Отчеты и Аналитика · 11 мин
Что распечатывать из 1С в конце месяца
Какие отчёты и документы распечатать из 1С при закрытии месяца: оборотно-сальдовая ведомость, анализ счетов, книги покупок и продаж, кассовые и банковские документы.
Закрытие месяца в 1С завершается не только проведением регламентных операций, но и формированием комплекта печатных документов. Они нужны для внутреннего архива, проверок налоговой, передачи аудиторам и контроля со стороны руководства. Если распечатывать всё подряд, бумажный архив разрастётся до неудобных размеров; если печатать слишком мало — при запросе документов придётся срочно восстанавливать данные за прошлые периоды.
Состав комплекта зависит от системы налогообложения, масштаба компании и требований учётной политики. Минимальный набор одинаков почти для всех: оборотно-сальдовая ведомость, книги покупок и продаж (при работе с НДС), кассовая книга и банковские выписки с приложениями. Дальше к нему добавляются документы по зарплате, складу, основным средствам и взаиморасчётам.
Ниже разобрано, какие отчёты и документы печатать в типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Зарплата и управление персоналом, Управление торговлей), в каком порядке это делать и как проверить, что напечатанный комплект полный и корректный.
Главный контрольный отчёт: оборотно-сальдовая ведомость
Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) — первый документ, который печатают после закрытия месяца. Она показывает остатки и обороты по всем счетам бухгалтерского учёта и позволяет быстро увидеть картину целиком: размер задолженностей, остатки денег, незакрытые авансы, отрицательные остатки по счетам, которых быть не должно.
В 1С:Бухгалтерии отчёт находится в разделе «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость». Период — закрываемый месяц, организация — ваша. Перед печатью убедитесь, что выполнена обработка «Закрытие месяца» (Операции → Закрытие месяца) и все регламентные операции завершены без ошибок, иначе ОСВ покажет промежуточные, а не итоговые данные.
Дополнительно к общей ОСВ полезно распечатать ОСВ по отдельным «проблемным» счетам: 60 и 62 (расчёты с контрагентами), 68 и 69 (налоги и взносы), 70 и 73 (расчёты с персоналом). Развёрнутое сальдо по субсчетам и контрагентам помогает отследить перекрестную задолженность, которую налоговая может расценить как небрежность в учёте.
Как проверить ОСВ перед печатью
Нет одновременного дебетового и кредитового сальдо по одному контрагенту
Перекрестная задолженность — нужна сверка и зачёт авансов
Сальдо дебетовое или нулевое
Кредитовое (отрицательное) сальдо — ошибка ввода документов
Сальдо соответствует начисленным и уплаченным суммам
Необъяснимые остатки — проверить проведение платёжных поручений
Книги покупок и продаж, счета-фактуры
Организации на общей системе налогообложения печатают книгу покупок и книгу продаж за месяц (или накапливают до квартала, если сдают декларацию по НДС ежеквартально — тогда печать делают по итогам квартала). В 1С:Бухгалтерии они формируются через раздел «Отчёты» → «НДС» или из журнала счетов-фактур.
Вместе с книгами распечатывают сами счета-фактуры, выставленные покупателям, если они не передавались в электронном виде. Также печатают реестр полученных счетов-фактур — он нужен для сверки с книгой покупок и подтверждения вычетов.
Важный момент: если в течение месяца выписывались корректировочные счета-фактуры или исправления, убедитесь, что они попали в дополнительные листы книг. Печатать книги до формирования доплистов — типичная ошибка, из-за которой бумажный архив расходится с электронной отчётностью.
Кассовые документы и банковские выписки
Кассовая книга и отчёты кассира печатаются, если организация ведёт кассовые операции. В 1С:Бухгалтерии: раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы», затем «Кассовая книга» за месяц. К каждому отчёту кассира прикладываются приходные и расходные кассовые ордера (ПКО и РКО) с подписями ответственных лиц.
По банку распечатывают выписки за каждый день месяца с приложением платёжных поручений и мемориальных ордеров. Если выписки загружались из клиент-банка в электронном виде, бумажные копии запрашивают в банке или распечатывают из системы банка с его отметкой — самопечатные копии без подтверждения банка имеют меньший доказательный вес.
Перед печатью сверьте остатки по счетам 50 и 51 в ОСВ с фактическими остатками в кассе и на расчётном счёте. Расхождение даже на копейки означает непроведённый или продублированный документ — сначала исправьте данные, потом печатайте.
- 1Сформируйте кассовую книгу за месяц и сверьте конечный остаток с фактическими деньгами в кассе
- 2Распечатайте отчёты кассира по каждому дню с операциями
- 3Распечатайте и подпишите все ПКО и РКО за период
- 4Пронумеруйте и прошейте документы в хронологическом порядке
- 5Проверьте, что листы кассовой книги подписаны кассиром и главным бухгалтером
Зарплатные и кадровые формы
По зарплате ежемесячно печатают расчётную ведомость (форма Т-51), платёжную ведомость (Т-53) — если зарплата выдаётся через кассу, и расчётные листки по каждому сотруднику. В 1С:ЗУП эти формы находятся в разделе «Отчёты, справки» → «Отчёты по зарплате».
Дополнительно формируют свод начислений и взносов, справку о начисленных страховых взносах и реестр для перечисления зарплаты на карты. Если в течение месяца были увольнения, приёмы, отпуска или больничные — печатают соответствующие приказы и записки-расчёты.
