Как сдать отчет о прослеживаемости товаров в 1С Бухгалтерия

Организации и предприниматели, которые покупают, продают, перемещают или перерабатывают товары из перечня прослеживаемых, обязаны отчитываться в ФНС. Отчет об операциях с прослеживаемыми товарами формируется непосредственно в 1С Бухгалтерии на основании документов, в которых указаны регистрационные номера партий товара (РНПТ). Корректность отчета полностью зависит от того, насколько аккуратно велся учет РНПТ в течение месяца.

Отчет сдается ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным. Если операций с прослеживаемыми товарами не было, отчет не представляется — нулевая форма не требуется. За несдачу или ошибки в отчете предусмотрены штрафы, поэтому важно не только отправить форму вовремя, но и убедиться, что данные в ней совпадают с первичными документами.

Ниже разобран полный цикл работы: от проверки учетных данных до отправки отчета через 1С-Отчетность и контроля его приема налоговой инспекцией.

Кто и когда обязан сдавать отчет

Обязанность возникает у всех участников оборота прослеживаемых товаров: покупателей, продавцов, комитентов и комиссионеров, переработчиков, а также у тех, кто перемещает товары между обособленными подразделениями. Перечень прослеживаемых товаров утвержден постановлением Правительства и включает, в частности, отдельные виды электроники, бытовой техники, мебели, одежды и других категорий — актуальный список нужно сверять с действующей редакцией постановления.

Отчет представляется в налоговую инспекцию по месту учета ежемесячно, в срок не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным. Форма сдается только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи — бумажный вариант не предусмотрен. Если 25-е число выпадает на выходной или праздничный день, срок переносится на ближайший следующий рабочий день.

Если в отчетном месяце операций с прослеживаемыми товарами не было, подавать отчет не нужно. Однако если товар числится на остатках и в течение месяца совершались операции (в том числе возвраты, перемещения, списания), отчет обязателен.

Подготовка учета: что проверить до формирования отчета

Отчет в 1С Бухгалтерии собирается автоматически из документов, поэтому основная работа — приведение учета в порядок. Убедитесь, что в информационной базе включен учет прослеживаемых товаров: в настройках функциональности (раздел «Администрирование» → «Параметры учета» или «Настройки функциональности», в зависимости от версии) должен быть установлен соответствующий флаг прослеживаемости.

Проверьте карточки номенклатуры: для прослеживаемых товаров должно быть указано, что товар подлежит прослеживаемости, заполнен код ТН ВЭД и единица измерения для прослеживаемости (она может отличаться от основной единицы учета — например, товар учитывается в штуках, а прослеживаемость ведется в килограммах).

Далее проверьте сами документы. В поступлениях прослеживаемых товаров должны быть заполнены РНПТ, количество в единицах прослеживаемости и страна происхождения. В реализациях, возвратах, перемещениях и списаниях также указываются РНПТ — программа подставляет их автоматически по остаткам, но при ручном вводе возможны ошибки.

1. 1
   Включите учет прослеживаемых товаров в настройках функциональности программы.
2. 2
   Проверьте карточки номенклатуры: признак прослеживаемости, код ТН ВЭД, единица измерения прослеживаемости.
3. 3
   Откройте документы поступления за месяц и убедитесь, что в каждом заполнены РНПТ.
4. 4
   Проверьте реализации и прочие расходные документы: РНПТ должны быть указаны по каждой строке прослеживаемого товара.
5. 5
   Сформируйте отчет «Остатки товаров по РНПТ» (или аналогичный в вашей версии) и убедитесь в отсутствии отрицательных остатков.

Где в 1С Бухгалтерии находится отчет о прослеживаемости

Форма отчета доступна в разделе «Отчеты» → «Регламентированные отчеты». Нажмите «Создать», в списке видов отчетов найдите «Отчет об операциях с прослеживаемыми товарами» (форму можно найти через поиск по слову «прослеж»). Если у вас подключен сервис 1С-Отчетность, удобнее работать через раздел «Отчеты, справки» → «1С-Отчетность» — там же отслеживается статус сдачи.

Если формы нет в списке, вероятнее всего, программа давно не обновлялась. Формы отчетности и форматы их выгрузки периодически меняются приказами ФНС, поэтому перед сдачей обновите конфигурацию до актуального релиза. Работа с устаревшей формой приведет к отказу в приеме отчета.

При создании отчета укажите организацию и отчетный период (месяц). Программа предложит заполнить отчет автоматически по данным информационной базы — согласитесь на автозаполнение.

Формирование и проверка отчета

После автозаполнения откройте разделы отчета и сверьте их с учетными данными. В отчете отражаются сведения о каждой операции: вид операции, дата и номер документа, контрагент, РНПТ, количество и стоимость товара. Проверьте, что в отчет попали все документы месяца — поступления, реализации, возвраты в обе стороны, перемещения между подразделениями, списания.

