Отчеты и Аналитика · 13 мин
Как настроить ведомость по товарам на складах в 1С
Пошаговая настройка отчёта «Ведомость по товарам на складах» в 1С: отборы, группировки, валюта, период, сохранение вариантов и проверка расхождений.
Отчёт «Ведомость по товарам на складах» — основной инструмент контроля складских остатков в 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. Он показывает входящие остатки, приход, расход и конечные остатки по каждой номенклатурной позиции в разрезе складов, и именно с него обычно начинается любая сверка учётных данных с фактическими остатками.
Проблема в том, что стандартный вариант отчёта редко подходит «как есть»: кому-то нужны остатки только по одному складу, кому-то — движение по конкретной группе товаров, а руководителю нужна суммовая оценка в валюте управленческого учёта. Всё это настраивается средствами системы компоновки данных прямо в форме отчёта, без доработок конфигурации.
Ниже разобрано, где находится отчёт, как задать период и отборы, изменить структуру группировок, добавить вычисляемые поля, сохранить настройки для повторного использования и проверить корректность результата. Примеры приведены для интерфейса «Такси» в УТ 11; в ERP и КА шаги идентичны, отличается только расположение пунктов меню.
Где найти отчёт и какие варианты доступны по умолчанию
В 1С:Управление торговлей 11 отчёт расположен в разделе «Склад и доставка» → «Отчёты по складу» → «Ведомость по товарам на складах». В ERP и Комплексной автоматизации он находится в разделе «Склад и доставка» либо через общий список отчётов: «Отчёты» → «Склад». Если пункта нет в меню, воспользуйтесь поиском по команде «Найти» в правом верхнем углу — достаточно набрать «ведомость».
По умолчанию конфигурация содержит несколько предустановленных вариантов: ведомость в количественном выражении, в количественно-суммовом (при включённом учёте себестоимости), в разрезе серий и характеристик. Переключение между ними выполняется через кнопку «Выбрать вариант» или выпадающий список вариантов в шапке формы отчёта.
Прежде чем создавать собственную настройку, проверьте стандартные варианты — часто подходящий уже есть, и остаётся только добавить отбор. Это снижает риск ошибок: предустановленные варианты используют корректные связи полей и ресурсы, проверенные разработчиком конфигурации.
Как задать период и основные отборы
После открытия отчёта первым делом установите период. В шапке формы доступны поля «Период» с быстрым выбором (день, месяц, квартал, произвольный интервал). Учитывайте: если оставить период пустым, отчёт построится по всем данным информационной базы, что на больших объёмах может занять заметное время и выдать нечитаемый результат.
Для отборов нажмите кнопку «Настройки» и перейдите на закладку «Отбор». Типовой набор условий, который требуется чаще всего:
- Склад — равно конкретному складу или находится в группе складов (удобно для территориальных объединений);
- Номенклатура — в группе (по иерархии справочника) или в списке конкретных позиций;
- Организация — если в базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам;
- Характеристика / Серия — при учёте товаров с дополнительными аналитиками.
Обратите внимание на вид сравнения в отборе. «Равно» отберёт одно значение, «В группе» — всю ветку иерархии, «В списке» — произвольный перечень. Частая ошибка — использовать «Равно» для группы справочника: такой отбор вернёт пустой отчёт, потому что движения регистрируются по элементам, а не по группам.
- 1Откройте отчёт: «Склад и доставка» → «Отчёты по складу» → «Ведомость по товарам на складах».
- 2Установите период отчёта в шапке формы.
- 3Нажмите «Настройки», перейдите на закладку «Отбор» и добавьте условия по складу, организации, номенклатуре.
- 4Нажмите «Закрыть и сформировать» и проверьте, что данные появились и итоги выглядят правдоподобно.
- 5Сохраните настройки как новый вариант отчёта, чтобы не повторять настройку.
Как изменить структуру: группировки и состав полей
Структура отчёта определяет, как данные будут развёрнуты в таблице. На закладке «Структура» (или «Группировка» в простом режиме настроек) задаётся иерархия: например, «Склад → Номенклатура» или «Номенклатура → Характеристика». Порядок группировок влияет на читаемость: для анализа по местам хранения склад ставят первым, для анализа ассортимента — номенклатуру.
