Как распечатать отчет по продажам в 1С

Отчет по продажам — один из самых востребованных инструментов в торговых конфигурациях 1С: он показывает выручку, себестоимость, валовую прибыль и динамику реализации по товарам, клиентам и менеджерам. Распечатать его можно за несколько минут, если знать, где находится нужный отчет и как настроить параметры перед выводом на принтер.

Порядок действий практически одинаков в конфигурациях «Управление торговлей 11», «Комплексная автоматизация 2», «ERP Управление предприятием 2» и «Управление нашей фирмой»: сначала открывается отчет, затем задается период и отборы, формируется табличный документ и отправляется на печать. Отличия касаются в основном названий разделов меню.

Перед печатью важно проверить корректность данных: отчет строится по проведенным документам реализации, и если часть документов не проведена или помечена на удаление, цифры на бумаге не совпадут с реальными продажами. Ниже разобран полный цикл — от поиска отчета до сохранения результата в файл.

Где находится отчет по продажам в разных конфигурациях

В «1С:Управление торговлей 11» основные отчеты по продажам расположены в разделе «Продажи» → «Отчеты по продажам». Здесь доступны «Валовая прибыль предприятия», «Продажи по категориям», «Динамика продаж», «Сравнительный анализ продаж» и другие варианты. Если нужного отчета не видно в меню, откройте «Настройки» → «Навигация» и добавьте его в панель.

В «1С:Комплексная автоматизация 2» и «1С:ERP» отчеты собраны в разделе «CRM и маркетинг» → «Отчеты по CRM и маркетингу» или в разделе «Продажи». В «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) путь короче: раздел «Продажи» → «Отчеты» → «Продажи». В «1С:Бухгалтерии» аналогичные данные дает отчет «Анализ продаж» или оборотно-сальдовая ведомость по счету 90 с детализацией.

Если отчет не находится через меню, воспользуйтесь универсальным способом: нажмите кнопку поиска в правом верхнем углу (или Ctrl+Shift+F в командной строке) и введите «продажи». Также все отчеты доступны через «Функции для технического специалиста» (Alt+Shift+O в некоторых версиях) → «Отчеты», если у пользователя есть соответствующие права.

Настройка периода и отборов перед формированием

После открытия отчета первым делом задайте период: введите даты вручную или выберите стандартный интервал («Этот месяц», «Прошлый квартал», «Произвольный период»). Отчет сформируется только по документам, попадающим в указанные даты, поэтому ошибка в периоде — самая частая причина «пустого» результата.

Для детализации нажмите «Показать настройки» или кнопку с шестеренкой. На вкладке «Отбор» добавьте условия: по организации, складу, менеджеру, контрагенту, номенклатурной группе. На вкладке «Поля и сортировки» или «Структура» выберите группировки — например, сначала по менеджерам, внутри них по клиентам, затем по товарам.

Не перегружайте отчет отборами: каждое дополнительное условие сужает выборку. Если после добавления отбора отчет стал пустым, проверьте вид сравнения — «Равно» требует точного совпадения, а для списка значений используйте «В группе из списка» или «В списке».

1. 1
   Откройте отчет и задайте период формирования
2. 2
   Нажмите «Показать настройки» и добавьте нужные отборы
3. 3
   Настройте группировки строк на вкладке «Структура»
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте результат
5. 5
   Сохраните настройку как вариант отчета, чтобы не настраивать заново

Формирование и проверка данных перед печатью

Нажмите кнопку «Сформировать» — 1С построит табличный документ. Время формирования зависит от объема базы: на больших периодах с детализацией до документов отчет может строиться несколько минут. Не закрывайте окно до завершения.

Перед печатью сверьте итоги с контрольными данными: сравните выручку с оборотом по счету 90.01 в бухгалтерском учете или с суммой документов «Реализация товаров и услуг» за тот же период. Расхождение обычно означает, что часть документов не проведена, проведена другой датой или отбор отсекает часть данных.

Обратите внимание на строки с отрицательной прибылью или нулевой себестоимостью — это признак того, что товар продан при отсутствии остатков на складе, и стоимость списания не рассчитана. Печатать такой отчет для руководства преждевременно: сначала восстановите последовательность проведения или выполните закрытие месяца.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговая выручка

Норма

Совпадает с оборотами по счету 90 или суммой реализаций за период

Тревожный признак

Сумма меньше ожидаемой — есть непроведенные документы или лишний отбор

Себестоимость

Норма

Заполнена по всем строкам, нет нулевых значений при наличии продаж

Тревожный признак

Нулевая себестоимость — товар продан «в минус», закрытие месяца не выполнено

Период в шапке отчета

Норма

Соответствует запрошенному интервалу

Тревожный признак

Даты сбиты — отчет сформирован за другой период

Вывод отчета на принтер

Когда табличный документ сформирован, нажмите кнопку с изображением принтера на панели инструментов или сочетание Ctrl+P. В диалоге печати выберите принтер, диапазон страниц и количество копий. Для широких отчетов заранее переключите ориентацию страницы в альбомную — иначе колонки обрежутся.

Настройки страницы открываются через «Файл» → «Параметры страницы» (или через предварительный просмотр). Здесь задается ориентация, масштаб, поля и колонтитулы. Полезная опция — «Поместить по ширине страницы»: 1С автоматически уменьшит масштаб, чтобы все колонки уместились на листе по горизонтали.

