Как настроить полный свод начислений и удержаний в 1С:ЗУП за период

Полный свод начислений, удержаний и выплат — главный контрольный отчёт расчётчика в 1С:Зарплата и управление персоналом. Он собирает в одну таблицу всё, что было начислено сотрудникам, удержано из их дохода, перечислено в бюджет и выплачено на руки за выбранный период. Именно этим отчётом сверяют расчётные листки, проверяют задолженность на конец месяца и готовят данные для бухгалтерии.

Стандартная форма отчёта не всегда показывает данные так, как нужно конкретной организации: кому-то требуется детализация по подразделениям, кому-то — по видам начислений, а кому-то — свод только по одному сотруднику за полугодие. Всё это настраивается без программирования, штатными средствами вариантов отчёта.

Ниже разобрано, где находится отчёт, как задать произвольный период, какие варианты группировки доступны, как сохранить свою настройку и как проверить, что цифры в своде сходятся с другими отчётами.

Где находится отчёт и как его открыть

В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 отчёт доступен по пути: раздел «Зарплата» → группа «Отчёты по зарплате» → «Полный свод начислений, удержаний и выплат». В некоторых настройках интерфейса тот же отчёт продублирован в разделе «Отчёты, справки». Если пункта не видно, проверьте состав командного интерфейса раздела или воспользуйтесь поиском по меню «Все функции».

Право на формирование отчёта обычно есть у ролей расчётчика и кадровика-расчётчика. Если пользователь видит раздел «Зарплата», но отчёт не открывается или открывается пустым, причина почти всегда в ограничении прав на уровне записей: пользователю доступны не все организации или подразделения. Это настраивается в профилях групп доступа.

Как задать произвольный период

При открытии отчёт подставляет период по умолчанию — как правило, текущий месяц. Чтобы получить свод за другой интервал, в поле периода выберите готовый вариант (месяц, квартал, год) или укажите произвольные даты начала и окончания через «Произвольный период». После смены дат нажмите «Сформировать» — автоматического пересчёта в большинстве настроек не происходит.

Важно понимать, к какому моменту относятся суммы. Начисления и удержания в своде отражаются по периоду регистрации (месяцу начисления), а выплаты — по фактической дате ведомости. Поэтому за «переходящие» периоды, например когда зарплата за июнь выплачена в июле, колонка «Выплачено» может не сходиться с начислением — это нормально, а не ошибка отчёта.

Для свода «в целом за период» по нескольким месяцам удобно задать длинный интервал (квартал, полугодие, год) и добавить группировку по месяцам — тогда итоги будут развёрнуты помесячно внутри одной таблицы.

Структура отчёта: что показывают колонки и строки

Стандартный вариант отчёта выводит по каждому сотруднику (или группировке) блоки показателей: отработанное время, начислено по видам расчёта, удержано (НДФЛ, алименты, займы и прочее), начислено взносов, выплачено, а также сальдо на начало и конец периода. Итоговая строка собирает суммы по всей организации.

Ключевые контрольные колонки — «Долг за организацией на начало», «Долг за организацией на конец» и «Выплачено». Связь между ними прямая: сальдо на конец равно сальдо на начало плюс начислено минус удержано минус выплачено. Если это равенство нарушается, значит, в учёте есть нестыковки — чаще всего незакрытые выплаты прошлых периодов или ручные корректировки.

Настройка варианта отчёта под свою задачу

Кнопка «Настройки» открывает конструктор варианта отчёта. Для большинства задач достаточно расширенного режима с закладками «Структура», «Отбор», «Поля» и «Отборы/Сортировка». Изменения применяются кнопкой «Закрыть и сформировать».

Группировка по подразделениям и организациям

Если нужен свод по структуре компании, в структуре отчёта добавьте группировку «Подразделение» выше уровня «Сотрудник». Для группы компаний добавьте группировку «Организация». Порядок группировок определяет вложенность: сначала организация, внутри — подразделения, внутри — сотрудники.

Детализация по видам начислений и удержаний

По умолчанию виды расчёта выводятся колонками. Если видов начислений много и таблица получается слишком широкой, удобнее перенести «Вид расчёта» в строки — тогда каждый вид начисления станет отдельной строкой внутри сотрудника или подразделения. Это же решение помогает при выгрузке в Excel для дальнейшей обработки сводными таблицами.

Отборы: один сотрудник, подразделение, вид удержания

На закладке «Отбор» добавьте условие по нужному полю: сотрудник, подразделение, организация, вид расчёта. Например, чтобы получить свод только по удержаниям по исполнительным листам, установите отбор по виду удержания. Отбор по сотруднику за длинный период фактически даёт развёрнутую историю его расчётов — аналог расчётного листка за несколько месяцев.

1. 1
   Откройте «Зарплата → Отчёты по зарплате → Полный свод начислений, удержаний и выплат»
2. 2
   Укажите произвольный период в шапке отчёта
3. 3
   Нажмите «Настройки» и задайте группировки, отборы и поля
4. 4
   Сформируйте отчёт и проверьте итоги по сальдо
5. 5
   Сохраните вариант кнопкой «Сохранить вариант отчёта»

Сохранение настройки и рассылка отчёта

Настроенный вариант не нужно собирать заново каждый месяц. После установки всех параметров нажмите «Сохранить вариант отчёта» (или «Ещё → Сохранить вариант»), задайте понятное имя, например «Свод по подразделениям за квартал». Вариант появится в списке вариантов отчёта и будет доступен при следующем открытии.

