Как построить отчет по продажам в 1С

Отчет по продажам — один из самых востребованных инструментов анализа в 1С. Он показывает, что, кому и когда продано, какая выручка и валовая прибыль получены, какие товары и клиенты приносят основной доход. В типовых конфигурациях (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, УНФ) такие отчеты уже встроены, и в большинстве случаев программировать ничего не нужно — достаточно правильно выбрать отчет и настроить параметры.

Главная сложность для новичка — не само построение, а выбор нужного отчета из десятка похожих и корректная настройка отборов. Один и тот же вопрос («сколько мы продали за месяц») можно посмотреть в разрезе номенклатуры, клиентов, менеджеров, складов — и каждый раз это будет отдельная настройка. Ниже разобраны типовые сценарии, проверка результата и типичные ошибки.

Какие отчеты по продажам есть в 1С и какой выбрать

В типовых конфигурациях отчеты по продажам сгруппированы в разделе «Продажи» → «Отчеты по продажам» (в УНФ — «Аналитика» и «Продажи»). Набор зависит от конфигурации, но основные варианты совпадают по смыслу.

Сравнение вариантов

Продажи / Динамика продаж

Выручка и количество по номенклатуре, клиентам, периодам. Подходит для общего анализа объемов. Не показывает прибыль.

Валовая прибыль предприятия

Выручка, себестоимость, валовая прибыль и рентабельность. Нужен для оценки маржинальности. Требует корректного расчета себестоимости.

Анализ продаж / Анализ причин отклонений

Сравнение с прошлыми периодами и планами. Подходит, если ведется планирование продаж.

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 90

Бухгалтерский вариант: выручка и себестоимость по регламентированному учету. Нужна для сверки с декларациями.

Практическое правило: если вопрос звучит как «что и сколько продали» — открывайте «Продажи»; если «сколько заработали» — «Валовую прибыль»; если «сходится ли с бухгалтерией» — ОСВ по 90 счету. Не пытайтесь получить все ответы из одного отчета: управленческие и регламентированные данные могут отличаться из-за разных правил расчета себестоимости.

Как открыть отчет и задать период

Путь в интерфейсе: раздел «Продажи» → группа «Отчеты по продажам» → нужный отчет. Если отчета нет в меню, воспользуйтесь поиском: в большинстве конфигураций работает команда «Все отчеты» или поиск по названию через строку поиска в шапке программы.

После открытия первым делом задайте период. Поле периода обычно находится в шапке формы отчета. Можно выбрать стандартный период («Этот месяц», «Прошлый квартал») или произвольные даты. Учитывайте: отчет строится по датам документов продажи (реализаций, отчетов о розничных продажах), а не по датам оплаты.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» и выберите отчет, например «Валовая прибыль предприятия».
2. 2
   Задайте период в шапке отчета — стандартный или произвольный.
3. 3
   Нажмите «Настройки» и добавьте нужные отборы: организация, склад, менеджер, группа номенклатуры.
4. 4
   Выберите группировку строк: по номенклатуре, контрагентам или периодам.
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоги.
6. 6
   Сохраните вариант настроек кнопкой «Сохранить вариант», чтобы не настраивать заново.

Настройка отборов и группировок

Отчеты в 1С построены на системе компоновки данных, поэтому настройки у всех похожи. Кнопка «Настройки» открывает окно с вкладками «Отборы», «Группировки», «Показатели», «Сортировка». Для большинства задач достаточно отборов и группировок.

Типовые отборы: организация (если в базе несколько юрлиц), склад, подразделение, менеджер, контрагент или группа клиентов, номенклатурная группа. Отбор добавляется кнопкой «Добавить отбор»: выбираете поле, вид сравнения («Равно», «В списке», «В группе») и значение. Полезный прием — отбор «В группе» по папке справочника, чтобы захватить всю товарную категорию целиком.

Группировка определяет, в каком разрезе выводятся строки. Для анализа ассортимента ставьте «Номенклатура», для оценки клиентов — «Контрагент», для динамики — «Период» с детализацией по неделям или месяцам. Группировки можно вкладывать друг в друга: например, «Менеджер → Контрагент → Номенклатура».

Как построить типовые сценарии

Продажи по товарам за месяц

Откройте отчет «Продажи» (или «Валовая прибыль»), задайте период, в группировках оставьте только «Номенклатура». В показателях включите количество, выручку и при необходимости себестоимость. Отсортируйте по убыванию выручки — получите рейтинг товаров. Добавьте отбор по складу, если анализируете конкретную точку.

Продажи по клиентам и менеджерам

Группировка «Контрагент» покажет выручку по покупателям; добавьте второй уровень «Менеджер» или наоборот — в зависимости от того, кого оцениваете. Для плана-факта используйте отчет «Выполнение плана продаж», если планирование ведется. Проверьте, что у документов заполнен менеджер: пустое поле соберет продажи в отдельную строку без ответственного.

