Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как сделать отчет в 1С: Управление торговлей
Как сделать отчет в 1С Управление торговлей 11: типовые отчеты, варианты, настройка отборов и группировок, консоль отчетов и сохранение результатов.
Отчеты в «1С: Управление торговлей» строятся на данных документов и регистров, которые уже введены в базу. Это значит, что качество отчета напрямую зависит от того, насколько полно и корректно пользователи оформляют продажи, поступления, перемещения и оплаты. Прежде чем искать «недостающие» цифры в отчете, убедитесь, что за нужный период проведены все документы и нет черновиков.
В конфигурации есть три практических пути: использовать готовые типовые отчеты из разделов продаж, закупок и склада; настроить вариант типового отчета под свою задачу и сохранить его; либо построить произвольный отчет через универсальный механизм на базе СКД (системы компоновки данных). Для большинства задач менеджера или руководителя достаточно первых двух способов — они не требуют навыков программирования.
Ниже разобраны конкретные действия: где искать нужный отчет, как задать период и отборы, как сгруппировать данные по товарам, клиентам или менеджерам, как сохранить вариант для регулярного использования и что делать, если цифры выглядят подозрительно.
Где находятся отчеты в интерфейсе УТ 11
Основной вход в отчеты — кнопка «Отчеты» в панели навигации каждого раздела. Например, в разделе «Продажи» доступны «Валовая прибыль», «Анализ причин отмены заказов», «Динамика продаж»; в разделе «Склад и доставка» — «Остатки и доступность товаров», «Товары в процессе отгрузки» и другие. Состав отчетов зависит от версии конфигурации и включенных функциональных опций.
Общий список отчетов по всем разделам собран в форме «Отчеты» — ее можно открыть из раздела «НСИ и администрирование» или через поиск по команде. Если вы не находите нужный отчет, проверьте, включена ли соответствующая опция: например, отчеты по сериям появляются только при включенном учете серий номенклатуры.
Отдельно стоит «Универсальный отчет» — инструмент, который позволяет построить выборку практически по любому документу, справочнику или регистру без доработки конфигурации. Он находится в разделе «НСИ и администрирование» (в некоторых версиях — в «Отчеты») и требует понимания структуры данных, зато закрывает нестандартные задачи.
Как открыть типовой отчет и задать период
Рассмотрим базовый сценарий на примере отчета «Валовая прибыль предприятия». Откройте раздел «Продажи», нажмите «Отчеты» и выберите нужный пункт. Отчет откроется с настройками по умолчанию — обычно за текущий месяц.
Период задается в полях «Начало периода» и «Окончание периода» либо через кнопку выбора стандартного периода: день, неделя, месяц, квартал, произвольный интервал. После смены периода нажмите «Сформировать» — данные пересчитаются. Учитывайте, что отчеты по себестоимости корректны только после выполнения регламентного закрытия месяца (расчета себестоимости), иначе прибыль будет приблизительной или нулевой.
Даты документов в отчет попадают по дате проведения, а не по дате создания. Если документ введен «задним числом» и проведен, он попадет в период своей даты. Это частая причина расхождений: пользователь смотрит отчет, а потом кто-то проводит документ прошлым месяцем — и цифры меняются.
- 1Откройте нужный раздел (Продажи, Закупки, Склад) и нажмите «Отчеты»
- 2Выберите типовой отчет из списка
- 3Задайте период через поля дат или стандартный период
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте результат
- 5При необходимости откройте «Настройки» и добавьте отборы или группировки
- 6Сохраните результат в файл или сохраните настройки как вариант отчета
Настройка отборов, группировок и показателей
Кнопка «Настройки» открывает конструктор варианта отчета на базе СКД. В простом режиме доступны основные отборы: по организации, складу, менеджеру, контрагенту, номенклатуре. Отбор работает по принципу «показать только строки, где условие выполняется»: например, «Склад равно Основной» или «Менеджер в списке Иванов, Петров».
Расширенный режим настроек (вкладки «Отбор», «Сортировка», «Группировка», «Поля») позволяет менять структуру отчета: убрать лишние колонки, добавить детализацию до документа, изменить порядок группировок — сначала по клиентам, внутри по товарам, или наоборот. Группировки определяют «строки» отчета, выбранные поля — «колонки» и показатели.
Практическое правило: чем глубже детализация, тем медленнее формируется отчет и тем сложнее его читать. Для управленческого обзора достаточно группировки по подразделениям или менеджерам; детализацию до документа включайте только для поиска конкретной операции.
Перед сложной настройкой сформируйте отчет с настройками по умолчанию и запомните итоговые цифры. После изменений сверьте итоги: если они изменились, значит, отбор или группировка «срезали» часть данных — так проще найти ошибку в настройках.
Как сохранить вариант отчета для регулярного использования
Когда настройки готовы, их не нужно вводить заново каждый раз. Нажмите «Ещё» → «Сохранить вариант отчета» (в некоторых версиях — «Сохранить настройки»), задайте понятное имя, например «Продажи по менеджерам за месяц». Вариант появится в списке вариантов отчета и будет доступен вам или всем пользователям — в зависимости от настройки видимости.
Сохраненные варианты можно вывести на начальную страницу или в панель отчетов раздела, чтобы руководитель открывал готовый отчет в один клик. Для этого используется настройка панелей отчетов в форме списка вариантов.
Период в сохраненном варианте лучше оставлять «плавающим» — не фиксировать конкретные даты, а использовать стандартные периоды вроде «Этот месяц» или «Прошлый месяц», если отчет это поддерживает. Иначе через месяц вариант будет показывать старые даты, и пользователи получат устаревшие цифры, не заметив подвоха.
