Как распечатать отчет о розничных продажах в 1С

Отчет о розничных продажах — один из ключевых документов учета в торговых конфигурациях 1С. Он фиксирует итоги работы розничной точки за смену или выбранный период и одновременно выполняет списание проданных товаров со склада магазина. Распечатать его понадобится для сверки с кассиром, передачи в бухгалтерию, инвентаризации или архива.

Порядок печати зависит от конфигурации: в 1С:Розница, Управлении торговлей и Комплексной автоматизации документ называется одинаково, но расположен в разных разделах меню. Ниже разобраны основные сценарии — от поиска документа до вывода на принтер, а также печать аналитических отчетов по продажам, которые часто путают с одноименным документом.

Важно различать два объекта: документ «Отчет о розничных продажах» (проводится, двигает остатки и выручку) и отчет-аналитику «Продажи» или «Валовая прибыль» (только показывает данные, ничего не списывает). Печатаются они по-разному, и оба варианта рассмотрены в статье.

Где находится отчет о розничных продажах в разных конфигурациях

В 1С:Розница документ расположен в разделе «Продажи» → «Отчеты о розничных продажах». Откроется журнал, где документы сгруппированы по датам и магазинам. В Управлении торговлей путь похожий: «Продажи» → «Отчеты о розничных продажах» либо через раздел «Казначейство» в некоторых версиях интерфейса.

В Комплексной автоматизации и ERP документ находится в разделе «Продажи» → «Розничные продажи» → «Отчеты о розничных продажах». Если нужного пункта нет в меню, воспользуйтесь поиском: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу и введите «отчет о розничных». Система покажет и документ, и связанные печатные формы.

Отсутствие документа в журнале обычно означает одно из двух: либо за выбранный период отчет еще не создавался (продажи висят на кассовой смене), либо у пользователя нет прав на просмотр этого раздела. Во втором случае доступ настраивает администратор через профили групп доступа.

Печать документа из журнала и из карточки

Самый быстрый способ — печать прямо из журнала документов. Выделите нужную строку (или несколько строк с зажатой клавишей Ctrl), нажмите кнопку «Печать» в командной панели журнала и выберите форму. Система сформирует табличный документ, который затем отправляется на принтер стандартной командой «Файл» → «Печать» или сочетанием Ctrl+P.

Если нужно сначала проверить содержимое, откройте документ двойным щелчком. Внутри карточки документа кнопка «Печать» находится в командной панели формы — рядом с кнопками «Провести» и «Записать». Выпадающий список покажет все доступные печатные формы: товарный отчет (ТОРГ-29 в типовых поставках), отчет кассира-операциониста или упрощенную форму.

Перед отправкой на принтер откроется предварительный просмотр. Здесь можно оценить, как документ ляжет на страницы: при необходимости измените масштаб, ориентацию листа (книжная/альбомная) и поля через «Файл» → «Параметры страницы». Это особенно актуально для широких таблиц ТОРГ-29, которые в книжной ориентации обрезаются.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты о розничных продажах»
2. 2
   Найдите документ за нужную дату и магазин, откройте его
3. 3
   Проверьте, что документ проведен (нет пометки на удаление и статуса «не проведен»)
4. 4
   Нажмите «Печать» и выберите нужную форму
5. 5
   В предварительном просмотре настройте ориентацию и масштаб
6. 6
   Нажмите Ctrl+P или значок принтера и отправьте на печать

Какие печатные формы доступны и какую выбрать

Набор форм зависит от конфигурации и подключенных внешних печатных форм. В типовой поставке чаще всего встречаются: товарный отчет (ТОРГ-29) с расшифровкой по товарам и ценам, отчет кассира-операциониста (КМ-6), бухгалтерская справка и простая форма «Отчет о розничных продажах» с перечнем проданных позиций.

Для передачи в бухгалтерию обычно используют ТОРГ-29 — унифицированную форму, которую принимают при документальном оформлении розничной выручки. Для внутренней сверки с кассиром достаточно упрощенной формы: она компактнее и быстрее печатается. Если нужной формы нет в списке, ее можно подключить как внешнюю через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки».

Выбор печатной формы

ТОРГ-29 (товарный отчет)

Подходит для передачи в бухгалтерию и официального учета выручки. Ограничение: объемная форма, при большом ассортименте занимает много страниц.

КМ-6 (справка-отчет кассира)

Используется для сверки выручки по кассе за смену. Ограничение: не содержит детализации по товарам.

Упрощенная форма

Быстрая внутренняя сверка и архив. Ограничение: не является унифицированным документом, для отчетности не подходит.

Печать аналитических отчетов по розничным продажам

Если требуется не документ, а сводная аналитика — например, продажи по магазину за месяц или по группам товаров, — используйте отчеты из раздела «Продажи» → «Отчеты по продажам». В 1С:Розница это «Продажи», «Валовая прибыль», «Оценка рентабельности продаж»; в Управлении торговлей — «Валовая прибыль предприятия», «Продажи по категориям» и другие варианты.

