Отчеты и Аналитика · 13 мин
Как сделать отчет по продажам по менеджерам в 1С
Пошаговая инструкция: как сформировать отчет по продажам по менеджерам в 1С Управление торговлей и УНФ, настроить отборы, сгруппировать данные и проверить результат.
Отчет по продажам в разрезе менеджеров — один из самых востребованных инструментов контроля в 1С. Он показывает, сколько каждый сотрудник продал за период, какую прибыль принес, какие документы оформил и насколько выполнил план. В типовых конфигурациях «Управление торговлей» (УТ 11), «Комплексная автоматизация» (КА 2), «ERP» и «Управление нашей фирмой» (УНФ) такие отчеты уже встроены — в большинстве случаев программировать ничего не нужно.
Главное условие корректного отчета — чтобы в документах продажи (реализация товаров и услуг, акты, заказы клиентов) было заполнено поле «Менеджер». Если это поле пустует или заполняется не всегда, отчет покажет неполные данные, и руководитель примет неверные выводы. Поэтому настройка начинается не с отчета, а с проверки учетных данных.
Ниже разобраны типовые отчеты, пошаговая настройка, варианты группировки, проверка результатов и ситуации, когда стандартных возможностей недостаточно и нужен конструктор или доработка.
Какие типовые отчеты по менеджерам есть в 1С
В конфигурациях линейки УТ 11 / КА 2 / ERP отчеты по продажам сгруппированы в разделе «Продажи» → «Отчеты по продажам». Для оценки работы менеджеров чаще всего используются три отчета: «Валовая прибыль по менеджерам», «Выручка и себестоимость продаж» (с настройкой группировки) и «Продажи по заказам клиентов». Первый сразу построен в разрезе менеджеров и показывает выручку, себестоимость и прибыль по каждому сотруднику.
В «Управлении нашей фирмой» аналогичные данные дает отчет «Продажи» (раздел «Продажи» → «Отчеты»), где в настройках группировки выбирается поле «Ответственный». Также в УНФ есть отчет «Валовая прибыль», который тоже можно сгруппировать по менеджерам.
В «Бухгалтерии предприятия» специализированного отчета по менеджерам нет: там аналитика по сотрудникам в документах реализации обычно не ведется. Если учет продаж ведется только в БП, а разрез по менеджерам нужен, его обычно реализуют через субконто или дополнительные сведения — это уже доработка.
Сравнение вариантов
Готовый отчет в разрезе менеджеров: выручка, себестоимость, прибыль, рентабельность. Подходит для ежедневного контроля, но не показывает количество и номенклатуру по умолчанию.
Универсальный отчет с гибкими группировками: можно вывести менеджера, клиента, товар, период одновременно. Требует ручной настройки структуры.
Простой отчет с группировкой по ответственному. Подходит малому бизнесу, но вариантов аналитики меньше, чем в УТ.
Произвольные показатели: план/факт, конверсия, средний чек. Требует навыков конструктора или привлечения разработчика.
Подготовка: проверьте заполнение поля «Менеджер» в документах
Прежде чем строить отчет, убедитесь, что данные в базе позволяют его сформировать корректно. Откройте несколько документов «Реализация товаров и услуг» за нужный период и проверьте поле «Менеджер» (в УНФ — «Ответственный»). Оно обычно подставляется автоматически из карточки пользователя или соглашения с клиентом, но автозаполнение можно отключить или перезаписать вручную.
Быстрый способ найти проблемные документы — сформировать отчет «Валовая прибыль по менеджерам» за длительный период и посмотреть, нет ли строки с пустым менеджером. Пустая строка означает, что часть документов оформлена без указания ответственного, и доля таких продаж «выпадает» из оценки сотрудников.
Если менеджеров в документах нет, настройте подстановку по умолчанию: в карточке пользователя (раздел «НСИ и администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Пользователи») укажите сотрудника в поле, отвечающем за подстановку в документы. Также проверьте соглашения с клиентами — там может быть закреплен персональный менеджер, который имеет приоритет при заполнении.
Пошаговая настройка отчета «Валовая прибыль по менеджерам»
Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» → «Валовая прибыль по менеджерам». Установите период отчета — для оперативного контроля обычно берут неделю или месяц, для премирования — квартал. Нажмите «Сформировать»: отчет построится с настройками по умолчанию и покажет по каждому менеджеру выручку, себестоимость, валовую прибыль и рентабельность.
