Как изменить оборотно-сальдовую ведомость в 1С

Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) — главный рабочий отчёт бухгалтера: он показывает остатки и обороты по счетам за выбранный период. Изменить ОСВ в 1С можно двумя принципиально разными способами: поменять внешний вид и состав отчёта через настройки либо скорректировать сами данные учёта, которые отчёт отображает. Важно понимать разницу: настройки влияют только на представление, а правка данных затрагивает проводки и может изменить отчётность.

Чаще всего под «изменить ОСВ» понимают настройку: добавить субконто, развернуть сальдо, убрать нулевые строки, сгруппировать по контрагентам. Второй сценарий — исправление ошибок в учёте, когда в ведомости «висит» неверное сальдо или красное отрицательное остаток. Оба сценария разберём ниже на примере 1С:Бухгалтерии 8.3, но логика применима и к другим конфигурациям на платформе 8.3.

Где находится ОСВ и как её открыть

В 1С:Бухгалтерии 8.3 отчёт расположен в разделе «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость». Рядом доступны варианты: ОСВ по счёту, анализ счёта, карточка счёта. В типовой УТ и КА аналогичные отчёты находятся в разделе финансового результата и контроля.

После открытия укажите период и организацию (если в базе их несколько), затем нажмите «Сформировать». Если отчёт пустой — проверьте, что за выбранный период есть проведённые документы и что отчёт формируется по данным бухгалтерского, а не налогового учёта без соответствующего признака.

Для пользователей с ограниченными правами часть кнопок настройки может быть скрыта. Если кнопка «Показать настройки» недоступна, потребуется доступ с правами бухгалтера или администратора.

Как изменить отображение ОСВ через настройки

Нажмите «Показать настройки» — откроется панель с вкладками. Именно здесь выполняется 90% всех изменений внешнего вида ведомости. Основные вкладки:

• Группировка — по каким субконто разворачивать счета (контрагенты, договоры, номенклатура, подразделения). Здесь же включается детализация по субсчетам.
• Отбор — ограничение данных: конкретный счёт, организация, контрагент, склад.
• Показатели — что выводить: суммы БУ, НУ, валютные суммы, количество.
• Дополнительные поля — вывод в отдельных колонках, например, ИНН контрагента.
• Оформление — цветовые схемы, шрифты, условное оформление отрицательных остатков.

После изменения настроек нажмите «Сформировать» — отчёт перестроится с новым видом. Сами данные учёта при этом не меняются, настройка полностью безопасна.

1. 1
   Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость» и задайте период
2. 2
   Нажмите «Показать настройки»
3. 3
   На вкладке «Группировка» добавьте нужные субконто и включите «По субсчетам» при необходимости
4. 4
   На вкладке «Отбор» задайте ограничения по счёту или контрагенту
5. 5
   На вкладке «Показатели» отметьте БУ, НУ, валюту или количество
6. 6
   Нажмите «Сформировать» и проверьте результат
7. 7
   Сохраните настройки кнопкой «Сохранить настройки», чтобы не настраивать заново

Развёрнутое сальдо и убранные нулевые строки

Две самые частые просьбы — показать развёрнутое сальдо и убрать пустые строки. Развёрнутое сальдо означает, что по счетам расчётов (60, 62, 76) остатки показываются по дебету и кредиту одновременно, по каждому контрагенту и договору, а не свёрнуто. В типовой Бухгалтерии 8.3 развёрнутое сальдо включается автоматически при выводе группировки по субконто; для отдельных счетов в плане счетов может стоять признак, влияющий на свёртку.

Нулевые строки скрываются флажком в настройках: на вкладке «Группировка» или в упрощённых настройках формы есть опция «Показывать нулевые строки» / «Скрывать строки с нулевыми оборотами». Снимите или установите её в зависимости от задачи. Для сверки с контрагентом нулевые строки обычно скрывают, для внутреннего контроля — оставляют.

Если в ОСВ появилось отрицательное (красное) сальдо по счёту учёта ТМЦ или расчётов — это уже не вопрос настройки, а признак ошибки в учёте: товар списан раньше поступления или оплата не закрыта отгрузкой. Такие ситуации исправляют документами, а не оформлением отчёта.

Как изменить данные, которые показывает ОСВ

ОСВ — это отражение проводок, и «вручную поправить цифры в отчёте» нельзя: любое расхождение вернётся при следующем формировании. Данные меняются двумя легальными путями.

Первый — исправление первичных документов. Найдите документ, сформировавший неверную проводку: из ОСВ по счёту можно провалиться в карточку счёта и далее в документ двойным щелчком. Исправьте документ (сумму, счёт, контрагента, дату) и перепроведите его. Если период закрыт, исправления вносятся через корректировочные документы текущей датой.

Второй — документ «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции» → «Операции, введённые вручную»). Создайте операцию, добавьте проводки с нужными счетами, субконто и суммами, проведите. Так корректируют технические ошибки, переносят остатки между счетами, закрывают «зависшие» суммы. После проведения сформируйте ОСВ заново — изменения отразятся.

