Как сделать отчет в 1С из справочника

Задача вывести данные из справочника в виде отчета возникает регулярно: нужен список контрагентов с телефонами, перечень номенклатуры с ценами, сотрудники по подразделениям. В 1С это можно сделать несколькими способами — от простого вывода списка до полноценного отчета на системе компоновки данных (СКД).

Выбор инструмента зависит от того, какая у вас конфигурация (типовая или самописная), есть ли права на встроенные отчеты и нужен ли отчет разово или постоянно. Для разовой задачи обычно хватает универсального отчета или консоли отчетов, для регулярной работы лучше создать внешний отчет на СКД.

Ниже разобраны основные способы: вывод списка справочника, универсальный отчет, консоль отчетов с запросом и создание внешнего отчета. Для каждого варианта указаны условия применения, порядок действий и ограничения.

Выберите подходящий способ построения отчета

В 1С нет единственной кнопки «сделать отчет из справочника» — есть несколько инструментов разной сложности. Простейший вариант — вывести сам список справочника с нужными колонками и отбором. Это подходит, когда нужна простая таблица без группировок и итогов.

Если требуются группировки, итоги, произвольные поля и оформление — используйте универсальный отчет или отчет на СКД. Эти инструменты позволяют строить иерархические выборки, считать количество элементов, выводить связанные данные (например, договоры контрагентов).

Выведите список справочника с отбором

Откройте нужный справочник, например «Номенклатура» или «Контрагенты». Настройте отбор через кнопку «Найти» или «Отбор» (в управляемых формах — «Ещё → Настроить список»). Отбор позволяет оставить только нужные элементы: например, контрагентов из определенной группы или номенклатуру конкретного вида.

Добавьте нужные колонки: в управляемом интерфейсе нажмите «Ещё → Изменить форму» или используйте настройку списка, чтобы вывести дополнительные реквизиты (ИНН, телефон, единицу измерения). После этого выведите список на печать командой «Ещё → Вывести список» — программа сформирует табличный документ, который можно сохранить в Excel или распечатать.

1. 1
   Откройте справочник и установите отбор по нужным условиям
2. 2
   Добавьте требуемые колонки через настройку списка
3. 3
   Нажмите «Ещё → Вывести список» и отметьте нужные поля
4. 4
   Сохраните табличный документ в Excel или отправьте на печать

Этот способ не считает итоги и не группирует данные, зато занимает пару минут и не требует никаких дополнительных прав, кроме доступа к самому справочнику.

Сформируйте универсальный отчет по справочнику

В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP) есть «Универсальный отчет», который умеет строить отчеты по справочникам, документам и регистрам. Найдите его через раздел «Отчеты» или через поиск в меню «Все функции».

В настройке отчета выберите тип объекта «Справочник» и конкретный справочник, например «Контрагенты». Затем перейдите на вкладку настройки полей: добавьте группировки (например, по группе контрагентов), выберите выводимые поля и задайте отборы. После нажатия «Сформировать» получите структурированный отчет с итогами по группам.

Универсальный отчет сохраняет настройки — это удобно, если отчет нужен периодически. Сохраненный вариант можно вызывать повторно без повторной настройки полей и отборов.

Постройте отчет через консоль отчетов на СКД

Консоль отчетов — это внешняя обработка, которая позволяет написать запрос к справочнику и настроить вывод на системе компоновки данных без изменения конфигурации. Она подходит, когда универсального отчета недостаточно: нужны вычисляемые поля, связи с другими таблицами, сложные условия.

Типовой запрос по справочнику выглядит просто: выбираются ссылка и нужные реквизиты из таблицы справочника. Например, для номенклатуры запрос выбирает наименование, артикул и единицу измерения из таблицы «Справочник.Номенклатура», а отбор по пометке удаления исключает удаленные элементы.

ВЫБРАТЬ
	Номенклатура.Ссылка КАК Номенклатура,
	Номенклатура.Артикул КАК Артикул,
	Номенклатура.ЕдиницаИзмерения КАК Единица
ИЗ
	Справочник.Номенклатура КАК Номенклатура
ГДЕ
	НЕ Номенклатура.ПометкаУдаления

После написания запроса перейдите на вкладку настроек СКД: задайте группировки строк, выбранные поля, отборы и сортировку. Готовую настройку можно сохранить в файл и загружать позже — это заменяет создание внешнего отчета для разовых задач.

Создайте внешний отчет для регулярного использования

Если отчет по справочнику нужен постоянно и им пользуются несколько сотрудников, правильнее создать внешний отчет в конфигураторе. Для этого понадобятся права на запуск конфигуратора и базовые навыки работы с СКД.

Порядок такой: в конфигураторе создайте новый внешний отчет, добавьте основную схему компоновки данных, в схеме создайте набор данных с запросом к справочнику, настройте ресурсы и настройки по умолчанию. Затем сохраните файл отчета и подключите его в режиме предприятия через «Дополнительные отчеты и обработки» (в типовых конфигурациях на БСП).

Подключенный внешний отчет появляется в разделе «Дополнительные отчеты» и доступен пользователям по назначенным правам, как обычный отчет конфигурации.

Проверьте результат и устраните типичные проблемы

После формирования отчета сверьте количество строк с количеством элементов в списке справочника при том же отборе — они должны совпадать. Если отчет пустой, чаще всего причина в слишком жестком отборе или в отборе по пометке удаления, который вырезал все данные.

Часто задаваемые вопросы