Отчеты и Аналитика · 8 мин
Отчет о розничных продажах в 1С Рознице: как сформировать и проверить
Пошаговая инструкция: как сформировать отчет о розничных продажах в 1С Рознице, проверить данные, исправить ошибки и сверить выручку с кассой.
Отчет о розничных продажах — ключевой документ 1С Розницы, который закрывает кассовую смену: он списывает проданные товары со склада магазина, фиксирует выручку и формирует данные для бухгалтерского учета. Без корректно сформированного отчета остатки на складе завышены, а выручка «висит» на кассовых документах, что искажает всю отчетность.
Документ создается автоматически при закрытии кассовой смены либо вручную на основании чеков ККМ. Разберем оба способа, порядок проверки результата и типичные проблемы, из-за которых отчет не проводится или содержит неверные данные.
Где находится документ и как он устроен
Журнал документов расположен в разделе Продажи → Отчеты о розничных продажах. В списке видны номер, дата, магазин, касса ККМ и сумма документа. Один отчет обычно соответствует одной кассовой смене одной кассы, хотя конфигурация позволяет формировать сводный документ.
Документ состоит из шапки (организация, магазин, касса ККМ, кассовая смена) и табличных частей: «Товары», «Оплата платежными картами», «Продажа по дисконтным картам», «Подарочные сертификаты». При проведении товары списываются со склада магазина, выручка отражается по кассе, а данные уходят в регистры продаж и себестоимости.
Автоматическое формирование при закрытии смены
Штатный сценарий — закрытие кассовой смены. Откройте Продажи → Кассовые смены, выберите открытую смену и выполните закрытие, либо используйте обработку «Закрытие кассовой смены» из раздела «Продажи». Программа снимет Z-отчет с фискального регистратора, загрузит чеки и автоматически создаст отчет о розничных продажах.
Если включена настройка автоматического создания документа, отчет появится сразу после загрузки чеков. Проверьте это в настройках кассы ККМ: флаг, отвечающий за формирование отчета при закрытии смены, должен быть установлен. В противном случае документ придется создавать вручную.
- 1Откройте «Продажи» → «Кассовые смены» и найдите открытую смену нужной кассы
- 2Выполните закрытие смены и дождитесь снятия Z-отчета
- 3Убедитесь, что чеки загружены: статус смены должен показывать отсутствие непереданных данных
- 4Откройте «Продажи» → «Отчеты о розничных продажах» и проверьте, что документ создан
- 5Проведите документ, если он создан непроведенным, и сверьте сумму с Z-отчетом
Ручное создание отчета
Ручной способ нужен, если автоматика отключена, чеки загружались позже закрытия смены или документ был по ошибке удален. В журнале «Отчеты о розничных продажах» нажмите Создать, укажите организацию, магазин и кассу ККМ, затем выберите кассовую смену.
Далее используйте кнопку Заполнить → Заполнить по кассовой смене (или «Заполнить по чекам ККМ»). Программа подберет все чеки выбранной смены, сгруппирует товары по номенклатуре и цене, заполнит таблицы оплат картами и сертификатами. Останется проверить данные и провести документ.
Проверка результата перед проведением
Главный контроль — сверка суммы документа с данными Z-отчета и с суммой чеков ККМ за смену. Расхождение означает, что часть чеков не загружена, есть отложенные или сторнированные чеки либо ошибки в оплатах картами.
Вторая проверка — остатки на складе. При проведении программа списывает товары, и если по какой-то позиции остатка не хватает, документ не проведется с сообщением о недостатке. Причины чаще всего такие: не оформлено оприходование, товар числится на другом складе, либо ранее смена уже была закрыта другим отчетом.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Расхождение — ищите незагруженные или отложенные чеки
Проводится без сообщений об ошибках
Ошибка недостатка товара на складе
Остатки уменьшились ровно на проданные количества
Появились отрицательные остатки
Сумма эквайринга совпадает со слип-чеками терминала
Оплаты картой не попали в табличную часть
Типичные ошибки и их устранение
Самая частая проблема — «товара нет в наличии» при проведении. Проверьте отчет «Остатки товаров» по складу магазина на дату документа, найдите позицию с недостатком и выясните, почему ее нет: не проведено поступление, товар на другом складе, либо продажа задублирована.
