Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как распечатать оборотно-сальдовую ведомость по счету в 1С
Пошаговая инструкция: как сформировать и распечатать оборотно-сальдовую ведомость по счету в 1С:Бухгалтерии 8.3, настроить отборы, период и субконто.
Оборотно-сальдовая ведомость по счёту — один из самых востребованных отчётов в 1С:Бухгалтерии. Он показывает остатки на начало и конец периода, а также обороты по дебету и кредиту конкретного счёта с детализацией по субконто: контрагентам, номенклатуре, договорам и другим аналитическим разрезам. Бухгалтер использует эту ведомость для сверки расчётов, проверки складских остатков, подготовки к сдаче отчётности и ответов на запросы налоговой инспекции.
Распечатать ОСВ по счёту можно буквально за минуту: отчёт формируется стандартными средствами конфигурации, не требует доработок и доступен любому пользователю с правами бухгалтера. Сложности обычно возникают не с самой печатью, а с настройкой периода, отборов и группировок — от них зависит, какие данные попадут на бумагу.
Ниже разобран полный порядок действий для 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0): от открытия отчёта до вывода на принтер, а также настройка показателей, типичные ошибки и способы проверки корректности сформированной ведомости.
Где находится отчёт ОСВ по счёту в 1С:Бухгалтерии
В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 отчёт расположен в разделе «Отчёты». Перейдите туда через главное меню и найдите пункт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» в блоке стандартных бухгалтерских отчётов — рядом обычно находятся «Оборотно-сальдовая ведомость», «Анализ счёта» и «Карточка счёта».
Если раздела «Отчёты» нет в панели разделов, проверьте настройку интерфейса: откройте главное меню (кнопка с «бургером» слева вверху), выберите «Вид» → «Настройка панели разделов» и добавьте нужный раздел. Также отчёт можно найти через строку поиска в правом верхнем углу окна программы — достаточно начать вводить «оборотно-сальдовая».
В более старых версиях (1С:Бухгалтерия 8.2, редакция 2.0) путь немного другой: отчёт открывается через меню «Отчёты» в верхней панели или через закладку «Отчёты» на рабочем столе. Логика работы при этом аналогична.
Как задать период и выбрать счёт
После открытия отчёта первым делом заполните два ключевых параметра в шапке формы. Поле «Период» определяет, за какой интервал будут собраны данные: месяц, квартал, год или произвольные даты. Для стандартных интервалов удобно использовать выпадающий список — там есть готовые варианты «Текущий месяц», «Прошлый квартал», «Текущий год».
В поле «Счёт» укажите нужный счёт бухгалтерского учёта — например, 60 «Расчёты с поставщиками», 62 «Расчёты с покупателями», 10 «Материалы» или 51 «Расчётные счета». Счёт можно выбрать из плана счетов через кнопку выбора или ввести код вручную. Если у счёта есть субсчета (например, у 76 счёта), ведомость по умолчанию покажет данные сводно по всем субсчетам.
Также проверьте поле «Организация»: если в базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам, убедитесь, что выбрана нужная. Формирование отчёта по ошибочно выбранной организации — одна из самых частых причин «неправильных» цифр в распечатанной ведомости.
- 1Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту»
- 2Укажите период, счёт и организацию в шапке отчёта
- 3При необходимости настройте отборы и группировку через «Показать настройки»
- 4Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения отчёта
- 5Проверьте данные на экране
- 6Нажмите кнопку печати на панели отчёта или Ctrl+P, выберите принтер и отправьте документ на печать
Настройка отборов и группировки перед печатью
Детализация по субконто
Чтобы ведомость показала данные в нужном разрезе, нажмите «Показать настройки» в шапке отчёта. На закладке «Группировка» задаётся детализация: например, для счёта 62 по умолчанию стоит группировка по контрагентам и договорам. Вы можете снять лишние флажки, чтобы получить сводные цифры, или добавить дополнительные разрезы, если счёт их поддерживает.
