Отчеты и Аналитика · 10 мин
Как посмотреть ОС на забалансе в 1С
Как посмотреть основные средства на забалансе в 1С: оборотно-сальдовая ведомость по счету 001, карточки арендованных ОС, отчеты и проверка данных.
Забалансовые основные средства — это имущество, которое организация использует, но не учитывает на балансе: арендованные помещения и оборудование, лизинговые объекты (при учете на балансе лизингодателя), объекты, принятые на ответственное хранение. В 1С такие объекты отражаются на забалансовых счетах, и посмотреть их можно несколькими способами — от стандартной оборотно-сальдовой ведомости до специализированных регистров.
Конкретный путь зависит от конфигурации (1С:Бухгалтерия 8.3, ERP, Комплексная автоматизация) и от того, как ведется учет: штатными документами аренды или ручными операциями. Ниже разобраны рабочие варианты для 1С:Бухгалтерии 8 редакции 3.0 — самой распространенной конфигурации, а также отличия для других решений.
На каких счетах учитываются забалансовые ОС
Прежде чем строить отчет, важно понять, на каком счете в вашей базе отражаются забалансовые основные средства. Стандартный план счетов предусматривает счет 001 «Арендованные основные средства» — именно туда попадают объекты, полученные в аренду. Аналитика на этом счете ведется по контрагентам (арендодателям) и по объектам ОС.
Кроме 001 счета используются и другие забалансовые счета: 002 — товарно-материальные ценности на ответственном хранении, 010 — износ основных средств, 011 — ОС, сданные в аренду (если они продолжают числиться у арендодателя особым образом). В некоторых организациях бухгалтеры создают дополнительные забалансовые субсчета, например для учета объектов стоимостью ниже лимита, списанных с баланса, но фактически используемых.
Если неизвестно, какой счет используется, откройте план счетов (раздел «Главное» → «План счетов») и отфильтруйте строки по признаку «Забалансовый». Это покажет полный перечень счетов, на которых теоретически могут числиться внебалансовые объекты.
Просмотр через оборотно-сальдовую ведомость по счету
Универсальный способ — оборотно-сальдовая ведомость по счету. Откройте раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». В поле «Счет» укажите 001 (или нужный забалансовый счет), задайте период и нажмите «Сформировать».
Чтобы увидеть не только суммы, но и сами объекты, проверьте настройки группировки. Нажмите «Показать настройки» и на вкладке «Группировка» убедитесь, что добавлены субконто «Контрагенты» и «Основные средства». Тогда отчет развернется в дерево: арендодатель → конкретные объекты с остатками на начало, оборотами и остатками на конец периода.
- 1Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету
- 2Укажите счет 001 и нужный период
- 3В настройках на вкладке Группировка добавьте субконто Основные средства
- 4Сформируйте отчет и разверните группировки
- 5Проверьте конечные остатки по каждому объекту
Обратите внимание: забалансовые счета не имеют корреспонденции, поэтому в ОСВ вы увидите только дебетовые (поступление) и кредитовые (выбытие) обороты без связки с другими счетами. Это нормально и не является ошибкой.
Анализ счета и карточка счета для деталей
Если нужно увидеть движения по конкретному объекту — когда он принят на забаланс, когда выбыл, какими документами — используйте отчет «Анализ счета» или «Карточка счета». Оба находятся в разделе «Отчеты».
В «Анализе счета» укажите счет 001, период и в настройках добавьте группировку по основным средствам. Отчет покажет обороты по каждому объекту с расшифровкой по документам. «Карточка счета» выводит хронологический список всех проводок: дата, документ, содержание операции, сумма. Двойной щелчок по строке открывает сам документ, что удобно для проверки первички.
Просмотр через справочник «Основные средства»
Объекты на забалансе часто заводятся в тот же справочник «Основные средства», что и балансовые. Откройте раздел «Справочники» → «Основные средства». Чтобы отделить забалансовые объекты, используйте отбор: кнопка «Ещё» → «Настроить список», добавьте условие по реквизиту, который заполняется при постановке на забалансовый учет (например, по группе, способу отражения или комментарию — зависит от практики учета в организации).
В карточке объекта видны все документы, которыми он вводился в учет, и история движения. Если объект принят в аренду документом «Поступление в аренду» (в некоторых релизах — «Поступление (акты, накладные)» с видом операции аренды), это отражается в связанных документах карточки.
Удобный прием — создать в справочнике ОС отдельную группу «Арендованные (забаланс)» и помещать туда все внебалансовые объекты. Тогда найти их можно за пару кликов без настройки отборов, а ОСВ используется только для сверки сумм.
Какими документами ОС попадают на забаланс
Понимание документооборота помогает искать данные правильно. Постановка арендованного объекта на забаланс обычно оформляется одним из способов: документом поступления с отражением на счете 001, ручной операцией («Операции, введенные вручную») с записью по дебету 001, либо специализированным документом аренды, если подключен соответствующий функционал.
