Как посмотреть забалансовые счета в 1С 8.3

Забалансовые счета в 1С 8.3 используются для учета имущества и обязательств, которые не принадлежат организации, но находятся у нее: арендованные основные средства, товары на комиссии, материалы в переработке, обеспечения обязательств. Такие данные не участвуют в балансе, но контролировать их нужно регулярно.

Посмотреть забалансовые счета можно несколькими способами: через оборотно-сальдовую ведомость, анализ счета, карточку счета и стандартные отчеты по конкретному забалансовому счету. Выбор зависит от того, нужна сводная картина или детализация по контрагенту, договору или объекту.

Основная сложность обычно не в самом отчете, а в настройках: забалансовые счета могут быть скрыты фильтром, не попадать в выборку из-за периода или отсутствовать в плане счетов конкретной конфигурации. Ниже разобраны рабочие способы и типичные проблемы.

Что такое забалансовые счета и где они хранятся в плане счетов

Забалансовые счета в типовом плане счетов 1С:Бухгалтерии 8.3 имеют коды вида 001 (арендованные основные средства), 002 (товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение), 003 (материалы, принятые в переработку), 004 (товары, принятые на комиссию), 005, 006, 007, 008, 009, 010 (износ основных средств), 011 и другие. В конфигурации они помечены признаком «Забалансовый».

Убедиться, что счет забалансовый, можно прямо в плане счетов: откройте раздел «Главное» → «План счетов», найдите нужный счет и откройте его карточку. Там будет установлен флаг «Забалансовый». Этот же признак определяет, как счет ведет себя в отчетах: он не попадает в бухгалтерский баланс и не участвует в двойной записи.

Важно понимать: проводки по забалансовым счетам в 1С формируются только по дебету или только по кредиту без корреспонденции с другими счетами. Поэтому и смотреть их удобнее отдельными отчетами, а не общей ОСВ по всем счетам.

Способ 1. Оборотно-сальдовая ведомость с показателем забалансовых счетов

Самый универсальный способ — оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ). Откройте раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость», установите нужный период и организацию. По умолчанию в типовой ОСВ забалансовые счета могут не отображаться, поэтому нужно проверить настройки.

Нажмите кнопку «Показать настройки» (или «Настройки») и на вкладке «Показатели» проверьте, включен ли вывод забалансовых счетов. В ряде релизов есть отдельный флажок или отбор по признаку счета. Если отдельной настройки нет, используйте вкладку «Отбор» и добавьте условие «Счет.Забалансовый = Да» — тогда в отчет попадут только забалансовые счета.

После формирования вы увидите сальдо и обороты по каждому забалансовому счету, где были движения за период. Если счетов в списке нет вообще — значит, за выбранный период по ним не было ни остатков, ни оборотов, либо учет по ним в программе не ведется.

1. 1
   Откройте «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость»
2. 2
   Установите период и организацию
3. 3
   Откройте настройки и на вкладке «Отбор» добавьте условие: Счет.Забалансовый = Да
4. 4
   Сформируйте отчет и проверьте список счетов 001–011
5. 5
   При необходимости разверните детализацию по субконто в настройках группировки

Способ 2. Анализ счета и карточка счета по конкретному забалансовому счету

Если нужно посмотреть движения по одному конкретному счету, например 001 «Арендованные основные средства», удобнее отчет «Анализ счета». Откройте «Отчеты» → «Анализ счета», укажите счет 001 и период. Отчет покажет обороты по дебету и кредиту с разбивкой по субконто — контрагентам, номенклатуре или основным средствам, в зависимости от аналитики счета.

Для детализации до документов используйте «Карточку счета»: «Отчеты» → «Карточка счета». В ней видна каждая проводка с датой, документом-основанием и суммой. Это удобно, когда нужно понять, каким документом был оприходован или списан объект на забалансовом учете.

Из анализа счета и карточки можно перейти в первичный документ двойным щелчком по строке. Это полезно при сверке с контрагентом: вы сразу видите, каким актом или накладной оформлено поступление на забалансовый учет.

Способ 3. ОСВ по конкретному счету и стандартные отчеты подсистем

Отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» («Отчеты» → «ОСВ по счету») дает сальдо и обороты по выбранному забалансовому счету с группировкой по субконто. Например, по счету 002 вы получите остатки товаров на ответственном хранении в разрезе контрагентов и номенклатуры.

Кроме универсальных отчетов, в типовых конфигурациях есть специализированные: например, учет арендованных ОС может вестись через документы раздела «ОС и НМА», а товары на комиссии отражаются в отчетах по комиссии в разделе «Покупки» или «Продажи». Если забалансовый учет ведется через такие механизмы, стандартные отчеты подсистемы могут быть информативнее бухгалтерских.