Для более детальной картины откройте «Настройки» (кнопка в шапке отчета). На закладке «Отбор» добавьте условия: конкретный менеджер, подразделение, склад или организация. На закладке «Структура» можно добавить группировки — например, внутрь менеджера вложить «Партнер» или «Номенклатура», и отчет покажет, кому и что именно продал каждый сотрудник.
На закладке «Поля» отметьте нужные показатели: помимо суммы доступны количество, вес, упаковки, дополнительные расходы. Не включайте всё подряд — перегруженный отчет трудно читать. Для ежедневного контроля достаточно выручки и прибыли, детализацию по товарам оставьте для разбора конкретных ситуаций.
- 1Откройте «Продажи» → «Отчеты по продажам» → «Валовая прибыль по менеджерам»
- 2Установите период отчета
- 3Нажмите «Сформировать» и оцените результат с настройками по умолчанию
- 4Откройте «Настройки» и добавьте отборы: менеджер, подразделение, организация
- 5Добавьте группировки (партнер, номенклатура) при необходимости детализации
- 6Сохраните вариант отчета кнопкой «Сохранить настройки» для повторного использования
Настройка отчета «Выручка и себестоимость продаж» под менеджеров
Отчет «Выручка и себестоимость продаж» гибче специализированного: в нем можно собрать практически любую структуру. Откройте отчет, перейдите в «Настройки» → «Расширенная» и в поле структуры добавьте группировку «Менеджер» первым уровнем. Ниже добавьте нужные вложенные уровни: «Подразделение», «Партнер», «Номенклатура» или «Период» (по дням, неделям, месяцам).
Группировка по периоду внутри менеджера удобна для анализа динамики: видно, растут или падают продажи сотрудника от месяца к месяцу. Если добавить группировку «Документ», отчет превратится в реестр продаж по каждому менеджеру с возможностью провалиться в конкретную реализацию двойным щелчком.
Обратите внимание на вариант расчета себестоимости. Отчет может использовать данные оперативного или регламентного учета себестоимости — если в конце месяца не выполнялось закрытие месяца (расчет себестоимости), цифры прибыли будут предварительными. Для премирования используйте данные после закрытия периода.
Сохранение варианта и настройка рассылки отчета
Когда структура отчета настроена, сохраните её как отдельный вариант: кнопка «Ещё» → «Сохранить вариант отчета» (или «Сохранить настройки» в зависимости от версии). Задайте понятное имя, например «Продажи менеджеров — месяц, с детализацией по клиентам». Сохраненный вариант появится в списке отчетов, и настраивать структуру заново не придется.
В УТ 11, КА и ERP сохраненный вариант можно поставить на автоматическую рассылку: «Ещё» → «Настроить рассылку отчетов». Укажите расписание (например, каждый понедельник в 9:00) и получателей — руководитель отдела продаж будет получать готовый отчет по почте без ручных действий. Для работы рассылки должна быть настроена учетная запись электронной почты и запущен регламентный механизм рассылки.
Если рассылка не отправляется, проверьте три вещи: настроена ли системная учетная запись почты, включен ли флажок использования рассылок в настройках, и работает ли фоновое задание рассылки (в файловой базе фоновые задания выполняются только при запущенном сеансе с соответствующей настройкой).
Как проверить результат
Сумма выручки по всем менеджерам совпадает с оборотом реализации за период
Есть расхождение — значит, часть документов без менеджера или с другой аналитикой
В отчете нет строки без указания сотрудника
Пустая строка присутствует — документы оформлены без ответственного
При детализации до документов видны реальные реализации сотрудника
В выборку попали чужие документы или возвраты без корректного отражения
Частые ошибки и ограничения типовых отчетов
Самая распространенная ошибка — сравнение менеджеров по выручке без учета возвратов. Типовые отчеты учитывают возвраты от клиентов со знаком минус, но если возврат оформлен на другого менеджера или без него, картина искажается. Проверяйте, как в вашей базе оформляются возвраты, и при необходимости добавьте отбор по виду документа.
