Как сделать группировку в отчете 1С

Группировка в отчете 1С — это способ разбить строки данных на смысловые блоки: по контрагентам, номенклатуре, складам, периодам или любому другому полю. Вместо плоского списка вы получаете дерево с промежуточными итогами, которое можно сворачивать и разворачивать. В большинстве конфигураций (УТ, ERP, Бухгалтерия, ЗУП) отчеты построены на системе компоновки данных (СКД), поэтому механика группировки везде одинакова.

Есть два уровня работы с группировками. Первый — пользовательский: вы меняете настройки готового отчета через кнопку «Настройки» или «Изменить вариант», не трогая конфигуратор. Второй — разработческий: группировки задаются в схеме компоновки данных на закладке «Настройки» в конфигураторе или во внешнем отчете. Ниже разобраны оба сценария, а также типовые ошибки и способы проверить результат.

Где в отчете 1С находятся настройки группировки

В типовых отчетах на СКД настройки открываются кнопкой «Настройки» (или через меню «Ещё» → «Изменить вариант»). В простом варианте формы доступны только отборы и период; чтобы увидеть структуру отчета, переключитесь в расширенный режим настройки — обычно это ссылка «Расширенный» или отдельная кнопка внизу окна настроек.

В расширенном режиме появляются закладки: «Отборы», «Сортировка», «Поля», «Условное оформление», «Группировка» (в некоторых версиях — «Структура»). Именно закладка «Группировка» отвечает за то, по каким полям строки будут собираться в блоки и какие итоги по ним считаться.

Как добавить группировку в режиме пользователя

Этот способ подходит, если у вас нет доступа к конфигуратору или менять сам отчет не требуется — достаточно подстроить вывод под свою задачу. Порядок действий одинаков для большинства типовых отчетов: продажи, оборотно-сальдовая ведомость, остатки на складах, ведомость по зарплате.

1. 1
   Откройте отчет и нажмите «Настройки» (или «Ещё» → «Изменить вариант»).
2. 2
   Перейдите в расширенный режим настройки, если видны только отборы.
3. 3
   Откройте закладку «Группировка» и нажмите «Добавить».
4. 4
   В окне выбора поля найдите нужное измерение, например «Номенклатура» или «Контрагент», и подтвердите выбор.
5. 5
   Сформируйте отчет и проверьте, что строки собрались в блоки с итогами.
6. 6
   Сохраните настройку как вариант отчета, чтобы не повторять настройку каждый раз.

Если нужного поля нет в списке выбора, значит, оно не выведено разработчиком в доступные поля настройки. В типовых отчетах часто помогает флажок «Отображать недоступные поля» или выбор поля через кнопку «...» с разворачиванием дерева реквизитов. Если поля нет и там — добавить его сможет только разработчик в схеме компоновки.

Чтобы группировки вложились друг в друга (например, сначала склад, внутри него номенклатура), добавьте обе группировки и расположите их иерархически: в окне настроек вторая группировка должна быть вложена в первую, а не стоять рядом на том же уровне. Обычно это делается перетаскиванием или кнопками перемещения в дереве структуры.

Настройка группировки в конфигураторе (СКД)

Если вы разрабатываете или дорабатываете отчет, группировки задаются в схеме компоновки данных. Откройте отчет в конфигураторе, перейдите к основной схеме компоновки и откройте закладку «Настройки». В дереве структуры добавьте элемент «Группировка» и выберите поле группировки в правой части окна.

У каждой группировки есть важные свойства. «Тип группировки» определяет, что выводится: «Элементы» — только строки, «Иерархия» — с учетом иерархии справочника (папки и элементы), «Только иерархия» — только уровни папок. Для справочников вроде номенклатуры или контрагентов выбор типа заметно меняет вид отчета.

На закладке «Выбранные поля» внутри группировки укажите, какие ресурсы и реквизиты выводить в строках этой группировки. На закладке «Другие настройки» управляйте расположением итогов (сверху или снизу), заголовком группировки и типом макета. Если группировка должна выводить только итоги без детальных строк, используйте вложенность: верхняя группировка без детальных полей, нижняя — «Детальные записи».

Группировка по периодам и иерархии

Частая задача — сгруппировать данные по времени: месяцам, неделям, дням. В СКД для этого у поля даты есть поля-периоды: «ПериодМесяц», «ПериодНеделя», «ПериодДень» и т.д. В настройках группировки выберите именно такое поле, а не саму дату — иначе каждая строка с уникальной датой станет отдельной группой, и смысл группировки потеряется.

Для справочников с иерархией (номенклатура, статьи затрат, подразделения) решите, нужны ли папки в отчете. Тип «Иерархия» покажет дерево папок с итогами по каждой папке — это удобно для анализа по категориям. Тип «Элементы» покажет плоский список без папок. Тип «Только иерархия» выведет только папки без элементов — редкий, но полезный вариант для сводной аналитики.

Сравнение вариантов

Элементы

Плоский список значений поля с итогами. Подходит для контрагентов, складов, договоров.