На закладке «Поля» управляется состав колонок. Базовый набор — начальный остаток, приход, расход, конечный остаток. При включённом расчёте себестоимости доступны суммовые ресурсы: стоимость начальная, приход и расход в деньгах, конечная стоимость. Если суммовые колонки пустые, проверьте, выполнялся ли регламентный расчёт себестоимости за выбранный период — без него стоимостные данные отсутствуют.
Для добавления реквизита номенклатуры (артикул, производитель, вид номенклатуры) используйте кнопку «Добавить» на закладке полей и выберите нужное поле из дерева — система компоновки позволяет выводить связанные реквизиты без изменения запроса. Поле «Артикул» стоит добавить почти всегда: поиск и сверка по артикулам заметно быстрее, чем по наименованиям.
Расширенный режим настроек
По умолчанию открывается упрощённая форма настроек. Для полного доступа к возможностям компоновки нажмите «Ещё» → «Расширенный» или измените режим в настройках формы. Расширенный режим открывает закладки «Выбранные поля», «Параметры», «Условное оформление» и позволяет редактировать структуру на уровне отдельных группировок — например, выводить разные наборы колонок для складов и для товаров.
Параметры отчёта: валюта, единицы измерения и детализация
На закладке «Параметры» доступны настройки, влияющие на сам способ расчёта данных. Ключевые из них:
- Единица количества — базовая единица хранения или упаковки. Вывод в упаковках удобен для складов, работающих коробами, но дробные значения возможны при неполных остатках;
- Валюта стоимости — валюта управленческого или регламентированного учёта, в которой будут показаны суммовые ресурсы;
- Детализация по периодам — в некоторых вариантах доступно разворачивание движений по дням, неделям или месяцам внутри заданного периода.
Отдельно проверьте параметр отбора по типу склада, если в компании есть и оптовые, и розничные склады. Смешение ордерных и неордерных складов в одном отчёте допустимо, но для сверки с учётом ордерной схемы (распоряжения и ордера) лучше использовать специализированные отчёты по ордерному складу.
Как сохранить вариант и настроить рассылку
После того как отчёт сформирован в нужном виде, сохраните настройки: «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта» (или «Сохранить настройки» в зависимости от версии). Задайте понятное имя — например, «Остатки оптовый склад, количество». Вариант можно сделать доступным только себе или всем пользователям, если у вас есть соответствующие права.
Сохранённые варианты попадают в панель отчётов раздела «Склад», что избавляет от повторной настройки. Для регулярного контроля удобно настроить рассылку: в разделе администрирования доступна подсистема рассылки отчётов, где сохранённый вариант отправляется на почту по расписанию — например, ежедневная ведомость остатков для кладовщика или еженедельная сводка для руководителя.
При передаче варианта коллегам учитывайте права доступа: если у пользователя нет доступа к конкретному складу или организации (ограничение на уровне записей), он увидит неполные данные без каких-либо предупреждений. Это не ошибка отчёта, а штатная работа системы ограничения доступа.
Проверка результата и типичные расхождения
После формирования ведомости сверьте её с контрольными данными. Самая надёжная проверка — сопоставить итог конечного остатка по складу с данными инвентаризации или с отчётом «Остатки и доступность товаров». Если ведомость сходится с фактическим пересчётом, настройка корректна.
Типичные ситуации, когда цифры «не сходятся»:
- Отрицательные остатки — признак того, что расходные документы проведены раньше приходных по времени или поступление не оформлено. Ведомость их покажет честно, и это повод разбираться с документами, а не с отчётом;
- Расхождение с оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 41 — обычно вызвано разницей между складским и бухгалтерским учётом: непроведёнными документами, разной датой отражения операций или ручными корректировками в бухучёте;
- Пустой отчёт — чаще всего следствие избыточных отборов (пересечение несовместимых условий) или неверного вида сравнения «Равно» вместо «В группе».
Как проверить результат
Совпадает с отчётом «Остатки и доступность товаров» за тот же момент времени
Суммы или количества различаются — проверьте отборы и период
Отрицательных остатков нет
Есть минуса — ищите непроведённые приходы или опережающие расходные документы
Заполнены после расчёта себестоимости за период
Пустые — месяц не закрыт регламентными операциями
Отображаются только позиции, заданные отбором
Лишние позиции — проверьте вид сравнения в отборе
Частые ошибки при настройке и их последствия
Первая ошибка — накопление отборов «на всякий случай». Каждое условие сужает выборку, и избыточные отборы (например, одновременно по складу и по организации, у которой этот склад не числится) приводят к пустому отчёту. Добавляйте условия по одному и формируйте отчёт после каждого.
