Отчеты и Аналитика · 12 мин
Как настроить отчеты в 1С:Управление нашей фирмой
Пошаговая настройка отчетов в 1С:Управление нашей фирмой: варианты отчетов, отборы, группировки, расписание рассылки и типичные ошибки при работе.
Отчеты в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) построены на системе компоновки данных, поэтому почти любой типовой отчет можно адаптировать под свои задачи без программирования: поменять группировки, отборы, поля и оформление. Панель отчетов находится в разделе «Компания» → «Отчеты», а также продублирована по профильным разделам — «Продажи», «Закупки», «Деньги», «Производство». Каждый отчет открывается с настройками по умолчанию, которые можно изменить и сохранить как собственный вариант.
Главный принцип работы: отчет — это запрос к данным информационной базы, а «вариант отчета» — сохраненный набор настроек поверх него. Один и тот же отчет «Продажи» может показывать выручку по менеджерам, валовую прибыль по номенклатуре или динамику по месяцам — всё это разные варианты одного механизма. Понимание этого избавляет от попыток искать «другой отчет», когда достаточно перенастроить существующий.
Перед началом настройки убедитесь, что у пользователя есть права на нужный раздел данных: отчет по деньгам не покажет информацию, если роль пользователя ограничена продажами. Также проверьте, что учет в базе ведется корректно — отчет лишь отображает данные документов, и ошибки в проведении документов напрямую переносятся в аналитику.
Где находятся отчеты и как устроена панель отчетов
Основная точка входа — раздел «Компания» → «Отчеты». Здесь собраны сводные отчеты по всем направлениям учета: финансовый результат, движение денежных средств, продажи, запасы, дебиторская и кредиторская задолженность. Отдельные группы отчетов доступны из профильных разделов: например, «Анализ заказов покупателей» — из раздела «Продажи», а «Остатки товаров» — из раздела «Закупки».
Панель отчетов поддерживает поиск по названию — достаточно начать вводить ключевое слово, например «прибыль» или «задолженность». Часто используемые отчеты можно добавить в избранное, чтобы они отображались первыми. Если нужного отчета нет в списке, проверьте включенные функциональные опции: часть отчетов появляется только после включения соответствующего учета, например отчеты по производству требуют включенной опции «Производство» в настройках программы.
Каждый отчет при открытии формируется с настройками по умолчанию за стандартный период — обычно текущий месяц. Период меняется в шапке отчета либо через стандартный выбор периода с произвольными датами. После изменения любых настроек отчет нужно пересформировать кнопкой «Сформировать» — автоматического пересчета нет.
Быстрые настройки: отборы, период и показатели
Быстрые настройки отображаются прямо в шапке отчета и доступны сразу после открытия. Типовой набор включает период, организацию и несколько ключевых отборов — например, по складу, контрагенту или ответственному менеджеру. Этого достаточно для повседневных задач: посмотреть продажи конкретного менеджера за неделю или остатки по одному складу.
Отбор работает по принципу «равно», «в списке», «не равно» и других видов сравнения. Чтобы выбрать несколько значений, используйте вид сравнения «В списке» и добавьте нужные элементы. Типичная ошибка — оставить включенным отбор с пустым значением: отчет отфильтрует данные по пустому условию и покажет ноль. Неиспользуемые отборы лучше отключать флажком, а не очищать значение.
В отчетах с несколькими показателями (выручка, себестоимость, валовая прибыль, рентабельность) часть колонок можно отключить, чтобы упростить чтение. Это делается в расширенных настройках на закладке «Поля» или «Показатели» — состав зависит от конкретного отчета. Отключение лишних колонок не влияет на данные, меняется только представление.
Расширенные настройки: группировки, структура и оформление
Режим расширенных настроек открывается кнопкой «Настройки» → «Расширенные» (или «Изменить вариант отчета» в зависимости от релиза). Здесь доступна полная структура отчета: группировки строк и колонок, порядок полей, ресурсы, дополнительные отборы на каждом уровне группировки и условное оформление.
