Как настроить отчет по продажам в 1С 11

Отчет по продажам в 1С:Управление торговлей 11 (а также в 1С:Комплексная автоматизация и ERP, где используется тот же блок продаж) строится на системе компоновки данных. Это значит, что один и тот же отчет можно гибко менять: добавлять группировки по менеджерам и номенклатуре, фильтровать по складам, выводить валовую прибыль или только количество. Разобраться в настройках достаточно один раз — дальше они сохраняются как готовые варианты.

Базовый инструмент — отчет «Продажи» (в разных релизах он может называться «Анализ продаж», «Валовая прибыль предприятия» или входить в группу отчетов по продажам). Найти его можно через раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» либо через «CRM и маркетинг» / «Продажи» в зависимости от конфигурации. Если отчета нет в меню, откройте «Все функции» → «Отчеты» и найдите его поиском.

Какие отчеты по продажам есть в 1С 11 и что выбрать

В УТ 11 продажи анализируются несколькими типовыми отчетами, и первый шаг — выбрать правильный. «Анализ продаж» показывает обороты по номенклатуре, клиентам, менеджерам и сделкам. «Валовая прибыль предприятия» добавляет себестоимость и маржу — это основной отчет для оценки доходности. «Продажи по категориям и сегментам» удобен для ассортиментного анализа, а «Сравнительный анализ продаж» показывает динамику между периодами.

Если нужна просто выручка по товарам — достаточно «Анализа продаж». Если вопрос стоит «сколько заработали» — без отчета по валовой прибыли не обойтись, но учтите: он корректен только при рассчитанной себестоимости (об этом ниже). Для контроля работы менеджеров подойдет «Анализ причин отмены заказов» и группировка по менеджерам в основном отчете.

Сравнение вариантов

Анализ продаж

Обороты в суммах и количестве по товарам, клиентам, менеджерам. Не показывает прибыль.

Валовая прибыль предприятия

Выручка минус себестоимость, маржинальность в процентах. Требует рассчитанной себестоимости.

Сравнительный анализ продаж

Динамика между двумя периодами. Подходит для оценки роста или падения, но не для детализации по строкам.

Как открыть отчет и задать период

Перейдите в раздел «Продажи» и в панели навигации найдите ссылку «Отчеты по продажам» — откроется список доступных отчетов группы. Кликните по нужному, например «Валовая прибыль предприятия». Отчет откроется с настройками по умолчанию, обычно за текущий месяц.

Период задается в шапке отчета: можно выбрать стандартный интервал (день, неделя, месяц, квартал) из выпадающего списка или ввести произвольные даты начала и окончания. После смены периода нажмите «Сформировать» — без этого данные не обновятся. Учтите, что отчет строится по проведенным документам реализации, поэтому черновики и непроведенные документы в него не попадают.

Как настроить отборы, группировки и показатели

Основная работа происходит в окне настроек: кнопка «Настройки» (или «Показать настройки») в командной панели отчета. Интерфейс имеет два режима — быстрый (основные поля прямо в шапке) и расширенный, где доступны все возможности компоновки данных. Для полноценной настройки переключитесь в расширенный режим.

На вкладке «Отбор» добавьте условия: например, «Организация Равно» конкретной компании, «Менеджер В списке» нужных сотрудников или «Номенклатура В группе» определенной категории товаров. Не забудьте включить флажок у добавленного отбора — неактивный отбор просто игнорируется, это частая причина «неправильных» цифр.

На вкладке «Структура» (или «Группировка») задайте, как разворачиваются данные: по номенклатуре, по контрагентам, по складам, по периодам с детализацией до дня или недели. Порядок группировок определяет иерархию: «Менеджер → Номенклатура» покажет товары внутри каждого менеджера, а обратный порядок — менеджеров внутри каждого товара. На вкладке «Поля» или «Показатели» отметьте нужные колонки: количество, выручка, себестоимость, прибыль, рентабельность.

1. 1
   Откройте отчет и задайте период в шапке
2. 2
   Нажмите «Настройки» и перейдите в расширенный режим
3. 3
   На вкладке «Отбор» добавьте условия и включите флажки у них
4. 4
   На вкладке «Структура» задайте группировки в нужном порядке
5. 5
   Отметьте показатели: выручка, количество, прибыль
6. 6
   Нажмите «Закрыть и сформировать» и проверьте результат

Как сохранить настройки и сделать вариант отчета

Каждый раз настраивать отчет заново не нужно. После того как результат вас устроил, откройте меню «Ещё» → «Выбрать вариант отчета или сохранить новый» (в некоторых релизах — кнопка «Варианты отчета»). Укажите понятное имя, например «Продажи по менеджерам за месяц», и при необходимости сделайте вариант доступным другим пользователям или только себе.

