Где в 1С найти отчет кассира и как его сформировать

Отчет кассира в 1С — это не один универсальный документ, а семейство отчетов, расположение которых зависит от конфигурации. В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Розница» кассовая аналитика собрана в разделе продаж и кассы, в «1С:Бухгалтерии» данные о кассовых операциях выводятся через кассовую книгу и оборотно-сальдовую ведомость по счету 50, а в розничных решениях существует отдельный отчет кассира-операциониста, привязанный к кассовой смене.

Чаще всего под «отчетом кассира» пользователи понимают три разные вещи: аналитический отчет по выручке и движению наличных за смену, регламентный «Отчет кассира-операциониста» (форма КМ-6 или ее аналог) и кассовую книгу. Ниже разобраны точные пути к каждому варианту в основных конфигурациях, порядок формирования и типичные проблемы, из-за которых отчет «не находится» или показывает пустые данные.

Какие отчеты кассира существуют в 1С и что выбрать

Прежде чем искать отчет, определите, какой именно документ вам нужен. От этого зависит и раздел программы, и порядок формирования.

• Отчет кассира-операциониста — регламентная форма по итогам кассовой смены: суммы выручки, возвратов, наличных и безналичных оплат. Формируется на основании закрытой кассовой смены.
• Отчет о розничных продажах — документ учета, который автоматически создается при закрытии смены в Рознице и УТ, а также одноименный аналитический отчет.
• Аналитические отчеты по кассе — «Движение денежных средств в кассах», «Выручка и себестоимость продаж», отчеты по чекам и эквайрингу.
• Кассовая книга — регламентный отчет в бухгалтерских конфигурациях, отражающий приход и расход наличных по кассе организации.

Где отчет кассира в 1С:Розница

В «1С:Розница 2.3» и актуальных редакциях основная кассовая аналитика сосредоточена в разделе «Продажи». Путь к регламентному отчету: раздел «Продажи» → «Кассовые смены». Откройте нужную смену в журнале — в форме смены доступна команда печати отчета кассира-операциониста.

Аналитические отчеты по работе кассиров находятся там же: «Продажи» → «Отчеты» (панель отчетов раздела). Здесь доступны «Продажи по кассирам», «Оценка работы кассиров», отчеты по чекам и возвратам. Если панель отчетов не видна, проверьте, что у пользователя есть права на раздел продаж и что в настройках учета включен учет розничных продаж.

Отдельно полезен журнал «Розничные продажи» (документы «Отчет о розничных продажах»): раздел «Продажи» → «Розничные продажи». Эти документы создаются автоматически при закрытии смены и служат источником данных для большинства отчетов.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Кассовые смены».
2. 2
   Найдите нужную смену по дате и кассе ККМ, убедитесь, что она закрыта.
3. 3
   Откройте смену и выполните команду печати «Отчет кассира-операциониста» (или аналогичную в меню «Печать»).
4. 4
   Проверьте итоговые суммы: выручка, возвраты, наличные и безналичные оплаты.
5. 5
   Если смена не закрыта — сначала закройте ее через РМК или обработку закрытия смены.

Где отчет кассира в 1С:Управление торговлей 11 и КА/ERP

В УТ 11 кассовые отчеты распределены между двумя разделами. Розничная касса: раздел «Продажи» → «Розничные продажи» — здесь журнал кассовых смен и документы отчетов о розничных продажах. Печать отчета кассира-операциониста выполняется из формы кассовой смены, как и в Рознице.

Касса организации (юридическая касса, не ККТ): раздел «Казначейство» → «Касса». Здесь находятся приходные и расходные кассовые ордера, а в панели отчетов раздела — «Кассовая книга», «Движение денежных средств» и смежные отчеты. В «Комплексной автоматизации» и ERP структура аналогична: кассовая книга и анализ движения денег — в подсистеме казначейства, розничные смены — в подсистеме продаж.

Для быстрого поиска любого отчета используйте строку поиска в верхней части окна (значок лупы): введите «касс» — система покажет все отчеты и документы, в названии которых есть это слово. Это самый быстрый способ найти нужный отчет в незнакомой конфигурации.

Где кассовые отчеты в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии 8» нет отчета «кассира-операциониста» в розничном смысле — эта конфигурация работает с кассой организации. Основные инструменты: раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» для журнала ПКО и РКО, и «Банк и касса» → «Кассовая книга» для регламентного отчета за выбранный период.

Для анализа оборотов по кассе используйте стандартные отчеты: «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (счет 50 «Касса») или «Анализ счета» 50. В отборе можно указать конкретную кассу или статью движения денежных средств. Если розничная выручка поступает из торговой конфигурации через обмен, ищите ее в документах «Отчет о розничных продажах» в разделе «Продажи».

Настройка отборов и проверка результата

После того как отчет найден, типичная задача — получить данные по конкретному кассиру, кассе или дню. В аналитических отчетах (например, «Продажи по кассирам») откройте настройки и добавьте отбор по полю «Кассир» или «Касса ККМ». Период устанавливайте в пределах одной смены, если сверяете итоги с Z-отчетом.