Отборы по конкретным значениям
На закладке «Отбор» можно ограничить данные конкретным контрагентом, договором, подразделением или номенклатурной группой. Например, чтобы распечатать ведомость по счёту 60 только по одному поставщику, добавьте условие «Контрагенты Равно» и укажите нужное значение. Это удобно для актов сверки и ответов на претензии: на печать выводится только релевантная информация.
Показатели и развёрнутое сальдо
На закладке «Показатели» включаются дополнительные колонки: количественные данные (для счетов учёта ТМЦ), валютные суммы, данные налогового учёта (НУ, ПР, ВР) и контрольные разницы БУ–НУ. На закладке «Дополнительные поля» можно вывести в отдельные колонки ИНН контрагента или номер договора — это часто требуется, когда ведомость передаётся третьим лицам.
Как отправить ведомость на печать
После формирования отчёт отображается как табличный документ. Для печати нажмите кнопку с изображением принтера на панели инструментов отчёта или используйте сочетание клавиш Ctrl+P. Откроется стандартный диалог печати, где выбирается принтер, диапазон страниц и количество копий.
Перед отправкой на принтер рекомендуется открыть предварительный просмотр (кнопка с лупой рядом с кнопкой печати). Здесь видно, как ведомость ляжет на страницы: не обрезаются ли колонки, помещается ли таблица по ширине листа. Широкие ведомости с развёрнутой аналитикой часто не влезают в книжную ориентацию — в этом случае переключите ориентацию на альбомную в настройках страницы или уменьшите масштаб.
Если принтер недоступен или документ нужно передать электронно, используйте сохранение в файл: «Файл» → «Сохранить как» (или кнопка сохранения на панели). Поддерживаются форматы PDF, Excel (XLSX), MXL и другие. PDF удобен для отправки контрагентам и в налоговую, Excel — если получатель будет дальше обрабатывать данные.
Если ведомость регулярно печатается с одними и теми же настройками (например, ежемесячно по счёту 62 с группировкой по договорам), сохраните вариант отчёта через «Сохранить настройки» или «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта». В следующий раз достаточно будет выбрать сохранённый вариант и поменять только период.
Проверка сформированной ведомости перед печатью
Прежде чем выводить документ на бумагу, убедитесь, что цифры достоверны. Сверьте итоговое сальдо по счёту с общей оборотно-сальдовой ведомостью за тот же период — суммы должны совпадать. Если ОСВ по счёту формировалась с отбором по субконто, её итог может отличаться от общего сальдо счёта, и это нормально, но разницу нужно уметь объяснить.
Проверьте, что в отчёт попали все ожидаемые документы. Если какие-то операции отсутствуют, убедитесь, что документы проведены, а период отчёта их охватывает. Непроведённые документы в отчёт не попадают. Также обратите внимание на «красные» (отрицательные) остатки по счетам учёта ТМЦ или расчётов — это признак ошибок в учёте, которые лучше исправить до печати официальной ведомости.
Если ведомость формируется долго или программа сообщает о необходимости пересчёта итогов, проверьте актуальность итогов по регистрам бухгалтерии — при больших объёмах данных это заметно ускоряет работу отчётов.
Как проверить результат
Совпадает с сальдо этого счёта в общей ОСВ за тот же период
Расхождения без объяснимой причины (отбора)
Положительные значения в ожидаемых колонках (дебет/кредит)
Отрицательные остатки, «красные» суммы по складу или расчётам
Все ожидаемые контрагенты/документы присутствуют
Отсутствуют проведённые документы периода
Все колонки помещаются на страницу, данные читаемы
Таблица обрезана, текст нечитабелен из-за масштаба
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая проблема — пустой отчёт при наличии оборотов. Причины обычно три: неверно выбрана организация, задан слишком узкий период или остался активный отбор, забытый с прошлого сеанса работы. Проверьте закладку «Отбор» и сбросьте лишние условия кнопкой «Удалить» или восстановлением стандартных настроек.
