Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как посмотреть задолженность клиента в 1С
Как посмотреть задолженность клиента в 1С: отчёты по дебиторке, карточка расчётов, акт сверки взаиморасчётов. Подробная инструкция для 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации.
Проверка задолженности клиента — одна из самых частых задач менеджеров по продажам и бухгалтеров, работающих в 1С. Долг покупателя может понадобиться при согласовании отгрузки, выставлении счёта, подготовке акта сверки или оценке кредитного лимита. В типовых конфигурациях — «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», «ERP», «Бухгалтерия предприятия» — для этого предусмотрено несколько инструментов, и выбор зависит от того, какая детализация нужна.
Быстро получить общую сумму долга можно через отчёт «Задолженность клиентов» или карточку контрагента. Если требуется разбор по документам — какая отгрузка не оплачена, какой аванс не закрыт, — используются отчёты «Ведомость расчётов с клиентами» и «Задолженность клиентов по срокам долга». Для официального подтверждения суммы сторонами формируется акт сверки взаиморасчётов.
Ниже разобраны основные способы посмотреть задолженность клиента в 1С, особенности каждого варианта, типичные ошибки при чтении отчётов и способы проверить корректность данных, если цифры вызывают сомнения.
Где в 1С хранится информация о долгах клиентов
Задолженность покупателя в 1С формируется автоматически на основании проведённых документов: реализаций товаров и услуг, оплат от клиента, возвратов, корректировок и взаимозачётов. Отдельного «поля долга» в карточке клиента нет — сумма каждый раз вычисляется отчётами по данным учётных регистров.
В конфигурациях на базе управляемых форм (УТ 11, КА 2, ERP 2) расчёты ведутся в разрезе объектов расчётов: заказов, накладных, договоров или соглашений — в зависимости от настроек. В «Бухгалтерии предприятия 3.0» долг отражается на счетах 62.01 «Расчёты с покупателями» и 62.02 «Расчёты по авансам полученным». Это важно понимать: один и тот же клиент в управленческих отчётах и в бухгалтерской отчётности может показывать разные суммы из-за различий в методике учёта.
Быстрый просмотр долга через карточку клиента
Самый простой способ — открыть карточку контрагента. В разделе «Продажи» (или «CRM и маркетинг») выберите «Клиенты», найдите нужного поиском по наименованию или ИНН и откройте карточку. В УТ 11 и КА 2 на форме клиента есть панель с ключевыми показателями, где отображается сумма дебиторской задолженности, в том числе просроченной.
Из карточки доступны переходы к связанным отчётам: по команде «Отчёты» или через гиперссылки можно открыть «Задолженность клиентов», «Ведомость расчётов» и «Акт сверки» с уже подставленным отбором по этому контрагенту. Это удобно, когда нужно сразу углубиться в детали, не настраивая отчёт вручную.
Учтите, что показатели в карточке рассчитываются на текущий момент. Если нужна задолженность на конкретную дату в прошлом — например, на конец месяца для сверки, — используйте отчёты с установкой периода, а не карточку.
Отчёт «Задолженность клиентов»: сумма долга с детализацией
Основной рабочий инструмент — отчёт «Задолженность клиентов». В УТ 11 и КА 2 он находится в разделе «Продажи» → «Отчёты по продажам» либо в «CRM и маркетинг» → «Отчёты». В ERP путь аналогичен через раздел продаж или финансов.
- 1Откройте раздел «Продажи» и выберите отчёт «Задолженность клиентов»
- 2Укажите период или дату, на которую нужна задолженность
- 3В настройках отбора добавьте условие «Клиент равно» и выберите контрагента
- 4При необходимости включите группировку по документам расчётов или заказам
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговую сумму долга
По умолчанию отчёт показывает долги всех клиентов. Чтобы увидеть одного, откройте «Настройки» (кнопка с шестерёнкой или «Ещё» → «Изменить вариант»), на закладке «Отбор» добавьте условие по полю «Клиент» и укажите значение. В расширенных настройках можно поменять группировки: по партнёрам, договорам, документам расчётов, менеджерам.
Отчёт обычно показывает колонки «Долг клиента», «Наш долг» (переплата или аванс) и иногда «Просроченная задолженность». Если клиент внёс аванс, который ещё не закрыт отгрузкой, он отразится со знаком минус или в отдельной колонке — это нормально и не является ошибкой.
Ведомость расчётов и долг по срокам
Когда нужна максимальная детализация — какие именно документы образуют долг — используйте отчёт «Ведомость расчётов с клиентами». Он показывает обороты за период: начальное сальдо, отгрузки, оплаты, взаимозачёты и конечное сальдо по каждому документу расчётов. Это лучший инструмент для разбора расхождений с клиентом.
Для оценки просрочки предназначен отчёт «Задолженность клиентов по срокам долга». Он раскладывает сумму долга по интервалам просрочки: не наступил срок оплаты, просрочено до 7 дней, до 30 дней и так далее. Интервалы настраиваются в варианте отчёта. Отчёт полезен для работы с дебиторкой и планирования звонков по взысканию.
Какой отчёт выбрать
Подходит для мгновенной оценки текущего долга. Ограничение: нельзя задать дату в прошлом и получить детализацию по документам.
Основной отчёт для суммы долга на дату с группировкой по договорам и заказам. Ограничение: не показывает движения за период, только остатки.
Нужна для разбора по документам и проверки оборотов. Ограничение: объёмный отчёт, требует внимательного чтения.
Официальный документ для подтверждения долга обеими сторонами. Ограничение: формируется в бухгалтерском разрезе, может отличаться от управленческих данных.
