Где в 1С найти и отправить уведомление в РКН

Операторы, обрабатывающие персональные данные сотрудников и клиентов, обязаны направить уведомление в Роскомнадзор до начала обработки. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия 8, ЗУП, Управление торговлей) такое уведомление формируется через сервис 1С-Отчетность — отдельной кнопки «Уведомление в РКН» в интерфейсе нет, поэтому у бухгалтеров и кадровиков часто возникает вопрос, где его искать.

Форма уведомления утверждена приказом Роскомнадзора и периодически обновляется. Актуальная версия подтягивается в программу вместе с обновлениями конфигурации и сервиса регламентированной отчётности, поэтому перед отправкой важно убедиться, что конфигурация обновлена.

Где находится уведомление в типовых конфигурациях

В 1С:Бухгалтерии 8 путь выглядит так: раздел «Отчёты» → «Регламентированные отчёты» (или «1С-Отчетность») → кнопка «Создать» → группа «Уведомления» → «Уведомление об обработке персональных данных». В некоторых версиях интерфейса этот пункт называется «Уведомление об обработке (об изменении сведений) персональных данных».

В 1С:ЗУП и 1С:Управление торговлей маршрут аналогичный: «Отчётность, справки» → «1С-Отчетность» → «Создать» → «Уведомления». Если пункта «Уведомления» нет в списке — проверьте, что в настройках организации включён учёт персональных данных и обновлена конфигурация.

1. 1
   Откройте раздел «Отчётность, справки» и перейдите в «1С-Отчетность»
2. 2
   Нажмите «Создать» и раскройте группу «Уведомления»
3. 3
   Выберите «Уведомление об обработке персональных данных»
4. 4
   Если формы нет — обновите конфигурацию и проверьте подписку 1С-Отчетности

Что потребуется перед заполнением

Для электронной отправки необходима действующая подписка на 1С-Отчетность и настроенный обмен с контролирующими органами. Без подписки форму можно заполнить и выгрузить, но отправить напрямую из программы не получится — придётся подавать уведомление через личный кабинет на портале Роскомнадзора или на бумаге.

Также заранее подготовьте сведения: полное наименование оператора, ИНН, ОГРН, адрес, цели обработки, категории субъектов (работники, клиенты, контрагенты-физлица), перечень обрабатываемых данных и сроки их хранения. Большая часть реквизитов организации подтянется автоматически из карточки организации, но цели и категории данных придётся указать вручную.

Как заполнить уведомление по шагам

Откройте форму и проверьте блок с реквизитами оператора: наименование, ИНН, ОГРН, адрес. Эти поля заполняются из справочника «Организации» — если там ошибка, исправьте сначала карточку организации, иначе уведомление уйдёт с неверными данными.

Далее укажите цели обработки (например, «исполнение трудового договора», «оказание услуг по договору»), категории субъектов и перечень обрабатываемых данных: ФИО, паспортные данные, ИНН, СНИЛС, адреса, телефоны. Не включайте лишние категории «про запас» — состав уведомления должен соответствовать реальной обработке, расхождения выявляются при проверках.

В разделе о мерах защиты укажите, как обеспечивается безопасность данных: разграничение доступа, использование средств защиты информации, наличие локальных актов по обработке персональных данных. Если обработка ведётся в 1С с ограничением прав пользователей — это тоже отражается в описании мер.

Проверка и отправка в Роскомнадзор

Перед отправкой нажмите «Проверить» — программа выполнит контроль формата и покажет ошибки: незаполненные обязательные поля, несоответствие ИНН контрольному разряду, отсутствие обязательных разделов. Устраните все замечания, иначе файл будет отклонён при приёме.

Отправка выполняется кнопкой «Отправить» при активном обмене с РКН. Статус доставки отслеживается в журнале 1С-Отчетности: «Отправлено» → «Доставлено» → «Принято». Сохраните квитанцию о приёме — это подтверждение исполнения обязанности при возможной проверке.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус в журнале 1С-Отчетности

Норма

«Принято» с квитанцией РКН

Тревожный признак

«Ошибка приёма» или статус не меняется несколько дней

Состав уведомления

Норма

Цели, категории и данные совпадают с реальной обработкой

Тревожный признак

Указаны лишние категории или пропущены реально обрабатываемые данные

Реквизиты оператора

Норма

ИНН, ОГРН и адрес совпадают с ЕГРЮЛ

Тревожный признак

Опечатки или устаревший адрес

Типичные ошибки и ограничения

Частая проблема — уведомление отправлено, но в реестре операторов на сайте Роскомнадзора организация не появляется. Публикация в реестре занимает время, поэтому ориентируйтесь на квитанцию о приёме, а не на мгновенное появление записи в открытом реестре.

Ещё одна ошибка — подача уведомления только при регистрации фирмы и отсутствие обновлений при изменении обработки: наняли сотрудников, начали собирать данные клиентов через сайт, изменили цели. В этих случаях подаётся уведомление об изменении сведений, а не новое первичное.

Если 1С-Отчетности нет: альтернативные варианты

При отсутствии подписки уведомление можно подать через личный кабинет оператора персональных данных на официальном портале Роскомнадзора, направить почтовым отправлением с описью вложения или подать лично в территориальный орган. Форма при этом та же — её можно заполнить в 1С, выгрузить в файл и приложить, либо заполнить непосредственно на портале.

Способы подачи уведомления

Через 1С-Отчетность

Быстро, статус виден в программе; требуется активная подписка

Личный кабинет на портале РКН

Бесплатно, но нужна регистрация и ручное заполнение формы

Почта или личная подача

Подходит как резерв; дольше, нужно хранить опись и отметку о получении

Частые вопросы

Нужно ли подавать уведомление, если обрабатываются только данные сотрудников?

Закон предусматривает исключение: уведомление не требуется, если обработка ведётся исключительно в рамках трудовых отношений. Однако на практике почти всегда обрабатываются и данные клиентов или контрагентов-физлиц, поэтому большинству организаций уведомление подавать нужно.

Не нахожу пункт «Уведомления» в 1С-Отчетности. Что делать?

Обновите конфигурацию до актуального релиза и проверьте, что у пользователя есть права на работу с регламентированной отчётностью. В некоторых конфигурациях форма доступна через «Создать» → «Прочие уведомления» или поиском по списку видов отчётов.

Как подать уведомление об изменении сведений?

Через ту же форму в 1С-Отчетности: при создании выберите вид «об изменении сведений» и укажите только изменившиеся сведения вместе с реквизитами оператора. Повторять полный первичный состав не требуется.

Как подтвердить, что Роскомнадзор принял уведомление?

По квитанции о приёме в журнале 1С-Отчетности. Дополнительно можно проверить наличие организации в открытом реестре операторов персональных данных на сайте РКН, но запись там появляется с задержкой.

Можно ли заполнить форму в 1С, а отправить через портал РКН?

Да. Заполните уведомление в программе, выгрузите его в файл и при необходимости используйте как образец для ручного заполнения в личном кабинете. Прямая выгрузка файла в портал зависит от поддерживаемых форматов — надёжнее заполнить форму на портале повторно.