Отчеты и Аналитика · 9 мин
Как сделать отбор в отчете 1С
Как настроить отбор в отчете 1С: быстрые и расширенные настройки, виды сравнения, группы условий, типичные ошибки и проверка результата на практике.
Отбор в отчете 1С — это условие, по которому программа выбирает данные из базы: например, только по одному контрагенту, за конкретный период или по товарам определенной группы. Без отбора отчет выводит всё подряд, и найти нужную информацию становится сложно. Правильно настроенный отбор сокращает время формирования отчета и снижает нагрузку на систему.
В большинстве конфигураций 1С (Управление торговлей, Бухгалтерия, ERP, Зарплата и управление персоналом) отчеты построены на системе компоновки данных — СКД. Это значит, что механизм отборов везде устроен одинаково: есть быстрые отборы на панели отчета и расширенные настройки, где доступны все поля и условия. Разобравшись один раз, вы сможете работать с любым типовым отчетом.
Ниже разобраны оба способа, виды условий сравнения, группировка условий, сохранение настроек и типичные ошибки, из-за которых отчет выходит пустым или, наоборот, показывает лишнее.
Где находятся отборы в типовом отчете 1С
Откройте нужный отчет через раздел учета: например, «Продажи» → «Отчеты по продажам» или «Банк и касса» → «Оборотно-сальдовая ведомость». На форме отчета обычно уже видны поля периода и один-два быстрых отбора, которые разработчик вынес на панель.
Если нужного поля на панели нет, нажмите кнопку «Настройки» (в некоторых конфигурациях — «Показать настройки» или «Ещё → Изменить вариант»). Откроется окно настроек с закладками «Отбор», «Группировка», «Поля», «Сортировка». Все условия фильтрации задаются на закладке «Отбор».
В расширенных настройках (кнопка «Расширенные» или переключатель режима) доступны все поля, которые отчет получает из базы. В пользовательском режиме список полей может быть сокращен — переключитесь расширенный режим, чтобы увидеть полный набор.
Как добавить отбор через расширенные настройки
На закладке «Отбор» нажмите кнопку «Добавить» или значок «+». В колонке «Поле» откроется список доступных полей — выберите нужное, например «Номенклатура», «Организация» или «Склад». Поля сгруппированы по разделам, поэтому искомое поле иногда находится внутри раскрывающейся ветки.
Далее задайте вид сравнения и значение в соседних колонках. После этого убедитесь, что у строки отбора установлен флажок — снятый флажок означает, что условие сохранено, но не применяется.
- 1Откройте отчет и нажмите «Настройки» (или «Ещё → Изменить вариант»)
- 2Перейдите на закладку «Отбор» и нажмите «Добавить»
- 3Выберите поле, вид сравнения и значение условия
- 4Убедитесь, что флажок у строки отбора установлен
- 5Нажмите «Закрыть и сформировать» и проверьте результат
Виды сравнения: какое условие выбрать
Вид сравнения определяет, как значение отбора сопоставляется с данными. Неправильно выбранный вид — самая частая причина пустого отчета. Основные варианты:
- Равно — точное совпадение с одним значением;
- В списке — значение совпадает с любым из перечисленных (удобно для нескольких контрагентов или складов);
- В группе из списка / В группе — отбор по папке иерархического справочника, включая все вложенные элементы;
- Содержит — для строковых полей: поиск по части наименования;
- Больше, меньше, между — для чисел, сумм и дат;
- Заполнено / Не заполнено — проверка на пустое значение.
Для иерархических справочников (номенклатура, статьи затрат) используйте «В группе», а не «Равно»: условие «Равно» по папке не выберет элементы внутри нее. Для поиска документа по фрагменту номера применяйте «Содержит», помня, что такой отбор работает медленнее на больших объемах данных.
Как объединить несколько условий: группы И и ИЛИ
Несколько строк отбора по умолчанию объединяются логическим «И»: отчет покажет только данные, удовлетворяющие всем условиям одновременно. Например, «Организация = ООО Ромашка» и «Склад = Основной» выведут продажи конкретной организации с конкретного склада.
Если нужно условие «либо одно, либо другое», используйте группу «ИЛИ». Нажмите «Добавить группу» (или через контекстное меню — «Сгруппировать условия») и выберите тип группы. Внутри группы «ИЛИ» достаточно выполнения одного условия. Доступны также группы «НЕ» (отрицание) и вложенные комбинации для сложной логики.
