Отчеты и Аналитика · 10 мин
Где посмотреть среднесписочную численность в 1С 8.3 ЗУП
Где посмотреть среднесписочную численность в 1С 8.3 ЗУП: отчёт «Штатная расстановка», справки и отчёты, настройка расчёта, проверка данных и типичные ошибки.
Среднесписочная численность — один из самых востребованных показателей: его запрашивают налоговая, статистика, банки при получении кредитов и внутренний менеджмент. В 1С:ЗУП 8.3 показатель рассчитывается автоматически на основе кадровых данных, но многие пользователи не сразу находят нужный отчёт, потому что он «спрятан» в типовых механизмах и зависит от корректного ведения кадрового учёта.
В конфигурации нет отдельной кнопки «Среднесписочная численность» на рабочем столе. Показатель можно получить несколькими путями: через отчёт «Справки и отчёты по персоналу», через универсальный отчёт по штатной расстановке, а также через регламентированную отчётность. Ниже разберём каждый способ, настройки расчёта и типичные причины, почему цифра не сходится с ожиданиями.
Где находится отчёт по среднесписочной численности
Основной путь: откройте раздел «Отчетность, справки» в панели разделов, затем пункт «Отчеты по персоналу» (в ряде релизов — «Справки и отчеты по персоналу»). В списке найдите отчёт «Среднесписочная численность сотрудников». Укажите период и организацию, нажмите «Сформировать» — программа выведет помесячную разбивку показателя.
Если отчёта нет в списке, проверьте состав функциональности: часть отчётов скрыта настройками интерфейса. Зайдите в «Настройки навигации» раздела и добавьте нужный отчёт в панель. Также убедитесь, что у пользователя есть права на кадровые отчёты — при ограниченных правах часть отчётов не отображается.
Альтернативный путь — через форму «Все отчеты» (раздел «Отчетность, справки» → «Все отчеты»). В строке поиска наберите «среднесписочная» и программа покажет все доступные варианты отчётов, содержащих этот показатель.
- 1Откройте раздел «Отчетность, справки»
- 2Перейдите в «Отчеты по персоналу» или «Все отчеты»
- 3Найдите отчёт «Среднесписочная численность сотрудников»
- 4Установите период и организацию в настройках
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте помесячную разбивку
Как настроить отбор и период в отчёте
После открытия отчёта важны две настройки: период и организация. Период задаётся произвольно — месяц, квартал, год. Для сведений в налоговую обычно нужен годовой показатель, для формы П-4 — помесячные значения за квартал. Если в базе ведётся несколько организаций, убедитесь, что выбрана нужная, иначе получите сводную цифру по всем.
Через кнопку «Настройки» можно добавить отборы: по подразделению, по виду занятости, по должности. Это удобно, когда нужна численность конкретного филиала или отдела. Сохраните вариант настроек, чтобы не выставлять их заново при каждом формировании.
Обратите внимание на параметр включения совместителей. Внутренние совместители в среднесписочную численность не включаются (они учтены как основные работники), внешние совместители учитываются отдельно. Если отчёт показывает больше людей, чем вы ожидаете, проверьте, не включены ли в настройках внешние совместители или работники по договорам ГПХ.
Как программа считает показатель
1С:ЗУП рассчитывает среднесписочную численность по стандартной методике: суммируется списочная численность за каждый календарный день месяца (включая выходные и праздники — по данным предыдущего рабочего дня) и делится на число календарных дней. Годовой показатель — это сумма помесячных значений, делённая на 12, даже если организация работала неполный год.
Расчёт опирается на кадровые документы: приёмы на работу, увольнения, кадровые переводы. Поэтому точность показателя напрямую зависит от того, насколько своевременно и корректно введены эти документы. Если сотрудник уволен «задним числом» после формирования отчёта, данные нужно пересчитать — просто сформируйте отчёт заново.
Отдельные категории исключаются из расчёта автоматически: сотрудницы в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребёнком, работники в учебном отпуске без сохранения зарплаты в установленных случаях. Если вы видите, что такие сотрудники попали в расчёт, проверьте, правильно ли оформлен документ отсутствия — например, введён ли именно «Отпуск по уходу за ребенком», а не «Отсутствие» с произвольной причиной.
Альтернативные способы получить показатель
Кроме профильного отчёта, среднесписочную численность можно увидеть в отчёте «Штатная расстановка» — там доступен показатель численности с детализацией по подразделениям и должностям. Это удобно, когда нужно не просто итоговое число, а его структура. Отчёт находится там же, в разделе «Отчеты по персоналу».
Регламентированная отчётность — третий источник. Сведения о среднесписочной численности подаются в составе расчёта по страховым взносам (РСВ), а статистические формы (П-4 и другие) заполняются автоматически из данных учёта. Откройте раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность», сформируйте нужную форму и проверьте, какой показатель программа подставила.
