Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как проверить задолженность в 1С
Как проверить задолженность контрагентов в 1С: отчёты по дебиторке и кредиторке, акт сверки, карточка счёта, проверка взаиморасчётов и типичные ошибки.
Задолженность в 1С проверяется через стандартные отчёты по взаиморасчётам: «Задолженность клиентов», «Задолженность поставщикам», «Анализ взаиморасчётов» и оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 62. Выбор инструмента зависит от того, чья задолженность вас интересует — покупателей перед вами, ваша перед поставщиками или внутренняя картина по конкретному договору.
Перед проверкой важно убедиться, что в базе проведены все первичные документы за анализируемый период: реализации, поступления, оплаты и возвраты. Если часть документов не проведена или оплаты не разнесены по счетам, отчёты покажут искажённую картину — формально долг будет, а фактически деньги уже получены.
Ниже разобраны основные способы проверки задолженности в типовых конфигурациях: Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP и Бухгалтерия предприятия. Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика везде одинаковая.
Какие виды задолженности проверяют в 1С
В учёте различают дебиторскую задолженность — когда должны вам — и кредиторскую, когда должны вы. Дебиторка обычно сидит на счетах 62 (расчёты с покупателями) и 76, кредиторка — на счетах 60 (расчёты с поставщиками) и 76. В управленческих отчётах УТ и ERP эти суммы показываются без привязки к бухгалтерским счетам, просто как «долг клиента» или «наш долг».
Отдельная категория — задолженность по договорам с разными условиями оплаты: предоплата, постоплата, частичная оплата. Если в договоре заданы условия расчётов, система может показать не просто сумму долга, но и просроченную часть — ту, что не оплачена в срок. Это важно для контроля, потому что общий долг сам по себе ещё не проблема, а просрочка — уже сигнал для работы с клиентом.
Также проверяют задолженность перед бюджетом и сотрудниками: налоги (счёт 68), взносы (счёт 69), зарплата (счёт 70). Она смотрится через оборотно-сальдовую ведомость, а не через отчёты по контрагентам.
Проверка долга клиентов через отчёт «Задолженность клиентов»
В УТ 11, КА 2 и ERP откройте раздел «Продажи» (или «CRM и маркетинг») → «Отчёты по продажам» → «Задолженность клиентов». Укажите дату, на которую нужно увидеть долг, при необходимости отберите конкретного клиента, менеджера или организацию, и нажмите «Сформировать».
Отчёт покажет итоговую сумму долга по каждому клиенту с разбивкой по заказам или накладным. Если в настройках включён контроль сроков оплаты, рядом отобразится просроченная задолженность и количество дней просрочки. Двойной щелчок по строке открывает расшифровку — список документов, из которых сложилась сумма.
Если клиента нет в отчёте, это не всегда значит, что долга нет. Проверьте отборы: возможно, установлен фильтр по организации или сегменту клиентов, который отсекает нужную строку. Сбросьте отборы и сформируйте отчёт заново.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Отчёты по продажам» → «Задолженность клиентов»
- 2Установите дату отчёта и нужные отборы (клиент, организация, менеджер)
- 3Нажмите «Сформировать» и изучите итоговые суммы
- 4Двойным щелчком по строке откройте расшифровку по документам
- 5Сверьте расшифровку с банковскими выписками и первичкой
Проверка долга перед поставщиками
Зеркальный отчёт находится в разделе «Закупки» → «Отчёты по закупкам» → «Задолженность поставщикам». Он показывает, сколько вы должны поставщикам на выбранную дату, с разбивкой по заказам и поступлениям. Логика работы такая же: дата, отборы, формирование, расшифровка по документам.
Обратите внимание на ситуацию, когда отчёт показывает долг по давно оплаченному документу. Чаще всего причина в том, что платёж введён отдельным документом и не зачтён в оплату конкретного поступления, либо зачёт аванса произошёл по другому договору. В этом случае долг «раздваивается»: висит кредиторка по накладной и одновременно дебиторка по авансу.
Для исправления откройте документ оплаты и проверьте заполнение табличной части «Расшифровка платежа»: там должны быть указаны тот же договор и тот же документ расчётов, что и в поступлении. После перепроведения оплаты сформируйте отчёт заново — суммы должны схлопнуться.
Карточка расчётов и акт сверки с контрагентом
Когда нужно проверить долг по одному конкретному контрагенту, удобнее карточка расчётов. В УТ и ERP она открывается из карточки партнёра или через раздел «Казначейство» → отчёты по взаиморасчётам. В Бухгалтерии 3.0 используйте «Анализ субконто» по счетам 60 или 62 с отбором по контрагенту и договору.
Для официальной сверки с контрагентом сформируйте акт сверки взаиморасчётов. В Бухгалтерии: раздел «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов». Укажите контрагента, договор (или сверку по всем договорам) и период. Программа автоматически подтянет все документы за период и рассчитает сальдо.
Перед отправкой акта контрагенту проверьте его вручную: все ли оплаты попали в документ, нет ли строк с нулевыми суммами от сторнированных документов. Если стороны расходятся, ищите расхождение по расшифровке: обычно это непроведённая оплата, разница в датах документов или документ, введённый только у одной из сторон.