Дебиторская задолженность по продажам

Отгрузка и оплата — разные события. Чтобы увидеть, кто не оплатил, используйте отчеты «Задолженность клиентов» или «Расчеты с партнерами», а не отчет по продажам. Смешивать их в одной таблице без расшифровки — частая причина неверных выводов о выручке.

Проверка результата и сверка с учетом

После формирования сверьте итог с независимым источником. Самый надежный способ — оборотно-сальдовая ведомость по счету 90.01 «Выручка» за тот же период. Расхождения обычно объясняются: непроведенными или помеченными на удаление документами, разницей между управленческим и регламентированным учетом, возвратами, учтенными в другом периоде.

В управленческих отчетах цифра может отличаться от бухгалтерской на сумму продаж по незавершенным расчетам себестоимости. Если себестоимость в отчете «Валовая прибыль» равна нулю или явно занижена — сначала выполните закрытие месяца (расчет себестоимости), затем формируйте отчет заново.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговая выручка

Норма

Совпадает с оборотом по счету 90.01 или объяснимо отличается

Тревожный признак

Расхождение без понятной причины — ищите непроведенные документы

Себестоимость

Норма

Заполнена по всем строкам, маржа выглядит правдоподобно

Тревожный признак

Нулевая или отрицательная себестоимость массово — месяц не закрыт

Строки без менеджера/склада

Норма

Таких строк нет или их доля мала

Тревожный признак

Значительная часть продаж без аналитики — документы заполнены небрежно

Выгрузка, сохранение и рассылка отчета

Сформированный отчет можно сохранить в Excel через «Файл» → «Сохранить копию» или кнопку сохранения в табличном документе. Для передачи руководству удобен формат PDF. Учтите: расшифровка (проваливание в документы) работает только внутри 1С, в выгруженном файле останутся только цифры.

Настройки отчета сохраняются как «вариант отчета»: кнопка «Сохранить вариант» в меню настроек. Варианту можно дать понятное имя («Продажи по менеджерам, месяц») и сделать доступным другим пользователям. В ряде конфигураций доступна рассылка отчетов по расписанию — отчет будет формироваться и отправляться на почту автоматически.

Когда стандартных отчетов не хватает

Если нужный разрез недоступен (например, продажи по произвольному свойству товара или по каналам из внешней системы), есть три пути. Первый — расширить настройки существующего отчета: в режиме «Расширенная настройка» можно добавить поля, которых нет в быстрых отборах. Второй — построить произвольный отчет через «Консоль отчетов» или универсальный отчет по регистру продаж. Третий — заказать доработку внешнего отчета у специалиста по 1С.

Самостоятельно лезть в конфигуратор и менять типовой отчет не стоит: при обновлении конфигурации изменения потеряются, а ошибка в запросе исказит данные для всех пользователей. Безопасная граница самостоятельной работы — настройки, варианты отчетов и внешние отчеты без снятия конфигурации с поддержки.

Частые вопросы

Почему отчет по продажам пустой, хотя реализации введены?

Чаще всего мешают отборы, оставшиеся от прошлой настройки, или неверный период. Нажмите «Стандартные настройки», задайте период заново и сформируйте отчет. Также проверьте, что документы проведены, а не сохранены как черновики.

Чем отличается выручка в отчете «Продажи» от оборота по счету 90?

Отчет «Продажи» — управленческий: он строится по регистрам продаж и может учитывать документы по другим правилам, чем бухгалтерский учет. Оборот по 90.01 — регламентированная выручка. Небольшие расхождения допустимы, но их причину (возвраты, разные даты, незакрытый месяц) нужно уметь объяснить.

Как увидеть прибыль по каждому товару?

Используйте отчет «Валовая прибыль предприятия» с группировкой по номенклатуре. Предварительно выполните закрытие месяца, чтобы себестоимость была рассчитана, иначе прибыль будет искажена или равна выручке.

Можно ли автоматически отправлять отчет руководителю каждую неделю?

Да, в большинстве типовых конфигураций есть механизм рассылки отчетов: сохраните вариант отчета, создайте рассылку с расписанием и укажите получателей. Отчет будет формироваться и уходить по почте без участия пользователя.

Как посмотреть продажи сразу по нескольким организациям?

Уберите отбор по организации или задайте в отборе «В списке» с нужными юрлицами, а в группировках добавьте поле «Организация» — итоги будут разложены по каждой компании. Учтите, что в регламентированных отчетах межфирменные продажи могут требовать отдельной трактовки.

Отчет формируется очень долго — что делать?

Сузьте период и добавьте отборы, уберите лишнюю детализацию до документов. Если база большая, формируйте тяжелые отчеты в нерабочее время или через рассылку по расписанию. Хроническая медленная работа — повод проверить индексы и обратиться к администратору 1С.