Как посмотреть отчет продаж в 1С

Отчеты по продажам — один из самых востребованных инструментов в 1С: с их помощью руководитель контролирует выручку, менеджер — свои сделки, а бухгалтер сверяет обороты с учетными данными. В типовых конфигурациях (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Розница) отчеты о продажах уже встроены, и для просмотра не требуется программирование — достаточно знать, где они находятся и какие настройки задать.

Ниже разобрано, где искать отчеты по продажам в разных конфигурациях, как настроить период и отборы, какие варианты отчетов существуют, как проверить корректность цифр и что делать, если отчет пуст или показывает неожиданные данные.

Где находятся отчеты по продажам в разных конфигурациях

Расположение отчетов зависит от конфигурации и её версии, но логика везде одинаковая: отчеты сгруппированы по прикладным разделам. В «1С:Управление торговлей» откройте раздел «Продажи» — в нижней части панели навигации будет блок «Отчеты по продажам» со списком доступных отчетов. В «1С:ERP» и «Комплексной автоматизации» ищите раздел «CRM и маркетинг» или «Продажи» — там также есть группа отчетов.

В «1С:Рознице» отчеты по продажам расположены в разделе «Продажи» или «Анализ», а в «1С:Бухгалтерии» прямого отчета «Продажи» нет — там используют оборотно-сальдовую ведомость по счетам 90 «Продажи» и 62 «Расчеты с покупателями», а также стандартный анализ счета.

Если интерфейс сильно переработан, воспользуйтесь универсальным способом: нажмите кнопку поиска (лупа) в правом верхнем углу или откройте меню «Все функции» и введите слово «продажи» — система покажет все связанные отчеты и документы. Учтите, что меню «Все функции» может быть скрыто: его включают через «Сервис — Параметры — Отображать команду "Все функции"».

Основные отчеты по продажам и что они показывают

В типовых конфигурациях доступно несколько отчетов, каждый из которых отвечает на свой вопрос. Понимание их назначения помогает быстро выбрать нужный, а не формировать все подряд.

Отчет «Валовая прибыль» показывает выручку, себестоимость и прибыль в разрезе товаров, клиентов или менеджеров. «Продажи» (или «Анализ продаж») дает обороты по количеству и сумме с группировкой по номенклатуре, контрагентам, складам. «Состояние выполнения заказов» нужен для контроля отгрузок по заказам клиентов. «Динамика продаж» показывает показатели по периодам — дням, неделям, месяцам.

Как сформировать отчет: пошаговый порядок

Процедура формирования одинакова для большинства отчетов в управляемых формах 1С. Откройте нужный отчет из раздела «Продажи», задайте период — для этого есть стандартное поле с выбором дат или кнопка выбора произвольного периода. Затем нажмите «Сформировать».

Если нужно сузить данные, откройте настройки кнопкой «Настройки» (или «Показать настройки») и добавьте отборы: по организации, складу, менеджеру, группе товаров или конкретному клиенту. После изменения настроек отчет нужно сформировать заново.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» и выберите нужный отчет из блока «Отчеты по продажам»
2. 2
   Укажите период отчета в поле дат или через выбор произвольного периода
3. 3
   При необходимости откройте «Настройки» и добавьте отборы по организации, складу, товару или клиенту
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения отчета
5. 5
   Проверьте итоги и при необходимости сохраните вариант настроек или выгрузите результат

Полезная возможность — сохранение варианта отчета. Если вы регулярно смотрите продажи с одними и теми же отборами, настройте их один раз и сохраните через «Ещё — Сохранить вариант отчета». В следующий раз достаточно выбрать сохраненный вариант, и настройки подставятся автоматически.

Как настроить группировки, отборы и показатели

Гибкость отчетов 1С обеспечивается системой компоновки данных: почти каждый типовой отчет позволяет менять структуру. В настройках на вкладке «Группировка» можно добавить или убрать уровни детализации — например, сначала показать продажи по менеджерам, внутри каждого менеджера — по клиентам, а внутри клиента — по товарам.

На вкладке «Отбор» добавляются условия: «Номенклатура в группе», «Менеджер равно», «Сумма больше». Обратите внимание на вид сравнения — от него зависит результат. На вкладке «Показатели» (или «Поля») включаются и отключаются колонки: количество, сумма, себестоимость, прибыль, процент прибыли.

Для анализа удобна вкладка «Сортировка» — например, отсортировать товары по убыванию суммы продаж, чтобы сразу увидеть лидеров. Если отчет поддерживает диаграммы, на вкладке «Диаграмма» можно включить графическое представление данных.

