Как распечатать остатки в 1С: пошаговая инструкция

Печать остатков — одна из самых частых задач в 1С: бухгалтеру нужны остатки по счетам 10, 41, 43 для сверки, кладовщику — список товара на складе для инвентаризации, руководителю — сводка по всем складам. Во всех типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация) эта задача решается штатными отчётами без доработок.

Ключевой принцип одинаков для всех конфигураций: сначала формируется отчёт с нужными отборами и периодом, затем сформированный табличный документ отправляется на печать или сохраняется в файл. Различаются только названия самих отчётов и их расположение в меню.

Ниже разобраны конкретные сценарии для 1С:Бухгалтерии 8.3 и торговых конфигураций, настройка отборов, вывод на принтер и в Excel, а также типичные проблемы: пустой отчёт, расхождения с оборотно-сальдовой ведомостью, «обрезанная» печать.

Какой отчёт выбрать для печати остатков

В 1С нет единой кнопки «распечатать остатки» — используется один из штатных отчётов в зависимости от того, какие данные нужны. Выбор отчёта определяет итоговый вид печатной формы: количественный, суммовой, по складам или по счетам учёта.

Основные варианты:

• «Остатки товаров на складах» (УТ, ERP, КА, Розница) — количественные и суммовые остатки в разрезе складов и номенклатуры. Основной отчёт для кладовщика и инвентаризации.
• «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (1С:Бухгалтерия) — остатки по счетам 10, 41, 43, 002 и другим с количеством и суммой. Подходит бухгалтеру для сверки.
• «Остатки и доступность товаров» (УТ 11, ERP) — остатки с учётом резервов, если нужно видеть свободный остаток.
• «Ведомость по товарам на складах» — остатки с оборотами за период: приход, расход, начальное и конечное сальдо.

Сравнение отчётов по остаткам

Остатки товаров на складах

Нужен список товара на складе на конкретную дату. Не показывает движение за период.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту

Нужны суммы в бухгалтерской оценке и сверка с учётом. Требует понимания плана счетов.

Ведомость по товарам на складах

Нужно видеть и остатки, и движение за период. Формируется дольше на больших базах.

Печать остатков в 1С:Бухгалтерия 8.3

Самый универсальный способ в бухгалтерской конфигурации — оборотно-сальдовая ведомость по конкретному счёту. Например, для товаров на складе используется счёт 41.01, для материалов — 10.01, для готовой продукции — 43.

Порядок действий:

1. Откройте раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту».
2. В поле «Счёт» укажите нужный счёт, например 41.01.
3. Установите период. Для остатков «на сейчас» конечная дата — текущая, начальная может быть любой ранней.
4. Нажмите «Показать настройки» и при необходимости добавьте отбор по складу или организации на закладке «Отбор».
5. На закладке «Группировка» отметьте «По субконто» — тогда остатки развернутся по номенклатуре и складам.
6. Нажмите «Сформировать».
7. После формирования нажмите кнопку «Печать» на панели отчёта или сочетание Ctrl+P.

Если нужны только количественные остатки без сумм, в настройках на закладке «Показатели» оставьте флажок «Количество» и снимите «БУ (сумма)». Это удобно для инвентаризационных описей, где суммы не требуются.

1. 1
   Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту
2. 2
   Укажите счёт учёта (10, 41, 43) и период
3. 3
   В настройках добавьте отбор по складу и группировку по субконто
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоги
5. 5
   Нажмите «Печать» или Ctrl+P, выберите принтер

Печать остатков в Управлении торговлей и ERP

В торговых конфигурациях основной отчёт называется «Остатки товаров на складах» (в УТ 11 — «Остатки и доступность товаров» либо «Ведомость по товарам на складах» в зависимости от версии). Найти его можно через раздел «Склад» или «Закупки» → «Отчёты», либо через поиск по меню «Все отчёты».

Типовой сценарий:

1. Откройте «Склад и доставка» → «Отчёты по складу» → «Остатки товаров на складах» (в некоторых версиях — «НСИ и администрирование» → «Все отчёты»).
2. Установите дату, на которую нужны остатки.
3. В настройках отбора укажите склад, если нужен не весь список.
4. Сформируйте отчёт и проверьте итоговое количество.
5. Нажмите «Печать» или сохраните через «Файл» → «Сохранить как» в формате Excel.

В УТ 11 и ERP у отчётов на СКД (системе компоновки данных) есть варианты отчёта: «По складам», «По номенклатуре», «По организациям». Переключатель варианта находится в верхней части формы отчёта — выберите тот, что соответствует нужной структуре печатной формы.

Если нужна печатная форма для инвентаризации с графами «фактическое наличие» и подписями, используйте не отчёт, а документ «Пересчет товаров» (или «Инвентаризационная опись» в старших версиях Бухгалтерии) — у него есть типовые печатные формы ИНВ-3 и ИНВ-19.

