Как посмотреть транспортные расходы в 1С

Транспортные расходы в 1С — это затраты на доставку товаров, которые чаще всего учитываются на счёте 44 «Расходы на продажу» (субсчёт 44.01 «Издержки обращения») или включаются в стоимость товаров на счёте 41. Чтобы посмотреть их суммы, не нужно искать специальный отчёт «Транспортные расходы» — в типовой конфигурации его нет. Данные извлекаются через стандартные бухгалтерские отчёты: оборотно-сальдовую ведомость, карточку счёта и анализ счёта.

Конкретный путь зависит от того, как ваша учётная политика предписывает учитывать доставку: отдельно на счёте 44, в стоимости товаров или на счёте 26 «Общехозяйственные расходы». Поэтому первый шаг — выяснить, на каком счёте и с какой аналитикой отражаются транспортные затраты именно в вашей базе.

Ниже разобраны рабочие способы для 1С:Бухгалтерии 8.3, а также особенности для конфигураций «Управление торговлей» и «Комплексная автоматизация». Все действия выполняются в режиме просмотра отчётов и не меняют данные учёта — это безопасно для любого пользователя с правами бухгалтера.

Шаг 1. Определите, на каком счёте учитываются транспортные расходы

Прежде чем строить отчёт, уточните схему учёта. В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Главное» → «Учётная политика» → вашу организацию. На закладке «Затраты» или «Расходы» посмотрите, как учитываются расходы на продажу. Торговые организации обычно ведут их на счёте 44.01 с аналитикой по статьям затрат.

Далее откройте справочник «Справочники» → «Статьи затрат» и найдите статью с видом «Транспортные расходы» или похожим названием («Доставка», «Услуги перевозчика»). Именно по связке «счёт + статья затрат» вы будете фильтровать отчёты. Если статьи несколько (например, «Доставка покупателю» и «Доставка от поставщика»), учитывайте все нужные.

Если организация включает доставку в стоимость товаров, транспортные расходы «прячутся» в счёте 41 и выделить их отдельным отчётом сложнее — потребуется анализ документов «Поступление товаров и услуг» и дополнительных расходов. Этот сценарий разобран ниже.

Шаг 2. Посмотрите расходы через оборотно-сальдовую ведомость по счёту

Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) даёт общую картину: сколько транспортных расходов накоплено за период и списано. Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту». Укажите счёт 44.01, период и организацию. В настройках (кнопка «Показать настройки») на закладке «Группировка» включите вывод по субконто «Статьи затрат».

В сформированной ведомости найдите строку со статьёй транспортных расходов. Дебетовый оборот покажет сумму начисленных за период затрат, кредитовый — списанные суммы (в том числе при закрытии месяца в дебет счёта 90.07 «Расходы на продажу»). Остаток на конец месяца по статье «Транспортные расходы» допустим: это расходы, приходящиеся на остаток нереализованных товаров, которые не списываются полностью.

ОСВ удобна для быстрой сверки итогов, но не показывает, какими документами сформированы суммы. Для детализации переходите к карточке счёта.

Шаг 3. Детализируйте суммы через карточку счёта и анализ счёта

Карточка счёта 44.01

Откройте «Отчёты» → «Карточка счёта», укажите счёт 44.01 и период. В настройках на закладке «Отбор» добавьте условие: «Статьи затрат» равно вашей статье транспортных расходов. Отчёт покажет каждую проводку: дату, документ (поступление услуг, акт перевозчика), контрагента, сумму и корреспондирующий счёт (обычно 60.01 или 76.05).

Из карточки можно провалиться в первичный документ двойным щелчком по строке и проверить реквизиты акта или счёта-фактуры перевозчика. Это основной инструмент, когда нужно ответить на вопрос «откуда взялась эта сумма».

Анализ счёта

Отчёт «Анализ счёта» («Отчёты» → «Анализ счёта») показывает обороты счёта в разрезе корреспондирующих счетов и аналитики. Он удобен, когда нужно увидеть структуру: сколько начислено по актам перевозчиков (Дт 44.01 — Кт 60.01), сколько списано на продажи (Дт 90.07 — Кт 44.01). Добавьте отбор по статье затрат, чтобы исключить посторонние расходы.

1. 1
   Откройте «Отчёты» → «Карточка счёта», укажите счёт 44.01 и нужный период
2. 2
   В настройках добавьте отбор по субконто «Статьи затрат» = статья транспортных расходов
3. 3
   Сформируйте отчёт и проверьте список документов и сумм
4. 4
   Двойным щелчком откройте сомнительный документ и сверьте реквизиты
5. 5
   Сверьте итог карточки с оборотом в ОСВ по счёту 44.01 за тот же период

Как посмотреть транспортные расходы в документах и регистрах

Если нужен список именно первичных документов, откройте журнал «Покупки» → «Поступления (акты, накладные, УПД)» и установите отбор по контрагенту-перевозчику или по виду операции «Услуги». В колонке сумм видны начисленные затраты на доставку. Способ подходит, когда перевозчиков немного и они известны.

Более гибкий вариант — «Универсальный отчёт» («Отчёты» → «Универсальный отчёт»). Выберите объект «Регистр бухгалтерии» → «Хозрасчётный» → «Обороты», установите отбор по счёту 44.01 и статье затрат. В настройках можно вывести любые поля: регистратор, контрагент, подразделение. Отчёт позволяет сохранить вариант настройки, чтобы не собирать его заново каждый месяц.

