Где в 1С ЗУП посмотреть количество отработанных человеко-часов за год

Данные об отработанных человеко-часах в 1С:ЗУП 3.1 не хранятся в одном готовом показателе — их нужно получить через отчёты по рабочему времени или собрать из табельных документов. В зависимости от задачи (отчёт в статистику, расчёт производительности, анализ фонда рабочего времени) подходят разные инструменты: «Табель учёта рабочего времени (Т-13)», «Анализ ФОТ», «Выработка сотрудников» и универсальный отчёт.

Человеко-часы в программе формируются из видов времени: явки (Я), ночные (Н), вечерние (ВЧ), сверхурочные (С), работа в выходные (РВ) и другие. Если в базе используются только стандартные графики и табель Т-13, фактические часы считаются автоматически по графику работы сотрудника. Если применяются индивидуальные графики, документы «Табель» или «Данные для расчёта зарплаты», они имеют приоритет.

Ниже разобраны конкретные пути в меню, настройки отборов за год, способы проверить корректность цифр и типичные ошибки, из-за которых количество человеко-часов оказывается заниженным или завышенным.

Откуда 1С:ЗУП берёт данные об отработанных часах

Прежде чем искать отчёт, важно понимать источник данных. В ЗУП 3.1 фактически отработанное время накапливается в регистрах расчёта зарплаты и регистрах учёта рабочего времени. Первичные источники — это:

• график работы сотрудника (плановое время);
• документы отсутствий — отпуска, больничные, командировки, прогулы;
• документы «Табель», «Индивидуальный график», «Работа сверхурочно», «Работа в выходные и нерабочие праздничные дни»;
• данные внешних программ учёта рабочего времени при загрузке через «Данные для расчёта зарплаты».

Если часть сотрудников оформлена документами, а часть — только по графику, сводный отчёт всё равно соберёт данные корректно, но при условии, что все кадровые и расчётные документы проведены и зарплата за период рассчитана. Непроведённые больничные или отсутствующий табель по подразделению — самая частая причина расхождений.

Отработанные человеко-часы — это сумма фактически отработанных часов всех сотрудников. В статистической отчётности (например, форма П-4) в человеко-часы не включают время отпусков, больничных, простоев и внутрисменных потерь. Имейте это в виду при выборе видов времени для отбора в отчёте.

Отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» за год

Самый доступный способ — стандартный табель. Путь: Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13). В настройках укажите период с 1 января по 31 декабря нужного года и организацию.

По умолчанию отчёт выводит табель в разрезе дней, что за год даёт громоздкую форму. Чтобы получить итоговые часы, откройте «Настройки» (кнопка или пункт «Ещё → Изменить вариант») и:

• уберите детализацию по дням, оставив группировку «Сотрудник» или «Подразделение»;
• в ресурсах оставьте «Отработано часов» и нужные виды времени;
• при необходимости добавьте отбор по подразделению или списку сотрудников.

В итоговой колонке по каждому сотруднику и в подвале отчёта будет сумма отработанных часов за год — это и есть человеко-часы в разрезе выбранных видов времени. Для статистики обычно берут виды Я, Н, ВЧ, С, РВ, исключая отпускные и больничные часы.

1. 1
   Откройте Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13)
2. 2
   Установите период с 1 января по 31 декабря и выберите организацию
3. 3
   Через «Настройки» уберите детализацию по дням, оставьте группировку по сотрудникам
4. 4
   Проверьте, что в ресурсах включён показатель отработанных часов
5. 5
   Сформируйте отчёт и возьмите итоговую сумму часов в подвале таблицы

Отчёт «Анализ ФОТ» и «Выработка сотрудников»

Отчёт «Анализ ФОТ» (Зарплата → Отчёты по зарплате) помимо начислений показывает отработанное время. В настройках можно добавить группировку по виду времени и увидеть, сколько часов приходится на явки, сверхурочные, ночные. Это удобно, когда человеко-часы нужны вместе с фондом оплаты труда — например, для расчёта средней выработки.

Если в функциональности программы включён учёт выработки (Настройка → Реквизиты и доп. сведения / Настройка состава начислений), доступен отчёт «Выработка сотрудников». Он показывает фактически отработанное время по сотрудникам за произвольный период и подходит для производственных подразделений со сдельной оплатой.

Оба отчёта строятся по данным расчёта зарплаты, поэтому период должен быть полностью рассчитан: документы «Начисление зарплаты и взносов» проведены за все месяцы года. Иначе последние месяцы выпадут из выборки без предупреждений.

Универсальный отчёт по регистрам рабочего времени

Когда стандартных отчётов не хватает — например, нужна сводная таблица по организации с отбором по конкретным видам времени, — используйте «Универсальный отчёт» (Зарплата → Отчёты или Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки, в зависимости от настройки интерфейса).