Расчётные листки обязательны к выдаче сотрудникам при каждой выплате зарплаты — это требование Трудового кодекса, а не внутреннее правило. Если листки не печатаются и не выдаются, у организации есть риск претензий при трудовой проверке, даже если сама зарплата выплачена вовремя и полностью.
Складские документы и взаиморасчёты с контрагентами
Организациям с товарным учётом в конце месяца нужны: реестр накладных и актов за период, складские отчёты (остатки товаров, обороты по складам), акты инвентаризации, если она проводилась. В 1С:Управление торговлей и 1С:Бухгалтерии реестры формируются из журналов документов кнопкой печати реестра.
По взаиморасчётам печатают акты сверки с ключевыми контрагентами — минимум с крупнейшими покупателями и поставщиками, а также с теми, по кому есть расхождения. Акт сверки в 1С:Бухгалтерии: раздел «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчётов».
Полезно распечатать отчёт по дебиторской и кредиторской задолженности с группировкой по срокам возникновения. Он нужен не только бухгалтерии, но и руководству: по нему видно просроченные долги покупателей и собственные долги, по которым контрагенты могут начислить пени.
Реестры документов удобно формировать сразу с отбором по месяцу и сохранять в PDF рядом с бумажной копией. Если бумажный реестр потеряется или будет запрошен повторно, электронная копия позволит восстановить его за минуту, а не собирать по журналам заново.
Регламентные операции: что распечатать из закрытия месяца
После выполнения обработки «Закрытие месяца» в 1С:Бухгалтерии по каждой регламентной операции доступны справки-расчёты. Печатают обычно: справку-расчёт амортизации основных средств и НМА, справку-расчёт списания расходов будущих периодов, расчёт себестоимости продукции (если есть производство), расчёт налога на прибыль и налога по УСН.
Эти справки — обоснование сумм в учёте. При выездной или камеральной проверке налоговая вправе запросить именно их, а не только итоговые отчёты. Без справок-расчётов доказать правильность начисления амортизации или расчёта налога сложно.
Если какая-то операция закрытия месяца завершилась с ошибкой (отмечена красным), справка-расчёт по ней либо не формируется, либо содержит неверные данные. Сначала устраните ошибку, перепроведите операцию и только потом печатайте справку.
Как собрать комплект и проверить его полноту
Рабочий порядок такой: сначала сверка и исправление данных, затем закрытие месяца, затем печать. Нарушение этой последовательности — главная причина перепечаток. Заведите чек-лист комплекта для вашей организации и отмечайте каждый напечатанный документ.
Многие документы в 1С можно выгружать в PDF и хранить в электронном архиве вместо бумаги или вместе с ней. Документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, юридически равнозначны бумажным. Но кассовая книга, платёжные ведомости и ряд других форм традиционно ведутся на бумаге с «живыми» подписями — уточните требования в вашей учётной политике.
Что печатать в вашей ситуации
Храните комплект по месяцам в хронологическом порядке, сшивайте объёмные разделы отдельно (касса, банк, зарплата). Сроки хранения бухгалтерских документов установлены законодательно и для большинства форм составляют не менее пяти лет — уничтожать архив раньше срока нельзя, даже если организация перешла на электронный документооборот.
Что важно запомнить
Печатайте документы только после сверки данных и завершения закрытия месяца. Базовый комплект: ОСВ, книги покупок и продаж, кассовая книга, банковские выписки, зарплатные ведомости, справки-расчёты. Состав дополняется под вашу систему налогообложения, наличие сотрудников и склада. Все документы с подписями хранятся не менее установленного срока.
Частые вопросы
Обязательно ли печатать документы из 1С, если ведётся электронный архив?
Закон не требует обязательной бумажной копии, если документ создан и хранится в электронном виде с соблюдением требований к электронному документообороту. Однако документы с подписями третьих лиц (акты сверки, ведомости) и кадровые формы часто удобнее держать на бумаге. Окончательное решение закрепляется в учётной политике организации.
Что делать, если после печати комплекта нашлась ошибка в закрытом месяце?
Исправьте данные в базе, перепроведите закрытие месяца и перепечатайте затронутые документы. Старые экземпляры изымите из архива и уничтожьте, чтобы не было двух версий. Если по периоду уже сдана отчётность, оцените, требуется ли уточнённая декларация.
Нужно ли распечатывать все счета-фактуры, если действует электронный документооборот с контрагентами?
Нет. Счета-фактуры, переданные через оператора ЭДО и подписанные квалифицированной электронной подписью, хранятся в электронном виде и не требуют бумажного дубля. Печатают только те документы, которые выставлены на бумаге контрагентам без ЭДО.
Как проверить, что в напечатанной ОСВ нет ошибок?
Смотрите на три вещи: отсутствие кредитовых остатков по активным счетам (50, 51, 10, 41), отсутствие перекрестного сальдо по счетам расчётов и соответствие остатков по 68/69 счетам фактическим начислениям и платежам. Любое отклонение — повод разобраться до печати, а не после.
Сколько лет нужно хранить распечатанные документы?
Для большинства бухгалтерских документов срок хранения составляет пять лет, для кадровых и зарплатных форм он может быть значительно дольше. Точные сроки зависят от вида документа и устанавливаются законодательством об архивном деле. Уничтожение документов раньше срока грозит штрафом и проблемами при проверках.
Можно ли распечатать весь комплект одной операцией?
Штатной кнопки «напечатать всё за месяц» в типовых конфигурациях нет — каждый отчёт и журнал формируется отдельно. Ускорить процесс помогают сохранённые настройки отчётов (варианты с нужным периодом и отборами) и собственный чек-лист комплекта, по которому вы проходите все пункты по порядку.