Иерархия

Дерево с папками и вложенными элементами. Подходит для номенклатуры и статей затрат, но замедляет формирование на больших объемах.

Только иерархия

Только уровни папок без элементов. Подходит для сводных отчетов по категориям, когда детали не нужны.

Итоги и ресурсы внутри группировок

Группировка имеет смысл только тогда, когда по ней считаются итоги. Итоговые поля (ресурсы) задаются на закладке «Ресурсы» схемы компоновки: там указывается выражение, обычно Сумма(СуммаОборот) или Количество(Регистратор). Если ресурс не определен, в строках группировки итоговая колонка окажется пустой, хотя детальные строки заполнятся.

В пользовательских настройках ресурсы обычно уже настроены разработчиком, но вы можете управлять общими итогами: на закладке «Другие настройки» есть параметры «Расположение общих итогов по горизонтали/вертикали». Отключение общих итогов иногда ускоряет формирование тяжелых отчетов и упрощает выгрузку в Excel.

Проверка результата и сохранение варианта

После настройки сформируйте отчет и проверьте три вещи: строки сгруппированы по нужному полю, итоги по группам сходятся с общим итогом, вложенность соответствует задуманному. Быстрый способ проверки итогов — сверить сумму по группе с данными исходного регистра или с эталонным типовым отчетом за тот же период.

Чтобы не настраивать группировки заново, сохраните результат как вариант отчета: «Ещё» → «Сохранить вариант отчета» (в конфигураторе варианты хранятся на закладке «Настройки» схемы). Варианту можно дать понятное имя, например «Продажи по складам и номенклатуре», и сделать его доступным другим пользователям, если у вас есть соответствующие права.

Контрольные точки

Как проверить результат

Структура строк

Норма

Строки объединены в блоки по полю группировки, уровни сворачиваются

Тревожный признак

Каждая строка — отдельная группа или группировки нет вовсе

Итоги по группам

Норма

Суммы по группам заполнены и в сумме дают общий итог

Тревожный признак

Итоги пустые или не сходятся с общим итогом

Вложенность

Норма

Внутренняя группировка раскрывается внутри внешней

Тревожный признак

Блоки выводятся последовательно друг за другом

Ограничения и когда нужен разработчик

Пользовательские настройки ограничены тем, что разработчик вывел в доступные поля. Нельзя сгруппировать по вычисляемому полю, которого нет в схеме, нельзя добавить новый ресурс с собственной формулой, нельзя изменить запрос к данным. Если нужной аналитики нет — задача решается доработкой схемы компоновки или созданием внешнего отчета.

Отдельное ограничение — производительность. Каждая дополнительная группировка, особенно с иерархией, увеличивает время формирования. На больших базах отчет с тремя-четырьмя вложенными группировками может формироваться заметно дольше. В таких случаях убирайте лишние уровни, отключайте иерархию и общие итоги, сужайте период.

Если отчет нужно регулярно выгружать в Excel для дальнейшей обработки, часто удобнее оставить одну группировку или вообще детальные записи без групп: многоуровневая структура с объединенными ячейками плохо поддается сводным таблицам и фильтрам в Excel.

Частые вопросы

Почему в списке полей группировки нет нужного реквизита?

Поле не выведено разработчиком в доступные поля настройки СКД или не входит в набор данных запроса. Проверьте расширенный режим настройки и дерево полей через кнопку выбора. Если поля нет и там — потребуется доработка схемы компоновки разработчиком.

Как сделать, чтобы итоги группировки показывались сверху блока?

В расширенных настройках отчета найдите параметр «Расположение итогов» (на закладке «Другие настройки» у конкретной группировки или для отчета в целом) и установите значение «Начало». В конфигураторе тот же параметр задается в свойствах группировки схемы компоновки.

Можно ли сгруппировать отчет сразу по двум полям на одном уровне?

На одном уровне структуры группировки выводятся последовательно, а не как перекрестная таблица. Если нужна матрица «строки × колонки» (например, номенклатура по строкам и склады по колонкам), используйте элемент структуры «Таблица» вместо вложенных группировок — он доступен в настройках СКД.

Как убрать группировку, не удаляя весь вариант отчета?

Откройте настройки, перейдите на закладку «Группировка», выделите ненужную группировку и удалите её кнопкой «Удалить» или снимите флажок использования, если он есть. Затем сформируйте отчет заново и при необходимости сохраните вариант.

Почему отчет с группировкой по иерархии формируется долго?

Вывод иерархии требует дополнительных обращений к справочнику для построения дерева папок, а на больших объемах данных это заметно увеличивает время формирования. Замените тип группировки на «Элементы», сузьте период отчета или уберите лишние вложенные уровни.

Как сохранить настроенную группировку для других пользователей?

Сохраните настройку как вариант отчета через «Ещё» → «Сохранить вариант отчета» и при наличии прав отметьте его как доступный другим пользователям (настройка видимости варианта зависит от конфигурации). Пользователи без прав администрирования обычно видят только свои варианты и предопределенные.