При работе с отборами по номенклатуре используйте вид сравнения «В группе» или «В группе из списка» — тогда в отчет попадут все товары выбранной папки справочника, а не только один конкретный элемент.

Как проверить корректность данных отчета

Цифры в отчете не всегда совпадают с ожиданиями, и причина обычно в данных, а не в самом отчете. Перед тем как делать выводы, сверьте несколько контрольных точек.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговая сумма продаж за период

Норма

Совпадает с оборотами по документам реализации и данными ОСВ по счету 90

Тревожный признак

Сумма меньше — часть документов не проведена или попала в другой период

Себестоимость в отчете «Валовая прибыль»

Норма

Заполнена по всем строкам, прибыль выглядит правдоподобно

Тревожный признак

Нулевая или отрицательная себестоимость — не выполнен расчет себестоимости или товар списан в минус

Полнота данных по менеджерам

Норма

Все продажи распределены по ответственным

Тревожный признак

Есть строки с пустым менеджером — в документах не заполнено поле

Если отчет «Валовая прибыль» показывает нулевую себестоимость, проверьте, выполнено ли закрытие месяца (расчет себестоимости) в разделе «Финансовый результат и контроллинг» или «Регламентные операции». До расчета себестоимости отчет может показывать прибыль, равную выручке, что искажает картину.

Если отчет вообще пуст, проверьте три вещи: правильность периода, наличие проведенных документов продажи за этот период и отсутствие лишних отборов в настройках. Самая частая причина «пустого» отчета — забытый отбор по организации или складу, оставшийся от предыдущей настройки.

Выгрузка, печать и рассылка отчета

Сформированный отчет можно сохранить во внешний файл: через «Файл — Сохранить как» или кнопку сохранения на панели табличного документа. Доступны форматы MXL (внутренний формат 1С), Excel, PDF, HTML и другие. Для передачи руководству чаще всего используют Excel или PDF.

Для печати используйте стандартную команду «Файл — Печать». Перед печатью проверьте масштаб и ориентацию страницы в предварительном просмотре — широкие отчеты удобнее печатать в альбомной ориентации.

В ряде конфигураций доступна рассылка отчетов по расписанию: отчет формируется автоматически и отправляется на почту выбранным получателям. Настройка выполняется в разделе администрирования и требует корректно настроенной учетной записи электронной почты в программе.

Типичные ошибки при работе с отчетами по продажам

Ещё одна распространенная ситуация — расхождение управленческих и регламентных отчетов. Отчеты раздела «Продажи» строятся по оперативным данным документов, а бухгалтерские отчеты — по проводкам. Если документы отгрузки и счета-фактуры оформлены в разных периодах, цифры не совпадут, и это нормально: сравнивать их нужно с пониманием методологии каждого отчета.

Частые вопросы

Почему отчет по продажам пустой, хотя продажи были?

Чаще всего причина в неверном периоде, оставшихся отборах в настройках или непроведенных документах реализации. Сбросьте настройки кнопкой «Стандартные настройки», проверьте период и убедитесь, что документы «Реализация товаров и услуг» проведены.

Как посмотреть продажи по конкретному менеджеру?

Откройте отчет «Продажи» или «Валовая прибыль», в настройках добавьте отбор «Менеджер равно» с нужным сотрудником и сформируйте отчет. Либо оставьте группировку по менеджерам, чтобы увидеть всех сразу.

Почему суммы в отчете не совпадают с бухгалтерской отчетностью?

Управленческие отчеты по продажам строятся по оперативным данным и могут включать или не включать НДС, а бухгалтерские — по проводкам без НДС. Дополнительно влияют непроведенные документы и разница в датах отгрузки и выставления счетов-фактур.

Можно ли настроить автоматическую отправку отчета на почту?

Да, в большинстве типовых конфигураций есть механизм рассылки отчетов: сохраните нужный вариант отчета, затем в разделе администрирования настройте рассылку с расписанием и списком получателей. Потребуется настроенная учетная запись электронной почты.

Как выгрузить отчет в Excel?

Сформируйте отчет, затем используйте «Файл — Сохранить как» и выберите формат листа Excel (XLSX или XLS). Структура строк и колонок сохранится, и файл можно будет дальше обрабатывать формулами.

Не вижу отчет «Валовая прибыль» в меню. Что делать?

Вероятнее всего, у вашей роли нет прав на этот отчет либо он скрыт настройками интерфейса. Попробуйте найти его через «Все функции»; если отчет там есть, но не открывается — обратитесь к администратору 1С для настройки прав доступа.