Акт сверки взаиморасчётов с клиентом
Акт сверки нужен, когда сумму долга требуется официально подтвердить с контрагентом. В УТ 11 и КА 2 документ «Сверка взаиморасчётов» создаётся из раздела «Продажи» → «Сверки взаиморасчётов» или из карточки договора. В «Бухгалтерии предприятия» акт сверки формируется из карточки контрагента или списка документов сверки в разделе «Покупки»/«Продажи» в зависимости от релиза.
При создании укажите организацию, контрагента, договор (или сверку по всем договорам) и период. После заполнения нажмите «Заполнить по данным учёта» — программа подтянет все документы расчётов за период. Проверьте табличную часть перед печатью: иногда в сверку не попадают непроведённые или помеченные на удаление документы, что искажает итог.
Просмотр долга в 1С:Бухгалтерия 3.0
В бухгалтерской конфигурации логика другая: задолженность смотрят через стандартные отчёты по счетам. Откройте раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите счёт 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» и период. В настройках включите группировку по субконто «Контрагенты» и «Договоры» — получите сальдо по каждому клиенту.
Для детализации до документов используйте «Анализ счёта» или «Карточку счёта» 62 с отбором по контрагенту. Дебетовое сальдо по 62.01 — это долг клиента за отгрузку, кредитовое сальдо по 62.02 — полученные авансы. При отчёте по счёту 62 в целом эти суммы могут сворачиваться, поэтому для точности формируйте ОСВ отдельно по субсчетам.
Помните: бухгалтерские отчёты отражают только проведённые документы бухгалтерского учёта. Если в базе ведётся и управленческий учёт (УТ, КА, ERP), сверяйте цифры между подсистемами — расхождения обычно объясняются разницей в моменте признания отгрузки или оплаты.
Почему сумма долга может быть неверной и как проверить
На практике отчёты по задолженности иногда показывают неожиданные цифры. Самые частые причины: непроведённые документы оплаты, дубли реализаций, оплата, отнесённая не на тот договор или заказ, незакрытые авансы, а также взаимозачёты, которые не отражены документально. Ещё одна причина — ведение расчётов «по договору в целом», когда оплата не распределена по конкретным накладным.
Как проверить результат
Цифры совпадают при одинаковой дате и отборе
Суммы различаются — проверьте отборы по организации, договору и периоду
Аванс клиента виден отдельной строкой и закрывается отгрузкой
Аванс «висит» при полностью отгруженном заказе — оплата не зачтена на документ расчётов
Сальдо на конец периода совпадает с ОСВ по счёту 62
Расхождение с бухгалтерией — ищите непроведённые или дублирующиеся документы
Для поиска расхождений сформируйте «Ведомость расчётов с клиентами» за проблемный период с группировкой по документам и последовательно сверьте каждую строку с первичкой. В бухгалтерии дополнительно используйте «Анализ субконто» по контрагенту — он покажет, на каких документах «зависла» сумма.
Настройка удобного варианта отчёта
Если вы регулярно проверяете долги одной и той же группы клиентов, сохраните настроенный вариант отчёта. В форме отчёта нажмите «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта», задайте понятное название, например «Долг по ключевым клиентам на дату». Вариант появится в списке отчётов раздела и будет доступен в один клик.
Полезно добавить отчёт в избранное (звёздочка в панели навигации) или на начальную страницу через «Настройки» → «Настройки начальной страницы». Для руководителей можно настроить рассылку отчёта по задолженности на почту по расписанию — механизм рассылки отчётов доступен в разделе «Администрирование» при включённой соответствующей опции.
Частые вопросы о задолженности клиентов в 1С
Почему в отчёте долг клиента отображается с минусом?
Отрицательное значение означает, что клиент переплатил или внёс аванс, который ещё не закрыт отгрузкой. Фактически это не долг покупателя, а обязательство вашей организации перед ним. Проверьте, есть ли неотгруженные заказы под этот аванс.
Как посмотреть задолженность только по одному договору?
В настройках отчёта «Задолженность клиентов» или «Ведомость расчётов» добавьте в отбор поле «Договор» и укажите нужный. В бухгалтерии сформируйте ОСВ по счёту 62 с отбором по субконто «Договоры».
Можно ли посмотреть долг на прошлую дату?
Да. В отчётах «Задолженность клиентов» и ОСВ по счёту 62 укажите дату окончания периода — отчёт покажет остаток на конец этой даты. Карточка клиента для этой цели не подходит, она показывает только текущее состояние.
Почему данные УТ и бухгалтерии по долгу клиента не совпадают?
Управленческие отчёты строятся по регистрам расчётов с клиентами, а бухгалтерские — по проводкам счёта 62. Расхождения возникают из-за непроведённых документов, разного момента отражения оплаты или ручных операций в бухучёте. Сверяйте через «Ведомость расчётов» и «Анализ субконто» по конкретному клиенту.
Как выгрузить задолженность клиента в Excel?
Сформируйте нужный отчёт, затем используйте «Файл» → «Сохранить» или «Ещё» → «Сохранить как» и выберите формат Excel (xlsx) либо табличный документ (mxl). Также табличный документ можно скопировать в буфер обмена и вставить в Excel напрямую.
Что делать, если отчёт по задолженности пустой, хотя отгрузки были?
Проверьте три вещи: проведены ли документы реализации, верно ли установлен период отчёта и не стоит ли в отборе лишнее условие (например, по другой организации или менеджеру). Также убедитесь, что у пользователя есть права на просмотр данных этого контрагента.
Что важно запомнить
Текущий долг клиента быстрее всего смотреть в карточке контрагента, задолженность на дату — в отчёте «Задолженность клиентов» с отбором, детализацию по документам — в «Ведомости расчётов», официальное подтверждение — в акте сверки. Всегда проверяйте период, отбор по организации и проведённость документов, прежде чем использовать цифры в работе.