Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как провести отчет о розничных продажах в 1С
Как сформировать документ «Отчет о розничных продажах» в 1С: создание, заполнение, проверка остатков, типичные ошибки и порядок закрытия кассовой смены.
Документ «Отчет о розничных продажах» в 1С закрывает кассовую смену: он списывает проданные товары со склада магазина, отражает выручку в кассе и формирует данные для управленческой и бухгалтерской отчетности. Без корректного проведения этого документа остатки по розничному складу будут расходиться с фактическими, а выручка не попадет в учет.
Порядок работы зависит от конфигурации. В 1С:Розница отчет формируется автоматически при закрытии смены, в 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация его чаще создают на основании отчета ККТ или заполняют вручную. Ниже разобраны оба сценария, а также проверка результата и типичные ошибки.
Перед началом убедитесь, что у вас есть права на создание и проведение кассовых документов, а касса ККМ и склад магазина корректно заведены в справочниках. Ошибки в этих настройках — самая частая причина, по которой отчет не проводится или проводится с неверными данными.
Подготовка: что проверить перед формированием отчета
Отчет о розничных продажах аккумулирует данные за смену, поэтому ошибки на входе дадут ошибки на выходе. Проверьте три вещи: кассовая смена закрыта и по ней сформирован Z-отчет, все чеки пробиты и загружены в программу, в справочнике указан правильный склад отгрузки — именно с него будет списан товар.
Также убедитесь, что в карточке кассы ККМ указан верный тип кассы (фискальный регистратор, автономная ККТ или касса без подключения оборудования). От этого зависит, сможет ли программа автоматически подтянуть данные о продажах или их придется вводить вручную.
Сформирован Z-отчет, сумма выручки известна
В настройках кассы и документа указан один и тот же склад
По проданным позициям есть положительный остаток на складе
У пользователя есть права на создание и проведение отчета
Формирование отчета в 1С:Розница
В 1С:Розница типовой сценарий максимально автоматизирован. Кассир в конце дня выполняет закрытие смены в рабочем месте кассира: программа снимает Z-отчет, формирует документ «Отчет о розничных продажах» и проводит его. Ручное вмешательство требуется только при расхождениях.
Если нужно сформировать отчет вручную, откройте раздел «Продажи» → «Отчеты о розничных продажах» и нажмите «Создать». Укажите кассу ККМ, склад и организацию, затем нажмите «Заполнить» → «Заполнить по фактическим продажам». Программа подтянет все пробитые за смену чеки и сгруппирует их по товарам.
После заполнения сверьте итоговую сумму документа с суммой Z-отчета. Если суммы совпадают — проведите документ. Если нет, ищите незагруженные чеки или чеки, пробитые на другую кассу.
- 1Откройте «Продажи» → «Отчеты о розничных продажах» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, кассу ККМ и склад
- 3Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по фактическим продажам»
- 4Сверьте итоговую сумму с Z-отчетом
- 5Проверьте табличную часть: товары, количество, цены, ставки НДС
- 6Нажмите «Провести и закрыть»
- 7Сформируйте отчет «Остатки товаров» и убедитесь, что проданные позиции списались
Формирование отчета в 1С:Управление торговлей
В УТ 11 отчет создается на основании документа «Отчет ККТ» (закрытие смены) или вручную. Откройте раздел «Продажи» → «Розничные продажи» → «Отчеты о розничных продажах», нажмите «Создать» и выберите кассу ККМ. Если в базе есть закрытая смена, программа предложит заполнить документ по ее данным.
Альтернативный путь — кнопка «Заполнить» в самом документе. Доступны варианты: по фактическим продажам (по чекам), по остаткам на складе (проданным считается все, что ушло в минус по сравнению с предыдущим отчетом) и по данным ККТ. Для магазинов с подключенным фискальным регистратором корректный вариант — заполнение по чекам.
Если торговля ведется без подключения оборудования, табличную часть заполняют вручную или подбором товаров. В этом случае особенно важна сверка с фактической выручкой: внесенная вручную сумма должна совпасть с деньгами в кассе и данными Z-отчета.
Способы заполнения табличной части
Подходит при подключенной ККТ. Самый точный способ, исключает ошибки ручного ввода
Подходит при ручном учете. Риск: в продажи попадут также порча и пересортица
Для небольшого ассортимента и автономной работы. Требует обязательной сверки с выручкой
Проверка и проведение документа
Перед проведением откройте вкладку с оплатами и убедитесь, что суммы наличной и безналичной оплаты распределены корректно. Расхождение между формами оплаты и данными эквайринга — частая причина проблем при сверке с банком.
Проверьте ставки НДС по каждой строке: они должны соответствовать настройкам номенклатуры и системе налогообложения организации. Неверная ставка в отчете исказит книгу продаж и декларацию по НДС.
После нажатия «Провести» документ делает движения по регистрам: списывает товар со склада, увеличивает выручку и остаток денежных средств в кассе ККМ. Если проведение завершилось ошибкой «недостаточно товара на складе», значит, по части позиций нет положительного остатка — выполните оприходование или инвентаризацию, затем перепроведите отчет.
