Отчеты и Аналитика · 10 мин
Как настроить отчет по продажам в 1С УТ 11
Пошаговая инструкция по настройке отчета по продажам в 1С Управление торговлей 11: выбор отчета, отборы, группировки, варианты, сохранение и рассылка.
Отчеты по продажам в 1С: Управление торговлей 11 построены на системе компоновки данных (СКД), поэтому пользователь может менять состав колонок, отборы и группировки без помощи программиста. Вся настройка выполняется прямо в форме отчета через кнопки «Настройки» и «Все действия», а готовый вариант можно сохранить и использовать повторно.
Основные отчеты по продажам находятся в разделе «Продажи» → «Отчеты по продажам». Наиболее востребованы «Валовая прибыль предприятия», «Продажи по категориям», «Анализ причин отмены заказов», «Динамика продаж» и «Выручка и себестоимость продаж». Какой из них выбрать — зависит от задачи: для анализа маржи подходит отчет о валовой прибыли, для оценки оборотов по контрагентам и номенклатуре — «Выручка и себестоимость продаж».
Перед настройкой важно понимать, что данные отчетов формируются по проведенным документам реализации, возвратов и корректировок. Если часть документов не проведена или закрытие месяца не выполнено, себестоимость в отчете может быть не рассчитана — и показатели прибыли окажутся пустыми или искаженными.
Какой отчет выбрать под свою задачу
В УТ 11 нет одного универсального «отчета по продажам» — есть набор специализированных отчетов, каждый из которых отвечает на свой вопрос. Неправильный выбор отчета — самая частая причина, по которой пользователь не находит нужный показатель.
Отчет «Выручка и себестоимость продаж» показывает выручку, себестоимость, валовую прибыль и рентабельность в разрезе номенклатуры, клиентов, менеджеров и организаций. Это основной рабочий инструмент для анализа продаж. Отчет «Валовая прибыль предприятия» дает укрупненную картину по подразделениям и направлениям деятельности. «Динамика продаж» нужен для сравнения периодов — например, текущего месяца с аналогичным прошлого года.
Если требуется анализ по конкретным клиентам, используйте отчет «Продажи по партнерам» или «АBC/XYZ-анализ продаж». Для контроля работы менеджеров подойдет «Продажи по менеджерам» либо «Выручка и себестоимость» с группировкой по менеджеру.
Сравнение вариантов
Универсальный отчет с прибылью и рентабельностью. Требует рассчитанной себестоимости (закрытие месяца).
Сравнение периодов и трендов. Не показывает прибыль, только количество и суммы.
Укрупненная прибыль по направлениям и подразделениям. Мало детализации по товарам.
Классификация товаров и клиентов по вкладу в выручку. Не заменяет финансовый отчет.
Быстрый старт: период и формирование отчета
Откройте отчет из меню «Продажи» → «Отчеты по продажам». В шапке формы задайте период: можно выбрать стандартный (месяц, квартал) или произвольный диапазон дат. Нажмите «Сформировать» — отчет построится с настройками по умолчанию.
Если отчет формируется долго, сократите период или добавьте отбор по организации либо складу. На больших базах отчет за год без отборов может строиться несколько минут и потреблять значительные ресурсы сервера.
Обратите внимание на индикатор актуальности расчетов, если он отображается: сообщение о том, что расчеты с партнерами или себестоимость не актуальны, означает, что цифры могут измениться после выполнения регламентных операций. В этом случае сначала выполните «Закрытие месяца» (раздел «Финансовый результат и контроллинг») или актуализацию расчетов.
Настройка отборов: как отфильтровать данные
Нажмите кнопку «Настройки» (или «Ещё» → «Настройки» в зависимости от релиза). Откроется окно настроек СКД с вкладками «Отборы», «Поля», «Группировки», «Сортировка». На вкладке «Отборы» в левой части перечислены доступные поля — перетащите нужное в правую часть или дважды щелкните по нему.
Для каждого отбора задайте вид сравнения и значение. Например, чтобы посмотреть продажи одного менеджера, добавьте отбор «Менеджер равно Иванов». Чтобы исключить внутренние перемещения или конкретную группу товаров, используйте вид сравнения «Не равно» или «Не в группе».
У каждого отбора есть флажок использования: снятый флажок временно отключает условие без удаления. Это удобно, когда нужно быстро переключаться между представлениями «все продажи» и «продажи по конкретному складу».
- 1Откройте отчет и задайте период
- 2Нажмите «Настройки» и перейдите на вкладку «Отборы»
- 3Добавьте поле отбора, задайте вид сравнения и значение
- 4Проверьте, что флажок использования отбора включен
- 5Нажмите «Закрыть и сформировать» и оцените результат
Группировки и структура строк отчета
Группировки определяют, как данные раскладываются по строкам: по организациям, подразделениям, менеджерам, номенклатуре, клиентам, периодам. На вкладке «Группировки» можно добавить новую строку структуры или изменить порядок существующих — перетаскиванием или кнопками перемещения.
Порядок группировок влияет на иерархию: если первой стоит «Менеджер», а внутри — «Номенклатура», вы увидите состав продаж каждого менеджера. Если поменять местами, получите список товаров с разбивкой по продавшим их менеджерам. Для анализа по времени добавьте группировку «Период» с нужной детализацией — день, неделя, месяц.
