Отчеты и Аналитика · 12 мин
Где посмотреть все расходы в 1С
Как найти все расходы в 1С: стандартные отчёты, проводки, оборотно-сальдовая ведомость, анализ затрат. Практические инструкции для бухгалтера.
Вопрос «где посмотреть все расходы» возникает у пользователей 1С постоянно: при подготовке к закрытию месяца, проверке декларации по налогу на прибыль, поиске ошибок в учёте или простом контроле денежных потоков. Проблема в том, что единой кнопки «все расходы» в программе нет — затраты разбросаны по разным регистрам, счетам и разделам, и какие отчёты использовать, зависит от того, какие именно расходы нужны: бухгалтерские, налоговые, управленческие или движение денег.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 основные инструменты — это оборотно-сальдовая ведомость по счёту, анализ счёта, стандартные отчёты по затратам и универсальный отчёт. В 1С:Управление торговлей и ERP логика другая: там расходы видны через финансовый результат, отчёты по доходам и расходам и движение денежных средств. Ниже разберём конкретные пути в меню, настройки отчётов и способы проверить, что вы ничего не упустили.
Определите, какие именно расходы вам нужны
Прежде чем открывать отчёты, ответьте на вопрос: что вы хотите увидеть. В 1С понятие «расходы» распадается минимум на четыре разных массива данных, и путают их чаще всего. От правильного ответа зависит, куда идти в меню.
Первый массив — бухгалтерские расходы: обороты по дебету счетов затрат (20, 23, 25, 26, 44) и прочих расходов (91.2), а также себестоимость продаж (90.2). Второй — расходы налогового учёта: суммы, уменьшающие базу по налогу на прибыль или УСН, которые могут отличаться от бухгалтерских из-за нормирования и временных разниц. Третий — движение денежных средств: фактические платежи через банк и кассу, включая авансы и операции, которые расходами ещё не являются. Четвёртый — управленческие затраты в УТ, КА и ERP, где расходы распределяются по статьям и направлениям деятельности.
Как выбрать действие
Оборотно-сальдовая ведомость — основной способ увидеть затраты
Самый быстрый способ увидеть расходы в 1С:Бухгалтерии — оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ). Откройте раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость», укажите период и сформируйте отчёт. В нём видны обороты по всем счетам, включая затратные: дебетовые обороты по счетам 20, 25, 26, 44 показывают начисленные за период затраты, по счёту 91.2 — прочие расходы, по 90.2 и 90.7 — себестоимость и коммерческие расходы в составе продаж.
Для детализации по конкретному счёту используйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту» (там же в разделе «Отчёты»). Например, выберите счёт 26, и программа покажет обороты в разрезе статей затрат и подразделений. Это удобно, когда нужно понять структуру общехозяйственных расходов: аренда, зарплата администрации, связь, канцелярия.
Обратите внимание на настройку отчёта: кнопка «Показать настройки» позволяет включить группировку по субконто (статьи затрат, подразделения, номенклатурные группы), вывести данные налогового учёта и отобрать только нужные счета. Без группировки по субконто вы увидите только итоговые суммы, что для анализа расходов обычно недостаточно.
- 1Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту»
- 2Укажите период и счёт затрат, например 26 или 44
- 3В настройках добавьте группировку по субконто «Статьи затрат»
- 4Сформируйте отчёт и проверьте итоговый оборот по дебету
- 5Двойным щелчком по сумме откройте карточку счёта и дойдите до первичных документов
Анализ счёта и карточка счёта: от суммы к документу
Когда ОСВ показала подозрительную или непонятную сумму, следующий шаг — отчёт «Анализ счёта» (раздел «Отчёты»). Он показывает, с какими счетами корреспондировал затратный счёт: например, по дебету 26 в корреспонденции с 70 — начислена зарплата, с 60 — услуги поставщиков, с 02 — амортизация. Это самый наглядный способ понять, из чего сложились расходы за период.
