Как посмотреть продажи по менеджерам в 1С

Контроль продаж по менеджерам — одна из базовых задач руководителя отдела продаж, и в типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP) она решается штатными отчётами без доработок. Достаточно знать, где находится нужный отчёт, как настроить отбор и группировку, и как проверить, что цифры достоверны.

Основной инструмент — отчёт «Валовая прибыль предприятия» и его варианты, а также отчёт «Продажи» в разделе CRM и маркетинг. Оба строятся на данных проведённых документов реализации, поэтому качество результата напрямую зависит от того, заполнен ли реквизит «Менеджер» в документах и не проводятся ли продажи «на склад» без указания ответственного.

Ниже разберём, какие отчёты использовать в разных конфигурациях, как настроить их под свою задачу, как выгрузить результат в Excel и какие ошибки чаще всего искажают картину продаж по менеджерам.

Где в 1С находятся отчёты по продажам менеджеров

В Управлении торговлей 11, Комплексной автоматизации и ERP нужные отчёты собраны в разделе «Продажи» → «Отчёты по продажам». Основной из них — «Валовая прибыль предприятия»: он показывает выручку, себестоимость и прибыль в разрезе разных аналитик, включая менеджеров. Второй полезный отчёт — «Продажи» (или «Анализ продаж») в разделе «CRM и маркетинг» → «Отчёты по CRM», который удобен для оценки динамики и количества сделок.

В более старой конфигурации «Управление торговлей 10.3» отчёт называется «Валовая прибыль» и находится в меню «Отчёты» → «Продажи». В «1С:Бухгалтерии 8» прямого отчёта по менеджерам нет, потому что в ней обычно не ведётся управленческий учёт продаж по сотрудникам — там придётся использовать универсальный отчёт по документам или доработку.

Если нужного отчёта нет в меню, проверьте права доступа: часто отчёты по продажам скрыты от пользователей с ролью «Кладовщик» или «Бухгалтер». Попросите администратора выдать роль «Менеджер по продажам» или «Руководитель отдела продаж».

Отчёт «Валовая прибыль предприятия»: быстрый способ

Это самый информативный отчёт для оценки менеджеров: он показывает не только выручку, но и себестоимость, валовую прибыль и рентабельность. Откройте раздел «Продажи» → «Отчёты по продажам» → «Валовая прибыль предприятия», установите период и нажмите «Сформировать».

Чтобы увидеть данные именно по менеджерам, откройте настройки отчёта (кнопка «Настройки» или «Показать настройки»). На вкладке «Структура» или «Группировка» добавьте поле «Менеджер» на верхний уровень — обычно оно уже есть в списке доступных полей. После применения настроек отчёт перестроится: каждая строка будет соответствовать одному менеджеру с суммами выручки и прибыли.

Внутри каждого менеджера можно добавить вторую группировку — по клиентам или номенклатуре. Это удобно, когда нужно понять, за счёт каких товаров и контрагентов формируется результат конкретного сотрудника.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Отчёты по продажам» → «Валовая прибыль предприятия».
2. 2
   Установите период анализа в шапке отчёта.
3. 3
   Откройте «Настройки» и добавьте группировку по полю «Менеджер».
4. 4
   Сформируйте отчёт и проверьте, что нет строк с пустым менеджером.
5. 5
   Сохраните вариант настроек под понятным именем, чтобы не настраивать заново.

Настройка отборов и вариантов отчёта

Часто нужны не все продажи, а срез: конкретное подразделение, склад, организация или группа товаров. Для этого в настройках отчёта есть вкладка «Отбор». Добавьте условие, например «Подразделение = Отдел оптовых продаж», и отчёт покажет только сделки этого направления. Отборы можно комбинировать, но помните: каждое лишнее условие сужает выборку, и случайно оставленный отбор — частая причина «пропавших» продаж.

Готовую настройку сохраните как вариант отчёта: кнопка «Сохранить вариант» или «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта». Так руководитель сможет открывать отчёт одним кликом, а не настраивать группировки каждый раз. Варианты можно сделать общими для всех пользователей или личными.

Для регулярного контроля настройте рассылку отчёта по расписанию (в УТ 11 и ERP — раздел «Администрирование» → «Рассылки отчётов», если включена соответствующая опция). Отчёт будет автоматически формироваться и отправляться на почту, например каждое утро за предыдущий день.

Отчёт «Продажи» и анализ динамики менеджеров

Отчёт «Продажи» из раздела «CRM и маркетинг» удобнее для оценки динамики: он показывает объёмы продаж по периодам, количество документов и средний чек. Настройте группировку «Менеджер» плюс «Период» (по месяцам или неделям) — получите таблицу, где видно, как меняются результаты каждого сотрудника во времени.

Если в компании ведутся заказы клиентов, полезен отчёт «Ведомость по заказам клиентов» с группировкой по менеджерам: он показывает отгрузку и оплату по сделкам, что позволяет оценить не только выручку, но и долги клиентов каждого менеджера. Для контроля дебиторки используйте «Задолженность клиентов» с тем же отбором.

Для оценки воронки и активности (звонки, встречи, выставленные счета) используйте отчёты по взаимодействиям и документам CRM — но учтите, что они отражают активность, а не деньги, и дополняют, а не заменяют отчёты по реализациям.

