Как изменить отчет о розничных продажах в 1С

Отчет о розничных продажах в 1С (в конфигурациях «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация» и ERP) построен на системе компоновки данных. Это значит, что большинство изменений — отборы, группировки, состав полей, сортировку — можно выполнить прямо в пользовательском режиме, без программирования и без изменения конфигурации.

Типовые задачи, которые решаются настройкой отчета: вывести продажи по конкретному магазину или кассе ККМ, добавить колонку с себестоимостью или наценкой, сгруппировать данные по товарам, дням или продавцам, убрать лишние поля. Все это делается через кнопку настроек в форме отчета.

Перед началом работы важно понимать, какой именно отчет вы используете: в разных конфигурациях он может называться «Продажи розницы», «Розничные продажи», «Выручка и себестоимость продаж» или быть частью рабочего места кассира. Логика настройки при этом одинаковая, отличается только состав доступных полей.

Где находится отчет и как его открыть

В «Управлении торговлей» отчеты о розничных продажах находятся в разделе «Продажи» или «CRM и маркетинг» → «Отчеты», а также в разделе «Казначейство» для данных по кассам ККМ. В ERP и КА ищите отчет через раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» или через поиск по команде «Найти» в правом верхнем углу.

Если отчет не находится в меню, используйте универсальный способ: откройте «Все функции» (через главное меню, если пункт включен в настройках интерфейса), найдите ветку «Отчеты» и откройте нужный по названию. Это работает даже тогда, когда отчет скрыт из стандартных разделов правами или настройками панелей.

Убедитесь, что у вас есть права на просмотр данных, которые вы хотите вывести. Например, колонки с себестоимостью и валовой прибылью видны только пользователям с соответствующими ролями; без этих прав поля либо пустые, либо вообще недоступны в настройках.

Быстрые настройки: период, организация, магазин

Самый простой уровень изменений — быстрые настройки на панели отчета. Здесь обычно доступны период, организация, склад или магазин (розничная точка), иногда подразделение и продавец. Измените значения и нажмите «Сформировать» — отчет перестроится с новыми условиями.

Если нужного параметра нет на панели, не спешите делать вывод, что его нельзя задать. Скорее всего, он просто не выведен в быстрый доступ. Полный список отборов находится в расширенных настройках, о которых ниже.

1. 1
   Откройте отчет о розничных продажах из раздела «Продажи» или «Отчеты»
2. 2
   Установите период и, при необходимости, организацию и магазин
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и проверьте результат
4. 4
   Если нужны дополнительные отборы или поля — откройте «Еще → Изменить вариант»
5. 5
   Сохраните настройки как новый вариант отчета

Расширенная настройка через «Изменить вариант»

Для серьезных изменений нажмите «Еще» → «Изменить вариант» (в некоторых версиях — кнопка «Настройки» с изображением шестеренки и переключатель «Расширенный»). Откроется окно конструктора варианта отчета с вкладками «Отборы», «Поля», «Группировки», «Сортировка», «Параметры».

Как добавить или изменить отбор

На вкладке «Отборы» в левой части находится список всех доступных полей, в правой — активные условия. Перетащите поле вправо или отметьте его галочкой, затем задайте вид сравнения (равно, в списке, не равно) и значение. Например, чтобы увидеть продажи одной кассы ККМ, добавьте отбор «Касса ККМ = нужная касса».

Обратите внимание: отбор работает только по полям, которые есть в запросе отчета. Если нужного поля в списке нет (например, произвольного дополнительного реквизита номенклатуры), его сначала нужно добавить через пользовательские поля либо доработать отчет — об этом в разделе про ограничения.

Как добавить или убрать колонки

На вкладке «Поля» (или «Выбранные поля») отметьте галочками нужные показатели: количество, сумма, сумма скидки, себестоимость, валовая прибыль, рентабельность. Снятие галочки убирает колонку из отчета. Порядок колонок меняется кнопками перемещения вверх и вниз.

Практический совет: не выводите все поля подряд. Каждая дополнительная колонка, особенно с себестоимостью, увеличивает время формирования отчета. Оставляйте только те показатели, которые реально используются в анализе.

Как настроить группировки

На вкладке «Группировки» (или в дереве структуры) задается иерархия строк отчета. Типовой вариант — «Магазин → Номенклатура». Чтобы получить продажи по дням, добавьте группировку «День» или «Период»; чтобы увидеть продажи по продавцам — группировку «Менеджер» или «Продавец».

Уровень детализации влияет на скорость: отчет, сгруппированный до каждого чека за год, будет формироваться долго. Для больших периодов группируйте по месяцам или неделям, а детализацию до документа включайте только для коротких периодов.

Как сохранить настройки, чтобы не повторять их каждый раз

После того как отчет настроен, сохраните его как отдельный вариант: «Еще» → «Сохранить вариант отчета» (или «Сохранить настройки»). Задайте понятное имя, например «Розничные продажи по магазинам с прибылью». Вариант появится в списке вариантов отчета и будет доступен при следующем открытии.

