Отчеты и Аналитика · 10 мин
Как посмотреть расходы в 1С 8.3 Бухгалтерия за месяц
Как быстро посмотреть расходы за месяц в 1С 8.3 Бухгалтерия: оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета, отчеты по счетам затрат и проверка корректности данных.
Посмотреть расходы за месяц в 1С 8.3 Бухгалтерия можно несколькими способами — от быстрой оборотно-сальдовой ведомости до детального анализа счета с расшифровкой по статьям затрат. Выбор зависит от задачи: проверить общую сумму, найти конкретный документ или разобраться, из чего сложились затраты по подразделению.
Все необходимые инструменты находятся в разделе «Отчеты» и не требуют доработки конфигурации. Главное — правильно установить период, выбрать счета учета затрат (20, 25, 26, 44 и другие) и понимать, что именно показывает каждый отчет: обороты, сальдо или детализацию по аналитике.
Ниже разобраны основные способы с пошаговыми действиями, настройками и типичными ошибками, из-за которых суммы в отчетах «не сходятся».
Какие счета отвечают за расходы в 1С 8.3
Прежде чем формировать отчет, нужно понимать, где в учете «лежат» расходы. В типовой конфигурации затраты отражаются по дебету счетов учета расходов. Основные из них: 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу». Кроме того, расходы могут отражаться на счетах 90 (себестоимость продаж, коммерческие и управленческие расходы) и 91.2 «Прочие расходы».
Какие счета использовать, зависит от вида деятельности организации. Торговая компания чаще смотрит счет 44, производственная — 20, 25 и 26, а организация, оказывающая услуги, — 20 или 26 в зависимости от учетной политики. Если не уверены, какие счета задействованы, сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по всем счетам и посмотрите, где есть дебетовые обороты за месяц.
Важно помнить: после закрытия месяца часть затрат со счетов 25, 26, 44 списывается на счета 20 или 90. Поэтому сумма расходов «до закрытия» и «после закрытия» на этих счетах будет отличаться. Для полной картины обычно смотрят либо обороты до закрытия, либо итоговые суммы на счете 90.
Быстрый способ: оборотно-сальдовая ведомость за месяц
Это универсальный способ, который подходит, когда нужна общая сумма расходов по счетам без детализации до документов. Отчет формируется за несколько секунд и доступен всем пользователям с правами бухгалтера.
- 1Откройте раздел «Отчеты» и выберите «Оборотно-сальдовая ведомость».
- 2В поле периода укажите нужный месяц (с первого по последнее число).
- 3Нажмите «Показать настройки» и на вкладке «Отбор» задайте счета затрат: 20, 25, 26, 44 (или оставьте все счета).
- 4На вкладке «Группировка» при необходимости добавьте «Субконто» для разреза по статьям затрат или подразделениям.
- 5Нажмите «Сформировать» и посмотрите колонку «Обороты за период — Дебет»: это сумма расходов за месяц.
Если отчет пустой, проверьте две вещи: правильность периода и наличие проведенных документов за месяц. Также убедитесь, что в настройках не остался лишний отбор по конкретному счету или организации, если база ведется по нескольким юрлицам.
Для регулярного использования удобно сохранить настройку: кнопка «Еще» → «Сохранить настройки отчета» или выбор варианта отчета. Тогда в следующий раз достаточно будет поменять только период.
Детальный разбор: анализ счета и карточка счета
Когда общей суммы недостаточно и нужно понять, из чего она сложилась, используют отчеты «Анализ счета» и «Карточка счета». Оба находятся в разделе «Отчеты».
Анализ счета — расходы по статьям затрат
Отчет «Анализ счета» показывает обороты выбранного счета в разрезе аналитики: статей затрат, подразделений, номенклатурных групп. Откройте отчет, укажите месяц, выберите счет (например, 26) и сформируйте. Вы увидите, сколько пришлось на аренду, зарплату, услуги связи и другие статьи, а также корреспондирующие счета — откуда расход пришел.
Из ячеек отчета можно провалиться в первичные документы двойным щелчком. Это удобно, когда сумма по статье вызывает вопросы: вы сразу видите, какие документы ее сформировали.
Карточка счета — расходы по документам
«Карточка счета» показывает хронологический список всех проводок по счету за период: дата, документ, содержание операции, сумма по дебету и кредиту. Этот отчет выбирают, когда нужно найти конкретную операцию или проверить, не попал ли лишний документ в расходы.
Сравнение вариантов
Подходит для быстрой сверки общих сумм по нескольким счетам. Ограничение: нет детализации до документов без дополнительной настройки.
Лучший выбор для разбора расходов по статьям затрат и подразделениям. Ограничение: работает по одному счету за раз.
Нужна для поиска конкретных документов и проводок. Ограничение: неудобна для оценки итоговых сумм по статьям.