В универсальном отчёте выберите регистр сведений или накопления, связанный с учётом времени (например, данные табельного учёта рабочего времени), задайте период — год, добавьте группировку «Сотрудник» или «Организация» и ресурс «Часы». Отбором по видам времени исключите неотработанные интервалы: отпуска (ОТ, ОД), больничные (Б), простои (ПР, НП) и т. п.

Преимущество способа — гибкость: можно собрать человеко-часы ровно по методике статистики, включив только фактически отработанное время. Недостаток — требуется понимание структуры регистров и аккуратная настройка отборов, иначе легко дважды посчитать время или потерять часть данных.

Проверка корректности полученной цифры

Полученное число человеко-часов стоит перепроверить хотя бы ориентировочно. Простой способ: умножьте среднесписочную численность работников на годовой фонд рабочего времени по производственному календарю (при 40-часовой неделе это порядка 1900–2000 часов в зависимости от года) и вычтите время отпусков и болезней. Порядок цифр должен совпадать.

Второй контроль — сравнение с отчётом «Остатки отпусков» и регистром отсутствий: если по сотруднику в табеле за год стоит полный фонд часов, но был отпуск 28 дней, значит, отпускные часы ошибочно попали в отработанные. Проверьте настройку видов времени в отчёте.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог часов по сотруднику за год

Норма

Меньше годового фонда по графику на время отпусков и болезней

Тревожный признак

Часы равны полному фонду при наличии отпуска или больничного

Данные за декабрь

Норма

Декабрь рассчитан и включён в отчёт

Тревожный признак

За декабрь нули или пропуски

Сверка с табелем за один месяц

Норма

Годовой отчёт сходится с суммой помесячных табелей

Тревожный признак

Разница без объяснимых причин

Типичные ошибки и ограничения

Частая ошибка — формировать отчёт до расчёта зарплаты за весь год. В этом случае нерассчитанные месяцы просто не попадают в выборку. Вторая ошибка — смешивать плановое и фактическое время: отчёт «График работы» показывает план, а не факт, и для человеко-часов не подходит.

Третья типичная ситуация — сотрудники, принятые или уволенные внутри года, а также внутренние совместители. Внутренний совместитель учитывается как отдельный сотрудник, и его часы суммируются с основным местом — для статистики это корректно, но при анализе «по головам» даёт искажение.

Ограничение стандартной поставки: готового отчёта с названием «Человеко-часы» в типовой ЗУП 3.1 нет. Если показатель нужен регулярно (например, для формы П-4), имеет смысл сохранить настроенный вариант отчёта Т-13 или универсального отчёта под отдельным именем, чтобы не настраивать заново.

FAQ

Можно ли выгрузить человеко-часы за год в Excel?

Да. Любой из описанных отчётов (Т-13, «Анализ ФОТ», универсальный отчёт) сохраняется в табличный документ через кнопку «Сохранить» или Ctrl+S — выберите формат Excel. Перед выгрузкой уберите лишние группировки, чтобы в файле осталась компактная таблица «Сотрудник — часы».

Почему в отчёте часы отличаются от данных формы П-4?

Форма П-4 требует исключать не только отпуска и больничные, но и время повышения квалификации с отрывом от работы, учебные отпуска и некоторые другие интервалы. Проверьте отбор по видам времени в отчёте и сверьте методику с заполненным в ЗУП отчётом «Статистика персонала (П-4)», если он формируется в вашей версии.

Где посмотреть человеко-часы по подразделению, а не по организации?

В настройках отчёта Т-13 или «Анализ ФОТ» добавьте группировку «Подразделение» выше группировки «Сотрудник» либо установите отбор по конкретному подразделению. Учтите, что часы сотрудника относятся к подразделению из кадровых данных на момент работы.

Что делать, если за часть года время вводилось вручную табелями, а за часть — по графику?

Стандартные отчёты корректно объединят оба источника: документ «Табель» имеет приоритет над графиком за свой период. Главное — чтобы все табели были проведены. Проверьте наличие табелей по списку документов в разделе «Зарплата» за каждый месяц.

Видно ли в отчётах сверхурочные и работу в выходные отдельно?

Да, если документы «Работа сверхурочно» и «Работа в выходные и праздники» оформлены в программе. Виды времени С и РВ выводятся отдельными колонками в табеле Т-13 и отдельными строками в «Анализе ФОТ» при группировке по виду времени. Если документы не оформлялись, эти часы попадут в обычную явку или не попадут вовсе.

Нужны ли специальные права для просмотра этих отчётов?

Достаточно прав расчётчика или кадровика-расчётчика с доступом к отчётам по зарплате. Универсальный отчёт по регистрам может требовать прав администратора или включённого доступа к соответствующим регистрам — при отказе в доступе обратитесь к администратору базы.