Выгрузка результатов в Excel и печать

Любой сформированный отчёт в 1С можно сохранить в табличный документ: кнопка «Сохранить» или «Файл» → «Сохранить как» → формат Excel (xlsx) или лист Excel. После выгрузки данные доступны для сводных таблиц, диаграмм и расчёта премий. Удобно выгружать именно с группировкой по менеджерам без лишней детализации — файл будет компактнее.

Если отчёт нужен регулярно в одном виде, лучше не выгружать вручную, а настроить рассылку в формате Excel — файл будет приходить на почту автоматически. Это снижает риск человеческой ошибки при ежедневной выгрузке.

При передаче выгрузок с персональными данными менеджеров и суммами сделок соблюдайте внутренние правила доступа: файлы с финансовой информацией не стоит пересылать через открытые каналы без необходимости.

Если премия менеджеров считается от валовой прибыли, сверяйте отчёт «Валовая прибыль предприятия» с данными по себестоимости: при непроведённых партиях товаров себестоимость может считаться по средней или оставаться нулевой, что искажает прибыль по каждому менеджеру.

Почему продажи по менеджерам могут не сходиться

Самая частая причина «пустых» или неполных данных — незаполненный реквизит «Менеджер» в документах. Такие продажи попадают в строку без менеджера или не попадают в отбор вовсе. Проверьте это, развернув отчёт с группировкой по менеджерам: строка с пустым значением сразу покажет масштаб проблемы.

Вторая причина — расхождение периодов: отчёт по выручке считается по датам реализаций, а руководитель может ожидать цифры по датам оплат. Это разные показатели: для оплат используйте отчёты по расчётам с клиентами, а не по продажам.

Третья причина — возвраты товаров. В отчёте «Валовая прибыль» возвраты уменьшают выручку менеджера, и это корректно для расчёта премии, но если вы сравниваете с отчётом, где возвраты не учтены, суммы разойдутся. Всегда уточняйте, какие документы входят в конкретный отчёт.

Контрольные точки

Как проверить корректность отчёта

Строка с пустым менеджером

Норма

Отсутствует или содержит только служебные продажи

Тревожный признак

Значительная сумма без менеджера — документы не заполнены

Итог по выручке

Норма

Совпадает с отчётом «Выручка и себестоимость продаж» за тот же период

Тревожный признак

Суммы расходятся — проверьте отборы и период

Себестоимость

Норма

Заполнена по всем строкам, прибыль адекватна

Тревожный признак

Нулевая или отрицательная себестоимость — не рассчитаны партии

Типичные ошибки и ограничения

Не пытайтесь получить корректную аналитику по менеджерам, если в компании документы реализации создаются обменом из другой системы без простановки менеджера. Сначала настройте заполнение реквизита (по умолчанию от пользователя, из заказа или из договора), иначе отчёт будет бесполезен.

Учитывайте ограничение прав: менеджер с ограниченным доступом увидит в отчёте только свои продажи или не увидит отчёт вовсе. Это нормальное поведение системы, а не ошибка. Для руководителя должна быть настроена роль с доступом ко всем данным отдела.

Если типовых отчётов не хватает — например, нужен план-факт по менеджерам или сложная мотивация — задача решается настройкой вариантов отчёта, а в нестандартных случаях разработкой внешнего отчёта. Перед заказом доработки убедитесь, что нужный показатель действительно нельзя получить комбинацией группировок и отборов.

Частые вопросы

Почему в отчёте появляется строка с пустым менеджером?

Это документы, в которых реквизит «Менеджер» не заполнен. Найдите такие документы через расшифровку строки (двойной щелчок), заполните реквизит и перепроведите. Чтобы ситуация не повторялась, настройте автоматическое заполнение менеджера при создании документа.

Можно ли посмотреть продажи менеджера по конкретному клиенту?

Да. В настройках отчёта добавьте отбор по полю «Клиент» (или «Партнер»/«Контрагент») и оставьте группировку по менеджерам. Либо наоборот — сгруппируйте по клиентам, а внутри по менеджерам, если один клиент обслуживается несколькими сотрудниками.

Как сравнить менеджеров по прибыли, а не по выручке?

Используйте отчёт «Валовая прибыль предприятия»: в нём есть колонки «Валовая прибыль» и «Рентабельность». Отсортируйте таблицу по прибыли или настройте вывод только нужных показателей в настройках структуры отчёта.

Менеджер не видит отчёт по продажам. Что делать?

Проверьте права пользователя: нужна роль, дающая доступ к отчётам по продажам (например, «Менеджер по продажам» или «Руководитель отдела продаж»). Настройку прав выполняет администратор в разделе «Администрирование» → «Пользователи и права».

Можно ли получать отчёт по менеджерам автоматически каждый день?

Да, если в конфигурации включён механизм рассылок отчётов. Настройте вариант отчёта, затем создайте рассылку с расписанием и списком получателей — отчёт будет формироваться и отправляться на почту автоматически.

Почему суммы в отчёте по менеджерам не совпадают с выручкой в бухгалтерии?

Отчёты по продажам в УТ строятся по управленческим данным и могут отличаться от регламентированного учёта: разные даты признания выручки, корректировки, возвраты. Для сверки используйте отчёт «Выручка и себестоимость продаж» и сопоставляйте периоды и организации.