Как проверить результат
Суммы совпадают на одну и ту же дату
Отчёт и акт показывают разные суммы — ищите непроведённые документы
Каждая строка — реальный документ с понятной суммой
Есть строки от давно оплаченных или отменённых документов
Все оплаты из выписки введены и проведены
Оплаты есть в банке, но отсутствуют в базе
Проверка через оборотно-сальдовую ведомость
Бухгалтерский способ — ОСВ по счёту. В Бухгалтерии 3.0 откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите счёт 62.01 (расчёты с покупателями) или 60.01 (расчёты с поставщиками) и период. В настройках добавьте группировку по контрагентам и договорам.
Дебетовое сальдо на конец периода по 62 счёту — это долг покупателей, кредитовое сальдо по 60 счёту — ваш долг поставщикам. Обратная ситуация (кредитовое сальдо на 62, дебетовое на 60) означает авансы: полученные от покупателей или выданные поставщикам.
Тревожный признак — одновременное дебетовое и кредитовое сальдо по одному контрагенту на одном счёте без разбивки по договорам. Обычно это значит, что аванс не зачтён: деньги получены, реализация проведена, но взаимозачёта не произошло. В Бухгалтерии проверьте настройку зачёта авансов в документе реализации, в УТ — документ «Взаимозачёт задолженности» или корректность зачёта оплат.
Частые ошибки при проверке задолженности
Самая распространённая ошибка — смотреть долг «на сегодня», когда часть документов за последние дни ещё не введена. Оплата пришла вчера, выписка не загружена, и отчёт показывает лишний долг. Перед выводами убедитесь, что загружены свежие банковские выписки и проведены все реализации периода.
Вторая ошибка — игнорирование разных договоров и организаций. Один и тот же контрагент может иметь долг по одному договору и переплату по другому. Суммарно сальдо почти нулевое, но по документам расчётов картина разная, и при сверке это всплывёт. Формируйте отчёты с детализацией до договора, а не только до контрагента.
Третья группа ошибок — работа в многофирменной базе. Если в отчёте не сброшен отбор по организации, вы видите долг только одной фирмы группы, хотя клиент платил на другую. Проверяйте поле «Организация» в шапке отчёта.
Что делать, если суммы не сходятся
Если данные отчёта не совпадают с актом от контрагента или с вашими ожиданиями, действуйте последовательно. Сначала сузьте период: сформируйте отчёт помесячно и найдите месяц, где началось расхождение. Затем внутри этого месяца откройте расшифровку по документам и сравните её с первичкой.
Типичные источники расхождений: отменённый, но не помеченный на удаление документ; изменённая задним числом реализация; оплата, проведённая на другой договор; возврат товара, оформленный только у одной стороны. После исправления документа перепроведите связанные оплаты и заново сформируйте отчёт.
Если расхождение между управленческими отчётами и бухгалтерскими регистрами в ERP или КА, выполните регламентные операции закрытия месяца — именно на этом этапе пересчитываются взаиморасчёты и формируются бухгалтерские проводки по расчётам.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Задолженность проверяют отчётами «Задолженность клиентов/поставщикам», карточкой расчётов, ОСВ по счетам 60/62 и актом сверки. Перед выводами убедитесь, что проведены все документы и загружены выписки. Расхождения исправляйте через корректные документы, а не ручными операциями.
Частые вопросы
Почему в отчёте по задолженности нет нужного клиента?
Чаще всего сработали отборы: по организации, менеджеру или сегменту. Сбросьте все отборы и сформируйте отчёт заново. Если клиента всё равно нет — проверьте, есть ли по нему проведённые документы расчётов и не закрыт ли долг полностью.
Чем отличается отчёт «Задолженность клиентов» от ОСВ по 62 счёту?
Отчёт по задолженности строится по управленческим регистрам расчётов и показывает долг в разрезе заказов и накладных. ОСВ строится по бухгалтерским проводкам. В идеале суммы совпадают; расхождение обычно означает, что не выполнено закрытие месяца или есть ручные операции.
Как увидеть только просроченную задолженность?
В отчёте «Задолженность клиентов» включите в настройках вариант с контролем сроков оплаты — программа покажет просроченную часть долга и количество дней просрочки. Условия оплаты при этом должны быть заданы в договорах или соглашениях с клиентами.
Что делать, если долг «дублируется»: висит и аванс, и задолженность?
Это признак незачтённого аванса. Проверьте документ оплаты: в расшифровке платежа должны быть указаны тот же договор и документ расчётов, что в реализации. При необходимости оформите документ «Взаимозачёт задолженности» и перепроведите связанные документы.
Можно ли проверить задолженность за прошлый период?
Да, все перечисленные отчёты формируются на любую дату. Установите нужную дату в параметрах отчёта. Учтите: если документы задним числом изменялись после закрытия периода, картина на ту дату может отличаться от той, что была зафиксирована в отчётности.
Как проверить задолженность по налогам и зарплате?
Через ОСВ по соответствующим счетам: 68 — налоги, 69 — страховые взносы, 70 — расчёты с персоналом. Кредитовое сальдо на конец периода показывает сумму обязательства. Для детализации используйте «Анализ счёта» с разбивкой по субконто.