Настройка отчета о розничных продажах в 1С

Отчет о розничных продажах — один из основных инструментов контроля выручки в розничной точке. В типовых конфигурациях 1С (Розница, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) он строится на базе регистров продаж и позволяет видеть выручку по магазинам, кассам, кассирам, номенклатуре и сменам. Проблема в том, что «из коробки» отчет часто показывает лишнее или, наоборот, не содержит нужных разрезов — и его приходится настраивать.

Настройка сводится к четырем действиям: найти нужный отчет в разделе продаж, задать период и отборы, скорректировать структуру группировок и сохранить результат как свой вариант отчета. Все это делается штатными средствами, без изменения конфигурации и без прав программиста — достаточно прав пользователя с доступом к отчетам.

Ниже разобран порядок настройки на примере типового интерфейса «Такси», который используется в актуальных версиях 1С: Розница и УТ 11. Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от конфигурации и релиза, но логика везде одинаковая.

Где находится отчет о розничных продажах

В 1С: Розница отчет расположен в разделе Продажи → Отчеты по продажам или Анализ → Продажи, в зависимости от версии. В Управлении торговлей 11 ищите его в разделе Продажи → Отчеты по продажам → Продажи, а также в разделе CRM и маркетинг → Отчеты. В Комплексной автоматизации и ERP аналогичный отчет называется «Выручка и себестоимость продаж» или «Валовая прибыль».

Если отчет не виден в меню, проверьте две вещи. Первое — права: у пользователя должна быть роль, дающая доступ к отчетам по продажам. Второе — функциональные опции: если в настройках программы отключен учет розничных продаж или не ведется работа с кассами ККМ, часть отчетов скрывается автоматически. Опции включаются в разделе НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов.

Быстрый способ найти нужный отчет — строка поиска в правом верхнем углу командной панели раздела. Введите «продажи» или «розничные», и система покажет все доступные отчеты по этой теме, включая сохраненные пользовательские варианты.

Быстрая настройка: период и основные отборы

Откройте отчет и нажмите «Настройки…» — откроется форма быстрых настроек. Минимум, который нужно задать всегда, — период. Выберите стандартный период (день, неделя, месяц) или произвольный диапазон дат. Помните: данные по розничным продажам попадают в отчет после проведения документов «Отчет о розничных продажах», которые формируются при закрытии кассовой смены. Если смена не закрыта, продажи текущего дня в отчете будут неполными или отсутствовать.

Далее добавьте отборы. Типовой набор для розницы: Магазин (Склад), Касса ККМ, Кассир (Ответственный), Организация. Отбор добавляется кнопкой «Добавить отбор» или перетаскиванием поля из списка доступных. Для каждого отбора укажите вид сравнения — чаще всего «Равно» для одного значения или «В списке», если нужно несколько магазинов сразу.

1. 1
   Откройте отчет и нажмите «Настройки…»
2. 2
   Задайте период отчета
3. 3
   Добавьте отбор по магазину/складу и при необходимости по кассе или кассиру
4. 4
   Нажмите «Закрыть и сформировать»
5. 5
   Проверьте, что суммы совпадают с данными Z-отчетов или отчетов о розничных продажах за тот же период

После нажатия «Закрыть и сформировать» отчет пересчитается. Если данных нет, но вы уверены, что продажи были, — проверьте, не слишком ли жесткие отборы: например, отбор по конкретной кассе отсекает продажи с других касс того же магазина.

Структура отчета: группировки и показатели

Группировки определяют, как данные разворачиваются в строках. Чтобы увидеть выручку в разрезе магазинов и товаров, в настройках перейдите на вкладку «Структура» (в расширенном режиме настроек) и добавьте группировки: сначала «Магазин», внутрь нее — «Номенклатура» или «Касса ККМ». Порядок группировок задает иерархию: верхняя группировка — самый крупный разрез.

Показатели (ресурсы) — это колонки отчета: сумма продаж, количество, себестоимость, валовая прибыль, сумма скидок, сумма НДС. На вкладке «Выбранные поля» отметьте нужные и снимите лишние — это ускорит формирование и сделает отчет читаемым. Для контроля маржи обязательно включите себестоимость и валовую прибыль; для кассового контроля достаточно суммы продаж и количества чеков.

Полезный прием — группировка по периодам: добавьте поле «Период» с типом «День» или «Месяц», чтобы увидеть динамику продаж. В сочетании с диаграммой (вкладка «Диаграмма» в настройках) это дает наглядный график выручки без выгрузки в Excel.

Расширенные настройки СКД

Кнопка «Расширенный» в форме настроек открывает полный конструктор системы компоновки данных (СКД). Здесь доступно то, чего нет в быстром режиме: условное оформление, вычисляемые поля, отборы внутри отдельных группировок, сортировка по нескольким полям.

Три практических сценария расширенной настройки:

• Условное оформление. Подсветите красным строки, где сумма возвратов превышает заданный порог, или где валовая прибыль отрицательная. Настраивается на вкладке «Условное оформление»: задается отбор, оформление (цвет, шрифт) и область применения.
• Отбор в группировке. Например, показать только товары с суммой продаж выше определенного значения — отбор добавляется не на весь отчет, а на конкретную группировку «Номенклатура».
• Сортировка. На вкладке «Сортировка» добавьте поле «Сумма продаж» по убыванию — и в топе отчета окажутся самые продаваемые товары или самые результативные магазины.

Сохранение варианта и рассылка отчета

Когда настройка готова, сохраните ее: Ещё → Сохранить вариант отчета (или кнопка «Сохранить вариант»). Укажите понятное имя — например, «Розница: выручка по кассирам за день». Вариант можно сделать доступным только вам или всем пользователям (доступность задается при сохранении и требует соответствующих прав).