Порядок действий: откройте отчет, установите период и отборы (магазин, склад, организация, товарная группа), нажмите «Сформировать». Когда табличный документ построен, его можно распечатать стандартно — через значок принтера на панели или Ctrl+P. Перед печатью полезно сохранить вариант настроек кнопкой «Сохранить вариант», чтобы в следующий раз не выставлять отборы заново.

Аналитические отчеты часто содержат десятки колонок и плохо помещаются на лист А4. Практичные решения: переключить ориентацию на альбомную, уменьшить масштаб до 70–80%, скрыть ненужные колонки в настройках отчета («Настройки» → вкладка «Поля») либо сохранить отчет в Excel или PDF и печатать уже из этих форматов.

Если отчет регулярно нужен на бумаге в одном и том же виде, настройте рассылку или сохраните его в файл PDF сразу после формирования — PDF корректно сохраняет разметку и одинаково печатается на любом принтере, в отличие от табличного документа 1С с плавающим масштабом.

Проверка данных перед печатью

Печать отчета с ошибками — частая причина переделок и расхождений при сверке. Перед выводом на бумагу убедитесь, что документ проведен: в журнале у проведенного документа нет серой пометки, а внутри карточки активна кнопка «Отмена проведения». Непроведенный документ распечатается, но его данные не отражены в учете.

Сверьте ключевые показатели: сумму выручки, количество позиций, магазин и кассовую смену, к которой привязан отчет. Удобная контрольная точка — сравнить итог документа с Z-отчетом кассы за ту же смену: суммы наличной и безналичной выручки должны совпадать. Расхождение означает, что часть чеков не загрузилась или смена закрыта некорректно.

Контрольные точки

Что проверить перед печатью

Статус документа

Норма

Документ проведен, дата и магазин верны

Тревожный признак

Документ не проведен или помечен на удаление

Сумма выручки

Норма

Итог совпадает с Z-отчетом кассы за смену

Тревожный признак

Есть расхождение — не все чеки загружены

Предварительный просмотр

Норма

Все колонки помещаются, нумерация страниц корректна

Тревожный признак

Таблица обрезана, колонки переносятся на отдельные листы

Типичные проблемы при печати и их решение

Если кнопка «Печать» неактивна или список форм пуст, чаще всего причина в правах пользователя или в том, что документ не записан. Запишите документ и проверьте права. Вторая распространенная ситуация — печать «уходит» не на тот принтер: 1С использует принтер по умолчанию операционной системы, сменить его можно в диалоге печати или в настройках Windows.

Обрезанные колонки и «развалившаяся» таблица лечатся параметрами страницы: альбомная ориентация, уменьшение полей, масштаб. Если документ большой и печатается десятками страниц, рассмотрите выгрузку в PDF — так проще контролировать результат и при необходимости печатать только нужные страницы.

Отдельный случай — печать из тонкого или веб-клиента. В веб-клиенте табличный документ сначала формируется на сервере и отображается в браузере; для печати используйте встроенную кнопку печати 1С, а не печать страницы браузера, иначе разметка будет испорчена.

FAQ

Можно ли распечатать отчет о розничных продажах сразу за несколько дней?

Да. В журнале документов выделите несколько строк с зажатой клавишей Ctrl или Shift и нажмите «Печать» — система сформирует печатные формы по каждому документу в одном табличном документе. Если нужна сводная форма за период, используйте товарный отчет ТОРГ-29 с группировкой по дням или аналитический отчет «Продажи».

Почему в списке печатных форм нет ТОРГ-29?

В некоторых конфигурациях и версиях ТОРГ-29 не входит в комплект поставки документа или отключена. Проверьте раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» и подключите форму как дополнительную печатную. Также убедитесь, что у вашего пользователя есть права на использование дополнительных печатных форм.

Как сохранить отчет в PDF вместо печати на бумаге?

Сформируйте печатную форму, затем выберите «Файл» → «Сохранить как» и укажите формат PDF. Либо в диалоге печати выберите виртуальный принтер «Microsoft Print to PDF» — результат будет идентичен. PDF удобен для отправки в бухгалтерию и архивного хранения.

Отчет печатается, но суммы на бумаге не совпадают с экраном. В чем причина?

Чаще всего документ был изменен после формирования печатной формы — предпросмотр показывает старые данные. Закройте табличный документ и нажмите «Печать» заново. Если расхождение сохраняется, проверьте, не открыт ли документ в другом окне с несохраненными изменениями.

Можно ли настроить автоматическую печать отчета после закрытия смены?

В типовых конфигурациях штатной автопечати отчета о розничных продажах нет — документ создается и проводится автоматически при закрытии смены, но печать выполняется вручную. Автоматизация возможна через регламентные задания с рассылкой отчета на email или через доработку конфигурации, что требует участия специалиста по 1С.

Чем отличается отчет о розничных продажах от Z-отчета кассы?

Z-отчет формирует фискальный регистратор или онлайн-касса при закрытии смены — это фискальный документ о выручке. Отчет о розничных продажах — учетный документ 1С, который создается на основании данных смены и списывает товары со склада магазина. Их суммы должны совпадать, но назначение и юридический статус разные.