Отчеты и Аналитика · 11 мин
Где в 1С распечатать лицевой счет
Где в 1С найти и распечатать лицевой счет: по сотруднику в ЗУП, по контрагенту в Бухгалтерии, по учащемуся. Пошаговые инструкции, ошибки и FAQ.
Лицевой счет в 1С — не единый документ, а группа отчетов и печатных форм, и место их расположения зависит от конфигурации. В «1С:Зарплата и управление персоналом» печатают лицевой счет сотрудника с начислениями и удержаниями, в «1С:Бухгалтерии» — карточку счета или оборотно-сальдовую ведомость по контрагенту, в отраслевых решениях (например, для ЖКХ или образования) — лицевые счета плательщиков и учащихся. Поэтому первый шаг — определить, какой именно лицевой счет нужен и в какой программе вы работаете.
Чаще всего запрос «распечатать лицевой счет» возникает у кадровиков и бухгалтеров по зарплате: сотрудник просит справку о начислениях, удержаниях и выплатах за период. В ЗУП для этого предусмотрена типовая печатная форма «Лицевой счет», доступная из карточки сотрудника и из раздела отчетов. В бухгалтерских конфигурациях аналогичную роль играют «Карточка счета» и «Анализ счета» по счетам 60, 62, 70, 71, 73 и 76.
Ниже разобраны конкретные пути в основных конфигурациях, настройка формы перед печатью, проверка корректности данных и типичные ошибки, из-за которых отчет оказывается пустым или неполным.
Какой лицевой счет вам нужен: определяем задачу
Под «лицевым счетом» пользователи понимают разные документы, и от этого зависит путь в программе. Уточните, какие данные должны быть в распечатке: зарплатные начисления сотрудника, взаиморасчеты с покупателем или поставщиком, расчеты с подотчетным лицом, начисления за ЖКУ или обучение.
Если нужна зарплатная форма с колонками «начислено», «удержано», «выплачено» и «задолженность» — это отчет «Лицевой счет» в ЗУП. Если нужна детализация проводок по контрагенту — это «Карточка счета» в Бухгалтерии. Если нужен документ для согласования долга с контрагентом — чаще используют «Акт сверки взаиморасчетов», а не лицевой счет.
Как выбрать действие
Печать лицевого счета сотрудника в 1С:ЗУП
Основной путь — через карточку сотрудника. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», найдите нужного человека в списке и откройте его карточку двойным щелчком. В верхней части карточки нажмите кнопку «Печать» и выберите пункт «Лицевой счет». Программа предложит указать период формирования отчета — обычно это календарный год или произвольный интервал.
Альтернативный путь — через отчеты. Откройте раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» (в некоторых релизах — «Зарплата» → «Отчеты, справки»). В списке найдите «Лицевой счет» или «Лицевые счета сотрудников». В настройках отчета укажите организацию, сотрудника или подразделение и период, затем нажмите «Сформировать».
После формирования откроется табличный документ. Проверьте его содержимое, затем нажмите кнопку «Печать» на панели инструментов или сочетание Ctrl+P. При необходимости документ можно сохранить в PDF или Excel через «Файл» → «Сохранить как».
- 1Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного сотрудника
- 2Откройте карточку и нажмите «Печать» → «Лицевой счет»
- 3Укажите период формирования и подтвердите
- 4Проверьте суммы начислений, удержаний и выплат
- 5Нажмите Ctrl+P или кнопку «Печать», выберите принтер
Если пункта «Лицевой счет» нет в меню
В некоторых релизах форма называется «Лицевой счет (по форме Т-54)» или входит в состав «Комплекта документов» по сотруднику. Также проверьте права доступа: если пользователю не назначена роль, дающая доступ к зарплатным отчетам, пункт меню будет скрыт. В этом случае обратитесь к администратору 1С для настройки профиля группы доступа.
Печать лицевого счета в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии» типовой формы с названием «Лицевой счет» нет — её роль выполняют стандартные отчеты по счетам. Откройте раздел «Отчеты» и выберите «Карточка счета». Укажите счет учета: 70 — для расчетов с сотрудниками по оплате труда, 71 — по подотчетным лицам, 60 или 62 — по поставщикам и покупателям, 76 — по прочим дебиторам и кредиторам.
В настройках отчета (кнопка «Показать настройки») добавьте отбор по конкретному сотруднику или контрагенту: закладка «Отбор» → поле «Сотрудники» или «Контрагенты» → условие «Равно» → нужное значение. Задайте период и нажмите «Сформировать». Полученная карточка покажет каждую проводку с документом-основанием, обороты и сальдо — это и есть содержание лицевого счета.
Если нужна более компактная форма без детализации до каждой проводки, используйте «Анализ счета» или «Обороты счета» — они показывают обороты по месяцам в разрезе субконто. Для печати нажмите кнопку принтера на панели отчета или Ctrl+P.
Настройка формы перед печатью
Перед выводом на принтер проверьте ключевые параметры отчета. Период должен полностью покрывать нужный интервал: если сотрудник просит данные за год, убедитесь, что начало периода — 1 января, а не дата приема на работу в середине года, иначе часть данных не попадет в отчет.
В ЗУП обратите внимание на настройку группировок: лицевой счет можно сформировать с детализацией по месяцам или сводно. Для предоставления сотруднику обычно удобнее помесячная форма. В Бухгалтерии проверьте, что в настройках карточки счета включен вывод сальдо на начало и конец периода — без этого документ выглядит неполным.