Сохраненный вариант появится в списке вариантов отчета и в панели отчетов раздела. Это избавляет от повторной настройки: руководитель открывает свой вариант, меняет только период и сразу получает нужную картину.

Если отчет нужен регулярно, настройте рассылку: в разделе НСИ и администрирование → Рассылки отчетов создайте рассылку, добавьте в нее ваш вариант отчета, укажите расписание (например, каждое утро за вчерашний день), формат (Excel, PDF, HTML) и получателей. Отчет будет приходить на почту автоматически. Для работы рассылок должны быть настроены учетная запись почты и регламентные задания — это зона ответственности администратора.

Самая частая причина «пустого» отчета — незакрытые кассовые смены. Продажи попадают в учетные регистры документом «Отчет о розничных продажах», который создается при закрытии смены. Перед тем как искать ошибку в настройках отчета, проверьте журнал кассовых смен за нужный период.

Проверка результата и типичные ошибки

Настроенный отчет нужно сверить с независимым источником. Самый надежный способ — сопоставить итоговую сумму отчета за день с суммой Z-отчета (отчета о закрытии смены) по той же кассе. Допустимы расхождения только на суммы возвратов, если отчет настроен с учетом или без учета возвратов — это должно быть зафиксировано в настройках отбора.

Второй контроль — сверка с документами: откройте журнал «Отчеты о розничных продажах» за тот же период, просуммируйте документы по нужному магазину и сравните с итогом отчета. Совпадение означает, что отборы настроены корректно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговая сумма за день

Норма

Совпадает с Z-отчетом и суммой документов «Отчет о розничных продажах»

Тревожный признак

Сумма меньше — есть незакрытые смены или лишний отбор; больше — задвоены данные или период захвачен шире

Разрез по магазинам

Норма

Каждый магазин присутствует, суммы по магазинам в сумме дают общий итог

Тревожный признак

Магазин отсутствует — проверьте отбор и то, что продажи проведены именно по этому складу

Скорость формирования

Норма

Отчет за месяц формируется за разумное время

Тревожный признак

Формирование идет минутами — уберите лишние группировки и детализацию до чека

Ограничения типового отчета и альтернативы

Типовой отчет ограничен составом полей своей схемы компоновки. Если нужных разрезов нет — например, продажи по часам, по видам оплат (нал/безнал) в одном отчете с товарами, по акционным механикам, — сначала поищите среди других типовых отчетов: «Анализ продаж по времени», «Оценка эффективности акций», «Продажи по способам оплаты». Часто задача решается без доработок.

Если типовых отчетов недостаточно, есть три пути. Первый — консоль отчетов СКД (внешняя обработка), где опытный пользователь или специалист собирает произвольный запрос по регистрам. Второй — заказ внешнего отчета у разработчика: внешний отчет подключается через «Дополнительные отчеты и обработки» и не требует снятия конфигурации с поддержки. Третий — выгрузка данных в Excel или BI-инструмент для аналитики, которую в 1С делать нерационально.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужен стандартный разрез: магазин, касса, кассир, товар, периодНастройте типовой отчет и сохраните свой вариант — доработки не нужны

Нужен нестандартный разрез, но похожий есть в другом типовом отчетеИспользуйте подходящий типовой отчет из раздела «Отчеты по продажам»

Разреза нет ни в одном типовом отчетеЗакажите внешний отчет на СКД — конфигурация останется на поддержке

Отчет нужен регулярно нескольким руководителямСохраните общий вариант и настройте рассылку по расписанию

Частые вопросы

Почему в отчете нет продаж за сегодня?

Розничные продажи попадают в отчеты только после закрытия кассовой смены и проведения документа «Отчет о розничных продажах». Если смена еще открыта, данные за текущий день будут неполными. Закройте смену на кассе, дождитесь загрузки данных в учетную систему и переформируйте отчет.

Как посмотреть продажи конкретного кассира?

В настройках отчета добавьте группировку или отбор по полю «Кассир» (в некоторых конфигурациях — «Ответственный» или «Пользователь»). Учтите: если чеки пробиваются под одной учетной записью для всех, разрез по кассирам будет бесполезен — сначала нужно завести отдельных пользователей на кассах.

Можно ли выгрузить отчет в Excel?

Да. Сформируйте отчет и используйте «Файл → Сохранить как» или кнопку сохранения табличного документа, выбрав формат Excel. Для регулярной выгрузки удобнее настроить рассылку отчетов с форматом Excel — файл будет приходить автоматически по расписанию.

Итог отчета не совпадает с выручкой по Z-отчету. Что проверить?

Проверьте три вещи: учтены ли возвраты (отчет может показывать продажи без возвратов), нет ли отборов, отсекающих часть касс или магазинов, и все ли смены за период закрыты. Также убедитесь, что периоды сравнения совпадают до дня и что Z-отчет снят по той же кассе, по которой строится отчет.

Как вернуть стандартные настройки отчета?

Откройте форму настроек и в меню вариантов выберите типовой вариант отчета (например, «Основной»), затем сформируйте отчет заново. Если типовой вариант был случайно изменен, его обычно можно восстановить через «Ещё → Установить стандартные настройки» в форме настроек — но только если изменения не были сохранены поверх типового варианта.

Нужны ли права администратора для настройки отчета?

Нет. Настройка отборов, группировок и сохранение личного варианта доступны обычному пользователю с доступом к отчету. Права администратора понадобятся только для публикации варианта всем пользователям, настройки рассылок и подключения внешних отчетов.