Отчеты и Аналитика · 10 мин
Где в 1С найти книгу учета доходов и расходов
Как найти и сформировать книгу учета доходов и расходов в 1С: Бухгалтерия 8.3, УНФ и Управление торговлей. Пошаговые инструкции, проверка результата и типичные ошибки.
Книга учета доходов и расходов (КУДиР) — обязательный регистр налогового учета для организаций и ИП на упрощенной системе налогообложения, а также для ИП на патенте. В программах 1С она формируется автоматически на основе введенных первичных документов, однако найти сам отчет с первого раза удается не всем: расположение зависит от конфигурации и релиза.
В большинстве конфигураций книга находится в разделе отчетности по налогам. В 1С:Бухгалтерии 8.3 это раздел «Отчеты», в 1С:Управление нашей фирмой — раздел «Налоги» или «Отчеты», в конфигурациях линейки ERP — блок регламентированной отчетности. Ниже разобраны пути для каждой популярной программы и способы проверить корректность заполнения.
Важно понимать: книга не редактируется вручную как таблица. Она собирается из проведенных документов — поступлений, реализаций, кассовых ордеров, банковских выписок. Если в книге нет ожидаемой суммы, искать нужно не в самом отчете, а в документах и настройках учетной политики.
Книга доходов и расходов в 1С:Бухгалтерии 8.3
Это самая распространенная конфигурация для «упрощенцев», поэтому начнем с нее. Откройте в главном меню раздел «Отчеты». В группе «УСН» (или в списке всех отчетов) найдите пункт «Книга учета доходов и расходов (УСН)». Если раздела УСН не видно, воспользуйтесь поиском: нажмите на лупу в правом верхнем углу и введите «книга».
В открывшейся форме укажите организацию и период — обычно квартал или год. Нажмите кнопку «Сформировать». Программа построит печатную форму книги с разделами: доходы и расходы, расчет расходов на основные средства, а при объекте «доходы» — только раздел с доходами.
Если отчет формируется пустым или с неполными данными, проверьте, выполнена ли регламентная операция. Перейдите в «Операции» → «Закрытие месяца» и убедитесь, что за нужный период выполнен пункт «Запись книги доходов и расходов (УСН)». Без этой операции часть сумм в книгу не попадет.
- 1Откройте раздел «Отчеты» в главном меню
- 2Найдите «Книга учета доходов и расходов (УСН)» или введите «книга» в поиске
- 3Укажите организацию и период формирования
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте заполнение разделов
- 5При пустом отчете выполните «Закрытие месяца» с операцией записи книги
Где искать книгу в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ)
В УНФ книга расположена в разделе «Налоги». Откройте его и выберите «Книга учета доходов и расходов». В некоторых релизах путь выглядит как «Отчеты» → «Налоги и взносы» → «Книга учета доходов и расходов». Поиск по слову «книга» через строку поиска в шапке программы также работает.
Особенность УНФ — книга формируется на основании документа «Запись книги доходов и расходов», который программа предлагает создать при закрытии периода. Если книга пуста, проверьте наличие этих записей за нужные месяцы в одноименном журнале документов.
Для ИП на патенте в УНФ предусмотрен отдельный отчет — «Книга учета доходов (патент)». Он ведется по каждому патенту в отдельности, поэтому при формировании укажите конкретный патент, а не только период.
Книга доходов в других конфигурациях 1С
В 1С:ERP и 1С:Комплексной автоматизации книга доступна через раздел «Регламентированный учет» или «Отчетность, справки» → «Регламентированные отчеты». Там книга создается как отдельный отчет за период наряду с декларацией по УСН. Также есть оперативный вариант в разделе отчетов по налогам.
В 1С:Управление торговлей 11 штатной книги в привычном виде нет — конфигурация ориентирована на оперативный учет, а налоговый учет по УСН предполагается вести в связке с 1С:Бухгалтерией через обмен данными. Если вы работаете в УТ на упрощенке, книгу формируйте в бухгалтерской программе после выгрузки документов.
В облачном сервисе 1С:БухОбслуживание и в 1С:Фреш путь совпадает с обычной Бухгалтерией 8.3: раздел «Отчеты» → «Книга учета доходов и расходов». Интерфейс веб-версии не меняет структуру меню.
Сравнение конфигураций
Полноценная книга УСН в разделе «Отчеты», плюс книга доходов для патента. Наиболее полный вариант.
Книга в разделе «Налоги», требует документов «Запись книги доходов и расходов».
Книга формируется как регламентированный отчет за период из раздела отчетности.
Штатной книги нет, налоговый учет ведется в связанной 1С:Бухгалтерии.
Настройки, без которых книга не заполнится
Главное условие корректной книги — правильно указанная система налогообложения. В 1С:Бухгалтерии откройте «Главное» → «Налоги и отчеты» и проверьте, что выбрана УСН с нужным объектом («доходы» или «доходы минус расходы»). Если там стоит общая система, отчет по книге может вообще отсутствовать в меню.
Второе условие — признаки отражения в документах. В поступлениях товаров и услуг есть поле «Отражение в УСН» (принимается, не принимается, распределяется). Если в документе ошибочно стоит «не принимается», расход не попадет в книгу. Проверяйте это поле в первую очередь при расхождениях.