При сохранении можно указать видимость варианта: только для себя или для всех пользователей (последнее требует соответствующих прав). Общие варианты удобны для типовых управленческих отчетов, которыми пользуется вся компания.

Чтобы вернуться к исходному виду, откройте список вариантов и выберите стандартный, либо используйте «Еще» → «Выбрать вариант» → «Стандартный». Пользовательские варианты не затирают типовые настройки — они хранятся отдельно.

Добавление собственных полей без программирования

Если стандартных показателей не хватает, используйте пользовательские поля: в расширенных настройках нажмите «Добавить пользовательское поле» и соберите формулу на встроенном языке выражений СКД. Например, можно вычислить наценку как отношение прибыли к себестоимости или вывести сумму без НДС.

Дополнительные реквизиты номенклатуры (бренд, цвет, поставщик и т. п.), заведенные в справочнике, часто доступны в отчете автоматически — ищите их в списке полей отборов и группировок под своими названиями. Если реквизит не появляется, проверьте, что он включен в состав дополнительных реквизитов для этого вида объектов.

Проверка результата и типичные расхождения

После настройки сверьте итоги отчета с контрольными данными: суммой Z-отчетов по кассам за тот же период, оборотами по счету 90.01 в бухгалтерском учете или отчетом «Выручка и себестоимость продаж». Совпадение итогов — главный признак корректной настройки отборов.

Если суммы не сходятся, проверьте три вещи: все ли кассовые смены закрыты и чеки проведены; не отсекает ли отбор часть документов (например, по одному складу); не включены ли в отчет возвраты со знаком, отличным от ожидаемого. Возвраты в рознице обычно уменьшают продажи, и это нормально.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог по сумме продаж

Норма

Совпадает с суммой Z-отчетов за период

Тревожный признак

Расхождение — проверить отборы и непроведенные чеки

Состав строк

Норма

Все магазины и товары из ожидаемого списка присутствуют

Тревожный признак

Часть данных отсутствует — проверить условия отбора

Колонки себестоимости и прибыли

Норма

Заполнены числами, прибыль адекватна наценке

Тревожный признак

Пустые колонки — нет прав или не рассчитана себестоимость

Когда настроек недостаточно: внешние отчеты и доработка

Если нужен принципиально другой состав данных — например, объединить розничные продажи с оптовыми в одной таблице, добавить данные из нестандартных регистров или особую печатную форму — потребуется внешний отчет на СКД или доработка конфигурации. Внешний отчет предпочтительнее: он подключается через «Дополнительные отчеты и обработки» и не мешает обновлениям.

Разработку внешнего отчета поручайте специалисту по 1С, поставив задачу в терминах данных: какие поля, отборы, группировки и итоги нужны, с примером желаемой таблицы. Это сокращает число итераций и снижает риск получить отчет, который не сходится с учетными данными.

Способы изменить отчет

Быстрые настройки на панели

Подходит для смены периода, организации, магазина. Ограничение: только предустановленные параметры

Изменить вариант (СКД)

Решает большинство задач: отборы, поля, группировки, сортировка. Не требует программирования

Пользовательские поля

Для вычисляемых показателей вроде наценки. Требует знания языка выражений СКД

Внешний отчет

Для нестандартных источников данных и макетов. Требует разработчика

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить отчет, если кнопка «Изменить вариант» недоступна?

Скорее всего, у вашей роли нет права на сохранение вариантов отчетов. Обратитесь к администратору, чтобы он включил право «Сохранение данных пользователя» или настроил вариант под свою учетной записью и сделал его общим.

Почему в отчете нет колонки с прибылью?

Две типовые причины: у пользователя нет прав на просмотр себестоимости, либо себестоимость не рассчитана (не выполнено закрытие месяца или расчет себестоимости за период). Проверьте сначала права, затем регламентные операции.

Как вывести продажи только одного товара или группы товаров?

В расширенных настройках на вкладке «Отборы» добавьте условие «Номенклатура в группе» и укажите нужную папку справочника, либо «Номенклатура = конкретный товар». Вид сравнения «В группе из списка» позволяет выбрать несколько папок сразу.

Изменятся ли мои настройки после обновления конфигурации?

Пользовательские варианты отчетов хранятся в базе и обычно переживают обновления. Риск есть только если разработчик изменил состав полей отчета — тогда вариант может потребовать перенастройки отдельных полей.

Как сделать, чтобы отчет открывался сразу с моими настройками?

Сохраните настройки как вариант и отметьте его вариантом по умолчанию в списке вариантов, либо добавьте сохраненный вариант в избранное или на начальную страницу через настройки навигации.

Отчет формируется очень долго. Что сделать?

Сократите период, уберите детализацию до документов и чеков, уменьшите число выводимых полей. Если отчет нужен регулярно в тяжелом виде, рассмотрите настройку рассылки отчетов по расписанию в нерабочее время.