Для разовой быстрой проверки подойдёт «Универсальный отчет» или консольные средства, но для регулярной работы лучше закрепить типовой отчёт в избранном: правой кнопкой по отчёту в списке → «Добавить в избранное».
Сравнение вариантов
Основной способ: помесячная разбивка, гибкие отборы. Ограничение — зависит от корректности кадровых документов.
Подходит, когда нужна структура численности по подразделениям и должностям. Менее удобен для итоговой цифры за год.
Показывают показатель в том виде, в каком он уйдёт в контролирующие органы. Ограничение — только за отчётные периоды.
Почему цифра не сходится: проверка и ошибки
Самая частая причина расхождений — непроведённые или «задним числом» изменённые кадровые документы. Убедитесь, что все приёмы и увольнения за период проведены. Вторая причина — сотрудники, оформленные как внешние совместители или по ГПХ, которых вы ожидали увидеть в списочной численности, но методика их туда не включает.
Третий типовой случай — незакрытые отсутствия. Если сотрудница ушла в отпуск по уходу за ребёнком, но документ введён как обычное отсутствие, она продолжит попадать в расчёт. Проверьте вид отсутствия в карточке сотрудника или в журнале «Все отсутствия сотрудников».
Для сверки сформируйте отчёт с детализацией по сотрудникам (если вариант отчёта это позволяет) и сопоставьте со списком работающих из отчёта «Списочный состав». Разница между списками обычно сразу показывает, какая категория учтена не так, как вы ожидали.
Как проверить результат
Журналы приёмов и увольнений не содержат непроведённых документов
Есть документы с пометкой непроведённого или изменённые задним числом после формирования отчёта
Внешние совместители и работники по ГПХ показаны отдельными показателями
Совместители смешаны с основными работниками или дублируются
Разница объясняется декретными отпусками и исключаемыми категориями
Необъяснимое расхождение без видимой причины
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Типовой отчёт покрывает стандартную методику расчёта. Если у организации нестандартные требования — например, внутренняя управленческая численность с особыми правилами включения категорий — потребуется настройка варианта отчёта через СКД или доработка. Это работа для специалиста по 1С, самостоятельно менять запросы отчёта без опыта не стоит: ошибка исказит все выводимые показатели.
Перед сдачей отчётности сверьте показатель из ЗУП с тем, что попадает в регламентированные формы. Если цифры различаются, сначала ищите причину в данных, а не правьте форму вручную — ручные правки регламентированной отчётности создают риск расхождений при следующих проверках и камеральных контролях.
Что важно запомнить
Среднесписочная численность в 1С 8.3 ЗУП смотрится через «Отчетность, справки» → «Отчеты по персоналу» → «Среднесписочная численность сотрудников». Точность показателя зависит от корректных кадровых документов и правильного оформления отсутствий. Совместители и работники по ГПХ учитываются отдельно, а перед сдачей отчётности результат стоит сверить с регламентированными формами.
Частые вопросы
Нет отчёта «Среднесписочная численность» в списке отчётов — что делать?
Проверьте права пользователя и состав панели навигации раздела «Отчетность, справки». Быстрый обходной путь — «Все отчеты» с поиском по слову «среднесписочная». Если отчёт отсутствует и там, вероятно, конфигурация доработана или права сильно ограничены — обратитесь к администратору 1С.
Почему среднесписочная больше, чем фактически работающих?
Чаще всего в настройках включены внешние совместители или работники по договорам ГПХ, либо в расчёт попали сотрудницы в декретных отпусках из-за неправильно оформленных отсутствий. Откройте настройки отчёта и проверьте состав включаемых категорий.
Как получить среднесписочную численность по конкретному подразделению?
В настройках отчёта добавьте отбор по подразделению и сформируйте заново. Сохраните этот вариант отчёта под понятным именем, чтобы использовать его повторно без настройки отборов.
Чем среднесписочная численность отличается от числа ставок в штатном расписании?
Штатное расписание показывает плановое количество ставок и может включать вакансии. Среднесписочная численность отражает фактически работавших людей с учётом приёмов, увольнений и исключаемых категорий. Сравнивать эти цифры напрямую некорректно.
Нужно ли пересчитывать отчёт после ввода документа задним числом?
Да. Отчёт строится по данным на момент формирования, поэтому после ввода или изменения кадровых документов прошлым периодом сформируйте его заново. Отдельной процедуры пересчёта для этого отчёта не требуется.
Где посмотреть показатель для сдачи в налоговую?
Сведения о среднесписочной численности включаются в расчёт по страховым взносам. Сформируйте РСВ через «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» и проверьте автоматически заполненное поле среднесписочной численности на титульном листе.