Как сделать отчет по продажам в 1С:Розница

Отчет по продажам в 1С:Розница строится на данных кассовых чеков, розничных продаж и отчетов о розничных продажах. Программа предлагает несколько готовых отчетов: «Валовая прибыль», «Анализ продаж», «Продажи по дисконтным картам», «Оценка эффективности маркетинговых акций» и другие. Какой из них выбрать, зависит от того, что нужно узнать: выручку за смену, маржу по товарам или динамику продаж по магазинам.

Базовый принцип одинаков для всех отчетов: открываете нужную форму, задаете период, при необходимости настраиваете отборы и группировки, нажимаете «Сформировать». Результат можно сохранить, распечатать или выгрузить в Excel. Ниже разберем, где находятся отчеты, как их настроить и как проверить, что данные корректны.

Какие отчеты по продажам есть в 1С:Розница

В типовой конфигурации отчеты по продажам сосредоточены в разделах «Продажи» и «Анализ». Основные из них: «Анализ продаж» (выручка и количество по товарам), «Валовая прибыль» (выручка минус себестоимость), «Продажи по дисконтным картам», «Продажи по видам оплат», «Динамика продаж», «Товары с низкой оборачиваемостью». В младших версиях конфигурации состав может отличаться, но валовая прибыль и анализ продаж присутствуют практически всегда.

Выбор отчета зависит от задачи. Если нужно проверить выручку кассира за смену — подойдет «Продажи по видам оплат» или отчеты по кассовым сменам. Для оценки ассортимента — «Анализ продаж» с группировкой по номенклатуре. Для управленческих решений о закупках — «Валовая прибыль», где видна маржа по каждой позиции.

Сравнение вариантов

Анализ продаж

Показывает количество и сумму продаж по товарам, группам, магазинам. Подходит для анализа ассортимента, но не показывает прибыль.

Валовая прибыль

Выручка минус себестоимость. Нужен для оценки маржинальности. Требует корректного расчета себестоимости — закрытия месяца или актуальных партий.

Продажи по видам оплат

Разбивка выручки на наличные, карты, сертификаты. Удобен для сверки с эквайрингом и кассой.

Динамика продаж

Продажи по периодам (дни, недели, месяцы). Подходит для выявления трендов, но без детализации до товара.

Как сформировать базовый отчет по продажам

Самый востребованный отчет — «Валовая прибыль». Откройте раздел «Анализ» (в некоторых версиях — «Продажи» → «Отчеты по продажам») и выберите «Валовая прибыль». В шапке формы укажите период: можно выбрать стандартный (день, неделя, месяц) или произвольный диапазон дат. Если в базе несколько магазинов, укажите конкретный магазин или оставьте поле пустым для сводных данных по всей компании.

После установки параметров нажмите «Сформировать». Отчет покажет по каждому товару (или группе) количество проданного, выручку, себестоимость, валовую прибыль и рентабельность в процентах. Двойной щелчок по строке обычно открывает расшифровку — перечень документов продаж, из которых сложилась сумма.

1. 1
   Откройте раздел «Анализ» и выберите отчет «Валовая прибыль»
2. 2
   Установите период отчета и при необходимости укажите магазин
3. 3
   Нажмите кнопку «Сформировать» и дождитесь построения таблицы
4. 4
   Проверьте итоговые суммы и при необходимости откройте расшифровку по строке
5. 5
   Сохраните результат через «Файл → Сохранить» или выгрузите в Excel

Настройка отборов и группировок

Кнопка «Настройки» (или «Показать настройки») открывает панель, где можно изменить структуру отчета. На вкладке «Отбор» добавляются условия: например, только определенная группа товаров, конкретный поставщик или продажи по конкретной кассе ККМ. На вкладке «Группировка» задается детализация — по магазинам, по дням, по кассирам, по номенклатуре.

Практический пример: чтобы увидеть продажи конкретного кассира за неделю, добавьте отбор «Кассир = Иванов» и группировку «По дням». Чтобы сравнить два магазина, добавьте группировку «Магазин» без отбора. Сохранить удачную настройку можно через «Сохранить настройки» — в следующий раз отчет откроется уже с нужным видом.

Не переусердствуйте с количеством группировок: каждая дополнительная детализация увеличивает время построения отчета и делает таблицу громоздкой. Для больших периодов (квартал, год) начните с укрупненной группировки, а детализацию добавляйте только в интересующих разрезах.

Отчеты по кассовым сменам и выручке кассиров

Для ежедневного контроля розничной точки удобнее отчеты по кассовым сменам. В разделе «Продажи» найдите «Кассовые смены» — это журнал открытых и закрытых смен с суммами выручки, возвратов и внесений/изъятий. По каждой смене доступен детальный отчет: какие чеки пробиты, какими способами оплачены, кем из кассиров.