Отчеты по конкретным видам расходов
Помимо универсальных отчетов, в 1С 8.3 есть специализированные. Например, «Анализ затрат» (раздел «Отчеты» в производственных конфигурациях) показывает состав затрат на выпуск продукции. Для управленческого взгляда полезен отчет «Анализ финансовых результатов», где расходы показаны вместе с доходами.
Также расходы можно посмотреть через журналы документов: раздел «Покупки» → «Поступления (акты, накладные, УПД)» с отбором по месяцу покажет документы, которые чаще всего формируют расходы. Этот способ не дает итоговой суммы по счетам, но помогает убедиться, что все первичные документы введены.
Настройка отчета под свою задачу
Стандартные отчеты гибко настраиваются через кнопку «Показать настройки». Основные возможности, которые чаще всего нужны при анализе расходов: отбор по организации (если в базе их несколько), отбор по подразделению, группировка по субконто (статьи затрат, номенклатурные группы), вывод развернутого сальдо.
Например, чтобы увидеть расходы конкретного подразделения за месяц, на вкладке «Отбор» добавьте условие «Подразделение равно …» и выберите нужное. Чтобы разложить счет 26 по статьям, на вкладке «Группировка» добавьте субконто «Статьи затрат».
Готовый отчет можно вывести на печать или сохранить в файл (Excel, PDF) через кнопку «Еще» → «Сохранить» либо стандартную команду печати. Это удобно для передачи данных руководителю или в аудит.
Если ежемесячно смотрите одни и те же расходы, сохраните настройки отчета под понятным именем, например «Расходы 26 счета по статьям». В типовой конфигурации сохраненные варианты доступны из списка вариантов отчета — это экономит время и исключает ошибки в настройке отборов.
Проверка результата и типичные ошибки
После формирования отчета полезно сверить его с другими данными. Сумма дебетовых оборотов по счетам затрат в ОСВ должна совпадать с суммой в анализе счета за тот же период. Если цифры расходятся — чаще всего различаются настройки отбора или период.
Как проверить результат
Указан полный месяц с первого по последнее число
Период захватывает соседние месяцы или обрезан
Выбрана нужная организация или отбор отключен
В отборе осталась другая организация — суммы неполные
Отчеты сравниваются в одинаковом состоянии (до или после закрытия)
Один отчет до закрытия, другой после — суммы не сходятся
Все первичные документы месяца проведены
Есть непроведенные или помеченные на удаление документы
Если суммы в отчетах выглядят неправдоподобно, не спешите корректировать документы вручную. Сначала проверьте настройки отчета и состояние учета. Ручные правки проводок без понимания причины расхождения могут нарушить корректность учета и усложнить закрытие периода.
Частые вопросы
Почему в оборотно-сальдовой ведомости пусто, хотя документы введены?
Чаще всего документы не проведены — в журнале они отображаются без зеленой отметки. Также проверьте период отчета, отбор по организации и не установлен ли фильтр по конкретному счету, по которому не было оборотов.
Как посмотреть расходы по конкретному подразделению за месяц?
В отчете «Анализ счета» или ОСВ откройте настройки, на вкладке «Отбор» добавьте условие по подразделению, а на вкладке «Группировка» при необходимости добавьте субконто «Статьи затрат». Сформируйте отчет — получите расходы только выбранного подразделения.
Чем отличаются суммы до и после закрытия месяца?
До закрытия затраты накапливаются на счетах 25, 26, 44. При закрытии месяца регламентные операции списывают их на счета 20 или 90, и остатки на собирательных счетах обнуляются. Поэтому для сопоставимости сравнивайте отчеты, сформированные в одинаковом состоянии учета.
Можно ли выгрузить расходы за месяц в Excel?
Да. Сформируйте нужный отчет, затем используйте команду «Еще» → «Сохранить» или стандартное сохранение табличного документа (Ctrl+S) с выбором формата Excel. Структура строк и колонок сохранится как на экране.
Где смотреть прочие расходы: штрафы, услуги банка, курсовые разницы?
Они отражаются на счете 91.2 «Прочие расходы». Сформируйте «Анализ счета» по 91.2 за месяц — увидите разбивку по статьям прочих доходов и расходов и сможете провалиться в конкретные документы.
Как быстро проверить, все ли расходные документы введены за месяц?
Откройте журналы документов («Покупки» → «Поступления», «Банк и касса» → соответствующие журналы), установите отбор по месяцу и проверьте, что все документы проведены. Затем сверьте итоговые обороты по счетам затрат с ожидаемыми суммами.
Что важно запомнить
Для просмотра расходов за месяц в 1С 8.3 используйте ОСВ для общих сумм, «Анализ счета» — для разбора по статьям, «Карточку счета» — для поиска документов. Всегда проверяйте период, отборы и состояние закрытия месяца, а перед исправлением данных прошлых периодов делайте резервную копию.