Как сделать анализ заказов в 1С

Анализ заказов в 1С нужен, чтобы ответить на конкретные управленческие вопросы: какие заказы не отгружены в срок, кто из клиентов приносит основную выручку, какие товары висят в резерве и где теряется маржа. В типовых конфигурациях — «Управление торговлей 11», «Комплексная автоматизация 2», «ERP Управление предприятием 2» — для этого уже есть встроенные отчёты, и в большинстве случаев программировать ничего не нужно.

Материал ориентирован на пользователей конфигураций на управляемых формах (УТ 11, КА 2, ERP 2). Если у вас «Управление торговлей 10.3» или самописная конфигурация, логика действий сохраняется, но названия отчётов и разделов будут отличаться. Перед любыми экспериментами с настройками убедитесь, что у вас есть актуальная резервная копия базы.

Какие задачи решает анализ заказов и какие отчёты для этого есть

Прежде чем открывать отчёты, сформулируйте вопрос, на который нужен ответ. От этого зависит выбор инструмента. Типовые отчёты по заказам в УТ 11 / КА 2 / ERP 2 группируются в разделе «Продажи» → «Отчеты по продажам» (в ERP также есть раздел «CRM и маркетинг»).

Если типового отчёта не хватает, есть три пути: настроить вариант существующего отчёта через «Ещё» → «Изменить вариант отчёта», воспользоваться универсальной «Системой компоновки данных» (СКД) через консоль отчётов или заказать разработку произвольного отчёта у программиста 1С. Первый вариант покрывает большинство потребностей менеджеров и руководителей отдела продаж.

Подготовка: проверьте данные перед анализом

Любой отчёт в 1С качественен ровно настолько, насколько качественны исходные документы. Перед тем как делать выводы по цифрам, проверьте три вещи: проведены ли все документы за период, выполнен ли расчёт себестоимости (в ERP 2 и КА 2 это регламентная операция закрытия месяца), нет ли «висящих» заказов без статусов.

Обратите внимание на статусную модель заказов. В УТ 11 заказ клиента проходит статусы «К согласованию», «В резерве», «К отгрузке», «К обеспечению». Если менеджеры не переводят заказы по статусам или создают реализации минуя заказы, отчёты по состоянию заказов будут показывать искажённую картину. Договоритесь с отделом продаж о единых правилах оформления — это важнее любой настройки отчёта.

Быстрый старт: состояние выполнения заказов

Самый востребованный сценарий — контроль исполнения заказов. Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» → «Состояния заказов» (в ряде релизов — «Состояние выполнения заказов»). Укажите период и при необходимости отбор по менеджеру, складу или клиенту.

Отчёт покажет по каждому заказу сумму, процент оплаты, процент отгрузки и текущее состояние. Строки с просроченными датами отгрузки или оплаты обычно выделяются — по ним и нужно проходить в первую очередь. Двойной клик по строке открывает сам документ, что удобно для оперативной работы менеджера.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» → «Состояния заказов»
2. 2
   Установите период анализа и отборы: менеджер, склад, организация
3. 3
   Проверьте строки с просроченной отгрузкой или оплатой
4. 4
   Нажмите «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта», задайте понятное имя
5. 5
   Настройте рассылку отчёта на почту через «Рассылка отчётов», если нужен регулярный контроль

Для ежедневного контроля удобно сохранить вариант отчёта с отбором «просроченные» и добавить его в избранное или на начальную страницу. Руководителю отдела продаж имеет смысл настроить автоматическую рассылку этого отчёта на почту раз в день — механизм рассылок встроен в типовые конфигурации и не требует доработок.

Анализ причин отмены и срывов заказов

Отчёт «Анализ причин отмены заказов» работает только если при отмене строк заказа пользователи указывают причину отмены из справочника. Если справочник причин пуст или в нём одна универсальная причина «не нужно», аналитика будет бесполезной. Заведите 5–10 содержательных причин: «нет товара на складе», «не устроила цена», «долгая поставка», «отказ клиента», «ошибка менеджера» и т.п.

Через месяц-два дисциплинированного заполнения вы получите реальную картину потерь: сколько выручки недополучено из-за отсутствия товара, сколько — из-за ценовой неконкурентоспособности. Это уже основание для решений о закупках и ценообразовании, а не просто статистика.

ABC/XYZ-анализ клиентов и товаров по заказам

Для сегментации клиентской базы в УТ 11 и КА 2 есть механизм сегментов и отчёт «ABC/XYZ-анализ клиентов» (в некоторых релизах доступен через раздел «CRM и маркетинг» → «Отчеты»). ABC-анализ делит клиентов на группы по объёму выручки: A — крупнейшие, дающие основную часть оборота, B — средние, C — мелкие. XYZ-анализ оценивает стабильность покупок: X — регулярные, Z — разовые.

Если типового отчёта в вашем релизе нет, сделайте ABC-анализ вручную: откройте «Выручка и себестоимость продаж», сгруппируйте по клиентам, отсортируйте по убыванию выручки и выгрузите в Excel через «Ещё» → «Вывести список» или «Сохранить». Дальнейшая разметка групп делается в Excel стандартными формулами накопительного итога.

Практическая ценность анализа — в действиях по группам. Клиентам AX (крупные и стабильные) назначают персональных менеджеров и индивидуальные условия. Группу CZ (мелкие разовые) переводят на самообслуживание или стандартный прайс, чтобы не тратить ресурс менеджеров. Клиенты, «сползающие» из A в B по динамике двух периодов — сигнал для внепланового контакта.

