Отчеты и Аналитика · 9 мин
Где в 1С посмотреть расходы организации
Где в 1С посмотреть расходы организации: оборотно-сальдовая ведомость, анализ счетов затрат, отчёт о финансовых результатах и проверка корректности данных.
Расходы организации в 1С не хранятся в одном месте — они распределены по счетам бухгалтерского учёта (20, 25, 26, 44, 90, 91 и другие) и по статьям затрат. Поэтому «посмотреть расходы» можно несколькими способами: через оборотно-сальдовую ведомость, анализ конкретного счёта, стандартные отчёты по затратам или отчёт о финансовых результатах. Выбор инструмента зависит от того, какая детализация нужна: общая сумма за период, структура по статьям или расшифровка до первичных документов.
Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0), но логика поиска аналогична в «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» — меняются только названия пунктов меню. Все отчёты строятся за произвольный период и по любой организации, если в базе ведётся учёт нескольких юридических лиц.
Оборотно-сальдовая ведомость — общая картина расходов
Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) — главный инструмент для быстрой оценки расходов. Откройте раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость», укажите период и организацию, нажмите «Сформировать». Расходы отражаются в колонке «Обороты за период» по дебету затратных счетов.
На какие счета смотреть в первую очередь:
- 20 «Основное производство» — прямые затраты на выпуск продукции, работы, услуги;
- 25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы» — косвенные затраты;
- 44 «Расходы на продажу» — коммерческие расходы торговых организаций;
- 90 «Продажи» — себестоимость реализации и расходы, списываемые на продажи;
- 91 «Прочие доходы и расходы» — прочие расходы (проценты, курсовые разницы, банковские комиссии).
Чтобы увидеть расходы в разрезе статей затрат, в настройках отчёта (кнопка «Показать настройки») на вкладке «Группировка» включите детализацию по субконто «Статьи затрат». Тогда ОСВ покажет, сколько ушло на аренду, зарплату, материалы, транспорт и другие статьи.
Анализ счёта и карточка счёта — детализация до документов
Когда нужно понять, из чего состоит конкретная сумма расходов, используйте отчёт «Анализ счёта» (Отчёты → Анализ счёта). Укажите счёт, например 26, период и организацию. Отчёт покажет обороты по статьям затрат и корреспондирующим счетам: откуда пришли затраты (со счетов 10, 60, 70, 76) и куда они списаны (на 20, 90).
Двойной щелчок по сумме в отчёте открывает расшифровку — отчёт «Карточка счёта» или «Обороты счёта», где видны конкретные проводки и документы: поступления товаров и услуг, начисление зарплаты, требования-накладные, авансовые отчёты. Из расшифровки можно перейти в сам документ и проверить первичку.
- 1Откройте Отчёты → Анализ счёта, укажите счёт затрат и период
- 2Сформируйте отчёт и найдите нужную статью затрат
- 3Дважды щёлкните по сумме — откроется карточка счёта с проводками
- 4Кликните по строке проводки, чтобы открыть первичный документ
- 5Проверьте в документе статью затрат, подразделение и сумму
Отчёт «Затраты (расходы)» и анализ по статьям
В «1С:Бухгалтерии 8» есть специализированный отчёт «Затраты (расходы)» — он находится в разделе «Отчёты». Отчёт показывает структуру затрат по элементам и статьям: материальные расходы, оплата труда, амортизация, прочие затраты. Это удобно для управленческого анализа, когда нужно ответить на вопрос «на что мы тратим больше всего».
Дополнительно полезен отчёт «Анализ затрат» (в некоторых версиях — «Анализ себестоимости выпущенной продукции»), который показывает калькуляцию себестоимости по видам продукции. Для торговых организаций вместо него обычно анализируют счёт 44 через «Анализ счёта» с группировкой по статьям.
В настройках этих отчётов можно добавить отбор по подразделению, номенклатурной группе или конкретной статье затрат. Это позволяет сравнить расходы филиалов, направлений бизнеса или проектов между собой.
Какой отчёт выбрать
Нужна общая сумма расходов за период по всем счетам сразу. Не даёт детализации до документов без дополнительной настройки.
Нужна структура конкретного вида расходов по статьям и корреспондирующим счетам. Работает только по одному счёту за раз.
Нужен управленческий срез по элементам и статьям затрат. Ограничен производственными и общехозяйственными затратами.
Нужна официальная форма с выручкой, себестоимостью и прибылью. Агрегированный, без детализации до статей.