Если печатаете несколько лицевых счетов сразу (например, по всему подразделению), используйте групповое формирование из раздела отчетов, а не открывайте карточку каждого сотрудника — это существенно быстрее.
Перед массовой печатью сформируйте отчет по одному сотруднику и сверьте итоговое сальдо с расчетным листком за последний месяц периода. Если суммы совпали — настройки корректны и можно формировать остальные.
Проверка результата перед выдачей
Лицевой счет содержит персональные данные и сведения о доходах, поэтому ошибка в нем может привести к конфликту с сотрудником или к утечке информации. Перед печатью сверьте итоговые суммы с расчетными листками за соответствующие месяцы и с данными по выплатам в ведомостях.
Обратите внимание на сальдо на конец периода: положительное сальдо означает долг организации перед сотрудником, отрицательное — долг сотрудника. Если сальдо явно не соответствует реальности (например, показывает долг, хотя всё выплачено), возможно, в базе не проведены ведомости на выплату или есть незакрытые периоды.
Как проверить результат
Совпадает с суммой начислений по расчетным листкам
Расхождения — проверьте непроведенные документы начисления
Соответствует реальной задолженности или равно нулю
Необъяснимый долг — проверьте выплаты и сторнирования
Есть начисления, удержания (НДФЛ и прочие), выплаты
Пустые колонки при наличии данных — сбиты настройки отчета
Охватывает весь запрошенный интервал
Часть месяцев отсутствует — расширьте период
Типичные ошибки и их причины
Самая частая проблема — пустой отчет. Причины обычно три: неверно выбрана организация (в базе несколько юрлиц, а сотрудник оформлен в другой), не тот период, либо расчеты за период еще не выполнены (не проведен документ «Начисление зарплаты и взносов»). Проверьте эти три условия в первую очередь.
Вторая распространенная ситуация — в отчете нет данных по выплатам. В ЗУП выплаты попадают в лицевой счет только из проведенных ведомостей (в банк, кассу, через раздатчика). Если ведомости созданы, но не проведены, колонка «выплачено» будет пустой или неполной.
Ограничения и безопасность
Лицевой счет содержит персональные данные: ФИО, доходы, удержания (в том числе по исполнительным листам), что относится к чувствительной информации. Распечатывайте его только по запросу самого сотрудника или уполномоченных лиц и не оставляйте экземпляры в общем доступе. Передача третьим лицам без согласия сотрудника может нарушать законодательство о персональных данных.
Не изменяйте типовую печатную форму через конфигуратор без резервной копии информационной базы. Если нужна доработанная форма (дополнительные колонки, другой шаблон), безопаснее создать внешнюю печатную форму — она подключается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» и не затрагивает типовую конфигурацию, что сохраняет возможность штатного обновления.
Что важно запомнить
В ЗУП лицевой счет печатается из карточки сотрудника или из отчетов по зарплате, в Бухгалтерии его заменяют «Карточка счета» и «Анализ счета» с отбором. Перед печатью проверьте период, организацию и сальдо, а пустой отчет чаще всего означает непроведенные документы начисления или выплаты.
Часто задаваемые вопросы
Почему лицевой счет формируется пустым?
Чаще всего причина в одном из трех: выбрана не та организация, задан неверный период или зарплата за указанный период еще не рассчитана (не проведено начисление). Проверьте эти условия по очереди, начав с расчетного листка сотрудника — если он формируется с данными, то и лицевой счет сформируется при правильных отборах.
Можно ли распечатать лицевые счета сразу по всем сотрудникам?
Да, в ЗУП это делается из раздела отчетов по зарплате: в настройках укажите организацию или подразделение без отбора по конкретному сотруднику. Отчет сформируется по всем сотрудникам, и его можно отправить на печать целиком — каждый лицевой счет обычно начинается с новой страницы.
Чем заменить лицевой счет по контрагенту в 1С:Бухгалтерии?
Для внутреннего анализа используйте «Карточку счета» по счетам 60 или 62 с отбором по контрагенту — она показывает каждую операцию. Для передачи контрагенту корректнее сформировать «Акт сверки взаиморасчетов» из карточки контрагента или раздела покупок/продаж, так как именно он является согласованным документом.
Как сохранить лицевой счет в PDF, а не печатать?
После формирования отчета откройте меню «Файл» → «Сохранить как» (или «Сохранить копию») и выберите формат PDF. Также можно воспользоваться кнопкой сохранения на панели табличного документа. Полученный файл удобно отправить сотруднику или приложить к электронному делу.
Нет кнопки «Лицевой счет» в карточке сотрудника — что делать?
Вероятные причины: у пользователя недостаточно прав на зарплатные отчеты, либо в используемом релизе форма перенесена в раздел отчетов. Проверьте раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате». Если и там отчета нет, попросите администратора проверить профиль группы доступа вашей учетной записи.
Данные в лицевом счете не совпадают с расчетным листком — где ошибка?
Проверьте, все ли ведомости на выплату проведены и не было ли ручных корректировок (документы «Перенос данных», ручные операции). Также убедитесь, что оба отчета сформированы за одинаковый период и по одной организации. Если расхождение сохраняется, сравните данные по месяцам, чтобы локализовать проблемный период.