Если нужно добраться до конкретных документов, используйте «Карточку счёта» — это журнал всех проводок по счёту за период с указанием документа-основания. Из карточки можно открыть любой документ и проверить его заполнение. Тот же результат даёт двойной щелчок по сумме в ОСВ или анализе счёта: 1С «проваливается» в расшифровку вплоть до первички.
Отдельно упомянем «Анализ субконто»: он отвечает на вопрос «сколько мы потратили по конкретной статье затрат по всем счетам сразу». Выберите вид субконто «Статьи затрат», укажите статью — и получите все затраты по ней независимо от того, на каком счёте они отражены.
Стандартные отчёты по затратам и расходам
Помимо универсальных отчётов по счетам, в 1С:Бухгалтерии есть специализированные. В разделе «Отчёты» доступен «Анализ затрат» (в некоторых релизах — «Затраты» или «Анализ затрат по дебету счетов»): он сводит расходы по статьям затрат сразу по всем затратным счетам и строит наглядную структуру. Это ближайший аналог отчёта «все расходы одним списком».
Для организаций на УСН ключевой отчёт — «Книга учёта доходов и расходов» (раздел «Отчёты» → «УСН»). Она показывает именно те расходы, которые принимаются для налога, с соблюдением условий признания (оплата, реализация и т.д.). Для налога на прибыль используйте «Регистры налогового учёта» и отчёт «Анализ состояния налогового учёта по налогу на прибыль» — он сверяет бухгалтерские и налоговые суммы и показывает разницы.
В 1С:Управление торговлей и ERP логика другая: откройте раздел «Финансы» (или «Финансовый результат и контроллинг») → отчёты «Доходы и расходы». Там расходы группируются по статьям расходов и направлениям деятельности, а себестоимость продаж видна в отчёте «Валовая прибыль» или «Финансовые результаты».
Как посмотреть расходы через движение денег
Частый сценарий: руководитель спрашивает «куда ушли деньги», а бухгалтер показывает счета затрат — и цифры не сходятся. Дело в том, что оплата и расход — разные события. Аванс поставщику списывает деньги, но расходом не становится; начисленная аренда является расходом, даже если ещё не оплачена. Поэтому для анализа денежных потоков нужны другие отчёты.
В 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Банк и касса» → «Отчёты»: там есть «Обороты по счетам денежных средств», анализ счетов 51 и 50. Практичный приём — сформировать анализ счёта 51 за период: кредитовые обороты в корреспонденции с другими счетами покажут, кому и за что платили (60 — поставщикам, 68 — налоги, 70 — зарплата, 51/50 — перемещения). В УТ и ERP есть полноценный отчёт «Движение денежных средств» с группировкой по статьям ДДС.
Чтобы связать деньги и расходы, смотрите на контрагента или статью в обоих разрезах: сначала платёж по счёту 51, затем поступление по счёту затрат. Регулярное сопоставление этих двух взглядов — лучшая защита от вопросов «а почему расходы меньше, чем потратили».
Сохраняйте настроенные варианты отчётов: в ОСВ по счёту 26 с группировкой по статьям затрат нажмите «Сохранить вариант отчёта» и назовите его, например, «Расходы по статьям помесячно». В следующий раз отчёт откроется с готовыми настройками за пару секунд, что особенно экономит время при ежемесячном контроле.
Универсальный отчёт и поиск по всем документам
Когда стандартных отчётов не хватает, используйте «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты»). Он позволяет построить выборку по любому регистру или журналу документов: например, вывести все документы «Поступление услуг» за период с суммами, или все движения регистра затрат по конкретной статье. Это инструмент для нестандартных вопросов вроде «покажи все расходы по контрагенту за квартал».
Ещё один рабочий приём — журналы документов с отбором. Откройте «Покупки» → «Поступления (акты, накладные)», установите отбор по периоду и контрагенту — получите список документов, формирующих расходы. Аналогично работают журналы «Услуги», «Аренда», «Зарплата и кадры». Итог по журналу даст сумму документов за период.
Для проверки полноты картины полезен «Экспресс-проверка ведения учёта» (раздел «Отчёты»): она находит типовые ошибки в учёте затрат — например, незакрытые счета или затраты без статей. А отчёт «Справка-расчёт себестоимости» после закрытия месяца покажет, как затраты распределились на выпуск и продажи.