Если свод нужен руководству регулярно, вариант можно включить в рассылку отчётов (при настроенной подсистеме рассылок) — отчёт будет формироваться и отправляться по расписанию. Для этого учётной записи, от имени которой выполняется рассылка, должны хватать прав на данные зарплаты.

Сохраняйте вариант уже после проверки на реальном периоде: если сохранить настройку на пустых данных, легко не заметить лишний отбор, который потом «съест» часть сотрудников в рабочем своде.

Проверка итогов и расхождения с другими отчётами

Свод должен сходиться со смежными отчётами: сумма начисленного — с «Анализом начислений и удержаний», НДФЛ — с регистрами и отчётами по налогу, взносы — с «Анализом взносов в фонды». Расхождения обычно объясняются разной логикой отбора: одни отчёты строятся по периоду начисления, другие — по дате выплаты или по бюджетному принципу.

Типовая ситуация — «не сходится выплачено». Причина почти всегда в том, что свод учитывает ведомости по дате фактической выплаты, а пользователь сравнивает с месяцем начисления. Проверьте отчёт «Зарплатные проекты» или журнал ведомостей за граничные дни периода.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на конец периода

Норма

Равно сальдо на начало + начислено − удержано − выплачено

Тревожный признак

Разница без объяснимых причин — ищите непроведённые или отменённые ведомости

Количество сотрудников в своде

Норма

Совпадает со списком работавших в периоде

Тревожный признак

Кого-то нет — проверьте отборы и права доступа

Сумма НДФЛ

Норма

Сходится с отчётами по НДФЛ за тот же период начисления

Тревожный признак

Расхождение — сравните периоды: удержание могло уйти в другой месяц

Итог по организации

Норма

Все подразделения входят в общий итог

Тревожный признак

Итог меньше суммы частей — вероятен скрытый отбор

Типичные ошибки при работе со сводом

Первая ошибка — сравнение свода с расчётными листками без учёта периода выплаты: в листке выплата относится к месяцу начисления, в своде — к фактической дате. Вторая — забытый отбор в сохранённом варианте, из-за которого часть сотрудников молча выпадает из отчёта. Третья — формирование свода до проведения всех документов периода: непроведённые начисления и ведомости в отчёт не попадают.

Альтернативы полному своду

Если задача уже, чем полный свод, быстрее воспользоваться профильными отчётами: «Расчётный листок» — для одного сотрудника, «Анализ начислений и удержаний» — для помесячной динамики без выплат, «Расходы на оплату труда» — для данных по отражению в учёте. Полный свод остаётся оптимальным, когда нужна единая картина «начислено — удержано — выплачено — долг» за произвольный интервал.

Сравнение вариантов

Полный свод начислений, удержаний и выплат

Полная картина с сальдо и выплатами; тяжёлый отчёт на больших базах

Анализ начислений и удержаний

Быстрая помесячная динамика; нет выплат и задолженности

Расчётный листок

Детально по одному сотруднику; не подходит для итогов по организации

Частые вопросы

Почему в своде отрицательное сальдо по сотруднику?

Отрицательная задолженность означает, что сотрудник должен организации: типичные причины — выплаченный аванс больше начисленного, переплата прошлого периода или удержание, превысившее начисление. Проверьте ведомости и документы удержаний по этому сотруднику за период.

Можно ли выгрузить свод в Excel?

Да. Сформированный табличный документ сохраняется через «Файл → Сохранить» или кнопку сохранения в формате Excel. Перед выгрузкой удобно убрать лишние группировки и перенести виды расчёта в строки — так таблица лучше подходит для сводных таблиц.

Почему свод не совпадает с расчётными листками по сумме выплат?

Расчётный листок относит выплату к месяцу начисления, а полный свод — к фактической дате ведомости. Зарплата, начисленная в одном месяце и выплаченная в следующем, попадёт в разные периоды этих отчётов. Сверяйте выплаты за одинаковый календарный интервал дат.

Как получить свод только по одному подразделению?

Откройте «Настройки», на закладке «Отбор» добавьте условие «Подразделение = нужное подразделение» и сформируйте отчёт. Чтобы включить подчинённые подразделения, используйте вид сравнения «В иерархии».

Отчёт формируется очень долго — что делать?

На больших базах сузьте период, уберите детализацию до сотрудников там, где достаточно итогов по подразделениям, и формируйте отчёт вне пиковой нагрузки. Также проверьте, что в варианте не осталось лишних группировок по видам расчёта — они сильно раздувают таблицу.

Можно ли дать руководителю доступ к своду без доступа ко всей зарплате?

Да, через настройку профилей групп доступа: пользователю даётся право на конкретный отчёт и ограничение по организациям. Альтернатива — настроить рассылку готового варианта отчёта по расписанию, тогда доступ к базе не потребуется вовсе.