Выбытие — возврат арендодателю — оформляется кредитовой записью по 001 счету. Если в отчете по забалансовому счету «висят» объекты, которые фактически давно возвращены, это признак того, что документ выбытия не был введен. Такие зависшие остатки искажают инвентаризационные данные.
Как проверить результат
Совпадают с договорами аренды и актами приема-передачи
Числятся объекты по расторгнутым договорам
Каждый остаток привязан к конкретному объекту ОС и контрагенту
Есть суммы без указания объекта или контрагента
Поступления и выбытия подтверждены документами
Есть обороты без документов-оснований
Особенности в других конфигурациях 1С
В 1С:ERP и Комплексной автоматизации забалансовый учет ОС организован через регистры подсистемы учета внеоборотных активов. Там есть специализированные отчеты по арендованным и полученным в лизинг объектам: раздел с учетом ОС → отчеты по аренде. Проводки на забалансовые счета формируются документами «Поступление предметов лизинга» или аналогичными.
В 1С:Бухгалтерии при включенном функционале лизинга (с учетом по ФСБУ 25/2018) объекты, учитываемые на балансе лизингодателя, продолжают отражаться на забалансовом счете. Отчеты строятся тем же способом — через ОСВ по счету, но аналитика может дополняться договорами.
Сравнение вариантов просмотра
Быстрый обзор остатков и оборотов; не показывает документы без расшифровки
Хронология всех операций с переходом в документы; неудобна для общей картины по многим объектам
Удобен для работы с карточками объектов; не показывает суммы и обороты напрямую
Гибкая настройка под любые данные; требует понимания структуры регистров
Типичные ошибки и ограничения
Частая проблема — пользователь ищет забалансовые ОС в отчетах по балансовым счетам 01 и 08 и не находит их там. Это ожидаемо: арендованные объекты не амортизируются арендатором и не формируют его внеоборотные активы, поэтому в стандартных отчетах по ОС (ведомость амортизации, инвентарная книга) их нет.
Вторая ошибка — построение ОСВ по всем счетам и поиск забалансовых остатков в общей ведомости. Забалансовые счета в сводную ОСВ могут не попадать в зависимости от настроек показателей. Надежнее строить ведомость именно по конкретному забалансовому счету.
Ограничение стандартных отчетов: если учет на забалансе ведется без аналитики по объектам (только суммой по контрагенту), детализировать состав имущества из программы не получится — придется сверять с бумажными договорами и актами. Это повод настроить аналитический учет корректно при постановке следующих объектов.
Что важно запомнить
Забалансовые ОС смотрят через ОСВ или карточку по счету 001 с группировкой по объектам и контрагентам. Для проверки состава используйте справочник ОС и документы поступления в аренду, а зависшие остатки сверяйте с действующими договорами.
Частые вопросы
Почему в ОСВ по счету 001 нет сумм, только количество объектов?
Забалансовый учет ведется в оценке, указанной в договоре аренды или акте приема-передачи. Если при постановке объекта сумма не была введена (например, документ заполнен не полностью), остаток будет количественным или нулевым. Проверьте документ поступления и при необходимости внесите оценку корректирующей операцией.
Как посмотреть забалансовые ОС по конкретному арендодателю?
В оборотно-сальдовой ведомости по счету 001 откройте настройки и на вкладке «Отбор» добавьте условие по субконто «Контрагенты» с нужным арендодателем. Отчет покажет только объекты, полученные от этой организации, с остатками и оборотами за период.
Видны ли забалансовые ОС в инвентаризационной ведомости?
Стандартная инвентаризация ОС в 1С охватывает балансовые объекты. Для забалансового имущества инвентаризация проводится отдельно — по данным счета 001 с оформлением соответствующих описей. Сверку удобно делать по ОСВ с группировкой по объектам на дату инвентаризации.
Что делать, если арендованный объект возвращен, но числится на забалансе?
Введите документ выбытия с кредитовой записью по счету 001 — возврат арендодателю или ручную операцию, если специализированный документ не использовался. Дата операции должна совпадать с датой фактического возврата по акту, чтобы остатки в программе сошлись с первичными документами.
Можно ли выгрузить список забалансовых ОС в Excel?
Да. Любой табличный отчет в 1С (ОСВ, анализ счета) сохраняется через «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить копию» в формате Excel. Список справочника ОС также выгружается: выделите строки, нажмите «Ещё» → «Вывести список» и сохраните результат в табличный документ.
Где смотреть забалансовые ОС, если учет ведется в 1С:ERP?
В ERP используйте отчеты подсистемы внеоборотных активов по аренде и лизингу, а также универсальную ОСВ по забалансовым счетам из раздела отчетов по бухгалтерскому учету. Аналитика там разворачивается по договорам и объектам эксплуатации.