Как сделать отборы в отчете 1С

Отбор — это условие, по которому отчет 1С отбирает из базы только нужные данные: документы конкретного контрагента, продажи за период, остатки по выбранному складу. Без отбора отчет выводит всё подряд, и найти в такой массе данных нужную информацию практически невозможно.

В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:ЗУП) большинство отчетов построено на системе компоновки данных — СКД. Это значит, что механизм отборов везде устроен одинаково, и, освоив его на одном отчете, вы сможете настраивать любой другой.

Ниже разобраны практические сценарии: где искать настройки отбора, какие виды условий существуют, как комбинировать несколько условий, как сохранить настройку и почему отбор иногда «не срабатывает».

Где находятся настройки отбора в отчете 1С

В типовых отчетах есть два уровня настройки. Первый — быстрые отборы, которые выведены прямо на форму отчета: поля «Организация», «Период», «Склад» и подобные. Их заполняют перед нажатием кнопки «Сформировать». Это самый простой способ, доступный без каких-либо дополнительных действий.

Второй уровень — полные настройки. Откройте отчет и нажмите кнопку «Настройки» (в некоторых конфигурациях — «Показать настройки» или «Ещё → Изменить вариант»). Откроется окно с вкладками, среди которых есть вкладка «Отбор». Здесь доступны все поля, по которым отчет умеет фильтровать данные, включая те, что не выведены на форму.

Если кнопки настроек нет, возможные причины две: у пользователя ограничены права, либо в данном отчете разработчик отключил изменение настроек. В первом случае обратитесь к администратору, во втором — отбор можно задать только через доступные на форме поля.

Как добавить простой отбор по одному полю

Базовый сценарий: нужно построить отчет по продажам только по одному контрагенту. Порядок действий одинаков для большинства типовых отчетов.

1. 1
   Откройте отчет и нажмите «Настройки» (или «Ещё → Изменить вариант»).
2. 2
   Перейдите на вкладку «Отбор».
3. 3
   Нажмите «Добавить» и в списке полей найдите нужное, например «Контрагент» (поля можно искать по подстроке).
4. 4
   В колонке «Вид сравнения» оставьте «Равно», в колонке «Значение» выберите контрагента из справочника.
5. 5
   Убедитесь, что у строки отбора установлен флажок — он включает условие.
6. 6
   Нажмите «Закрыть и сформировать» и проверьте результат.

Обратите внимание на флажок слева от строки отбора. Снятый флажок означает, что условие сохранено в настройках, но не применяется. Это удобно, когда нужно временно отключить фильтр, не удаляя его.

Если нужное поле отсутствует в списке доступных полей, значит, разработчик отчета не вывел его в настройки. Обойти это можно, отредактировав вариант отчета в режиме расширенной настройки, но в закрытых типовых отчетах список полей ограничен схемой компоновки.

Виды сравнения: какое условие выбрать

Вид сравнения определяет, как именно значение поля сопоставляется с заданным. Выбор неправильного вида — самая частая причина «пустого» или, наоборот, переполненного отчета.

Отдельно стоит сказать про условие «В группе». Для иерархических справочников (номенклатура, статьи затрат, контрагенты с папками) «Равно» выберет только саму папку как значение, а не её содержимое. Чтобы отобрать все элементы внутри папки, используйте «В группе» или «В группе из списка».

Условие «Содержит» работает только со строковыми полями и ищет подстроку без учета регистра. Учтите, что такой отбор может выполняться медленно на больших объемах данных, потому что по нему сложно использовать индексы базы.

Как комбинировать несколько условий: группы И и ИЛИ

Когда вы добавляете несколько строк отбора, по умолчанию они объединяются условием «И»: в отчет попадут только записи, удовлетворяющие всем условиям одновременно. Например, «Организация = Х» и «Склад = Основной» покажут движения только этой организации и только по этому складу.

Если нужно условие «ИЛИ» — например, показать продажи двух разных менеджеров одним отчетом — поступите так: на вкладке «Отбор» нажмите кнопку добавления группы (обычно это кнопка с выпадающим меню «Добавить» → «Сгруппировать условия» или «Новая группа») и выберите «Группа ИЛИ». Затем перетащите или добавьте внутрь группы строки условий.

Группы можно вкладывать друг в друга. Типовая конструкция сложного отбора: «Организация = Х И (Менеджер = Иванов ИЛИ Менеджер = Петров)». Снаружи работает «И», внутри вложенной группы — «ИЛИ». Есть также группа «НЕ», которая инвертирует условие: удобна для исключения целого набора значений.

Отбор по периоду и по дате документа

Период — ключевой параметр большинства отчетов. На форме он задается полями «Дата начала» и «Дата окончания» либо выбором стандартного периода: «Этот месяц», «Прошлый квартал», «Произвольный период». Стандартные периоды удобны тем, что при повторном формировании отчета автоматически сдвигаются на актуальные даты.

Внутри настроек СКД период обычно представлен параметрами «Начало периода» и «Конец периода» на вкладке «Параметры», а не на вкладке «Отбор». Если добавить отбор по полю «Период» или «Дата» вручную, он будет работать вместе с параметрами, что часто приводит к пустому отчету: например, параметры стоят за текущий месяц, а отбор — за прошлый.

