Как посмотреть продажи в 1С Розница

Данные о продажах в «1С:Розница» собираются автоматически из кассовых документов: чеков ККМ, отчётов о розничных продажах и возвратов. Чтобы увидеть выручку за смену, день или месяц, не нужно ничего считать вручную — достаточно открыть подходящий отчёт и задать период. Проблема обычно не в отсутствии данных, а в том, что пользователь ищет их не в том разделе или смотрит отчёт, который показывает не ту аналитику.

В конфигурации есть несколько отчётов, которые отвечают на разные вопросы: сколько продано в деньгах, какие товары уходят лучше, какая наценка заложена в продажи, сколько вернули покупатели. Ниже разобраны основные способы посмотреть продажи, отличия отчётов между собой и типичные ситуации, когда цифры «не сходятся».

Где в программе находятся отчёты по продажам

Основные отчёты о продажах собраны в разделе «Продажи» — там находится подраздел с отчётами, а также сами документы: чеки ККМ, отчёты о розничных продажах, возвраты товаров от покупателя. Часть аналитики продублирована в разделе «Анализ» (в некоторых версиях — «Маркетинг и анализ» или «Финансовый результат»), где доступны более гибкие варианты отчётов.

Точные названия пунктов меню зависят от редакции конфигурации (Розница 2.2, 2.3, 3.0) и от настроенных прав пользователя. Если раздела «Продажи» в интерфейсе нет, проверьте роли: кассир с ограниченными правами может не видеть отчёты, доступные старшему кассиру или администратору.

Быстрый способ найти нужный отчёт — воспользоваться поиском в верхней строке программы (лупа) и ввести слово «продажи». Система покажет и документы, и отчёты, содержащие это слово в названии.

Отчёт «Продажи»: выручка и количество за период

Базовый инструмент — отчёт «Продажи» (в ряде версий — «Анализ продаж» или «Продажи за период»). Он строится по проведённым документам реализации и показывает сумму продаж, количество проданного товара, себестоимость и при необходимости — детализацию по товарам, магазинам, продавцам.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» и выберите отчёт «Продажи» (или «Анализ продаж»).
2. 2
   Установите период: день, неделя, месяц или произвольные даты.
3. 3
   При необходимости укажите отбор по магазину, складу или организации.
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговую сумму выручки.
5. 5
   Для детализации раскройте группировки по товарам или документам.

Обратите внимание на кнопку «Настройки» в шапке отчёта: именно там меняется состав группировок и отборов. Например, чтобы увидеть продажи по каждому кассиру, добавьте группировку «Ответственный» или «Кассир». Чтобы смотреть только один магазин — поставьте отбор по полю «Магазин» или «Склад».

Сформированный отчёт можно сохранить как вариант, чтобы не настраивать заново: кнопка «Сохранить вариант» или «Ещё → Сохранить вариант отчёта». Это удобно, если руководитель ежедневно смотрит одну и ту же форму.

Валовая прибыль: сколько заработали на продажах

Выручка — это ещё не заработок. Отчёт «Валовая прибыль» (обычно в разделе «Финансы» или «Анализ») показывает разницу между суммой продаж и себестоимостью проданных товаров. Именно по нему оценивают реальную эффективность торговой точки.

В отчёте видны сумма продаж, себестоимость, валовая прибыль и рентабельность в процентах. Детализация по товарам позволяет найти позиции, которые продаются часто, но почти без наценки, — их имеет смысл пересмотреть по цене или убрать из ассортимента.

Учтите: корректность валовой прибыли зависит от корректности себестоимости. Если товар приходовался без цен или с нулевой себестоимостью, прибыль по таким позициям будет завышена. При странных цифрах сначала проверьте отчёт по себестоимости и движение товара.

Какой отчёт выбрать

Продажи / Анализ продаж

Когда нужен объём выручки и количества за период с детализацией по товарам, магазинам, продавцам.

Валовая прибыль

Когда важна наценка и рентабельность, а не только оборот. Требует корректной себестоимости.

Отчёты о розничных продажах

Когда нужно сверить кассовые смены: суммы по видам оплат, возвраты, внесения и выемки.

Топ продаж / ABC-анализ

Когда нужно выделить лидеров и аутсайдеров ассортимента, а не общую выручку.

Продажи по кассам и сменам: сверка с Z-отчётом

Для контроля кассиров и сверки с фискальным регистратором используют журнал «Отчёты о розничных продажах» (раздел «Продажи»). Каждый такой документ соответствует закрытой кассовой смене и содержит суммы наличной и безналичной оплаты, возвраты, внесения и изъятия денег.

Открыв документ, можно увидеть перечень товаров, проданных за смену, и итоги по оплатам. Сумма по документу должна совпадать с данными Z-отчёта фискального регистратора. Расхождение — повод проверить, все ли чеки пробиты в программе и не было ли ручных операций на кассе в обход 1С.

Если нужен список конкретных чеков, откройте журнал «Чеки ККМ» и отфильтруйте по дате, кассе или номеру. По двойному щелчку открывается сам чек с составом покупки, скидками и видом оплаты.