Вторая ошибка — отчет создается пустым. Это значит, что чеки по смене в базу не загружены: проверьте подключение кассы, обмен с офлайн-оборудованием или подключаемым оборудованием и загрузите чеки повторно. Третья типичная ситуация — дубль документа по той же смене: проверьте журнал по отбору «Кассовая смена» и удалите лишний непроведенный документ.
Аналитические отчеты по розничным продажам
Не путайте документ «Отчет о розничных продажах» с аналитическими отчетами. Для анализа выручки используйте раздел Продажи → Отчеты по продажам: «Валовая прибыль», «Продажи по магазинам», «Динамика продаж», «Анализ продаж по товарам». Они строятся по данным проведенных документов и позволяют оценить обороты, маржу и структуру выручки.
Для контроля кассиров полезны отчеты по дисконтным картам и по видам оплат. Если аналитический отчет показывает нули, проверьте, проведены ли отчеты о розничных продажах за выбранный период — непроведенные документы в продажи не попадают.
Сравнение вариантов
Подходит для штатной ежедневной работы; требует настроенной кассы и стабильной загрузки чеков
Подходит при сбоях обмена или отключенной автоматике; требует ручной сверки с Z-отчетом
Подходит для сети магазинов с центральной базой; требует настройки расписания и контроля ошибок обмена
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Самостоятельно безопасно: создавать, перезаполнять и проводить документы текущего периода, сверять суммы и остатки. К специалисту по 1С стоит обращаться, если требуется распроведение документов закрытого периода, исправление движений вручную, восстановление удаленных чеков или настройка обмена с кассами — ошибки здесь влияют на бухгалтерскую и налоговую отчетность.
Что важно запомнить
Отчет о розничных продажах создается при закрытии кассовой смены или вручную с заполнением по чекам. Перед проведением сверьте сумму с Z-отчетом и убедитесь в достаточности остатков на складе. Не трогайте документы закрытых периодов без резервной копии и согласования с бухгалтерией.
Частые вопросы
Почему отчет о розничных продажах не проводится?
Чаще всего из-за недостатка товара на складе магазина. Откройте сообщение об ошибке — там указана позиция и нехватающее количество. Проверьте остатки отчетом по складу, найдите причину (непроведенное поступление, другой склад, дубль продажи) и устраните ее, затем проведите документ повторно.
Что делать, если сумма отчета не совпадает с Z-отчетом?
Проверьте, все ли чеки смены загружены в базу: отложенные, сторнированные и непереданные чеки в отчет не попадают. Загрузите чеки повторно и перезаполните документ. Также сверьте таблицу оплат картами — иногда расхождение сидит именно в эквайринге.
Можно ли создать один отчет по нескольким кассам?
Документ привязан к конкретной кассе ККМ и кассовой смене, поэтому штатно один отчет соответствует одной кассе. Для сводного анализа по магазину используйте аналитические отчеты раздела «Продажи», которые группируют данные по всем кассам.
Как исправить ошибочно проведенный отчет?
Если период открыт, распроведите документ, исправьте данные (или перезаполните по смене) и проведите заново. Если месяц закрыт или данные ушли в бухгалтерию, сначала сделайте резервную копию и согласуйте корректировку с бухгалтером — возможно, правильнее оформить корректировочный документ.
Отчет создался пустым, хотя продажи были. В чем причина?
Значит, чеки по выбранной смене в базе отсутствуют. Проверьте подключение кассы, выполните обмен с подключаемым оборудованием или загрузку данных с кассы, затем перезаполните документ через «Заполнить по кассовой смене».