Универсальный отчет и нестандартные задачи
Когда типового отчета нет, откройте «Универсальный отчет» и выберите источник данных: вид объекта (документ, справочник, регистр сведений или накопления) и конкретный объект, например регистр накопления «Выручка и себестоимость продаж» или документ «Реализация товаров и услуг». Дальше действуют те же настройки СКД: период, отборы, группировки, поля.
Универсальный отчет удобен для выборок вида «все реализации по конкретному товару за период с детализацией до документа» или «список клиентов с полем из дополнительного реквизита». Ограничение: он не умеет сложные расчеты и соединения нескольких источников — для таких задач нужен внешний отчет, разработанный программистом, или консоль отчетов СКД.
Сравнение способов построения отчета
Подходит для стандартных задач (продажи, остатки, долги). Ограничение: структура данных задана разработчиками конфигурации.
Подходит для регулярных задач с особыми отборами и группировками. Ограничение: нельзя добавить данные, которых нет в исходной схеме отчета.
Подходит для произвольных выборок по одному объекту. Ограничение: не соединяет несколько источников и требует понимания структуры базы.
Подходит для сложных расчетов и нестандартных форм. Ограничение: требует привлечения программиста и тестирования.
Выгрузка, печать и рассылка результатов
Сформированный отчет — это табличный документ. Его можно сохранить через «Файл» → «Сохранить» в форматах Excel (xlsx), PDF, HTML или mxl. Для передачи руководству чаще используют PDF: он сохраняет оформление и не редактируется. Для дальнейшей обработки в Excel выгружайте в xlsx — итоги и группировки перенесутся как обычные ячейки.
Печать выполняется стандартно через «Файл» → «Печать». Если отчет широкий, заранее настройте масштаб и альбомную ориентацию в предварительном просмотре, иначе таблица разъедется на десятки страниц.
Для регулярной отправки отчетов по расписанию используется механизм рассылки отчетов (раздел «НСИ и администрирование» → «Рассылка отчетов» при включенной опции). Можно настроить, чтобы выбранный вариант отчета формировался, например, каждое утро и отправлялся на почту ответственным лицам. Для работы рассылки должна быть настроена учетная запись электронной почты и выполняться регламентные задания.
Проверка корректности данных и типичные ошибки
Первый признак проблемы — пустой отчет при заведомо имеющихся операциях. Проверьте период, отборы (возможно, остался отбор по организации или складу), а также то, что документы проведены, а не сохранены как черновики. Второй признак — цифры «не сходятся» с другим отчетом: убедитесь, что оба отчета смотрят одинаковый период, одну организацию и одинаковый состав данных (например, один включает заказы, другой — только реализации).
Отчеты по прибыли и себестоимости требуют выполненного закрытия месяца: если расчет себестоимости не выполнялся, колонка прибыли будет пустой или искаженной. Откройте «Закрытие месяца» в разделе финансов и проверьте статус регламентных операций за нужный период.
Как проверить результат
Совпадает с оборотом по кассе/эквайрингу и суммой проведенных реализаций за период
Сумма меньше — есть непроведенные документы или лишний отбор
Заполнена после выполнения закрытия месяца
Пустая или нулевая — расчет себестоимости не выполнялся
Все ожидаемые склады, менеджеры или товары присутствуют
Часть данных отсутствует — проверьте отборы и права пользователя
FAQ
Почему отчет пустой, хотя продажи были?
Чаще всего причина в отборах, периоде или непроведенных документах. Сбросьте настройки кнопкой «Стандартные настройки», задайте заведомо широкий период и сформируйте снова. Если данных нет — проверьте, проведены ли документы реализации и не введены ли они другой организацией.
Как сделать отчет по конкретному товару или группе товаров?
Откройте подходящий отчет (например, «Динамика продаж» или «Остатки и доступность»), в настройках добавьте отбор «Номенклатура равно» или «Номенклатура в группе» и укажите нужную позицию или папку справочника. Сохраните результат как отдельный вариант, чтобы не настраивать заново.
Можно ли сделать свой отчет без программиста?
Да, если данные есть в одном объекте базы: используйте «Универсальный отчет» и настройте поля, отборы и группировки. Если нужна сложная логика, соединение нескольких источников или особая печатная форма — потребуется внешний отчет, который готовит специалист по 1С.
Почему в отчете по прибыли нет себестоимости?
Себестоимость рассчитывается регламентной операцией при закрытии месяца. Пока расчет не выполнен, колонки себестоимости и прибыли будут пустыми или приблизительными. Откройте обработку «Закрытие месяца» и выполните расчет за нужный период, затем пересформируйте отчет.
Как настроить автоматическую отправку отчета на почту?
Включите опцию рассылки отчетов в настройках, создайте рассылку в разделе «НСИ и администрирование», укажите вариант отчета, расписание и получателей. Предварительно настройте системную учетную запись электронной почты и убедитесь, что регламентные задания выполняются.
Пропадут ли мои варианты отчетов при обновлении конфигурации?
Пользовательские варианты хранятся в базе и обычно сохраняются при обновлении. Риск есть, если вы изменяли сам типовой вариант «на месте» вместо создания копии, или если структура отчета в новой версии сильно изменилась. Перед обновлением рабочей базы делайте резервную копию и проверяйте ключевые отчеты на тестовой копии.
Что важно запомнить
Основной путь: раздел → «Отчеты» → типовой отчет → период → «Сформировать». Отборы и группировки настраиваются в «Настройках», готовые настройки сохраняются как вариант отчета. Прибыль корректна только после закрытия месяца, а расхождения в цифрах почти всегда объясняются отборами, периодом или непроведенными документами.