Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как настроить отчеты по продажам в 1С
Как настроить отчеты по продажам в 1С: варианты отчетов, отборы, группировки, сохранение настроек, рассылка по расписанию и типичные ошибки.
Отчеты по продажам в 1С — основной инструмент контроля выручки, маржинальности и работы менеджеров. В типовых конфигурациях («Управление торговлей», «ERP», «Комплексная автоматизация», «Бухгалтерия») уже есть готовые отчеты, но их стандартные настройки редко совпадают с реальными задачами: кому-то нужна выручка по менеджерам, кому-то — валовая прибыль по товарным группам, кому-то — динамика продаж по неделям.
Все отчеты по продажам в управляемых конфигурациях 1С построены на системе компоновки данных (СКД). Это значит, что пользователь без программирования может менять отборы, группировки, поля и оформление, а затем сохранить результат как свой вариант отчета. Ниже разобран практический порядок настройки: от выбора подходящего отчета до автоматической рассылки руководству.
Инструкция ориентирована на типовые конфигурации с интерфейсом «Такси». В обычных формах (старые редакции УТ 10.3, УПП) механика похожа, но кнопки настройки расположены иначе — через кнопку «Настройка» в шапке отчета.
Какие отчеты по продажам есть в типовых конфигурациях
Прежде чем что-то настраивать, важно выбрать правильный базовый отчет — у каждого своя методика расчета, и не везде есть, например, себестоимость. В «Управлении торговлей 11» и ERP основные отчеты собраны в разделе «Продажи → Отчеты по продажам».
| Отчет | Что показывает | Когда использовать |
|---|---|---|
| Выручка и себестоимость продаж | Выручка, себестоимость, валовая прибыль, рентабельность | Анализ маржинальности по товарам, клиентам, менеджерам |
| Продажи (обороты) | Количество и сумма продаж без себестоимости | Оценка объемов и динамики, когда прибыль не нужна |
| Анализ причин отмены заказов | Причины и суммы отмененных заказов | Контроль потерь продаж |
| Динамика продаж / сравнение продаж | Продажи по периодам с сравнением | План-фактный анализ, сезонность |
| Ведомость расчетов с клиентами | Долги и оплаты по продажам | Контроль дебиторской задолженности |
В «1С:Бухгалтерии» аналитика скромнее: есть «Анализ продаж», «Продажи по контрагентам», «Продажи по номенклатуре» и «Продажи по месяцам» в разделе «Отчеты». Себестоимость там отражается по данным бухгалтерского учета, поэтому для управленческого анализа маржи бухгалтерская конфигурация подходит хуже, чем торговая.
Как открыть отчет и задать период с отборами
Стандартный путь: раздел «Продажи» → панель «Отчеты по продажам» → выбор нужного отчета. После открытия в шапке появляются быстрые настройки: период и один-два ключевых отбора (организация, склад, менеджер). Этого хватает для простых задач — выбрали период, нажали «Сформировать».
Для точного отбора откройте полные настройки кнопкой «Настройки» или «Ещё → Изменить вариант». На закладке «Отбор» можно добавить любое поле: вид номенклатуры, группу клиентов, регион, соглашение, подразделение. Вид сравнения меняется в колонке рядом с условием — доступны «Равно», «В списке», «В группе», «Не равно» и другие варианты.
- 1Откройте раздел «Продажи → Отчеты по продажам» и выберите отчет
- 2Установите период в шапке отчета
- 3Нажмите «Настройки» и на закладке «Отбор» добавьте нужные условия
- 4На закладке «Структура» или «Группировка» проверьте разрезы отчета
- 5Нажмите «Закрыть и сформировать» и проверьте итоги
Практический нюанс: отбор «В группе» по папке номенклатуры включает все вложенные подгруппы, а «Равно» — только саму папку без содержимого. Это частая причина «пустого» отчета, когда товары на самом деле есть.
Как настроить группировки и показатели
Группировки определяют, в каких разрезах выводятся данные. В расширенных настройках (кнопка «Ещё → Изменить вариант», режим «Расширенный») структура отчета редактируется на закладке «Структура»: можно добавить группировку по менеджеру, периоду с детализацией по неделям, складу или характеристике номенклатуры.
На закладке «Поля» выбираются показатели: количество, выручка, себестоимость, валовая прибыль, процент прибыли. Лишние колонки лучше убрать — отчет формируется быстрее и читается легче. Порядок колонок меняется перетаскиванием или кнопками перемещения.
Для анализа динамики удобна комбинация: группировка «Период» с детализацией по месяцам или неделям как верхний уровень, а внутри — номенклатура или клиент. Для отчета руководителю чаще достаточно одной группировки по менеджерам с итогами по прибыли.
Если в отчете нужны одновременно крупные разрезы (направления) и детализация до товара, добавьте в структуру две вложенные группировки, но отключите вывод детальных записей — так отчет останется компактным и при этом раскроется до нужного уровня по клику.
Как сохранить свой вариант отчета
Настроенный отчет не нужно перенастраивать каждый раз. После формирования нажмите «Ещё → Сохранить вариант отчета» (или «Сохранить настройки» в простых отчетах), задайте понятное имя — например, «Прибыль по менеджерам за месяц». Вариант появится в списке вариантов отчета и в общей панели отчетов.