Если отчет занимает много страниц, включите повторение шапки на каждом листе: в свойствах табличного документа есть параметр «Повторять при печати строки». В типовых отчетах это обычно настроено по умолчанию, но при сохранении в файл и повторной печати настройка может потеряться.

Сохранение отчета в PDF, Excel и отправка по почте

Часто вместо печати удобнее сохранить отчет файлом: нажмите «Файл» → «Сохранить как» (или кнопку сохранения на панели) и выберите формат — PDF, Excel (XLSX), HTML или табличный документ 1С (MXL). PDF подходит для отправки руководству и архива: файл выглядит одинаково на любом устройстве и не редактируется.

Сохранение в Excel имеет смысл, когда данные нужно доработать: свести с другими таблицами, построить свои диаграммы. Учтите, что при выгрузке в Excel часть оформления и группировки могут трансформироваться — проверьте файл после сохранения.

Во многих конфигурациях доступна прямая отправка по электронной почте: кнопка «Отправить» с изображением конверта. Для этого у пользователя должна быть настроена учетная запись почты в 1С. Если отправка не работает, сохраните PDF и вложите его в письмо вручную.

Сравнение форматов вывода

Печать на принтере

Подходит для подписания и сдачи в архив; требует настройки ориентации и масштаба

PDF

Фиксированный вид, удобно отправлять и хранить; редактировать данные нельзя

Excel

Позволяет дорабатывать данные и строить свои расчеты; оформление может исказиться

MXL (табличный документ 1С)

Открывается только в 1С; сохраняет оформление и расшифровку ячеек

Как сохранить настройки и печатать отчет регулярно

Если отчет нужен каждую неделю или каждый месяц, сохраните настройки как вариант: кнопка «Еще» → «Сохранить вариант отчета» или «Выбрать вариант» → «Сохранить текущие настройки». В следующий раз достаточно открыть сохраненный вариант и поменять только период.

В ряде конфигураций доступна рассылка отчетов по расписанию: система сама формирует отчет и отправляет его указанным получателям в заданное время. Функция настраивается в разделе администрирования и требует корректной работы фоновых заданий и почтовой учетной записи.

Для печати одинаковых отчетов по нескольким организациям создайте отдельный вариант для каждой — это быстрее, чем каждый раз менять отбор, и исключает ошибку «отчет не по той организации».

Если отчет формируется дольше пары минут, попробуйте сузить период или убрать детализацию до документов. Для ежедневного контроля обычно достаточно группировки по дням и менеджерам, а детальные данные запрашивают только при расхождениях.

Что делать, если отчет не формируется или печатается с ошибками

Пустой отчет при наличии продаж почти всегда означает одну из трех причин: неверный период, лишний отбор или отсутствие прав на данные. Снимите все отборы, задайте заведомо широкий период и сформируйте заново — если данные появились, возвращайте отборы по одному.

Ошибка «Недостаточно прав» при формировании или печати решается только на уровне администратора: пользователю нужно добавить роль доступа к отчетам или к данным продаж. Не пытайтесь обойти ограничение через выгрузку данных — это нарушает учетную политику и может привести к утечке коммерческой информации.

Если печать идет некорректно (пустые листы, обрезанный текст), проверьте драйвер принтера и попробуйте сначала сохранить отчет в PDF: если PDF выглядит нормально, проблема на стороне принтера или системных настроек печати, а не в 1С.

Частые вопросы

Почему отчет по продажам пустой, хотя реализации были?

Чаще всего причина в периоде или отборах: проверьте даты, снимите все отборы и сформируйте заново. Если данные не появились, убедитесь, что документы реализации проведены, и что у вашего пользователя есть права на просмотр данных по организации.

Как распечатать отчет только по одному менеджеру или складу?

Откройте настройки отчета, на вкладке «Отбор» добавьте условие «Менеджер Равно» (или «Склад Равно») с нужным значением, затем нажмите «Сформировать». На печать выйдут только данные, удовлетворяющие отбору.

Можно ли распечатать отчет без цен и себестоимости?

Да. В настройках отчета на вкладке «Поля» снимите флажки с ресурсов «Себестоимость» и «Валовая прибыль» или выберите вариант отчета без финансовых показателей. Это удобно, когда распечатку передают сотрудникам, которым закрыт доступ к марже.

Как сделать, чтобы шапка таблицы повторялась на каждой странице?

В типовых отчетах повторение заголовков обычно включено по умолчанию. Если шапка не повторяется, откройте свойства табличного документа через «Главное меню» → «Таблица» → «Вид» → «Свойства» и задайте строки для повторения при печати.

Отчет не помещается на лист по ширине. Что делать?

Переключите ориентацию на альбомную в параметрах страницы, уменьшите масштаб или включите опцию «Поместить по ширине». Также можно убрать лишние колонки в настройках отчета — часто для печати достаточно номенклатуры, количества и суммы.

Можно ли настроить автоматическую печать отчета по расписанию?

Прямой автопечати в типовых конфигурациях нет, но доступна рассылка отчетов по электронной почте по расписанию — отчет формируется фоновым заданием и приходит получателям файлом. Настройка выполняется администратором в разделе рассылок отчетов.