Отчёт о финансовых результатах и управленческие отчёты
Для оценки расходов в контексте доходов используйте «Отчёт о финансовых результатах» (Отчёты → Регламентированные отчёты или Отчёты → Отчёт о финансовых результатах, в зависимости от версии). Он показывает выручку, себестоимость продаж, коммерческие и управленческие расходы, прочие доходы и расходы, а также итоговую прибыль или убыток.
Строки отчёта расшифровываются двойным щелчком — программа покажет, из каких оборотов сложилась сумма. Это удобно при подготовке бухгалтерской отчётности и при анализе динамики расходов по кварталам.
В конфигурациях «1С:УНФ» и «1С:ERP» доступны управленческие отчёты «Доходы и расходы», «Финансовый результат», «Анализ затрат» — они строятся по данным управленческого учёта и могут отличаться от бухгалтерских цифр, если методология учёта различается.
Как проверить полноту и корректность расходов
Прежде чем использовать цифры для анализа или отчётности, убедитесь, что данные полные. Проверьте, что за период проведены все первичные документы: поступления услуг, авансовые отчёты, начисление зарплаты, амортизация. Непроведённые или помеченные на удаление документы в отчёты не попадают.
Второй обязательный шаг — выполнить регламентную операцию «Закрытие месяца» (Операции → Закрытие месяца). Без неё затраты могут «зависнуть» на счетах 20, 25, 26 и не попасть в себестоимость и финансовый результат. После закрытия пересчитайте отчёты и сравните итоги.
Как проверить результат
Равно нулю — расходы распределены и списаны
Есть остаток — закрытие месяца не выполнено или есть ошибки в настройках распределения
Цифры согласуются между собой
Расхождения — возможно, отчёт построен до перепроведения документов
Каждая сумма расшифровывается до документов
Пустые статьи или статья «Прочее» с необоснованно большой суммой
Типичные ошибки при поиске расходов
Самая частая ошибка — смотреть расходы по кассе или банку (счета 50, 51) и считать оплаты расходами. Оплата поставщику — это не всегда расход: аванс станет затратой только после поступления товара или услуги, а покупка оборудования — это вложение во внеоборотные активы, которое попадёт в расходы через амортизацию.
Вторая типичная ситуация — расходы «не видны» в отчёте из-за неверно выбранного периода, организации или отбора. Проверьте шапку отчёта: период, организацию и установленные отборы. Также убедитесь, что у пользователя есть права на просмотр данных по нужной организации.
Частые вопросы о просмотре расходов в 1С
Почему в оборотке по счёту 26 нет остатка, а расходы были?
Это нормально: общехозяйственные расходы в конце месяца списываются на счёт 20 или 90 регламентной операцией «Закрытие месяца». Смотрите дебетовый оборот счёта 26 за период — он и показывает сумму начисленных расходов, а не остаток.
Как посмотреть расходы по конкретному сотруднику или подразделению?
Откройте «Анализ счёта» по нужному затратному счету и в настройках добавьте группировку по субконто «Подразделения». По сотрудникам детализация доступна в отчётах по зарплате (раздел «Зарплата и кадры»), если речь о расходах на оплату труда.
Можно ли выгрузить расходы в Excel?
Да. Любой сформированный отчёт сохраняется через кнопку «Ещё» → «Сохранить» или «Файл → Сохранить как» в формате Excel (xlsx), PDF или mxl. Табличный документ сохраняет структуру отчёта, включая группировки.
Чем расходы в бухгалтерском учёте отличаются от расходов в налоговом?
Часть затрат признаётся в бухгалтерском учёте, но не принимается (или нормируется) в налоговом — например, сверхнормативные представительские расходы. В 1С налоговые расходы видны в отчётах с признаком «НУ» и в регистре по налогу на прибыль; расхождения образуют постоянные и временные разницы.
Где посмотреть расходы, если в базе несколько организаций?
В шапке любого отчёта выберите нужную организацию в поле «Организация». Если поле пустое, отчёт строится по всем организациям сразу, что искажает анализ. Для сводной картины по группе компаний используйте консолидированные отчёты в «1С:ERP» или «1С:КА».
Отчёт показывает нулевые расходы, хотя документы введены. Что делать?
Проверьте три вещи: проведены ли документы (не помечены на удаление), правильно ли указан период и организация в отчёте, выполнено ли перепроведение за период. Если документы проведены, но сумм нет — откройте документ и убедитесь, что в нём корректно заполнены счёт затрат и статья.
Что важно запомнить
Общую сумму расходов смотрите в ОСВ по дебетовым оборотам счетов 20, 25, 26, 44, 90, 91; структуру — в «Анализе счёта» и отчёте «Затраты (расходы)»; итог вместе с доходами — в отчёте о финансовых результатах. Перед анализом проведите все документы и выполните закрытие месяца, иначе цифры будут неполными.