Сумма выручки по закрытой смене должна совпадать с Z-отчетом фискального регистратора и с данными отчета «Продажи по видам оплат» за тот же день по этой кассе. Расхождение — повод проверить, не остались ли незакрытые чеки, не проводились ли продажи с другой кассы или не был ли сбой при обмене с ККТ.

Если магазин работает с ЕГАИС, Честным знаком или другими системами маркировки, помните: отчеты по продажам в 1С строятся по данным учетной системы, а не по данным маркировки. Расхождения между ними требуют отдельной сверки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговая выручка за день

Норма

Совпадает с суммой Z-отчетов по всем кассам за этот день

Тревожный признак

Разница есть — ищите незакрытые смены или непроведенные чеки

Себестоимость в отчете «Валовая прибыль»

Норма

Заполнена по всем строкам, рентабельность выглядит правдоподобно

Тревожный признак

Нулевая или нереалистично низкая себестоимость — не выполнен расчет себестоимости

Оплата картой

Норма

Сумма безналичных оплат близка к данным эквайринга

Тревожный признак

Существенное расхождение — возможны незагруженные операции эквайринга

Остатки после продаж

Норма

Остатки на складе магазина уменьшаются на проданные количества

Тревожный признак

Остатки не меняются — документы продаж не проведены

Почему отчет может показывать неверные данные

Чаще всего проблемы связаны не с самим отчетом, а с исходными данными. Если «Валовая прибыль» показывает нулевую себестоимость, проверьте, выполнена ли регламентная операция расчета себестоимости (в 1С:Розница это обычно происходит при закрытии месяца или при проведении документов, в зависимости от настроек). Без расчитанной себестоимости маржа в отчете будет искажена.

Вторая типичная причина — непроведенные документы. Чеки ККМ, которые не загрузились с кассы, или документы «Реализация товаров», сохраненные без проведения, в отчет не попадают. Проверьте журнал чеков и настройки обмена с торговым оборудованием.

Третья причина — неверный период или отбор. Убедитесь, что период отчета охватывает нужные даты, а в отборах не осталось «забытых» условий от предыдущей настройки, которые отсекают часть данных.

Выгрузка, печать и сохранение отчетов

Готовый отчет сохраняется стандартными средствами платформы: «Файл → Сохранить как» позволяет выгрузить таблицу в Excel (MXL, XLSX), PDF или HTML. Для регулярной отправки руководству удобно настроить рассылку отчетов — если в вашей версии конфигурации доступен механизм рассылок, отчет будет формироваться и отправляться по расписанию автоматически.

При выгрузке в Excel учитывайте: итоговые строки и группировки переносятся как статичные значения, формулы не создаются. Если планируете дальнейшую обработку данных, выгружайте максимально детализированный вариант и сводите его уже в Excel.

Если отчет по продажам формируется заметно дольше обычного, проверьте период и отборы: построение за год без отбора по магазину в крупной базе может занимать минуты. Для ежедневной работы держите сохраненный вариант с коротким периодом, а длинные периоды формируйте в нерабочее время или через отложенное формирование.

Частые вопросы

Отчет «Валовая прибыль» показывает 100% рентабельность. Что делать?

Это означает, что себестоимость по проданным товарам равна нулю. Проверьте, выполнен ли расчет себестоимости (закрытие месяца или соответствующая регламентная операция), и есть ли в базе документы поступления по этим товарам. Продажа «в минус» без остатков также дает нулевую себестоимость.

Как посмотреть продажи конкретного товара за период?

Откройте «Анализ продаж», в настройках добавьте отбор «Номенклатура =» нужный товар и задайте период. Альтернатива — открыть карточку товара и перейти к отчетам по ней через кнопку «Перейти» или панель навигации.

Почему суммы в отчете не совпадают с Z-отчетом кассы?

Чаще всего причина в незакрытой кассовой смене, незагруженных чеках или возвратах, оформленных отдельным документом. Сверьте данные по конкретной кассе ККМ с отбором по ней и проверьте журнал чеков на наличие непроведенных документов.

Можно ли формировать отчет по продажам автоматически по расписанию?

Да, если в вашей версии конфигурации есть подсистема рассылки отчетов. Настройте вариант отчета, создайте рассылку с нужным расписанием и списком получателей — отчет будет приходить на почту без ручного запуска.

Как учесть возвраты в отчете по продажам?

В большинстве отчетов 1С:Розница возвраты уменьшают продажи автоматически, если оформлены документом «Возврат товаров от покупателя». Проверьте настройки конкретного отчета: в некоторых вариантах возвраты можно показывать отдельной колонкой или исключать отбором.

Отчет формируется очень долго. Как ускорить?

Сократите период, добавьте отбор по магазину, уберите лишние группировки. Если база файловая и большая, помогает регулярное тестирование и исправление, а также свертка старых периодов. В клиент-серверном варианте вопрос производительности решается настройками СУБД.