Признаки корректно сформированного отчета: сумма наличной выручки в отчете совпадает с фактическим содержимым денежного ящика с учетом внесений и изъятий; итоги по безналичным оплатам сходятся со сводным отчетом по эквайрингу; количество чеков совпадает с данными фискального накопителя (можно сверить через отчет о состоянии расчетов в ОФД).

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговая выручка за смену

Норма

Совпадает с Z-отчетом и данными ОФД

Тревожный признак

Расхождение — проверяйте незакрытые чеки и сторно

Наличные в кассе

Норма

Отчет сходится с фактической суммой с учетом внесений/изъятий

Тревожный признак

Разница — ищите неоформленные изъятия или ошибки сдачи сдачи

Безналичные оплаты

Норма

Сумма равна сводному отчету эквайринга

Тревожный признак

Расхождение — возможны отмененные или незавершенные операции по терминалу

Почему отчет не находится или пустой: типичные ошибки

Самая частая причина «пропавшего» отчета — недостаток прав. Если пользователю не назначена роль кассира, старшего кассира или доступ к подсистеме казначейства, разделы и отчеты просто не отображаются в интерфейсе. Проверку прав выполняет администратор через «НСИ и администрирование» → «Настройка пользователей и прав».

Вторая группа причин — данные. Отчет кассира-операциониста пуст, если смена еще не закрыта или закрыта с ошибкой; аналитика по продажам пуста, если документы «Отчет о розничных продажах» не проведены. Также проверьте, что в отборе отчета не остались лишние фильтры по организации или кассе от предыдущего сеанса работы.

Если типового отчета не хватает

Когда стандартные отчеты не покрывают задачу — например, нужен отчет по кассирам с разбивкой по видам оплат и часам — используйте «Универсальный отчет» (в УТ, КА, ERP: «Отчеты» → «Универсальный отчет») по регистрам продаж или движения денежных средств. Он позволяет собрать произвольную таблицу без доработки конфигурации.

Еще один вариант — варианты настроек существующих отчетов: почти любой отчет на СКД можно перенастроить (добавить группировку по кассиру, ресурсы, отборы) и сохранить как свой вариант через «Еще» → «Сохранить вариант отчета». Это безопасно и не требует изменения конфигурации.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужен регламентный отчет по смене с подписью кассираОткройте кассовую смену в журнале и выполните печать отчета кассира-операциониста

Нужна аналитика по выручке и кассирам за периодИспользуйте отчеты раздела «Продажи» — «Продажи по кассирам» или аналог

Нужна отчетность по кассе организации для бухгалтерииСформируйте кассовую книгу или ОСВ по счету 50 в разделе «Банк и касса»

Типовой отчет не показывает нужные колонкиНастройте вариант отчета или используйте универсальный отчет

Частые вопросы

Где в 1С:Розница посмотреть выручку конкретного кассира за день?

Откройте раздел «Продажи» и в панели отчетов выберите отчет по продажам с группировкой по кассирам (например, «Продажи по кассирам»). Установите период — нужный день, при необходимости добавьте отбор по сотруднику. Учтите, что данные появятся только после закрытия кассовой смены и проведения отчета о розничных продажах.

Почему в меню нет пункта «Кассовые смены»?

Наиболее вероятные причины: у пользователя нет прав на подсистему розничных продаж, либо в настройках функциональности отключен учет розничной торговли. Проверьте «НСИ и администрирование» → «Настройка пользователей и прав» и раздел настроек продаж. После включения функциональности перезапустите сеанс.

Можно ли сформировать отчет кассира-операциониста за прошлую смену?

Да. Журнал кассовых смен хранит закрытые смены за весь период работы базы. Найдите смену по дате и номеру кассы, откройте ее и выполните команду печати — форма построится по сохраненным данным смены.

Чем отчет кассира-операциониста отличается от кассовой книги?

Отчет кассира-операциониста отражает итоги одной кассовой смены на ККТ: выручку, возвраты, виды оплат. Кассовая книга — регламентный документ бухгалтерского учета по кассе организации, который строится на основе приходных и расходных кассовых ордеров. Это разные уровни учета: операционный и бухгалтерский.

Отчет сформирован, но суммы не совпадают с Z-отчетом. Что делать?

Проверьте, не пересекает ли смена полночь и совпадают ли периоды сравнения. Затем сверьте данные с отчетом о состоянии расчетов в личном кабинете ОФД и поищите незавершенные или отмененные чеки. Редактировать документы задним числом до выяснения причины не следует — это создаст расхождение с фискальным накопителем.

Как выгрузить отчет кассира в Excel?

Сформируйте отчет, затем используйте команду «Файл» → «Сохранить как» (или кнопку сохранения на панели табличного документа) и выберите формат MXL, XLSX или PDF. В большинстве конфигураций также доступна отправка по электронной почте прямо из формы отчета.