Как сделать отчет по продажам по месяцам в 1С

Помесячный анализ продаж — базовая задача, которую в 1С можно решить без программирования: в типовых конфигурациях (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, Управление нашей фирмой) уже есть подходящие отчеты. Главное — правильно выбрать отчет, задать период и настроить группировку данных по месяцам.

Чаще всего для такой задачи используют отчеты «Продажи», «Валовая прибыль предприятия», «Анализ причин отмены заказов» или универсальный механизм вариантов отчетов. Конкретный состав отчетов зависит от конфигурации и версии, но логика настройки везде одинаковая: период → группировка по месяцам → показатели (сумма, количество, себестоимость, прибыль).

Ниже разобраны рабочие способы: через типовой отчет «Продажи», через настройку варианта отчета, через группировку по периодам, а также как проверить корректность цифр и выгрузить результат. Отдельно описаны типичные ошибки, из-за которых данные по месяцам «не сходятся».

Где в 1С находятся отчеты по продажам

В конфигурациях на базе «1С:Библиотека стандартных подсистем» (УТ 11, КА 2, ERP 2) отчеты по продажам собраны в одном месте. Откройте раздел «Продажи» и перейдите по ссылке «Отчеты по продажам». Здесь доступны: «Продажи», «Валовая прибыль предприятия», «Динамика продаж», «Сравнительный анализ продаж» и другие.

В «1С:Управление нашей фирмой» отчеты находятся в разделе «Аналитика» или «Продажи» → «Отчеты». В «1С:Бухгалтерии» помесячную выручку удобно смотреть через «Оборотно-сальдовую ведомость по счету» 90.01 с группировкой по периодам, либо через отчет «Анализ счета».

Если панель отчетов пуста или нужного отчета нет, проверьте права пользователя: доступ к отчетам настраивается в профилях групп доступа (раздел «Настройки пользователей и прав»). Менеджеру с ограниченными правами часть аналитических отчетов может быть недоступна.

Как сформировать отчет «Продажи» с разбивкой по месяцам

Отчет «Продажи» — основной инструмент для помесячной аналитики в УТ 11 и КА. Он показывает выручку, себестоимость, прибыль и количество в произвольных разрезах.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Отчеты по продажам» → «Продажи»
2. 2
   Укажите период отчета, например с 01.01 по 31.12
3. 3
   Нажмите «Изменить вариант отчета» (или «Настройки»)
4. 4
   На закладке «Структура» добавьте группировку «Период месяц» выше остальных группировок
5. 5
   Нажмите «Завершить редактирование» и «Сформировать»
6. 6
   Проверьте, что каждая строка соответствует одному месяцу

После формирования таблица будет построена так: верхний уровень — месяцы, внутри каждого месяца — детализация по контрагентам, номенклатуре или менеджерам (в зависимости от остальных группировок). Если детализация не нужна, удалите лишние группировки и оставьте только «Период месяц» — получится компактная сводка.

Показатели (колонки) выбираются на закладке «Поля» или «Показатели»: «Выручка», «Себестоимость», «Валовая прибыль», «Количество». Отметьте только те, что нужны — лишние колонки замедляют формирование и затрудняют чтение.

Как настроить группировку по месяцам в других отчетах

Не во всех отчетах группировка «Период месяц» включена по умолчанию, но почти везде её можно добавить. Механизм единый: кнопка «Настройки» → расширенный режим → закладка «Группировка» или «Структура» → добавить поле «Период месяц» (иногда оно называется «Период.Месяц» или просто «Месяц»).

Отчет «Валовая прибыль предприятия»

Подходит, когда помимо выручки нужна рентабельность по месяцам. В варианте отчета по умолчанию группировка идет по подразделениям или менеджерам — добавьте «Период месяц» первым уровнем. Колонка «Рентабельность, %» покажет эффективность каждого месяца.

Оборотно-сальдовая ведомость в 1С:Бухгалтерии

В бухгалтерской конфигурации откройте «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», укажите счет 90.01 «Выручка», в настройках включите флажок «По периодам» и выберите периодичность «Месяц». Отчет покажет обороты выручки по каждому месяцу — это удобно для сверки с данными управленческого учета.

Как сохранить настройки и выгрузить результат

Чтобы не настраивать отчет заново каждый месяц, сохраните вариант: кнопка «Сохранить вариант отчета» (или «Ещё» → «Сохранить вариант»), задайте понятное имя, например «Продажи по месяцам — сводка». Вариант появится в списке отчетов и будет доступен всем пользователям, если отметить его как общий.

Для передачи данных руководству или дальнейшей обработки выгрузите таблицу: «Ещё» → «Сохранить» / «Сохранить как» → формат XLSX, MXL или PDF. Также отчет можно отправить по почте прямо из формы, если в программе настроена учетная запись электронной почты.

Полезная возможность — автоматическая рассылка. В настройках варианта отчета можно включить расписание: отчет будет формироваться, например, первого числа каждого месяца и отправляться заинтересованным сотрудникам. Это избавляет от рутинной ручной работы.

Если отчет нужен регулярно, сохраните вариант с периодом «Произвольный» и привычкой задавать даты вручную. Вариант с жестко прописанными датами в настройках часто забывают обновить и получают устаревшие данные.

