Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как сделать отчет в 1С по менеджерам
Как сделать отчет в 1С по менеджерам: типовые отчеты по продажам, настройка СКД, отборы, группировки, сохранение вариантов и типичные ошибки.
Отчет по менеджерам в 1С — это выборка данных о продажах, долгах или работе с клиентами в разрезе сотрудников, закрепленных за сделками. В типовых конфигурациях (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP) такие отчеты уже встроены, и в большинстве случаев достаточно правильно настроить период, отбор и группировку, не прибегая к программированию.
Базовый принцип один и тот же: система берет документы (реализации, заказы, оплаты), в которых заполнен реквизит «Менеджер», и агрегирует их в таблицу. Если в документах менеджер не указан или указан неверно, отчет покажет пустые строки или искаженную картину — поэтому качество отчета напрямую зависит от дисциплины ввода данных.
Ниже разобраны готовые типовые отчеты, настройка отборов и группировок, создание собственного варианта через конструктор, а также типичные ошибки, из-за которых цифры по менеджерам не сходятся с реальностью.
Какие типовые отчеты по менеджерам есть в 1С
В УТ 11 и ERP основные отчеты по менеджерам находятся в разделе «Продажи» → «Отчеты по продажам». Наиболее востребованные: «Валовая прибыль предприятия», «Продажи», «Динамика продаж», «Оценка рентабельности продаж». Почти в каждом из них в настройках доступна группировка или отбор по полю «Менеджер».
Для контроля дебиторки в разрезе менеджеров используются отчеты «Задолженность клиентов» и «Ведомость расчетов с клиентами» из раздела «Казначейство» или «Продажи». В них можно увидеть, сколько долга висит на клиентах конкретного менеджера и как долго он не закрывается.
Для оценки активности полезны отчеты «Причины проигрыша сделок», «Воронка продаж» и статистика по коммерческим предложениям — они показывают не только результат в деньгах, но и работу менеджера с воронкой. Набор отчетов зависит от конфигурации и включенных функциональных опций, поэтому если какого-то отчета нет в списке, проверьте настройки функциональности в разделе «НСИ и администрирование».
Как быстро получить продажи по менеджерам
Самый быстрый путь — отчет «Продажи» (в некоторых версиях «Выручка и себестоимость продаж»). Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» → «Выручка и себестоимость продаж». Укажите период, нажмите «Сформировать» — по умолчанию отчет часто группируется по номенклатуре или клиентам.
Чтобы переключить аналитику на менеджеров, нажмите кнопку настройки (шестеренка или «Еще» → «Изменить вариант»). В расширенном режиме настроек на закладке «Структура» или «Поля группировки» замените группировку на «Менеджер» либо добавьте её первым уровнем, а клиента или номенклатуру оставьте вторым. Примените изменения и сформируйте отчет заново.
Если нужно сравнить менеджеров по нескольким показателям (выручка, себестоимость, прибыль, рентабельность), удобнее отчет «Валовая прибыль предприятия» — он изначально содержит эти колонки, и достаточно выбрать вариант группировки по менеджерам.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» → «Выручка и себестоимость продаж»
- 2Укажите период и организацию, при необходимости — склад или подразделение
- 3Откройте настройки варианта и установите группировку «Менеджер»
- 4Нажмите «Сформировать» и сверьте итог с оборотом по продажам за период
- 5Сохраните настройку как отдельный вариант, чтобы не настраивать заново
Настройка отборов и группировок в варианте отчета
Отборы позволяют сузить данные: например, показать только одного менеджера, конкретное подразделение или группу клиентов. На закладке «Отбор» в настройках варианта добавьте условие «Менеджер = Иванов» или «Менеджер В списке». Условие «В группе из списка» удобно, когда нужно выбрать нескольких сотрудников одного отдела.
Группировки определяют структуру строк. Типовая схема для руководителя отдела продаж: первый уровень — «Менеджер», второй — «Клиент» или «Период (месяц)». Так видно и итог по сотруднику, и его детализацию. Не добавляйте слишком много уровней — отчет становится тяжелым и медленно формируется на больших объемах данных.
На закладке «Показатели» или «Поля» отметьте нужные ресурсы: сумма выручки, себестоимость, валовая прибыль, количество. На закладке «Сортировка» задайте убывание по сумме продаж — тогда рейтинг менеджеров выстраивается автоматически.
Как сохранить вариант и настроить рассылку
После настройки сохраните результат через «Еще» → «Сохранить вариант отчета» (или «Сохранить настройки»). Задайте понятное имя, например «Продажи по менеджерам за месяц», и выберите доступность: только для себя или для всех пользователей. Сохраненный вариант появится в списке вариантов отчета и в панели отчетов раздела.
Если отчет нужен регулярно, настройте рассылку: раздел «НСИ и администрирование» → «Рассылки отчетов» (в ряде конфигураций — «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки»). Создайте рассылку, добавьте нужный вариант отчета, укажите расписание и получателей. Система будет формировать отчет и отправлять его по электронной почте или складывать в папку автоматически.
Учтите, что рассылки выполняются под указанным пользователем и требуют настроенной учетной записи почты в системе. Проверьте первую отправку вручную, прежде чем включать регулярное расписание.