Настройка отборов: склад, организация, номенклатура

Чаще всего нужны остатки не по всей базе, а по конкретному складу или группе товаров. Во всех типовых отчётах отборы настраиваются одинаково: кнопка «Настройки» (или «Показать настройки» в Бухгалтерии) → закладка «Отбор» → добавить условие.

Полезные отборы:

• Склад равно конкретному складу — для инвентаризации на одной площадке.
• Склад в списке — если нужно несколько складов одной организации.
• Номенклатура в группе — остатки по категории товаров, например только «Материалы» или только «Товары для перепродажи».
• Организация равно — при ведении нескольких юрлиц в одной базе.

Чтобы убрать нулевые позиции (товары, которых нет в наличии, но они есть в справочнике), в настройках отчётов на СКД добавьте отбор «Конечный остаток не равно 0». В оборотно-сальдовой ведомости Бухгалтерии нулевые строки по умолчанию не выводятся.

Перед печатью большой ведомости сохраните настройки отчёта как вариант (кнопка «Сохранить вариант отчёта» или «Ещё → Сохранить настройки»). В следующий раз отчёт сформируется с теми же отборами в один клик.

Вывод на принтер, в Excel и PDF

Сформированный отчёт — это табличный документ, и с ним доступны стандартные операции. Кнопка «Печать» на панели отчёта открывает диалог выбора принтера; сочетание Ctrl+P работает так же.

Перед печатью проверьте предварительный просмотр («Файл» → «Предварительный просмотр»): широкие отчёты с множеством колонок часто не помещаются на лист А4 по ширине. В этом случае в настройках страницы установите альбомную ориентацию или масштаб «По ширине страницы», либо уберите лишние колонки в настройках отчёта.

Для передачи остатков контрагенту или дальнейшей обработки удобнее сохранить файл: «Файл» → «Сохранить как» → выберите формат. Поддерживаются Excel (XLSX), PDF, HTML, табличный документ 1С (MXL). Для редактирования выбирайте Excel, для фиксации данных — PDF.

Контрольные точки

Как проверить результат перед печатью

Итоговые суммы и количество

Норма

Итоги по отчёту совпадают с ОСВ по соответствующему счёту

Тревожный признак

Расхождения — проверьте дату формирования и отборы

Предварительный просмотр

Норма

Все колонки помещаются на лист, шапка читается

Тревожный признак

Часть колонок обрезана или перенесена на отдельные листы

Отборы

Норма

В шапке отчёта указаны нужный склад и дата

Тревожный признак

Отчёт сформирован по всей базе или на неверную дату

Типичные ошибки и их причины

Наиболее частая жалоба — «отчёт пустой» или «остатки не совпадают». Причины почти всегда в настройках, а не в программе.

Если отчёт пуст: проверьте дату формирования (остатки на будущую дату могут быть нулевыми), снимите лишние отборы, убедитесь, что в базе проведены документы поступления. Если остатки есть, но не совпадают с ожиданием — сверьте дату: учётные остатки выводятся на конец дня, а отчёт мог быть сформирован на начало.

Расхождение между складским отчётом и оборотно-сальдовой ведомостью обычно означает, что часть документов проведена только по одному виду учёта (например, ордерный складской учёт в УТ), либо отчёты сформированы на разные моменты времени. В Бухгалтерии дополнительная причина — незакрытый месяц и нераспределённые затраты на счёте 43.

FAQ

Можно ли распечатать остатки на конкретную прошедшую дату?

Да. В отчёте укажите нужную дату в поле периода — 1С рассчитает остатки по движениям регистров на конец этого дня. Учтите, что если после этой даты документы перепроводились, остатки могут отличаться от ранее распечатанных.

Как распечатать остатки без нулевых позиций?

В отчётах на СКД (УТ, ERP) добавьте в настройках отбор «Конечный остаток не равно 0». В оборотно-сальдовой ведомости Бухгалтерии нулевые строки по умолчанию не выводятся.

Почему отчёт по остаткам не совпадает с ОСВ по счёту 41?

Частые причины: отчёты сформированы на разные моменты, в складском отчёте учитываются резервы или товары в пути, часть документов проведена только по управленческому учёту. Сверяйте сначала даты и отборы, затем — состав регистров.

Как вывести остатки с ценами и суммами?

В отчёте «Остатки товаров на складах» в настройках включите показатели суммы (в УТ 11 — вариант отчёта с суммами или добавьте ресурс «Стоимость»). В Бухгалтерии суммы выводятся в ОСВ по счёту по показателю «БУ».

Можно ли распечатать инвентаризационную опись по форме ИНВ-3?

Да. Создайте документ «Инвентаризация товаров» (в Бухгалтерии — «Инвентаризация»), заполните его остатками по кнопке «Заполнить», затем используйте команду печати ИНВ-3 из документа. Обычный отчёт по остаткам формы ИНВ-3 не заменяет.

Отчёт формируется очень долго — что делать?

Сузьте выборку: установите отбор по складу или группе номенклатуры, отключите ненужные показатели и детализацию. На больших базах формирование по всей номенклатуре с суммами может занимать заметное время — это нормально.