Как проверить корректность данных по месяцам

Прежде чем передавать отчет дальше, убедитесь, что цифры достоверны. Самая частая причина расхождений — непроведенные или помеченные на удаление документы реализации, а также документы, проведенные «задним числом» после закрытия месяца.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма по месяцам против итога за период

Норма

Сумма помесячных значений равна общему итогу отчета

Тревожный признак

Итог больше или меньше суммы строк — есть документы без даты или с датой вне группировки

Сверка с ОСВ по счету 90.01

Норма

Выручка по месяцам близка к бухгалтерским оборотам (с учетом НДС и правил учета)

Тревожный признак

Существенные расхождения — ищите непроведенные реализации или различия в датах

Наличие всех месяцев

Норма

В отчете присутствуют все месяцы периода, даже с нулевыми продажами

Тревожный признак

Месяц пропал — проверьте, есть ли в нем документы и не стоит ли отбор, исключающий пустые строки

Для детальной проверки конкретного месяца дважды щелкните по ячейке — сработает расшифровка (детализация), и программа покажет документы, из которых сложилась сумма. Это быстрее, чем строить отдельный отчет по документам.

Помните про механизм «Дата запрета изменения данных»: если месяц закрыт, цифры в нем стабильны. Если запрет не установлен, менеджеры могут перепровести старые реализации, и отчет за прошлый месяц «поплывет». Рекомендуется устанавливать дату запрета после закрытия периода.

Типичные ошибки при построении помесячных отчетов

Отдельного внимания заслуживает себестоимость. В УТ 11 и ERP себестоимость рассчитывается регламентным заданием при закрытии месяца. Если сформировать отчет по прибыли до расчета, текущий месяц покажет некорректную маржу. Признак проблемы — нулевая или аномально высокая рентабельность в последнем месяце.

Альтернативные способы: консоль отчетов и СКД

Если типовых отчетов не хватает — например, нужен нестандартный разрез или объединение данных из разных таблиц — используют отчет на СКД (система компоновки данных), разработанный программистом, либо универсальные инструменты вроде «Консоли отчетов СКД». Пользователь без навыков разработки может попросить добавить нужный вариант отчета через механизм «Дополнительные отчеты и обработки».

Сравнение вариантов

Типовой отчет «Продажи»

Подходит для 90% задач: быстро, без доработок. Ограничение — только предопределенные показатели конфигурации

ОСВ по счету 90.01 (1С:Бухгалтерия)

Дает данные, согласованные с учетом. Не показывает маржу и управленческие разрезы

Доработанный отчет на СКД

Любые разрезы и показатели. Требует разработчика и сопровождения при обновлениях

Выгрузка в Excel / Power BI

Гибкая визуализация и дашборды. Данные устаревают, нужна регулярная выгрузка

Для разовой задачи всегда начинайте с типового отчета — это исключает ошибки доработок. К кастомной разработке переходите, только когда требования к аналитике стабильны и типовые средства их объективно не закрывают.

Частые вопросы

Почему в отчете нет группировки «Период месяц» в списке полей?

Включите расширенный режим настроек (кнопка «Настройки» → «Расширенный»). Если поля всё равно нет, откройте «Изменить вариант отчета» и в структуре добавьте группировку, выбрав поле «Период» — вид периода (месяц, неделя, день) задается в свойствах группировки. В некоторых специализированных отчетах поле периода недоступно в принципе — тогда используйте отчет «Продажи».

Можно ли вывести месяцы в колонках, а не в строках?

Да. В структуре варианта отчета добавьте «Таблицу»: в строки поместите, например, номенклатуру или менеджеров, а в колонки — группировку «Период месяц». Получится кросс-таблица, удобная для сравнения месяцев между собой.

Почему суммы за прошлый месяц изменились, хотя никто ничего не редактировал?

Возможные причины: документы проведены задним числом другой датой, изменился расчет себестоимости после перезакрытия месяца, либо поменялись курсы валют для валютных продаж. Проверьте журнал регистрации и установите дату запрета изменения данных после закрытия периода.

Как сделать отчет по продажам по месяцам в разрезе менеджеров?

В варианте отчета «Продажи» добавьте две группировки: первый уровень — «Менеджер», второй — «Период месяц» (или наоборот, в зависимости от того, что важнее). Альтернатива — таблица: строки «Менеджер», колонки «Период месяц». Такой вариант удобно сохранить и использовать для расчета KPI.

Отчет формируется очень долго — что делать?

Сократите период и количество группировок, уберите лишние показатели и отключите детализацию до документов. Если база большая, формируйте тяжелые отчеты в нерабочее время или настройте рассылку по расписанию. Хронические проблемы с производительностью — повод обратиться к администратору для анализа индексов и регистров.

Чем отличается отчет «Продажи» от «Валовая прибыль предприятия»?

Оба строятся на одних данных, но «Продажи» ориентирован на объемы и выручку с гибкими разрезами, а «Валовая прибыль» — на маржинальность: себестоимость, прибыль, рентабельность. Для помесячного контрола выручки достаточно первого, для оценки эффективности — второго.