Для объекта «доходы минус расходы» расходы признаются только после оплаты поставщику и, для товаров, после их реализации. Поэтому сумма расходов в книге почти всегда меньше суммы проведенных поступлений — это норма, а не ошибка программы.
Как проверить правильность заполнения книги
Самый быстрый способ сверки — отчет «Анализ учета по УСН» в разделе «Отчеты». Он показывает, из каких документов сложились доходы и расходы, и подсвечивает блоки, где возможны ошибки. Расхождения между книгой и ожиданиями почти всегда видны именно здесь.
Дополнительно сверьте итог доходов в книге с оборотами по счету 90.01 и поступлениями на расчетный счет и в кассу. Помните о кассовом методе: в доходы УСН попадает оплата, а не отгрузка. Авансы покупателей включаются в доходы на дату поступления.
Проверьте, что возвраты покупателям уменьшают доходы корректным периодом, а неоплаченные реализации не попали в книгу раньше времени. Для патента сверяйте книгу по каждому патенту отдельно — сводная проверка скроет перекосы.
Как проверить результат
Совпадает с оплатами от покупателей по банку и кассе за период
Есть отгрузки без оплаты или отсутствуют авансы
Включены только оплаченные и принимаемые расходы
Присутствуют неоплаченные поступления или расходы с признаком «не принимается»
Блоки заполнены, критичных предупреждений нет
Программа указывает на ошибки в расшифровке блоков
Типичные ошибки и ограничения
Частая ситуация — пользователь ищет книгу в журнале документов, а не в отчетах. Книга — именно отчет, она не хранится как документ и каждый раз пересчитывается при формировании. Поэтому перед печатью после любых исправлений документов формируйте её заново.
Вторая ошибка — формирование книги до выполнения закрытия месяца. Часть сумм (особенно расходы на товары и основные средства) рассчитывается только регламентными операциями, и без них книга будет неполной.
Третья ошибка — неверный период. Книга формируется нарастающим итогом с начала года: за полугодие она покажет суммы января — июня, а не только второй квартал. Это соответствует требованиям к ведению книги, но путает тех, кто ожидает квартальные цифры.
Как распечатать и сохранить книгу
После формирования нажмите кнопку «Печать» в форме отчета — книга выводится в утвержденной форме с титульным листом. Можно сохранить её в PDF или Excel через «Файл» → «Сохранить как» для отправки в налоговую по запросу или для архива.
Обратите внимание: с отменой обязательного заверения книги в налоговой инспекции её достаточно хранить в электронном или распечатанном виде и предъявлять по требованию. Прошивать и подписывать бумажную книгу при ежегодной сдаче не требуется, но многие бухгалтеры распечатывают её для внутреннего архива.
Часто задаваемые вопросы
Почему в меню нет пункта «Книга учета доходов и расходов»?
Чаще всего причина в том, что в настройках «Главное» → «Налоги и отчеты» не выбрана упрощенная система налогообложения. Установите УСН с нужным объектом — отчет появится в разделе «Отчеты». Также проверьте права пользователя: при ограниченных правах часть отчетов скрыта.
Книга пустая, хотя документы проведены. Что делать?
Выполните «Закрытие месяца» за нужный период и убедитесь, что операция «Запись книги доходов и расходов (УСН)» отработала без ошибок. Затем проверьте поле «Отражение в УСН» в документах поступления и дату оплаты — неоплаченные операции в книгу не попадают.
Где найти книгу доходов для ИП на патенте?
В 1С:Бухгалтерии это отдельный отчет «Книга учета доходов (патент)» в разделе «Отчеты». Она формируется по каждому патенту отдельно: при формировании укажите конкретный патент. В УНФ отчет находится в разделе «Налоги» рядом с обычной книгой.
Можно ли исправить сумму прямо в книге?
Нет, книга — формируемый отчет, а не редактируемый документ. Исправляйте первичный документ (дату оплаты, признак отражения в УСН, сумму), затем перезапустите закрытие месяца и сформируйте книгу заново. Ручные правки регистров приводят к задвоениям.
Почему расходы в книге меньше, чем сумма поступлений?
При объекте «доходы минус расходы» расход признается только после оплаты поставщику, а по товарам — еще и после их реализации. Кроме того, расходы с признаком «не принимается» в книгу не включаются. Сверьтесь с отчетом «Анализ учета по УСН», чтобы увидеть, какие суммы и почему не вошли.
Нужно ли сдавать книгу в налоговую каждый год?
Нет, книгу не сдают вместе с декларацией. Её ведут в течение года и предъявляют только по требованию налоговой инспекции, например при камеральной или выездной проверке. Достаточно хранить книгу в электронном виде или распечатанной.
Что важно запомнить
Книга учета доходов и расходов — это отчет, а не документ: в 1С:Бухгалтерии 8.3 она находится в разделе «Отчеты», в УНФ — в разделе «Налоги». Перед формированием проверьте систему налогообложения в настройках и выполните закрытие месяца. Расхождения ищите через «Анализ учета по УСН» и исправляйте в первичных документах, а не в самой книге.