Сохраненный вариант появится в списке отчетов раздела и в общем списке вариантов. Его можно вывести на начальную страницу или в избранное, чтобы открывать в один клик. Также через «Ещё» доступна рассылка отчетов: вариант можно настроить на автоматическую отправку по расписанию на электронную почту руководителю — для этого потребуются права на настройку рассылок.

Создавайте отдельные варианты под разные задачи: «Выручка по складам», «Прибыль по менеджерам», «Продажи по группам товаров». Это быстрее, чем каждый раз перестраивать один отчет, и снижает риск забыть снять старый отбор.

Почему прибыль в отчете может быть неверной и как это проверить

Самая частая проблема отчета «Валовая прибыль предприятия» — нулевая, отрицательная или явно завышенная прибыль. Причина почти всегда в себестоимости: она рассчитывается регламентным заданием «Расчет себестоимости» (в УТ 11 — через механизм расчета товарных затрат, в новых релизах — «Расчет себестоимости товаров»). Если расчет не выполнялся за период, себестоимость в отчете будет нулевой, а прибыль — равной выручке.

Проверьте состояние расчета в разделе «Финансовый результат и контроллинг» → «Регламентные операции» или через настройку регламентных заданий. Также на себестоимость влияют незакрытые партии: если товар продан без оприходования (в минус), себестоимость такой строки может быть рассчитана некорректно. Контроль отрицательных остатков перед расчетом — обязательный шаг.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма выручки в отчете

Норма

Совпадает с оборотом по документам реализации за период

Тревожный признак

Расходится — проверьте отборы и проведенность документов

Себестоимость

Норма

Заполнена по всем строкам с товарами

Тревожный признак

Нули или пропуски — расчет себестоимости не выполнялся

Прибыль по строкам

Норма

Положительная и правдоподобная маржа

Тревожный признак

Прибыль равна выручке или сильно отрицательная без причины

Типичные ошибки и ограничения при работе с отчетом

Отчет по продажам строится по данным информационной базы «как есть» и не исправляет ошибки учета. Если менеджер не указан в документе, строка попадет в группировку с пустым значением. Если реализация оформлена на другую организацию, отбор по «своей» компании ее не покажет. Прежде чем подозревать отчет, сверьте данные с оборотно-сальдовой ведомостью или журналом документов.

Еще одно ограничение — права доступа. Пользователь без прав на регистры продаж или на отдельные организации увидит неполные данные без какого-либо предупреждения. Если цифры у разных сотрудников расходятся, первым делом сравните их роли и настройки RLS (ограничения доступа на уровне записей).

Частые вопросы

Как выгрузить отчет по продажам в Excel?

Сформируйте отчет, затем используйте «Файл» → «Сохранить как» или кнопку сохранения в командной панели табличного документа и выберите формат Excel (XLSX). Группировки и итоги сохранятся как в печатной форме. Для регулярной выгрузки удобнее настроить рассылку отчета по расписанию.

Почему в отчете нет данных по одному из складов?

Проверьте три причины: не установлен ли отбор, исключающий склад; проведены ли реализации по этому складу за выбранный период; есть ли у пользователя права на данные этого склада. Быстрый тест — снять все отборы и сформировать отчет с группировкой по складам.

Можно ли видеть продажи по дням внутри месяца?

Да. В настройках структуры добавьте группировку «Период» с типом детализации «День» (или «Неделя») и разместите её до или после основной группировки. Отчет развернется по датам, что удобно для анализа динамики внутри периода.

Чем отличается количество в отчете от остатков на складе?

Отчет по продажам показывает отгруженное количество по документам реализации, а складские отчеты — движение по регистрам остатков. Расхождения возникают при ордерной схеме склада, возвратах и непроведенных документах. Для сверки используйте отчет «Ведомость по товарам на складах» за тот же период.

Как сделать отчет доступным другим пользователям?

При сохранении варианта отметьте доступность «Всем пользователям» или выбранным сотрудникам — для этого нужны соответствующие права. Вариант появится у коллег в списке отчетов раздела. Учтите, что каждый пользователь увидит данные в рамках своих прав доступа.

Что делать, если нужного поля нет в настройках отчета?

Переключитесь в расширенный режим настроек — там доступны все поля схемы компоновки. Если поля нет и там, оно отсутствует в типовой схеме отчета: тогда используйте «Универсальный отчет» по нужному регистру или закажите доработку отчета специалисту по 1С.