Сравнение способов

ОСВ с отбором по забалансовым

Подходит для общей картины по всем забалансовым счетам сразу; не дает детализации до документов

Анализ счета

Удобен для одного счета с разбивкой по субконто; требует знать номер счета

Карточка счета

Нужна для проверки конкретных проводок и перехода к документам; избыточна для сводного контроля

ОСВ по счету

Оптимальна для остатков по субконто, например товаров на хранении по контрагентам

Что делать, если забалансовые счета не отображаются

Самая частая причина пустого отчета — неверный период. Проверьте, что даты охватывают время, когда были движения по счету. Если объект принят на забалансовый учет давно и движений не было, в ОСВ за текущий месяц появится только сальдо на начало — убедитесь, что отчет показывает начальные остатки.

Вторая причина — отборы в настройках отчета. Сбросьте настройки кнопкой «Установить стандартные настройки» и сформируйте отчет заново. Затем добавьте только нужный отбор по признаку забалансового счета или по конкретному счету.

Третья причина — учет по забалансовым счетам просто не ведется в вашей базе. Проверьте через «Операции, введенные вручную» или журнал документов, есть ли вообще проводки по счетам 001–011. Если организация арендует имущество, но проводок по 001 счету нет, возможно, учет ведется только в управленческих регистрах или не ведется вовсе — тогда бухгалтерские отчеты ничего не покажут.

Как проверить корректность данных на забалансовых счетах

После того как отчет сформирован, сверьте остатки с первичными данными: договорами аренды, актами приема-передачи, отчетами комитента. Сальдо по счету 001 должно соответствовать перечню арендованных объектов, по 002 — фактически хранящимся ценностям.

Обратите внимание на минусовые остатки по субконто: они обычно означают, что списание с забалансового учета проведено раньше поступления или в большем количестве. Такие ситуации видны в ОСВ по счету с развернутой аналитикой.

Если в отчете есть остатки по объектам, которые давно возвращены владельцу, вероятно, списание с забалансового учета не было оформлено документом. Такие расхождения исправляются корректирующим документом или операцией, введенной вручную, после сверки с первичкой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо по счету 001

Норма

Совпадает с перечнем действующих договоров аренды

Тревожный признак

Есть объекты по уже расторгнутым договорам

Остатки по субконто

Норма

Все остатки положительные и привязаны к конкретным объектам

Тревожный признак

Отрицательные суммы или «пустые» субконто

Обороты за период

Норма

Каждой проводке соответствует первичный документ

Тревожный признак

Проводки без документов или ручные операции без обоснования

Ограничения и когда лучше обратиться к специалисту

Просмотр отчетов по забалансовым счетам безопасен: он не меняет данные. Риск появляется, когда по результатам сверки начинают вручную править проводки через «Операции, введенные вручную». Ошибочная корректировка может исказить учет, а при перепроведении документов ручные правки иногда затираются.

Если расхождения массовые, затрагивают закрытые периоды или связаны с переносом данных из другой программы, разумнее привлечь бухгалтера или специалиста по 1С. Самостоятельно безопасно исправлять только очевидные случаи с понятным документом-основанием и в открытом периоде.

Часто задаваемые вопросы

Где в 1С 8.3 находится список всех забалансовых счетов?

В разделе «Главное» → «План счетов». Забалансовые счета имеют коды 001–011 и признак «Забалансовый» в карточке счета. Можно отсортировать список по коду — они находятся в конце плана счетов.

Почему в оборотно-сальдовой ведомости нет счета 001, хотя аренда есть?

Чаще всего движения по счету просто не отражались документами в базе, либо отчет сформирован за период без оборотов и без начального сальдо. Проверьте более длинный период и наличие проводок через карточку счета.

Можно ли выгрузить забалансовые счета в Excel?

Да, любой стандартный отчет (ОСВ, анализ счета, ОСВ по счету) сохраняется через кнопку «Сохранить» или «Файл» → «Сохранить как» в формате табличного документа, который открывается в Excel.

Чем забалансовый счет отличается от обычного в отчетах?

По забалансовому счету проводка делается только по дебету или только по кредиту без корреспонденции, а его остатки не попадают в бухгалтерский баланс. В ОСВ такие счета иногда скрыты настройками по умолчанию.

Как посмотреть, каким документом объект поставлен на забалансовый учет?

Сформируйте «Карточку счета» по нужному счету за период поступления — в колонке с документами будет указан источник проводки. Двойной щелчок по строке открывает сам документ.