Вторая ошибка — оценка по выручке вместо прибыли. Менеджер может давать максимальные скидки и показывать большие обороты при нулевой марже. Используйте показатели валовой прибыли и рентабельности, а при скидках выше нормативных — контролируйте их отдельным отчетом по скидкам.
Ограничение типовых отчетов — отсутствие план/факт анализа «из коробки» в базовых вариантах. Планы продаж в УТ 11 ведутся через механизм бюджетирования и планирования, и сопоставление плана с фактом по менеджерам обычно требует настройки сценариев планирования или отдельного отчета. Если нужны показатели вроде конверсии из заказа в оплату или среднего чека, потребуется отчет на СКД.
Когда нужен собственный отчет на СКД
Если типовые отчеты не закрывают задачу — например, нужен процент выполнения плана, средний чек, количество новых клиентов на менеджера или объединение данных из заказов, реализаций и оплат — решением будет отчет на системе компоновки данных (СКД). Простые варианты можно собрать через «Изменить вариант» в расширенных настройках существующего отчета: СКД позволяет добавлять вычисляемые поля и ресурсы без программирования.
Для сложных показателей понадобится режим «Конфигуратор» и создание внешнего отчета с запросом по регистрам «Выручка и себестоимость продаж», «Заказы клиентов» и «Расчеты с клиентами». Это работа для специалиста по 1С. Перед постановкой задачи зафиксируйте: какие показатели нужны, за какой период, по каким документам считать и как обрабатывать возвраты и неоплаченные отгрузки.
Промежуточный вариант — выгрузка типового отчета в Excel и доработка сводной таблицей. Это быстро, но требует ручных действий каждый период и не подходит для регулярного контроля: любая ошибка при копировании исказит итоги.
Как выбрать действие
FAQ
Почему в отчете появляется строка с пустым менеджером?
Это значит, что часть документов продажи оформлена без заполнения поля «Менеджер». Найдите такие документы через детализацию отчета до документа, проверьте настройки подстановки менеджера в карточках пользователей и соглашениях с клиентами. Исправлять документы закрытых периодов следует только после резервного копирования и согласования с бухгалтерией.
Можно ли сделать отчет по менеджерам в 1С:Бухгалтерии?
Штатного отчета по менеджерам в БП нет, так как в документах реализации нет обязательной аналитики по сотрудникам. Варианты: добавить субконто «Сотрудники» к счету выручки (потребует доработки проводок), использовать дополнительные сведения с последующей обработкой в Excel или вести управленческий учет продаж в УНФ/УТ, а в БП выгружать только регламентированные данные.
Как учесть возвраты в оценке менеджера?
Типовые отчеты по валовой прибыли учитывают возвраты автоматически, уменьшая показатели. Проблема возникает, когда возврат оформлен на другого менеджера или без него. Установите правило: возврат всегда оформляется на менеджера исходной продажи, и периодически сверяйте отчет по возвратам с отчетом по продажам.
Отчет формируется очень долго — что делать?
Уменьшите период, уберите лишние группировки (особенно «Документ» и «Регистратор» за большой период) и проверьте, выполняется ли регламентное обновление итогов. В серверной базе длительное формирование может указывать на необходимость обслуживания СУБД — это зона ответственности администратора.
Как дать менеджеру доступ только к его собственным продажам?
Используйте механизм RLS (ограничение доступа на уровне записей) и группы доступа: менеджеру разрешаются только документы и отчеты, где он указан ответственным. Настройка выполняется в разделе «Настройки пользователей и прав» и требует включения соответствующих функциональных опций. Проверьте результат под учетной записью менеджера, прежде чем открывать доступ всем.
Можно ли выгрузить отчет по менеджерам в Excel?
Да. Сформируйте отчет и сохраните табличный документ через «Файл» → «Сохранить» (или «Сохранить копию») в формате XLSX. Итоги и группировки сохранятся, но интерактивная детализация (проваливание в документы) в файле работать не будет — для анализа первички открывайте отчет в самой 1С.
Что важно запомнить
Готовый отчет по продажам менеджеров в УТ 11, КА и ERP — «Валовая прибыль по менеджерам», в УНФ — отчет «Продажи» с группировкой по ответственному. Ключ к достоверным цифрам — заполненное поле «Менеджер» в документах и формирование отчета после закрытия месяца. Настроенный вариант сохраняйте и при необходимости ставьте на автоматическую рассылку.