Проверка результата и типичные ошибки
Сформировав отчёт по расходам, проверьте его адекватность тремя контрольными точками. Первая: итог по дебетовым оборотам затратных счетов должен быть больше нуля и сопоставим с масштабом деятельности — нулевые затраты при активных продажах означают, что документы не введены или не проведены. Вторая: после закрытия месяца на счетах 20, 25, 26, 44 (кроме остатка незавершённого производства на 20 и транспортных расходов на 44) не должно быть конечных сальдо. Третья: сумма расходов в отчёте о финансовых результатах должна совпадать с оборотами по счёту 90 и 91.
Типичная ошибка — искать расходы только на счёте 90.2. Себестоимость продаж — это лишь часть картины: управленческие расходы могут списываться на 90.8, коммерческие на 90.7, прочие уходят на 91.2. Другая частая ошибка — сравнивать обороты разных периодов без учёта закрытия месяца: до регламентных операций затраты сидят на счетах 20–26, после — перенесены на 90. Третья — забыть включить в отчёт налоговый учёт, когда вопрос касается декларации.
Как проверить результат
Конечное сальдо равно нулю
Остаток «завис» — закрытие месяца не выполнено или есть ошибки в настройках
Суммы расходов согласованы между отчётами
Расхождения — проверяйте ручные операции и незакрытые периоды
По каждой сумме открывается карточка счёта с документами
Сумма без расшифровки — вероятны ручные проводки или повреждённые движения
Все затраты распределены по статьям
Есть суммы с пустой статьёй — документы заполнены не полностью
Частые вопросы
Можно ли увидеть все расходы одним отчётом?
Единого отчёта «все расходы» нет, но ближе всего к этому отчёт «Анализ затрат» в 1С:Бухгалтерии — он собирает затраты по статьям со всех затратных счетов. Для полной картины дополните его анализом счёта 91.2 (прочие расходы) и отчётом о финансовых результатах.
Где посмотреть расходы по конкретному контрагенту?
Сформируйте «Анализ субконто» по виду субконто «Контрагенты» с отбором по нужному контрагенту — увидите все обороты с ним. Альтернатива — универсальный отчёт по документам поступления с отбором по контрагенту за период.
Почему расходы в ОСВ не совпадают с книгой доходов и расходов УСН?
Это нормально: в налоговом учёте УСН расход признаётся только после оплаты и выполнения дополнительных условий (например, реализации товара). Бухгалтерский учёт признаёт расход по начислению. Отчёт «Анализ состояния налогового учёта» поможет увидеть причины различий.
Как выгрузить расходы в Excel?
В любом сформированном отчёте нажмите «Файл → Сохранить как» (или кнопку сохранения на панели) и выберите формат xlsx. Табличный документ сохранится со всеми группировками. Для регулярной выгрузки настройте сохранённый вариант отчёта.
Где смотреть расходы, если программа — 1С:Управление торговлей?
Откройте раздел «Финансы» → отчёты «Доходы и расходы» и «Движение денежных средств». Себестоимость продаж видна в отчёте «Валовая прибыль» (раздел «Продажи» или «Финансы»). Детализация по статьям настраивается группировками в варианте отчёта.
Что делать, если в отчёте по затратам пусто, хотя документы вводились?
Проверьте три вещи: проведены ли документы (непроведённые не попадают в отчёты), правильно ли указан период отчёта и организация в шапке отчёта, и не стоит ли отбор, скрывающий данные. Также убедитесь, что документы отражают затраты на счетах, которые вы смотрите.
Что важно запомнить
Расходы в 1С собираются из нескольких источников: ОСВ и анализ счетов 20–26, 44, 90, 91 — для бухгалтерского учёта, книга учёта доходов и расходов — для УСН, отчёты по банку и кассе — для движения денег, «Доходы и расходы» — в УТ/ERP. Всегда включайте группировку по статьям затрат, проверяйте расшифровку до документов и помните: оплата и расход — разные события.