Вторая частая ситуация — пользователь путает ОСВ по счёту с другими отчётами. Для распечатки движений по конкретному документу больше подходит «Карточка счёта», для анализа корреспонденций — «Анализ счёта», для сводной картины по всем счетам — общая ОСВ. Выбор неправильного отчёта приводит к тому, что на печать выводится не та форма, которую ждёт проверяющий или руководитель.
Учтите ограничение прав доступа: если пользователю назначена роль без права просмотра данных бухгалтерского учёта или по конкретной организации, отчёт сформируется пустым или не откроется вовсе. В этом случае вопрос решается через администратора базы, а не через настройки отчёта.
Чем ОСВ по счёту отличается от смежных отчётов
В 1С:Бухгалтерии несколько отчётов строятся на одних и тех же данных, но решают разные задачи. Понимание различий помогает быстро выбрать нужную форму и не тратить время на настройку неподходящего отчёта.
| Отчёт | Что показывает | Когда использовать |
|---|---|---|
| ОСВ по счёту | Сальдо и обороты по одному счёту с группировкой по субконто | Сводная картина по счёту за период, сверка остатков |
| Анализ счёта | Обороты счёта в корреспонденции с другими счетами | Понять, откуда пришли и куда ушли суммы |
| Карточка счёта | Каждая проводка по счёту с документом-основанием | Детальная проверка конкретных операций |
| ОСВ (общая) | Сальдо и обороты по всем счетам плана счетов | Общая проверка учёта, подготовка баланса |
Для задачи «распечатать ведомость по счёту» оптимальна именно ОСВ по счёту: она компактнее карточки счёта и при этом содержит аналитическую расшифровку, которой нет в общей ОСВ.
Что важно запомнить
ОСВ по счёту формируется из раздела «Отчёты»: задаёте период, счёт и организацию, при необходимости настраиваете отборы и группировку, нажимаете «Сформировать» и печатаете через Ctrl+P. Перед печатью сверьте итог с общей ОСВ и проверьте макет в предварительном просмотре.
Частые вопросы
Как распечатать ОСВ по счёту только по одному контрагенту?
Откройте настройки отчёта («Показать настройки»), перейдите на закладку «Отбор», добавьте условие «Контрагенты Равно» и выберите нужного контрагента из справочника. После нажатия «Сформировать» в ведомость попадут только обороты и остатки по этому контрагенту, и на печать выведется усечённая форма.
Почему отчёт формируется пустым, хотя операции по счёту были?
Чаще всего причина в неверно выбранной организации, слишком узком периоде или активном отборе, оставшемся от предыдущего сеанса. Проверьте шапку отчёта и закладку «Отбор». Также убедитесь, что документы периода проведены — непроведённые документы в отчёт не включаются.
Можно ли распечатать ведомость с количественными показателями?
Да. Для счетов с количественным учётом (например, 10 «Материалы», 41 «Товары») откройте настройки, закладку «Показатели» и включите флажок «Количество». В ведомости появятся колонки с количеством по приходу, расходу и остаткам.
Как сохранить ведомость в PDF вместо печати?
Сформируйте отчёт, затем используйте команду сохранения табличного документа: «Файл» → «Сохранить как» или кнопку сохранения на панели. В диалоге выберите тип файла PDF и укажите папку. Полученный файл можно отправить по электронной почте или приложить к ответу на требование.
Почему сальдо в ОСВ по счёту не совпадает с общей ОСВ?
Если в настройках включён отбор по субконто, итог ведомости будет меньше общего сальдо счёта — это ожидаемо. Если отборов нет, а расхождение есть, проверьте настройку развёрнутого сальдо и убедитесь, что оба отчёта сформированы за одинаковый период и по одной организации.
Можно ли вывести в ведомость ИНН контрагентов?
Да, через настройки: закладка «Дополнительные поля» → «Добавить» → выберите поле «ИНН» из данных контрагента и размещение «В отдельной колонке». Аналогично выводятся КПП, номер договора и другие реквизиты, доступные в аналитике счёта.