Чтобы убрать лишний уровень детализации и ускорить отчет, удалите неиспользуемые группировки или отключите их флажком. Чем глубже детализация и чем больше записей в базе, тем дольше формируется отчет.
Выбор показателей и колонок
На вкладке «Поля» (или «Выбранные поля») определяется состав колонок: количество, выручка, себестоимость, валовая прибыль, рентабельность, вес, бонусы. Добавьте нужные ресурсы из списка доступных, лишние — удалите или отключите.
Порядок колонок меняется перемещением полей в списке. Если в отчете не хватает показателя, проверьте, поддерживает ли его данный отчет вообще: например, «Динамика продаж» не рассчитывает прибыль, и добавить её туда нельзя — потребуется другой отчет.
Дополнительно доступны вкладки «Сортировка» и «Оформление». Сортировка по убыванию выручки сразу выводит крупнейших клиентов или товары-лидеры наверх. Условное оформление позволяет подсветить, например, строки с отрицательной рентабельностью красным цветом.
Сохранение варианта и рассылка отчета
Когда настройки готовы, сохраните их как вариант: «Все действия» → «Сохранить вариант отчета» (в ряде релизов — «Сохранить настройки»). Задайте понятное имя, например «Продажи по менеджерам за месяц». Вариант появится в списке вариантов отчета и будет доступен при следующем открытии.
Вариант можно сделать доступным другим пользователям или оставить личным — это настраивается в свойствах варианта. Для руководителей удобно вывести нужные варианты на начальную страницу или в панель отчетов.
Если отчет нужен регулярно, настройте рассылку: раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Рассылки отчетов» (требуется включение соответствующей функциональности). Укажите вариант отчета, расписание, формат (Excel, PDF, HTML) и получателей. Рассылка выполняется фоновым заданием, поэтому регламентные задания в базе должны быть активны.
Проверка результата и сверка с данными учета
После настройки сверьте итоги отчета с контрольными источниками. Выручка за период должна совпадать с оборотами по реализациям за вычетом возвратов — это можно проверить через универсальный отчет по документам или оборотно-сальдовую ведомость по счету выручки, если ведется интегрированный учет.
Если цифры не сходятся, проверьте: все ли документы проведены, нет ли помеченных на удаление реализаций, корректно ли задан период (включая время — документы последнего дня могут попасть за границу периода), не стоит ли лишний отбор, отсекающий часть данных.
Также учитывайте, что отчеты по продажам в УТ строятся по данным управленческого учета. Расхождения с бухгалтерской отчетностью возможны из-за разницы в моментах признания выручки, курсовых разниц и порядка оценки себестоимости — это нормально, но причины расхождений должны быть понятны.
Как проверить результат
Совпадает с суммой проведенных реализаций минус возвраты
Расхождение без объяснимой причины
Заполнены, прибыль по строкам выглядит правдоподобно
Пустые или нулевые значения при наличии продаж
Все ожидаемые клиенты, товары и менеджеры присутствуют
Часть данных отсутствует — вероятно, лишний отбор
Отчет строится за приемлемое время
Формирование занимает минуты даже за короткий период
Часто задаваемые вопросы
Почему в отчете пустые колонки себестоимости и прибыли?
Чаще всего не выполнено закрытие месяца: себестоимость в УТ 11 рассчитывается регламентной операцией, а не в момент проведения реализации. Выполните расчет себестоимости через «Финансовый результат и контроллинг» → «Закрытие месяца» и сформируйте отчет заново.
Как выгрузить настроенный отчет в Excel?
Сформируйте отчет и используйте «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить копию», выбрав формат листа Excel (xlsx). Табличный документ сохранится с сохранением группировок и оформления, которые поддерживает формат.
Можно ли дать менеджеру отчет только по его продажам?
Да. Сохраните вариант отчета с отбором по конкретному менеджеру и назначьте его этому пользователю. Дополнительно ограничение данных настраивается правами доступа (RLS) на уровне ролей — это задача администратора.
Отчет формируется очень долго. Что делать?
Сократите период, добавьте отборы по организации или складу, уберите лишние группировки и колонки. Если база файловая и большая, помогает перенос на клиент-серверный вариант; также проверьте, не выполняются ли параллельно тяжелые регламентные задания.
Как сравнить продажи текущего месяца с прошлым годом?
Используйте отчет «Динамика продаж» и в настройках задайте сравниваемые периоды, либо добавьте в отчет группировку по периоду с детализацией «месяц» и сформируйте его за два года — сравнение будет видно по строкам.
Почему суммы в отчете не совпадают с бухгалтерской выручкой?
Отчеты УТ отражают управленческий учет: момент признания выручки, оценка себестоимости и курсовые разницы могут отличаться от регламентированного учета. Проверьте настройки учетной политики и при необходимости сверяйте данные через отчеты по взаиморасчетам и документы.
Что важно запомнить
Выберите подходящий отчет под задачу, настройте период, отборы, группировки и показатели через «Настройки», сохраните результат как вариант и при необходимости поставьте его на рассылку. Перед анализом прибыли убедитесь, что выполнено закрытие месяца и себестоимость рассчитана.