Где в 1С:ЗУП найти среднесписочную численность

Среднесписочная численность (ССЧ) в 1С:ЗУП 3.1 рассчитывается автоматически на основании кадровых документов — приёмов, переводов и увольнений. Готовый отчёт находится в разделе «Отчетность, справки» → «Среднесписочная численность». Если такого пункта в меню нет, отчёт можно открыть через общий список отчётов или добавить в избранное.

Показатель используется для сведений в ФНС, расчёта по страховым взносам, статистической отчётности (форма П-4) и проверки права на льготы. Поэтому важно не только найти отчёт, но и убедиться, что программа считает его корректно: ССЧ напрямую зависит от полноты и правильности кадрового учёта.

Ниже разобраны все способы открыть отчёт, настройка расчёта, правила включения сотрудников в ССЧ, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых численность «не сходится».

Где находится отчёт по среднесписочной численности

Основной путь: откройте раздел «Отчетность, справки» на панели разделов, затем в группе отчётов по персоналу выберите «Среднесписочная численность». Отчёт формируется за произвольный период — месяц, квартал или год.

Если в меню нужного пункта нет, воспользуйтесь альтернативными способами:

• через поиск: нажмите на значок лупы или начните вводить «среднесписочная» в строке поиска команд (Ctrl+F или поле поиска в верхней части окна);
• через «Все отчёты»: раздел «Отчетность, справки» → «Все отчёты» → найдите отчёт в списке по названию;
• добавьте отчёт в избранное (звёздочка рядом с командой), чтобы он всегда был под рукой.

Отсутствие отчёта в меню иногда означает, что у пользователя ограничены права. В этом случае команду не видно ни в разделе, ни в поиске — нужно обратиться к администратору для выдачи роли на просмотр кадровых отчётов.

Как открыть отчёт по ССЧ
1. 1
   Откройте раздел «Отчетность, справки»
2. 2
   Выберите отчёт «Среднесписочная численность»
3. 3
   Укажите период и организацию
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое значение

Какие данные использует расчёт

ССЧ в ЗУП 3.1 рассчитывается не по справочнику сотрудников «как есть», а по регистру кадровых данных: программа анализирует периоды работы каждого сотрудника, вид занятости и ставку. Именно поэтому непроведённые или ошибочно оформленные документы сразу искажают показатель.

В расчёт участвуют:

• документы «Приём на работу» и «Кадровый перевод» — определяют даты начала и изменения условий работы;
• документы «Увольнение» — фиксируют дату окончания периода работы;
• отпуска без сохранения, отпуска по уходу за ребёнком, декретные — влияют на включение сотрудника в списочную и среднесписочную численность по правилам статистики;
• вид занятости (основное место, совместительство) и количество ставок.

Как программа считает ССЧ: логика расчёта

Среднесписочная численность за месяц определяется как сумма списочной численности за каждый календарный день месяца, делённая на число календарных дней. За квартал и год — как сумма помесячных значений, делённая на количество месяцев.

Работники с неполным рабочим временем учитываются пропорционально: например, сотрудник на полставки вносит в ССЧ 0,5. Сотрудницы в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком в среднесписочную численность не включаются, хотя остаются в списочном составе — это частая причина расхождения двух показателей.

Итоговое значение в отчёте округляется до целых по правилам арифметики. Для отчётности в ФНС используется именно округлённый показатель, а внутри отчёта можно увидеть дробные помесячные значения.

Настройка отчёта и варианты представления

Кнопка «Настройки» в форме отчёта позволяет изменить группировки и отборы. Полезные варианты:

• группировка по подразделениям — чтобы увидеть ССЧ в разрезе структуры компании;
• отбор по организации — актуально, если в базе ведётся несколько юрлиц;
• детализация по сотрудникам — помогает проверить, кто именно вошёл в расчёт.

Если типовой вариант отчёта не показывает нужную детализацию, откройте расширенные настройки («Ещё» → «Изменить вариант») и добавьте поля «Сотрудник» или «Подразделение» в структуру отчёта. Изменённый вариант можно сохранить под своим именем, чтобы не настраивать заново.

Перед сдачей сведений в ФНС сформируйте отчёт с детализацией по сотрудникам за каждый месяц периода. Так проще найти «лишних» или пропавших людей, чем анализировать одно итоговое число.

Проверка корректности расчёта

Главный контрольный приём — сопоставить ССЧ со списочной численностью (отчёт «Штатная расстановка» или «Остатки отпусков и кадровые отчёты» → «Списочный состав»). ССЧ обычно меньше списочной численности или равна ей; если среднесписочная больше — в данных почти наверняка ошибка.