Признак правильной настройки: даты в шапке отчета после формирования совпадают с ожидаемыми, а итоговые суммы сходятся с контрольными данными (например, с оборотами по счету за тот же период).

Как сохранить и использовать настройки повторно

Настроенный отбор не нужно собирать заново при каждом запуске. В типовых конфигурациях настройки сохраняются как «вариант отчета»: нажмите «Ещё → Сохранить вариант отчета» (или «Сохранить настройки»), задайте понятное имя, например «Продажи — розничные клиенты», и при следующем открытии отчета выберите этот вариант из списка.

Варианты бывают личными и общими. Личный виден только вам, общий — всем пользователям, у которых есть доступ к отчету. Для публикации общего варианта обычно требуются права на сохранение вариантов для всех пользователей; если такой возможности нет, попросите администратора опубликовать настройку.

Полезная практика — быстрый доступ: часто используемые варианты отчетов можно вывести в раздел «Избранное» или на начальную страницу, чтобы не искать отчет в меню каждый раз.

Называйте варианты отчетов так, чтобы по имени было понятно содержание отбора: «Остатки — склад №2, без брака». Через полгода это избавит от необходимости открывать настройки, чтобы вспомнить, что именно фильтрует вариант.

Почему отбор не срабатывает: проверка результата и типичные ошибки

Если после настройки отбора отчет пустой или, наоборот, показывает лишние данные, проверьте настройки последовательно, а не методом случайных изменений.

Контрольные точки

Как проверить результат

Флажки у строк отбора

Норма

Флажки установлены у всех нужных условий

Тревожный признак

Условие в списке есть, но флажок снят — отбор не применяется

Группировка условий

Норма

Условия объединены группой «И», а альтернативы — группой «ИЛИ»

Тревожный признак

Все строки в одной группе «И», хотя должны работать как альтернативы

Период

Норма

Даты в параметрах и в отборе не противоречат друг другу

Тревожный признак

Параметр — текущий месяц, отбор по дате — прошлый год

Вид сравнения для иерархии

Норма

Для папки справочника выбрано «В группе»

Тревожный признак

Для папки выбрано «Равно» — элементы внутри не попадают в отчет

Еще одна тонкость — отборы по полям, которые выведены в сам отчет. Многие отчеты позволяют установить отбор прямо из таблицы результата: нажмите правой кнопкой на ячейку со значением и выберите «Отобрать» (в ряде конфигураций — «Отбор по значению»). Это быстрый способ детализировать данные без входа в настройки.

Если отчет формируется слишком долго после добавления отбора, проверьте, не используете ли вы «Содержит» по строковому полю без дополнительных ограничений или условие «ИЛИ» с большим списком значений. Сужение периода и замена «Содержит» на точное равенство или отбор по списку обычно заметно ускоряют формирование.

Быстрые отборы в списках документов и справочников

Механизм отборов работает не только в отчетах. В любом списке документов или справочника доступны похожие инструменты: кнопка «Найти» (Ctrl+F) для поиска по конкретной колонке, «Ещё → Настроить список» для полноценного отбора с видами сравнения и группами условий, а также панель быстрого отбора по периоду и организации в шапке списка.

Настройка списка через «Настроить список» устроена так же, как вкладка «Отбор» в отчете: те же виды сравнения, те же группы «И/ИЛИ/НЕ». Поэтому навык переносится один в один. Отличие в том, что настройка списка применяется сразу и сохраняется до её отключения кнопкой «Отключить отбор» или снятием флажков.

Частые вопросы

Почему в списке доступных полей нет нужного поля для отбора?

Состав полей определяется схемой компоновки данных конкретного отчета. Если разработчик не добавил поле в настройки, в пользовательском режиме отобрать по нему нельзя. Варианты: использовать другой отчет, где поле доступно, или попросить разработчика добавить поле в настройки схемы.

Как отобрать документы сразу по нескольким контрагентам?

Используйте вид сравнения «В списке» и добавьте в список нужных контрагентов. Альтернатива — группа «ИЛИ» с отдельной строкой «Равно» на каждого контрагента, но «В списке» короче и удобнее для редактирования.

Отчет стал пустым после добавления отбора. Что делать?

Проверьте флажок у строки отбора, отсутствие конфликта с периодом в параметрах и правильность вида сравнения (для папок — «В группе»). Затем временно снимите все условия, сформируйте отчет и включайте их по одному — так вы найдете условие, которое отсекает все данные.

Можно ли сделать отбор по части наименования товара?

Да, выберите строковое поле (например, «Номенклатура.Наименование» или «Наименование для печати») и вид сравнения «Содержит». Учтите, что такой отбор работает медленнее точного сравнения и не использует синонимы: «болт» не найдет «болты», если в наименовании нет точной подстроки.

Как вернуть стандартные настройки отчета, если отборы испорчены?

Откройте настройки и нажмите «Установить стандартные настройки» (в ряде конфигураций — «Ещё → Установить стандартные настройки»). Это сбросит все отборы, группировки и параметры к исходному варианту. Сохраненные вами варианты отчета при этом не удаляются.

Отбор настроен, но коллега его не видит. Почему?

Настройки варианта по умолчанию сохраняются как личные. Чтобы вариант был доступен другим, сохраните его с признаком «Для всех пользователей» — это требует соответствующих прав. Без них администратор может опубликовать вариант через настройки прав доступа.