Отчеты и Аналитика · 11 мин
Акт сверки в 1С УНФ: где найти и как сформировать
Где найти акт сверки взаиморасчётов в 1С УНФ: путь в меню, настройка отчёта, печать и типичные ошибки при сверке с контрагентами.
Акт сверки взаиморасчётов — один из самых востребованных отчётов в 1С:Управление нашей фирмой. Он нужен бухгалтерам для подтверждения задолженности перед контрагентами, менеджерам — для контроля оплат, а руководителям — для понимания общей картины расчётов. При этом найти его в интерфейсе УНФ с первого раза получается не у всех: отчёт «спрятан» в разделе, который не все пользователи открывают регулярно.
В УНФ акт сверки формируется автоматически на основании проведённых документов: реализаций, поступлений, оплат, корректировок долга и взаимозачётов. Никаких ручных вводов данных не требуется — программа сама собирает обороты по выбранному контрагенту за указанный период. Главное — знать, где находится нужный отчёт, и правильно настроить его параметры.
Ниже разобраны конкретные пути к отчёту в разных версиях УНФ, настройка отборов, печать с подписями, а также типичные причины, по которым акт сверки показывает не те цифры, что ожидает пользователь.
Где находится акт сверки в интерфейсе УНФ
Основной путь к отчёту: раздел «Компания» → группа «Отчеты» → пункт «Акт сверки взаиморасчетов». В некоторых релизах отчёт также доступен из разделов «Продажи» и «Покупки» — там он дублируется в подборке отчётов по расчётам с покупателями и поставщиками.
Если в панели разделов нет пункта «Компания», проверьте настройки интерфейса. В УНФ состав видимых разделов зависит от функциональности, включённой в настройках программы, и от прав пользователя. Например, если у сотрудника настроен ограниченный профиль (только продажи), часть отчётов по взаиморасчётам может быть ему недоступна.
Быстрый альтернативный способ — воспользоваться строкой поиска. Нажмите на значок поиска в правом верхнем углу окна программы (или сочетание клавиш, предусмотренное вашей версией платформы) и введите «акт сверки». Система покажет найденный отчёт, и его можно открыть напрямую, минуя меню.
Ещё один вариант — карточка контрагента. Откройте справочник контрагентов, выберите нужного и в панели навигации найдите связанные отчёты по расчётам. Это удобно, когда сверка нужна по конкретному клиенту «здесь и сейчас».
Как сформировать акт сверки: пошаговый порядок
После открытия отчёта на экране появится форма настройки. Минимальный набор параметров — контрагент и период. Остальные отборы (договор, организация, валюта) заполняются по необходимости.
- 1Откройте раздел «Компания» → «Отчеты» → «Акт сверки взаиморасчетов»
- 2Укажите период сверки — обычно квартал, год или период с даты последней сверки
- 3Выберите контрагента в поле отбора; при необходимости уточните договор
- 4Если в базе несколько организаций, проверьте, что выбрана нужная
- 5Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения отчёта
- 6Проверьте итоговое сальдо и расшифровку по документам
- 7Распечатайте акт или сохраните его в PDF для отправки контрагенту
Обратите внимание на поле организации. Если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам или ИП, а отбор по организации не установлен, отчёт может собрать данные сразу по всем — и итоговая сумма не совпадёт с ожидаемой. Перед формированием убедитесь, что в шапке отчёта указана именно та организация, от имени которой выставляется акт.
Период сверки имеет значение для корректности сальдо. Если начать период «с нуля» (с даты первого документа), акт покажет полную историю расчётов. Если задать короткий период, в шапке отчёта появится входящее сальдо на начало — это нормально и ожидаемо контрагентом, который ведёт у себя аналогичный учёт.
Настройки отчёта и что они меняют
Кнопка «Настройки» (или «Показать настройки») открывает расширенные параметры. Здесь можно изменить группировку данных, добавить отборы и настроить детализацию до документов.
Наиболее полезные опции:
- Детализация по документам — акт показывает каждую реализацию и оплату отдельной строкой с номером и датой. Именно такой вид обычно требуется для подписания второй стороной.
- Отбор по договору — актуально, если с контрагентом несколько договоров и сверка нужна только по одному из них.
- Раздельно по договорам — отчёт группирует обороты по каждому договору отдельно, что удобно для комплексной сверки.
- Валюта — для расчётов в у.е. или валюте убедитесь, что отчёт формируется в нужной валюте взаиморасчётов.
Если акт нужен в «свёрнутом» виде — только итоговая задолженность без перечня документов — отключите детализацию. Такой формат подходит для внутренних целей, но контрагенты, как правило, просят полную расшифровку.
Какой вариант детализации выбрать
Подходит для официальной сверки с подписанием: контрагент видит каждый документ и может сопоставить со своим учётом
Подходит для внутреннего контроля и быстрой оценки долга; для подписания второй стороной обычно недостаточно
Нужен, когда с контрагентом несколько договоров и долг требуется показать по каждому отдельно
Печать и отправка акта контрагенту
Сформированный отчёт выводится в табличный документ. Для печати используйте стандартную кнопку печати на командной панели или сочетание Ctrl+P. Перед печатью откройте предварительный просмотр: проверьте, что таблица не «разваливается» на страницы и итоговая строка видна целиком.
Для отправки электронно сохраните акт в PDF через «Файл» → «Сохранить как» или кнопку сохранения в табличном документе. Формат PDF предпочтительнее Excel: его нельзя случайно изменить, и у контрагента он откроется в том виде, в котором вы его сформировали.