Также проверьте:

• все ли приёмы и увольнения проведены, нет ли документов, помеченных на удаление, но фактически действующих;
• нет ли сотрудников без даты приёма или с «зависшими» периодами работы;
• правильно ли указан вид занятости у совместителей;
• оформлены ли отпуска по уходу за ребёнком документально, а не «устно».
Контрольные точки

Как проверить результат

ССЧ против списочной численности

Норма

ССЧ меньше или равна списочной

Тревожный признак

ССЧ больше списочной — ищите дубли сотрудников или ошибки в ставках

Помесячная детализация

Норма

Числа плавно меняются вместе с приёмами и увольнениями

Тревожный признак

Резкие скачки без кадровых документов

Совместители

Норма

Внутренние учтены пропорционально, внешние исключены

Тревожный признак

Внешние совместители попали в ССЧ

Типичные ошибки и их устранение

Чаще всего отчёт «врёт» не из-за сбоя программы, а из-за кадровых данных. Разберите типовые ситуации до того, как обращаться к настройкам отчёта.

Типичные ошибки
01
Увольнение введено задним числом после формирования отчёта — периоды работы пересчитываются, и ССЧ прошлых месяцев меняется; перед сдачей отчётности формируйте отчёт заново
02
Сотрудник заведён дважды (дубль физлица) — численность завышается; выполните поиск и объединение дублей в справочнике физических лиц
03
Отпуск по уходу за ребёнком не оформлен документом — сотрудница ошибочно попадает в ССЧ
04
Внешний совместитель принят с видом занятости «основное место работы» — попадает в расчёт как штатная единица

Если после исправления документов отчёт показывает старые значения, закройте форму отчёта и сформируйте её заново — программа пересчитает данные по актуальным регистрам. В редких случаях помогает перепроведение кадровых документов за проблемный период.

Где ещё используется ССЧ в программе

Значение среднесписочной численности автоматически подставляется в регламентированную отчётность: сведения о среднесписочной численности в ФНС и расчёт по страховым взносам (титульный лист). Эти формы находятся в разделе «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность».

При заполнении регламентированных форм программа берёт данные из того же кадрового учёта, поэтому расхождение между отчётом «Среднесписочная численность» и значением в РСВ обычно означает, что регламентированная форма была заполнена раньше, чем внесены последние кадровые изменения. Обновите заполнение формы после актуализации документов.

Итог

Что важно запомнить

Отчёт по ССЧ находится в разделе «Отчетность, справки». Точность показателя зависит от кадровых документов: проведённых приёмов, увольнений, корректных видов занятости и оформленных отпусков. Перед сдачей отчётности сверяйте ССЧ со списочной численностью и обновляйте регламентированные формы.

Частые вопросы

Почему отчёт «Среднесписочная численность» пустой?

Чаще всего причина в том, что за выбранный период нет проведённых кадровых документов по указанной организации, либо в отборе отчёта задана другая организация. Проверьте период, организацию и наличие проведённых приёмов на работу.

Чем среднесписочная численность отличается от списочной?

Списочная численность — это количество сотрудников в штате на конкретную дату. Среднесписочная — среднее значение за период с учётом движения персонала и с исключением отдельных категорий, например сотрудниц в отпуске по уходу за ребёнком. ССЧ практически всегда меньше или равна списочной.

Входят ли внешние совместители в ССЧ в 1С:ЗУП?

Нет. По правилам статистики внешние совместители в среднесписочную численность не включаются, и программа учитывает это при корректно указанном виде занятости. Если совместитель попал в расчёт — проверьте вид занятости в документе приёма.

Как посмотреть ССЧ по подразделениям?

Откройте настройки отчёта и добавьте группировку по полю «Подразделение» или выберите вариант отчёта с детализацией по структуре компании. Настройку можно сохранить как отдельный вариант для регулярного использования.

Почему ССЧ в отчёте не совпадает со значением в РСВ?

Расчёт по взносам заполняется на момент формирования формы. Если после этого вводились или исправлялись кадровые документы, значения разойдутся. Обновите заполнение РСВ после актуализации кадровых данных.

Нужно ли округлять ССЧ вручную?

Нет, программа округляет итоговый показатель до целых автоматически по арифметическим правилам. Помесячные значения внутри отчёта могут отображаться с дробной частью — это нормально и используется для проверки расчёта.