Группировки определяют иерархию строк отчета. Например, в отчете «Продажи» типовая структура — «Организация → Контрагент → Номенклатура». Порядок группировок меняется перетаскиванием, уровни можно добавлять и удалять. Практический прием: чтобы получить отчет «прибыль по менеджерам», замените верхнюю группировку на поле «Ответственный» и уберите лишние уровни — отчет станет компактным и читаемым.
На закладке «Отбор» расширенных настроек доступны все поля, которые отдает источник данных, включая реквизиты документов и характеристики номенклатуры. Условное оформление позволяет подсвечивать значения цветом — например, отрицательную прибыль красным. Это удобно для отчетов, которые выводятся на печать или отправляются руководству.
- 1Откройте нужный отчет, например «Продажи» в разделе «Продажи» → «Отчеты»
- 2Нажмите «Настройки» и перейдите в расширенный режим
- 3Настройте группировки, отборы и показатели под свою задачу
- 4Сформируйте отчет и проверьте результат по контрольным цифрам
- 5Нажмите «Сохранить вариант отчета», задайте понятное название и доступность (только себе или всем пользователям)
- 6Проверьте, что вариант появился в списке вариантов отчета
Сохранение вариантов и настройка рассылки отчетов
Сохраненный вариант фиксирует всю структуру настроек: период обычно сохраняется как относительный (например, «Этот месяц»), поэтому вариант остается актуальным при повторном открытии. Варианты могут быть личными или общими — общие видны всем пользователям, у которых есть доступ к отчету. Давайте вариантам говорящие названия: «Продажи по менеджерам — месяц» лучше, чем «Мой вариант 2».
Для регулярной отправки отчетов на почту в УНФ предусмотрена рассылка отчетов. Настройка выполняется в разделе «Компания» → «Администрирование» → «Рассылки отчетов» (в некоторых релизах — через «Настройки» → «Рассылки»). Создается рассылка, в нее добавляются нужные варианты отчетов, указываются получатели, формат (PDF, Excel, HTML) и расписание — ежедневно, еженедельно или в конкретные дни месяца.
Для работы рассылки должна быть настроена учетная запись электронной почты в разделе администрирования, а фоновые задания — выполняться по расписанию. В файловой базе фоновые задания запускаются только при работающем сеансе с соответствующими правами, поэтому рассылка «в 8 утра» сработает, только если программа открыта. В клиент-серверном варианте это ограничение снимается службой сервера 1С.
Контроль корректности данных в отчетах
Отчет в УНФ — это зеркало учета, поэтому любые расхождения нужно искать не в отчете, а в документах. Типовая проверка выглядит так: сначала сверяется итог отчета с контрольным отчетом (например, «Деньги» с оборотами по кассе), затем расшифровкой по двойному щелчку до конкретных документов находится строка с расхождением.
Частые причины «неправильных» цифр: непроведенные или помеченные на удаление документы, документы, проведенные задним числом после формирования отчета, разные отборы по организации в сравниваемых отчетах и разные методики расчета — например, отчет «Продажи» считает по отгрузке, а «Поступление денег» — по оплате, и их итоги за период закономерно не совпадают.
Как проверить результат
Совпадает с контрольным отчетом при одинаковых отборах и периоде
Расхождение сохраняется после выравнивания периода и отборов
Двойной щелчок открывает список документов, суммы сходятся
Расшифровка пустая или показывает не те документы
При тех же настройках отчет дает тот же результат
Цифры меняются между формированиями без новых документов
Ограничения типовых отчетов и что делать, когда их не хватает
Типовые отчеты покрывают стандартные задачи учета, но не всё: сложные показатели (LTV клиента, средний чек по каналам продаж, оборачиваемость в нестандартном разрезе) потребуют доработки. Прежде чем заказывать разработку, проверьте, нельзя ли собрать нужное из существующих вариантов — часто задача решается комбинацией двух-трех отчетов и сводной таблицы в Excel.