Типичная ситуация: документ есть в учете, но в отчет не попал. Причина почти всегда в незаполненном РНПТ или в том, что номенклатура не помечена как прослеживаемая. Откройте такой документ, заполните недостающие данные и перезаполните отчет.

Обязательно запустите встроенную проверку отчета (кнопка «Проверка» → «Проверить заполнение»). Программа выявит формальные ошибки: пустые обязательные поля, некорректный формат РНПТ, несоответствие контрольных соотношений. Устраните все замечания до отправки.

Контрольные точки

Как проверить отчет перед отправкой

Количество строк в отчете

Норма

Совпадает с числом документов по прослеживаемым товарам за месяц

Тревожный признак

Документы есть в учете, но отсутствуют в отчете

РНПТ в строках

Норма

Заполнены по каждой строке, формат соответствует требованиям

Тревожный признак

Пустые или явно сокращенные номера

Результат проверки заполнения

Норма

Программа сообщает об отсутствии ошибок

Тревожный признак

Есть предупреждения о пустых полях или нарушении соотношений

Остатки по РНПТ

Норма

Нет отрицательных остатков на конец месяца

Тревожный признак

Минусовые остатки по отдельным РНПТ

Отправка отчета в ФНС и контроль приема

При подключенной 1С-Отчетности отправка выполняется прямо из формы отчета кнопкой «Отправить». Программа подписывает файл электронной подписью, передает его оператору и далее в инспекцию. Весь процесс занимает от нескольких минут до нескольких часов.

Отправка сама по себе не означает сдачу. Дождитесь прохождения полного цикла: квитанция о приеме либо извещение об отказе с указанием ошибок. Статус отслеживается в журнале 1С-Отчетности. Отчет считается сданным только после получения квитанции о приеме. Если пришел отказ, исправьте указанные ошибки и отправьте отчет повторно — при соблюдении срока штрафа не будет.

Если 1С-Отчетность не подключена, отчет можно выгрузить в файл (кнопка «Выгрузить») и отправить через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС или через оператора ЭДО, с которым у вас заключен договор. В этом случае контроль статуса ведется в том сервисе, через который выполнялась отправка.

Исправление ошибок и уточненные отчеты

Если ошибка обнаружена после приема отчета, подается уточненный отчет за тот же период с актуальными данными. В 1С создайте новый отчет за этот месяц, укажите номер корректировки (1, 2 и так далее), исправьте данные в документах, перезаполните форму и отправьте повторно.

Налоговая инспекция также может прислать требование о представлении пояснений, если данные вашего отчета не сходятся со сведениями контрагентов. На требование нужно ответить в установленный срок: либо представить уточненный отчет, либо дать пояснения. Само требование придет через 1С-Отчетность или иной используемый канал связи с ФНС — следите за входящими сообщениями.

Частые вопросы

Нужно ли сдавать отчет, если операций с прослеживаемыми товарами не было?

Нет. Отчет представляется только за те месяцы, в которых совершались операции: поступление, реализация, возврат, перемещение, списание. Нулевая форма не предусмотрена.

Что делать, если поставщик не указал РНПТ в документах?

Запросите у поставщика корректный универсальный передаточный документ или счет-фактуру с РНПТ. Без регистрационного номера вы не сможете корректно отразить поступление и последующую реализацию в отчете, а это приведет к расхождениям с данными ФНС.

В отчет не попал документ реализации. В чем причина?

Чаще всего в документе не заполнен РНПТ по строке товара либо номенклатура не отмечена как прослеживаемая. Откройте документ, проверьте карточку товара и заполните РНПТ, затем перезаполните отчет кнопкой «Заполнить».

Можно ли сдать отчет без подключенной 1С-Отчетности?

Да. Сформируйте отчет, выгрузите его в файл кнопкой «Выгрузить» и отправьте через личный кабинет на сайте ФНС или через любого оператора электронного документооборота, с которым заключен договор. Электронная подпись потребуется в любом случае.

Какой штраф грозит за несдачу или ошибки в отчете?

Налоговый кодекс предусматривает штраф за непредставление отчета и отдельно — за недостоверные сведения в нем. Размеры санкций периодически пересматриваются, поэтому сверяйте актуальные суммы с действующей редакцией НК РФ. Практический вывод прост: сдавать вовремя и с корректными данными всегда дешевле, чем платить штраф.

Как исправить отчет, если ошибку нашли после сдачи?

Исправьте данные в документах учета, создайте новый отчет за тот же месяц с номером корректировки, перезаполните его и отправьте в инспекцию. Уточненный отчет полностью заменяет ранее сданный.