерии» используйте отчёт «Реестр документов» — он выводит данные УПД и счетов-фактур. В УТ и ERP добавьте поле счёта-фактуры в универсальный отчёт, если документы связаны, либо формируйте реестр по журналу «Счета-фактуры выданные» с теми же отборами по периоду и контрагенту.
Можно ли сделать один реестр по накладным продаж и возвратов?
Штатный журнал объединяет только один вид документов. Для сводного реестра постройте универсальный отчёт по каждому виду отдельно и объедините в Excel, либо используйте отчёт «Продажи»/«Валовая прибыль» с детализацией до документа — он покажет и отгрузки, и возвраты в одной таблице.
Почему в реестре не хватает части накладных?
Типовые причины: установлен лишний отбор (например, по складу или ответственному), документы не проведены или помечены на удаление, у пользователя ограничены права на чтение контрагентов или организаций, либо документы введены датой вне выбранного периода. Снимите все отборы и добавляйте их по одному, контролируя количество строк.
Как настроить автоматическое формирование реестра по расписанию?
В клиент-серверных версиях с включёнными регламентными заданиями отчёт можно рассыпать по расписанию через настройку рассылки отчётов (в отчёте: «Ещё» → «Настроить рассылку»). В файловых базах рассылка срабатывает только при запущенном сеансе 1С, поэтому надёжнее формировать реестр вручную по сохранённому варианту.
Чем отличается реестр накладных от акта сверки?
Реестр — это перечень документов с их реквизитами и суммами, он подтверждает факт передачи документов. Акт сверки показывает взаиморасчёты с контрагентом: сальдо, оплаты, отгрузки. Для сверки расчётов используйте отчёт «Акт сверки взаиморасчётов», а реестр прикладывайте к нему как расшифровку перечня первичных документов.