Вторая ошибка — игнорирование секунд в границах периода. Остаток «на 31.03» и «на 01.04 00:00:00» может отличаться на документы, проведённые в конец дня. Для сверок используйте точность до секунды либо стандартные границы «конец дня».
Третья ошибка — вывод отчёта по всей номенклатуре без отборов на большой базе. Результат в сотни тысяч строк формируется долго и нечитаем. Ограничивайте выборку складом или товарной группой, а общую сводку получайте через группировки с отключённой детализацией до элементов.
Альтернативные отчёты для смежных задач
Ведомость по товарам — не единственный инструмент. Для оперативного контроля остатков без движений подходит отчёт «Остатки и доступность товаров» — он быстрее и показывает резервы. Для анализа причин расхождений между учётом и фактом используйте «Расчёт расхождений» и результаты инвентаризаций. Для ордерных складов — отчёты по исполнению распоряжений.
Какой отчёт выбрать
Полная картина: остатки и обороты за период. Подходит для сверок и анализа движений, но тяжелее остальных
Только текущие остатки и резервы на момент времени. Быстрый, но без истории движений
Для адресного хранения и ордерной схемы. Не заменяют ведомость, а дополняют её по оперативным данным склада
Выбор зависит от задачи: для ежемесячной сверки с бухгалтерией нужна ведомость с суммами, для ежедневной работы кладовщика — «Остатки и доступность», для аудита адресного склада — ячеистые отчёты. Комбинировать их нормально: ведомость отвечает на вопрос «что происходило», остальные — «что есть сейчас».
Что важно запомнить
Ведомость настраивается через кнопку «Настройки»: период, отборы, группировки и поля. Сохраняйте собственные варианты, не трогайте типовые. Суммовые данные появляются только после расчёта себестоимости, а расхождения с бухучётом чаще объясняются методологией, чем ошибками отчёта.
Частые вопросы
Почему ведомость показывает отрицательные остатки?
Минус возникает, когда расходный документ проведён раньше приходного по времени либо поступление вообще не оформлено. Отчёт отражает регистры как есть. Найдите позицию с минусом, откройте по ней карточку движений (двойной клик или расшифровка) и восстановите хронологию: оформите недостающий приход или перепроведите документы в правильной последовательности.
Можно ли вывести ведомость сразу по всем складам с итогами по каждому?
Да. Уберите отбор по конкретному складу и убедитесь, что в структуре отчёта первая группировка — «Склад». Отчёт покажет данные по каждому складу отдельно с промежуточными итогами и общим итогом. Если итоги по складам не нужны, склад можно вынести в ресурсы или отключить группировку.
Почему колонки со стоимостью пустые, хотя количество отображается?
Стоимостные ресурсы заполняются по данным расчёта себестоимости. Если регламентное закрытие месяца за выбранный период не выполнялось, сумм не будет. Выполните расчёт себестоимости через обработку закрытия месяца и сформируйте отчёт повторно. Для текущего незакрытого месяца используйте количественные показатели.
Как поделиться настроенным вариантом с коллегой?
При сохранении варианта установите доступность «Всем пользователям» — для этого нужны права на сохранение общих вариантов. Альтернатива без прав: коллега открывает тот же отчёт и повторяет настройки вручную, либо администратор копирует вариант через стандартную обработку управления вариантами отчётов в разделе администрирования.
Ведомость не сходится с оборотно-сальдовой по счёту 41 — отчёт сломан?
Почти наверняка нет. Складской учёт и бухгалтерский учёт — разные подсистемы с разными правилами. Расхождения обычно вызваны непроведёнными документами, ручными операциями в бухучёте, разным моментом списания или товарами в пути. Сверяйте по документам: расшифруйте сумму в ОСВ и сопоставьте с движениями ведомости по конкретным позициям.
Можно ли настроить автоматическую отправку ведомости на почту?
Да, если в конфигурации включена подсистема рассылки отчётов. Сохраните нужный вариант ведомости, затем в разделе администрирования создайте рассылку: укажите вариант отчёта, расписание, формат (Excel, PDF, HTML) и получателей. Учётная запись почты для отправки настраивается администратором в системных настройках.