Контрольные точки

Как проверить корректность данных

Сумма выручки в отчёте за день

Норма

Совпадает с суммой отчёта о розничных продажах и Z-отчётом кассы

Тревожный признак

Отчёт больше или меньше кассовых итогов — есть непроведённые или удалённые чеки

Наличие возвратов

Норма

Возвраты уменьшают выручку в отчёте

Тревожный признак

Возвраты проведены, но отчёт их не учитывает — проверьте даты и отборы

Себестоимость в отчёте по прибыли

Норма

Заполнена и правдоподобна по всем позициям

Тревожный признак

По части товаров себестоимость нулевая — прибыль завышена

Продажи по конкретному товару или группе

Чтобы узнать, как продавался отдельный товар, не обязательно строить общий отчёт и искать позицию глазами. В карточке номенклатуры есть вкладка или команда показа движений, а в отчётах достаточно установить отбор по полю «Номенклатура».

Удобные варианты:

• отчёт «Продажи» с отбором по товару — покажет суммы и количество по дням или документам;
• отчёт «Движение товара» или «Остатки и движения» — покажет приход, продажу и остаток, что помогает понять, не упирается ли низкая продажа в отсутствие товара на складе;
• ABC/XYZ-анализ (если включён в разделе анализа) — ранжирует товары по вкладу в выручку.

При анализе одной позиции проверяйте единицы измерения: если товар приходуется в коробках, а продаётся поштучно, количество в отчётах может выглядеть непривычно. Смотрите колонку единиц измерения или переключите отчёт на базовые единицы.

Частые причины, почему «продаж не видно»

Наиболее частая ситуация — отчёт показывает нули или неполные данные. Причины почти всегда типовые, и большинство решается без привлечения программиста.

Отдельный случай — работа с несколькими магазинами в одной базе. Если отчёт сформирован без отбора по магазину, вы увидите суммарные данные по всем точкам. Для анализа конкретной розничной точки всегда устанавливайте отбор, иначе цифры будут завышены относительно ожиданий.

Если данные в отчёте принципиально не совпадают с реальностью (например, часть чеков отсутствует), проверьте обмен с кассой: при работе с офлайн-кассами чеки загружаются в 1С пакетно, и до загрузки их в отчётах нет.

Выгрузка и печать данных о продажах

Любой сформированный отчёт можно сохранить или распечатать: кнопка с дискетой или меню «Файл → Сохранить» позволяет выгрузить таблицу в Excel, PDF или mxl. Это удобно для передачи данных руководителю или бухгалтеру.

Если отчёт нужен регулярно в одном виде, настройте рассылку отчётов (при включённой функциональности): программа будет автоматически формировать отчёт по расписанию и отправлять его на указанные адреса. Настройка находится в разделе администрирования, подраздел рассылок и обменов.

При выгрузке в Excel помните, что итоги в файле — статичные: если после выгрузки кто-то перепроведёт документы за период, данные в файле устареют, а в программе обновятся после повторного формирования.

Ответы на частые вопросы

Почему отчёт по продажам показывает меньше, чем было денег в кассе?

Отчёт «Продажи» учитывает только реализацию товаров, а в кассе могут быть внесения денег, оплаты по безналу, прошедшие через эквайринг, и возвраты. Для сверки с кассой используйте «Отчёт о розничных продажах» за смену — в нём видны все движения денег, включая внесения и выемки.

Как посмотреть продажи за сегодня, если смена ещё не закрыта?

Откройте журнал «Чеки ККМ» и отфильтруйте по текущей дате — там видны все пробитые чеки в реальном времени. В отчёт «Продажи» эти данные попадут после закрытия кассовой смены и формирования отчёта о розничных продажах.

Можно ли увидеть, какой продавец сколько продал?

Да, если в чеках заполняется продавец или ответственный. В отчёте «Продажи» откройте настройки и добавьте группировку по полю «Продавец» или «Ответственный» — отчёт разобьёт выручку по сотрудникам.

Почему в отчёте по валовой прибыли рентабельность выше 100% или отрицательная?

Обычно это признак проблем с себестоимостью: товар продан без оприходования, списан с нулевой стоимостью или продан ниже закупочной цены. Проверьте движения по конкретной позиции через отчёт «Движение товара» и карточку партии.

Как посмотреть продажи по всем магазинам сразу и по каждому отдельно?

Сформируйте отчёт «Продажи» без отбора по магазину и добавьте группировку «Магазин» в настройках — получите и общий итог, и разбивку по точкам в одной таблице. Для анализа одной точки установите отбор по нужному магазину.

Что делать, если нужного отчёта нет в меню?

Сначала проверьте права пользователя — часть отчётов доступна только руководителю или администратору. Затем воспользуйтесь поиском по программе: введите название отчёта в строку поиска. Если отчёта нет вовсе, возможно, используется урезанная редакция, и нужный вариант можно создать настройкой типового отчёта.