Типовые сценарии корректировки

Перенос остатка с одного счёта на другой

Создайте «Операцию, введённую вручную», в проводках укажите Дт нового счёта — Кт старого счёта на сумму переноса, заполните все субконто обеих сторон. Проверьте в ОСВ по обоим счетам: старое сальдо закрылось, новое появилось.

Исправление ошибочного субконто

Если сумма верна, но висит не на том контрагенте или договоре, проще исправить исходный документ. Ручная операция потребует двух проводок: минус по старому субконто и плюс по новому, иначе аналитика разойдётся с первичкой.

Закрытие «зависших» копеек

Копеечные остатки по расчётам обычно списывают на прочие доходы/расходы (счёт 91) документом «Операция, введённая вручную» с соответствующим обоснованием в комментарии. Обязательно заполняйте поле «Содержание» — при проверке пояснения к ручным операциям запрашивают в первую очередь.

Как проверить результат после изменений

После любых правок сформируйте ОСВ заново и сверьте ключевые контрольные точки. Убедитесь, что итог по дебету равен итогу по кредиту — это базовый признак целостности учёта. Затем проверьте конкретные счета, которые корректировали.

Полезно сравнить ОСВ до и после: сформируйте отчёт за тот же период в двух окнах или сохраните первый вариант в Excel. Если правили аналитику, дополнительно откройте ОСВ по счёту с группировкой по субконто — сальдо в разрезе контрагентов должно сойтись с общим сальдо по счёту.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоги ОСВ

Норма

Итоговый дебет равен итоговому кредиту

Тревожный признак

Разница между дебетом и кредитом — есть незакрытые или ошибочные проводки

Счёт после корректировки

Норма

Сальдо изменилось на сумму правки, аналитика заполнена

Тревожный признак

Сумма изменилась, но субконто пустые или двойные остатки

Отрицательные остатки

Норма

Красных сальдо по 10, 41, 60, 62 нет

Тревожный признак

Отрицательное сальдо — товар или расчёты ушли в минус

Закрытый период

Норма

Обороты закрытого периода не изменились

Тревожный признак

Суммы прошлого квартала «поплыли» — правка задела сданный период

Ограничения и когда нужен специалист

Самостоятельно безопасно: менять настройки отчёта, формировать ОСВ с разными отборами, исправлять документы текущего открытого периода. С осторожностью — ручные операции: они требуют понимания двойной записи и плана счетов.

К специалисту по 1С или главному бухгалтеру стоит обращаться, если нужно: изменить сам план счетов или признаки учёта субконто, скорректировать регламентные операции закрытия месяца, восстановить последовательность за длинный период, исправить данные после сдачи отчётности. Ошибка в этих местах влияет на налоги и может стоить дороже консультации.

Частые вопросы

Можно ли отредактировать ОСВ прямо в сформированном отчёте, как в Excel?

Нет. Сформированная ОСВ — это только представление данных. Можно сохранить её в Excel и править там для внутренних целей, но в базе 1С цифры изменятся только через документы или ручные операции. При следующем формировании отчёт снова покажет данные учёта.

Почему после изменения настроек ОСВ выглядит так же?

Чаще всего настройки не применились, потому что отчёт не был сформирован заново — нажмите «Сформировать». Либо изменения внесены не на той вкладке: например, субконто добавлено в «Дополнительные поля» вместо «Группировки». Также проверьте, не загружен ли сохранённый вариант отчёта, который перекрывает ручные настройки.

Как вывести в ОСВ только один счёт, например 60?

В настройках на вкладке «Отбор» добавьте условие «Счёт = 60» (или «в списке» для нескольких счетов). Удобнее использовать готовый отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» — там счёт выбирается прямо в шапке, и доступна детальная группировка по субконто.

Что делать, если в ОСВ красное отрицательное сальдо по складу?

Это признак того, что списание или продажа проведены раньше поступления, либо поступление вообще не введено. Найдите через карточку счёта документы с минусом, проверьте даты и количество, введите недостающее поступление или исправьте дату списания. После перепроведения документов отрицательное сальдо исчезнет.

Изменится ли налоговая отчётность, если я поправлю ОСВ ручной операцией?

Зависит от проводок. Если операция затрагивает счета, участвующие в расчёте налогов (выручка, НДС, расходы), и проводки отражены в налоговом учёте, декларации изменятся. Если период уже сдан, потребуется уточнённая декларация. Перед такими правками сверьте, закрыт ли период, и оцените влияние на регистры НУ.

Как сохранить настроенный вид ОСВ, чтобы не настраивать каждый раз?

После настройки нажмите «Ещё» → «Сохранить настройки» (или «Сохранить вариант отчёта» в панели вариантов). Задайте понятное имя, например «ОСВ с контрагентами». В следующий раз выберите сохранённый вариант из списка — отчёт сформируется с нужным видом сразу.