При сохранении можно указать доступность варианта: только для себя или для всех пользователей. Право сохранять общие варианты зависит от настроек прав — если кнопка недоступна, обратитесь к администратору или сохраните вариант как личный.
Полезно добавить важные варианты в избранное (звездочка в панели навигации) или вывести на начальную страницу через «Настройки начальной страницы» — тогда ключевой отчет открывается в один клик при запуске программы.
Как настроить рассылку отчетов по расписанию
Если руководству нужен отчет по продажам каждое утро, настраивать его вручную не обязательно. В разделе «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Рассылки отчетов» (в УТ 11 и ERP) создается рассылка: выбирается вариант отчета, расписание, формат (Excel, PDF, HTML) и список получателей по электронной почте.
Для работы рассылки должна быть настроена системная учетная запись электронной почты («Администрирование → Органайзер → Системная учетная запись») и включено выполнение регламентных заданий. В файловой базе регламентные задания выполняются только при запущенном сеансе, в клиент-серверной — на сервере автоматически.
Проверьте рассылку кнопкой «Выполнить сейчас» до постановки на расписание: убедитесь, что письмо приходит, вложение открывается и цифры в нем совпадают с отчетом, сформированным вручную за тот же период.
Как проверить корректность цифр
Настроенный отчет стоит сверить с независимым источником хотя бы один раз. Самый простой способ — сопоставить итоговую выручку отчета с оборотами по счету 90.01 в «1С:Бухгалтерии» (если обмен настроен) или с суммой документов «Реализация товаров и услуг» за тот же период через универсальный отчет.
Как проверить результат
Совпадает с суммой проведенных реализаций за тот же период и отбор
Расхождение — проверьте отборы, непроведенные и помеченные на удаление документы
Заполнена и адекватна по величине
Нули или отрицательные значения по всем строкам — вероятно, не рассчитана себестоимость
Одинаковый вариант дает одинаковые итоги
Цифры различаются — пользователи смотрят разные варианты или с разными отборами
Если себестоимость пустая, проверьте в УТ 11 выполнение регламентного задания расчета себестоимости: «Администрирование → Поддержка и обслуживание → Регламентные операции» или механизм закрытия месяца. До расчета себестоимости отчеты по прибыли будут недостоверны.
Когда стандартных настроек недостаточно
СКД покрывает большинство задач, но есть границы: произвольные формулы KPI, данные из нескольких источников, нестандартные расчеты бонусов. В таких случаях есть три пути: доработать отчет через расширение конфигурации (без изменения типового кода), заказать внешний отчет у разработчика или выгрузить данные в Excel/Power BI через стандартную выгрузку.
Сравнение вариантов
Подходит для 80–90% задач: отборы, группировки, поля. Не требует программирования, но ограничена составом данных типового отчета
Подходит для нестандартных показателей и формул. Требует разработчика и контроля при обновлении конфигурации
Подходит для сложной аналитики и сводных дашбордов. Данные не в реальном времени, нужна дисциплина обновления выгрузок
Признак того, что пора привлекать специалиста: вы регулярно вручную дорабатываете выгрузку из 1С в Excel одними и теми же формулами. Такая логика почти всегда переносится в отчет один раз и затем работает автоматически.
Что важно запомнить
Выберите правильный базовый отчет, настройте период, отборы и группировки через «Изменить вариант», сохраните результат как свой вариант и при необходимости поставьте его на рассылку. Один раз сверьте итоги с документами — после этого настройка работает без постоянного контроля.
Частые вопросы по настройке отчетов по продажам в 1С
Почему отчет по продажам формируется пустым?
Чаще всего причина в отборах: проверьте период, организацию и вид сравнения в условиях отбора (для папки номенклатуры нужно «В группе», а не «Равно»). Также убедитесь, что документы реализации проведены, а у пользователя есть права на просмотр соответствующих данных.
Как вывести в отчет продажи по конкретному менеджеру?
Откройте настройки отчета, на закладке «Отбор» добавьте поле «Менеджер» с условием «Равно» и выберите сотрудника. Если нужен сравнительный отчет по всем менеджерам, вместо отбора добавьте группировку по полю «Менеджер» в структуру отчета.
Почему в отчете не видно прибыли, только выручка?
Колонки прибыли зависят от рассчитанной себестоимости. Проверьте, выполнялся ли расчет себестоимости за нужный период (закрытие месяца или соответствующее регламентное задание). До его выполнения себестоимость и прибыль будут пустыми либо посчитаны предварительно.
Можно ли сравнить продажи двух периодов в одном отчете?
Да, в УТ 11 и ERP есть специализированные отчеты сравнения и динамики продаж, а в отчетах на СКД можно добавить группировку по периоду (месяц, неделя) — тогда каждая колонка или строка покажет свой период, и динамика будет видна без выгрузки в Excel.
Как дать менеджеру отчет только по его продажам?
Сохраните для него личный вариант отчета с отбором по конкретному менеджеру. Дополнительно администратор может ограничить доступ к данным на уровне прав (RLS) по подразделениям или менеджерам — тогда ограничение будет действовать во всех отчетах, а не только в одном варианте.
Пропадут ли мои варианты отчетов при обновлении конфигурации?
Пользовательские варианты отчетов хранятся в базе отдельно от кода конфигурации и при штатном обновлении сохраняются. Риск возникает, только если в новой версии разработчик существенно изменил сам отчет — тогда старый вариант может перестать формироваться, и его потребуется настроить заново.