Подписи и печать на бланк добавляются вручную после распечатки. УНФ формирует акт как табличный документ с реквизитами сторон и таблицей оборотов; место для подписей обычно предусмотрено в макете. Если требуется особая форма акта (например, с прописью суммы задолженности или дополнительными полями), её можно доработать через механизм пользовательских макетов, но это уже задача для специалиста по настройке.
Почему акт сверки показывает неверные суммы
Самая частая жалоба пользователей УНФ — «акт сверки не сходится с данными контрагента». Причины почти всегда в исходных данных, а не в самом отчёте. Отчёт лишь отражает то, что проведено в базе.
Отдельный сценарий — расхождение из-за дат. Если счёт-фактура или накладная проведены одной датой, а отгрузка по факту была в другом месяце, у вас и контрагента документ попадёт в разные периоды. При сверке за квартал это даст разницу, которая «исчезнет» при сверке за более длинный период. Такие расхождения ищите сопоставлением документов построчно.
Если долг по акту есть, а фактически расчёты закрыты, проверьте документы зачёта авансов и корректировки долга. В УНФ авансы зачитываются автоматически при проведении реализации, но при нестандартных схемах (оплата третьим лицом, взаимозачёт между договорами) могут потребоваться ручные документы «Взаимозачет» или «Корректировка долга».
Проверка результата перед отправкой
Прежде чем отправлять акт контрагенту, пройдите короткий контроль. Это займёт пару минут и избавит от неловких пересылок исправленных версий.
Как проверить результат
Совпадает с остатком по отчёту «Задолженность покупателей» или «Задолженность поставщикам» на ту же дату
Суммы различаются — проверьте отборы по организации, договору и валюте
Совпадает с конечным сальдо предыдущего подписанного акта
Не совпадает — в базу внесены изменения задним числом после прошлой сверки
Все реализации и оплаты за период присутствуют с корректными номерами и датами
Документов не хватает — ищите непроведённые или отобранные по другому договору
Указаны верные наименования, акт от имени нужной организации
Подставлена другая организация или устаревшие данные контрагента
Полезная практика — сверить акт с отчётом «Взаиморасчеты с контрагентами» или «Задолженность покупателей» за тот же период. Оба отчёта строятся по одним данным, и их итоговые суммы должны совпадать. Расхождение между ними — признак разных настроек отборов, а не ошибки учёта.
Альтернативные отчёты по расчётам в УНФ
Акт сверки — не единственный инструмент контроля взаиморасчётов. В зависимости от задачи могут быть удобнее другие отчёты УНФ.
«Взаиморасчеты с контрагентами» — показывает дебиторскую и кредиторскую задолженность по всем контрагентам списком. Подходит для общей оценки: кто должен вам, кому должны вы.
«Задолженность покупателей по срокам долга» — группирует долги по давности: текущие, просроченные до 30 дней и далее. Незаменим для работы с дебиторкой и планирования звонков по оплатам.
«Оборотно-сальдовая ведомость» (при включённом бухгалтерском учёте) — даёт картину по счетам расчётов в разрезе контрагентов. Используется бухгалтерами для сверки управленческих и регламентированных данных.
Для официальной сверки с подписанием, однако, нужен именно акт сверки взаиморасчётов — он содержит перечень документов и формулировку о задолженности, привычную для второй стороны.
Что важно запомнить
Акт сверки находится в разделе «Компания» → «Отчеты». Перед формированием проверьте организацию, контрагента и период; для официальной сверки включите детализацию по документам. Расхождения сумм почти всегда вызваны непроведёнными документами, неверными отборами или изменениями задним числом, а не ошибкой отчёта.
Частые вопросы
Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?
Да, если не заполнять отбор по контрагенту, отчёт построится по всем, у кого были обороты за период. Однако для рассылки такой формат неудобен: обычно формируют отдельный акт по каждому контрагенту, выбирая его в отборе и сохраняя файл по очереди.
Почему в акте сверки пусто, хотя документы по контрагенту есть?
Чаще всего документы не проведены, отобрана другая организация или задан период, в который операции не попадают. Также проверьте, что документы оформлены именно на этого контрагента, а не на другое юрлицо той же группы компаний.
Как сделать акт сверки по конкретному договору?
Откройте настройки отчёта, добавьте отбор по договору и выберите нужный. Акт сформируется только по операциям в рамках этого договора, остальные расчёты с контрагентом в него не попадут.
Контрагент просит акт в Excel — как выгрузить?
Сформированный табличный документ сохраняется через «Файл» → «Сохранить как» с выбором формата Excel (xlsx). Имейте в виду: файл в Excel получатель может редактировать, поэтому для официальной сверки надёжнее отправлять PDF или распечатанный подписанный экземпляр.
Входящее сальдо в новом акте не совпадает с итогом старого — что делать?
Это означает, что после подписания предыдущего акта в базу внесли документы или изменения задним числом. Найдите их через журналы документов за прошлый период (сортировка по дате изменения), устраните или согласуйте с контрагентом, и только затем формируйте новый акт.
Можно ли изменить внешний вид печатной формы акта?
Да, через механизм редактирования макетов печатных форм в настройках УНФ можно скорректировать шапку, добавить поля или изменить формулировки. Существенные доработки макета лучше поручить специалисту, чтобы не нарушить структуру отчёта.