ABC-анализ имеет смысл делать на периоде не менее квартала, а лучше полугода. На коротком периоде один крупный разовый заказ случайно выводит клиента в группу A и искажает всю картину.

Анализ маржинальности заказов

Отчёт «Валовая прибыль предприятия» показывает выручку, себестоимость и маржу в разрезе заказов, клиентов, товаров или менеджеров. Это ключевой инструмент для поиска убыточных сделок: заказов, где скидка «съела» всю маржу, или товаров, проданных ниже экономически оправданной цены.

Чтобы отчёт был достоверным, в ERP 2 и КА 2 должно быть выполнено закрытие месяца (расчёт себестоимости), а в УТ 11 — проведён регламентный расчёт себестоимости, если используется соответствующий режим. Проверьте также метод оценки стоимости запасов (ФИФО или средняя) в настройках учётной политики — от него зависят цифры себестоимости.

Контрольные точки

Как проверить корректность отчёта по марже

Себестоимость по строкам отчёта

Норма

Заполнена по всем позициям, значения правдоподобны

Тревожный признак

Нули, прочерки или отрицательные значения

Маржинальность по типовым товарам

Норма

Соответствует известной наценке с учётом скидок

Тревожный признак

Аномально высокая или отрицательная без причины

Итог за период

Норма

Сходится с данными управленческого учёта в допустимых пределах

Тревожный признак

Расхождения, которые никто не может объяснить

Сохраните вариант отчёта с группировкой «Менеджер → Клиент → Заказ» и отбором по марже ниже порогового значения — так вы получите инструмент контроля демпинга со стороны менеджеров. Порог задайте исходя из реальной экономики вашей компании, а не «средних по рынку».

Настройка собственного варианта отчёта

Все типовые отчёты в конфигурациях на управляемых формах построены на СКД, поэтому их можно гибко перенастраивать без программирования. Откройте отчёт, нажмите «Ещё» → «Изменить вариант отчёта» (или «Настройки» → «Расширенные»). Доступны вкладки: «Отборы», «Поля», «Сортировка», «Структура» (группировки), «Оформление».

Типовой сценарий: добавить в отчёт по заказам поле «Подразделение», поменять группировку с «Клиент» на «Менеджер», добавить условное оформление — подсветить красным строки с просрочкой. После настройки сохраните результат как новый вариант через «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта», чтобы не перенастраивать каждый раз.

Когда типовых отчётов не хватает

Если нужна нестандартная аналитика — например, воронка продаж по стадиям сделок, сравнение плановых и фактических сроков поставки, кросс-анализ заказов и производственных заданий — типовых отчётов может не хватить. Варианты решения по нарастанию сложности: консоль отчётов СКД (позволяет написать запрос и построить отчёт без изменения конфигурации), внешний отчёт от программиста (подключается без снятия конфигурации с поддержки), доработка конфигурации.

Сравнение способов получения нестандартной аналитики

Настройка варианта типового отчёта

Быстро и бесплатно, но ограничено составом полей исходного запроса отчёта

Консоль отчётов СКД

Произвольный запрос и макет; требует навыка языка запросов 1С, не меняет конфигурацию

Внешний отчёт

Любая логика, подключается через «Дополнительные отчёты и обработки»; нужен разработчик

Выгрузка в Excel / подключение BI

Гибкая визуализация и дашборды; риск рассинхронизации данных при ручных выгрузках

Перед заказом доработки сформулируйте техническое задание в терминах данных: какие поля, из каких документов, с какими отборами и группировками нужны в результате. Это сокращает время разработки и количество итераций «не то».

Частые вопросы

В каком разделе 1С: Управление торговлей 11 искать отчёты по заказам?

Основные отчёты находятся в разделе «Продажи» → «Отчеты по продажам». Часть аналитики (сегменты, ABC/XYZ) расположена в разделе «CRM и маркетинг» → «Отчеты». Если нужного отчёта нет в списке, проверьте настройки состава отчётов в «Ещё» → «Изменить состав» либо права пользователя.

Почему отчёт по валовой прибыли показывает нулевую себестоимость?

Чаще всего не выполнен регламентный расчёт себестоимости за период или по товару есть отрицательные остатки на складе — системе не из чего списать стоимость. Выполните закрытие месяца и проверьте складские остатки отчётом «Ведомость по товарам на складах».

Можно ли настроить автоматическую отправку отчёта по заказам на почту?

Да, в типовых конфигурациях есть механизм рассылки отчётов: в форме отчёта нажмите «Ещё» → «Отправить по почте» → настройте расписание в разделе администрирования «Рассылка отчётов». Потребуется настроенная учётная запись системной почты.

Как проанализировать заказы, если менеджеры оформляют реализации без заказов?

Отчёты по заказам такие продажи не покажут. Либо переведите отдел на обязательную работу через заказы (настройка «Использование заказов клиентов» в НСИ и администрировании → «Продажи»), либо стройте аналитику по документам «Реализация товаров и услуг» через отчёт «Выручка и себестоимость продаж».

Сохранятся ли мои варианты отчётов при обновлении конфигурации?

Пользовательские варианты, сохранённые через «Сохранить вариант отчёта», хранятся в базе и обычно переживают обновления. Риск есть при существенной смене структуры типового отчёта в новом релизе — тогда вариант может перестать открываться. Поэтому критичные настройки полезно документировать (скриншоты, описание отборов).

Чем отличается отчёт «Состояния заказов» от «Состояние исполнения заказа»?

Первый — списочный: показывает все заказы за период с процентами оплаты и отгрузки. Второй открывается из конкретного заказа (кнопка «Отчеты» в документе) и детально показывает цепочку: заказ → оплаты → реализации → корректировки по одному документу.