Пример комбинированного отбора: «Организация = ООО Ромашка» И (группа ИЛИ: «Склад = Основной», «Склад = Розничный»). Такой отбор покажет данные организации по двум складам сразу.
Как сохранить отбор и использовать его повторно
Настроенный отбор не обязательно вводить каждый раз заново. В окне настроек нажмите «Сохранить вариант» (или «Ещё → Сохранить вариант отчета»), задайте понятное название — например, «Продажи по розничным складам». Вариант появится в списке при открытии отчета.
Вариант можно сделать доступным другим пользователям, если у вас есть соответствующие права, — при сохранении отметьте, кому доступен вариант. Это удобно, когда одинаковым отчетом пользуется весь отдел.
Быстрые отборы на панели отчета сохраняются вместе с вариантом: при следующем открытии поля уже будут заполнены последними значениями или значениями из сохраненного варианта — в зависимости от настроек конфигурации.
Если отчетом пользуются несколько сотрудников, создайте отдельный вариант с понятным названием вместо изменения стандартного. Стандартный вариант при обновлении конфигурации может быть сброшен, а пользовательские варианты сохраняются.
Почему отчет с отбором выходит пустым: проверка и ошибки
Если после установки отбора отчет не показывает данные, проверьте условия по порядку. Сначала временно снимите все отборы и сформируйте отчет без них — если данных нет и так, проблема не в отборе, а в периоде или в отсутствии данных в базе.
Затем включайте условия по одному и смотрите, после какого из них отчет пустеет. Чаще всего причина в точном совпадении там, где нужно вхождение в группу, в лишних пробелах строкового значения или в противоречивых условиях, соединенных «И» (например, «Склад = А» И «Склад = Б» одновременно невозможны).
Как проверить результат
Данные за период выводятся
Пусто даже без отборов — проверьте период и наличие данных
Строк стало меньше, состав соответствует условию
Ноль строк или набор данных не изменился
Видны только объекты из условия отбора
Присутствуют объекты, не попадающие под условие — отбор не применился
Ограничения и когда нужен разработчик
Пользовательские настройки отбора не меняют саму схему отчета: можно фильтровать только по тем полям, которые разработчик включил в набор данных. Если нужного поля нет в списке даже в расширенном режиме, добавить его самостоятельно не получится — потребуется доработка отчета.
Также не стоит строить сложные отборы с условием «Содержит» по большим таблицам без необходимости: такие запросы выполняются долго и могут замедлить работу других пользователей в файловых и клиент-серверных базах. По возможности заменяйте поиск по подстроке на отбор по точному значению или списку.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Отбор задается на закладке «Отбор» в настройках отчета: поле, вид сравнения, значение и активный флажок. Для папок используйте «В группе», для нескольких значений — «В списке», условия «ИЛИ» объединяйте в группы. Пустой отчет проверяйте, включая условия по одному, а рабочие настройки сохраняйте как вариант.
Частые вопросы
Как сделать отбор по нескольким контрагентам сразу?
Выберите вид сравнения «В списке» и добавьте в список всех нужных контрагентов. Это удобнее и надежнее, чем создавать несколько строк с «Равно», которые при объединении «И» дадут пустой результат.
Почему отбор по папке номенклатуры ничего не находит?
Скорее всего, выбран вид сравнения «Равно». Для иерархических справочников папка сама по себе не хранит данных — используйте «В группе» или «В группе из списка», тогда в отбор попадут все элементы внутри папки.
Как убрать отбор, не удаляя его строку?
Снимите флажок слева от строки отбора. Условие останется в настройках, но перестанет влиять на результат. Это удобно при проверке, какое именно условие дает пустой отчет.
Можно ли задать отбор по периоду внутри дня?
Да, если поле периода доступно в настройках, задайте даты с временем через условия «Больше или равно» и «Меньше или равно». Учтите, что в ряде отчетов период задается только на панели и точность ограничена датой.
Почему сохраненный вариант отчета не виден коллеге?
При сохранении варианта указывается доступность: только автору или выбранным пользователям. Откройте сохранение варианта заново и отметьте нужных пользователей — для этого у вас должны быть права на публикацию вариантов отчетов.
Отбор настроен правильно, но отчет формируется очень долго. Что делать?
Сократите период отчета, замените условие «Содержит» на точное сравнение или отбор по списку и уберите неиспользуемые группировки. Если отчет всё равно работает медленно, проблема может быть в объеме данных — тогда стоит обсудить оптимизацию с администратором или разработчиком.