Как проверить результат
Совпадает с суммой Z-отчета до копейки
Расхождение — ищите неучтенные или дублирующиеся чеки
Проданные товары списаны, отрицательных остатков нет
Минус по позициям — товар не был оприходован
Выручка отражена в кассе ККМ
Сумма в кассе не изменилась — документ не проведен
Ставки соответствуют номенклатуре
Нулевые или неверные ставки при облагаемых товарах
Типичные ошибки и как их исправить
Самая распространенная проблема — отчет не проводится из-за отрицательных остатков. Это значит, что товар продавался, но не был оприходован на розничный склад. Решение: оформите поступление или перемещение товара датой до отчета, затем перепроведите документ.
Вторая частая ситуация — дублирование продаж. Оно возникает, когда отчет сформирован автоматически при закрытии смены, а затем создан еще раз вручную. Проверьте журнал документов за день: за одну смену по одной кассе должен быть один проведенный отчет.
Третья ошибка — неверный склад в шапке документа. Товар спишется не с того склада, и остатки «поедут» сразу по двум складам. Исправление: распроведите документ, укажите правильный склад, перезаполните табличную часть и проведите заново.
Аналитика: какие отчеты построить на основе документа
Проведенные отчеты о розничных продажах — источник данных для аналитических отчетов. В разделе «Продажи» доступны «Валовая прибыль», «Анализ продаж», «Динамика продаж» — все они строятся по проведенным документам, поэтому непроведенный отчет искажает аналитику.
Для кассового контроля полезен отчет «Движения денежных средств» и оборотно-сальдовая ведомость по счету 50 в бухгалтерском модуле. Сверяйте ее с данными эквайринга и фактической инкассацией ежедневно — так расхождения выявляются в тот же день, а не в конце месяца.
Назначьте ответственного за ежедневную сверку: сумма отчета о розничных продажах = сумма Z-отчета = данные эквайринга. Трехсторонняя сверка занимает несколько минут, но исключает накопление скрытых расхождений, которые потом приходится разбирать инвентаризацией.
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Самостоятельная работа с документом безопасна в рамках текущего дня и открытого периода: создание, заполнение, проведение, исправление ошибок ввода. За пределами этой зоны — корректировка закрытых периодов, изменение типовых движений документа, настройка обмена с кассовым оборудованием — лучше привлекать специалиста по 1С.
Если магазинов несколько и продажи идут параллельно, настройте расписание автоматического закрытия смен и выгрузки данных в центральную базу. Ручная консолидация по нескольким точкам почти гарантированно приводит к пропущенным сменам и расхождениям остатков.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Отчет о розничных продажах формируется по закрытой кассовой смене: в 1С:Розница автоматически, в УТ — вручную с заполнением по чекам. Перед проведением сверяйте сумму с Z-отчетом, после — проверяйте остатки склада и движения по кассе. Один день, одна касса, один проведенный отчет.
Частые вопросы
Можно ли сформировать один отчет о розничных продажах за неделю?
Технически можно, если указать период и заполнить документ вручную, но это нарушает логику учета: отчет привязан к кассовой смене, и консолидация за несколько дней затрудняет сверку с Z-отчетами и поиск расхождений. Рекомендуемая практика — один отчет на каждую закрытую смену по каждой кассе.
Что делать, если чек пробит, но не попал в отчет?
Откройте журнал чеков и проверьте статус документа: возможно, чек не проведен, помечен на удаление или оформлен на другую кассу ККМ. После исправления статуса перезаполните отчет кнопкой «Заполнить по фактическим продажам» и сверьте итог с Z-отчетом.
Как отразить возврат товара от покупателя?
Возврат оформляется отдельным документом «Возврат товаров от розничного покупателя» (или чеком возврата в РМК), а не отрицательной строкой в отчете о продажах. При заполнении отчета по фактическим продажам возвраты учитываются автоматически и уменьшают итоговую выручку.
Почему после проведения отчета остатки стали отрицательными?
Значит, товар продавался без достаточного остатка на складе: не оформлено поступление, перемещение на розничный склад или товар оприходован на другой склад. Сформируйте отчет «Остатки товаров» с детализацией по складам, найдите расхождение и оформите недостающие документы датой до отчета, затем перепроведите его.
Нужно ли формировать отчет, если за день не было продаж?
Если смена открывалась и закрывалась с нулевой выручкой, отчет о розничных продажах обычно не требуется — достаточно документа закрытия смены. Однако в некоторых настройках учета нулевой отчет создают для полноты последовательности документов; уточните принятый порядок у вашего бухгалтера.
Чем отличается отчет о розничных продажах от реализации товаров и услуг?
«Реализация» — оптовый документ: оформляется на конкретного контрагента, с договором и отсрочкой платежа. Отчет о розничных продажах обобщает безналичные и наличные продажи неопределенному кругу покупателей через кассу ККМ без выставления документов каждому покупателю.