Для анализа распределения транспортных расходов между реализованными товарами и остатком используйте регламентную операцию «Закрытие счёта 44» в документе «Закрытие месяца» («Операции» → «Закрытие месяца»). По ссылке операции можно открыть справку-расчёт «Транспортные расходы», где виден расчёт среднего процента и сумма списания.

Особенности в 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации

В «1С:Управление торговлей 11» и «Комплексной автоматизации 2» транспортные расходы могут учитываться как дополнительные расходы при поступлении товаров. Откройте раздел «Закупки» → «Документы поступления» или отчёт «Дополнительные расходы» (в зависимости от версии — «Отчёты по закупкам»). Там видны суммы доставки, распределённые на товары.

Для управленческого анализа используйте отчёты «Себестоимость товаров» и «Валовая прибыль»: транспортно-заготовительные расходы, включённые в себестоимость, будут видны в составе стоимости запасов. В бухгалтерском контуре этих конфигураций действуют те же стандартные отчёты по счёту 44, что и в Бухгалтерии.

Если доставка оформляется документом «Поступление услуг и прочих активов» с хозяйственной операцией «Услуги», суммы попадут на счёт затрат, указанный в документе. Проверьте в самом документе, какой счёт и статья выбраны, — от этого зависит, в каком отчёте искать расход.

Сравнение вариантов

ОСВ по счёту 44.01

Быстрый итог за период. Не показывает документы-источники.

Карточка счёта

Полная детализация до проводки и документа. Требует настройки отбора по статье затрат.

Универсальный отчёт

Гибкая выборка по регистру с любыми полями. Сложнее в настройке, требует понимания регистров.

Справка-расчёт при закрытии месяца

Показывает расчёт распределения на остаток товаров. Доступна только после закрытия месяца.

Типичные ошибки и как их проверить

Самая частая причина «пустого» отчёта — неверный отбор. Проверьте, что в настройках отчёта не осталось старых отборов по другой статье затрат, подразделению или организации. Второй типичный случай — расходы отражены на другом счёте (26, 20 или 41), и на 44.01 их просто нет.

Ещё одна ошибка — сравнение сумм до и после закрытия месяца. До выполнения регламентных операций кредитовый оборот 44.01 (списание) отсутствует, и данные выглядят завышенными. Всегда проверяйте статус закрытия месяца в «Операции» → «Закрытие месяца».

Также встречается дублирование статей: «Транспортные расходы» и «Транспортные расходы (доставка)» как два разных элемента справочника. Тогда часть сумм попадает в одну статью, часть — в другую, и отчёт по одной из них показывает неполную картину. Объедините отбор по обеим статьям или проведите свёртку справочника согласованно с бухгалтерией.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог карточки счёта 44.01 по статье

Норма

Совпадает с дебетовым оборотом ОСВ по той же статье за период

Тревожный признак

Суммы расходятся — проверьте отборы и период в обоих отчётах

Кредитовый оборот 44.01 после закрытия месяца

Норма

Есть проводки в дебет 90.07, остаток соответствует расчёту на остаток товаров

Тревожный признак

Кредитового оборота нет — месяц не закрыт или операция завершилась с ошибкой

Список документов в карточке счёта

Норма

Каждая строка — акт или УПД перевозчика с корректным контрагентом

Тревожный признак

Попадаются посторонние документы — неверно указана статья затрат в документах

Частые вопросы

Почему в отчёте по счёту 44.01 нет транспортных расходов, хотя акты перевозчика введены?

Скорее всего, в документах поступления услуг указан другой счёт затрат (например, 26 или 20) либо другая статья затрат. Откройте один из актов и проверьте поля «Счёт затрат» и «Статья затрат». Также проверьте, не снят ли отбор по организации или подразделению в настройках отчёта.

Как посмотреть транспортные расходы по конкретному перевозчику?

Сформируйте карточку счёта 44.01 с отбором по субконто «Контрагенты» = нужный перевозчик, либо используйте отчёт «Обороты между субконто» с видом субконто «Контрагенты» и «Статьи затрат». Второй вариант удобнее, если перевозчиков несколько и нужна сводная таблица.

Можно ли выгрузить транспортные расходы в Excel?

Да. Любой стандартный отчёт (ОСВ, карточка счёта, анализ счёта) сохраняется через кнопку «Сохранить» или «Файл» → «Сохранить как» в формате табличного документа MXL или Excel. Предварительно убедитесь, что в настройках отчёта выведены все нужные колонки.

Чем отличается остаток по счёту 44.01 от суммы расходов за месяц?

Дебетовый оборот — это начисленные за период расходы. Остаток — часть транспортных расходов, относящаяся к нереализованным товарам, которая по правилам учёта не списывается в текущем месяце. Расчёт остатка виден в справке-расчёте «Транспортные расходы» при закрытии месяца.

Где смотреть расходы на доставку, если они включены в стоимость товаров?

Отдельным отчётом по счёту они не выделяются. Используйте документы «Поступление товаров и услуг» и «Поступление доп. расходов», а в Управлении торговлей — отчёты по дополнительным расходам и себестоимости. Для постоянного контроля удобно настроить универсальный отчёт по регистрам с отбором по статье расходов.