Для нестандартной аналитики есть несколько путей. Первый — универсальный отчет, который позволяет строить отчеты по произвольным документам и регистрам без программирования. Второй — выгрузка данных в Excel через кнопку «Сохранить» и дальнейшая обработка сводными таблицами. Третий — заказ внешнего отчета у разработчика: такой отчет подключается через «Дополнительные отчеты и обработки» и не требует снятия конфигурации с поддержки.
Способы получить нестандартный отчет
Подходит, если нужные поля есть в источнике данных. Бесплатно, но ограничено составом полей типового отчета.
Строится по любым документам и регистрам. Требует понимания структуры данных, но не требует программирования.
Быстро для разовых задач. Не подходит для регулярной отчетности — каждый раз ручная работа.
Решает любую задачу, подключается без изменения конфигурации. Требует оплаты разработки и сопровождения при обновлениях.
Типичные ошибки при настройке отчетов в УНФ
Большинство проблем с отчетами связано не с программой, а с настройками и данными. Знание типовых ошибок экономит часы поиска «сломанного» отчета.
Отдельная группа ошибок — попытки «починить» цифры прямым редактированием документов прошлых периодов. Это ломает последовательность проведения, регламентные операции и закрытие месяца. Если нужно исправить данные закрытого периода, делайте это корректировочными документами текущей датой, а не перепроведением старых.
Что важно запомнить
Настройка отчета в УНФ — это выбор отборов, группировок и показателей с последующим сохранением варианта. Регулярные отчеты автоматизируются рассылкой по расписанию. Расхождения в цифрах ищите в документах и отборах, а не в самом отчете, а нестандартную аналитику закрывайте универсальным отчетом или внешней разработкой.
Частые вопросы
Почему отчет формируется пустым, хотя документы в базе есть?
Проверьте три вещи: период формирования, отбор по организации и включенные отборы с пустыми значениями. Также убедитесь, что документы проведены — непроведенные документы в отчеты не попадают. Если база многопользовательская, проверьте права доступа к разделу данных.
Как сделать, чтобы отчет всегда открывался за текущий месяц?
В настройках периода выберите вариант «Этот месяц» (или «Текущий месяц») вместо фиксированных дат и сохраните вариант отчета. Относительный период будет пересчитываться при каждом открытии, тогда как жестко заданные даты «застынут» на момент сохранения.
Можно ли дать менеджеру доступ к отчету по продажам, но скрыть прибыль?
Да. Создайте вариант отчета, в котором отключены показатели себестоимости и валовой прибыли, сохраните его как общий и разрешите менеджерам пользоваться только этим вариантом. Дополнительно ограничения настраиваются через права доступа к данным, если требуется скрыть не колонки, а сами документы.
Почему рассылка отчетов не отправляется по расписанию?
Чаще всего не настроена учетная запись почты или не выполняются фоновые задания. В файловой базе фоновые задания работают только при открытом сеансе пользователя с правами на их запуск. Проверьте журнал регистрации — там фиксируются ошибки отправки, например неверный пароль почтового ящика.
Чем отличается «Сохранить настройки» от «Сохранить вариант отчета»?
Сохранение настроек фиксирует текущий набор отборов и полей для быстрой подстановки, а вариант отчета — это полноценная именованная конфигурация, которая появляется в списке вариантов, может быть общей для всех пользователей и используется в рассылках. Для регулярной работы и рассылок сохраняйте именно варианты.
Можно ли выгрузить отчет в Excel с сохранением форматирования?
Да, сформированный отчет сохраняется через кнопку «Сохранить» или «Файл» → «Сохранить как» в форматы MXL, Excel, PDF и HTML. При выгрузке в Excel сохраняются группировки строк, которые можно сворачивать. Имейте в виду, что сложное условное оформление переносится не всегда полностью.