Собственный отчет по менеджерам через СКД
Когда типовых отчетов не хватает — например, нужен план-факт по менеджерам или сводный показатель из нескольких регистров — создают собственный отчет на системе компоновки данных. Для этого потребуются права разработчика или помощь специалиста: отчет добавляется через конфигуратор либо подключается как внешний через «Дополнительные отчеты и обработки».
Суть работы: в запросе выбираются данные из регистра накопления «Выручка и себестоимость продаж» (или «Продажи» в УТ 10.3), добавляется поле менеджера, задаются ресурсы и настройки по умолчанию. Внешний отчет подключается без изменения конфигурации, что безопасно для обновлений — это предпочтительный путь.
Простую аналитику иногда проще получить без разработки: универсальный отчет (в УТ 11 — «Универсальный отчет» в разделе отчетов) позволяет построить выборку по регистру с произвольными группировками, включая менеджера. Это компромисс между типовым отчетом и полноценной разработкой.
Сравнение вариантов
Подходит для 90% задач: продажи, прибыль, долги по менеджерам. Ограничение — только те показатели, что заложены в отчет.
Гибкие группировки по любому регистру без программирования. Ограничение — нет сложных вычисляемых показателей и нестандартных итогов.
Любая логика: план-факт, KPI, несколько источников. Требует разработчика и тестирования, зато не трогает конфигурацию.
Только когда внешнего отчета недостаточно. Минус — усложняет обновления, нужна копия и тестирование.
Проверка корректности данных по менеджерам
Прежде чем использовать отчет для премий и планов, сверьте его с контрольными цифрами. Итог по всем менеджерам должен совпадать с общей выручкой за период из отчета без группировки. Расхождение обычно означает документы с пустым менеджером или отборы, которые отсекают часть данных.
Проверьте строку с пустым значением менеджера — включите отображение всех значений группировки. Если такая строка есть и сумма в ней значительная, найдите документы без менеджера (например, детализацией до регистратора двойным щелчком) и заполните реквизит. Массово это можно сделать обработкой группового изменения реквизитов.
Обратите внимание на вид цен и валюту: если часть документов в валюте, убедитесь, что отчет приводит суммы к валюте управленческого учета, иначе сравнение менеджеров между собой будет некорректным.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Разница равна строке с пустым менеджером или отсеченным отбором документам
Отсутствует или сумма нулевая
Значительная сумма — есть документы без заполненного реквизита
Сумма по документам сходится со строкой менеджера
Расхождения — проверяйте отборы, период и валюту отчета
Типичные ошибки при построении отчетов по менеджерам
Чаще всего проблемы вызваны не самим отчетом, а данными и настройками. Ниже — ошибки, которые встречаются регулярно, и их последствия.
Еще одна частая ситуация — менеджер указан в шапке заказа, но не в реализации, созданной на его основании. В УТ 11 реквизит обычно переносится автоматически, но при ручном вводе реализаций без заказа его легко забыть. Настройте контроль: сделайте реквизит обязательным или добавьте проверку в регламент закрытия месяца.
FAQ
В каких конфигурациях 1С есть отчеты по менеджерам из коробки?
Отчеты по менеджерам есть в Управлении торговлей 11, Комплексной автоматизации, ERP, Управлении торговлей 10.3 и Управлении небольшой фирмой. В «Бухгалтерии предприятия» прямой аналитики по менеджерам нет — там приходится использовать субконто или дополнительные реквизиты документов и строить отчеты по ним.
Как вывести план продаж и факт по каждому менеджеру?
В УТ 11 и ERP планы продаж вводятся документом «План продаж» с аналитикой по менеджерам (если включено планирование). Для сопоставления используйте типовые отчеты «Сопоставление плановых и фактических данных» или «Исполнение планов». Если аналитики менеджера в плане нет, потребуется доработка или внешний отчет.
Почему в отчете один менеджер показан дважды?
Обычно это дубли в справочнике: заведены два элемента с одинаковым именем, и документы разнесены по ним. Проверьте справочник пользователей или сотрудников, объедините дубли через поиск и удаление дублей (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»), предварительно сделав копию базы.
Можно ли ограничить менеджеру видимость только его продаж?
Да, через настройку прав доступа (RLS) на уровне записей: доступ ограничивается по значениям реквизита «Менеджер» или по группам доступа партнеров. Это настраивается в профилях групп доступа и требует аккуратной проверки, чтобы не заблокировать лишнее. Альтернатива — сохранить личный вариант отчета с отбором по текущему пользователю.
Как выгрузить отчет по менеджерам в Excel?
Сформируйте отчет и используйте «Файл» → «Сохранить» или кнопку сохранения табличного документа, выбрав формат Excel. Для регулярной выгрузки удобнее настроить рассылку отчетов с форматом XLSX — файл будет приходить автоматически по расписанию.
Отчет формируется очень долго, что делать?
Сократите период, уберите лишние уровни группировки и детализацию до документов, задайте отбор по подразделению. Если не помогает — проблема в объеме данных или индексах, тут нужен администратор: обновление статистики СУБД и настройка индексов заметно ускоряют тяжелые отчеты.
Что важно запомнить
Начните с типового отчета «Выручка и себестоимость продаж» или «Валовая прибыль», задайте группировку «Менеджер» и сохраните как свой вариант. Проверяйте итог по менеджерам против общей выручки и следите за заполнением реквизита «Менеджер» в документах. Сложную аналитику делайте внешним отчетом на СКД, не изменяя конфигурацию.