Отчеты и Аналитика · 9 мин
Как сформировать отчет по продажам в 1С Предприятие
Как сформировать отчет по продажам в 1С: где найти, какие отчеты использовать, настройка периода и отборов, выгрузка в Excel, проверка данных и типичные ошибки.
Отчет по продажам — один из самых востребованных инструментов в 1С: он показывает выручку, себестоимость, валовую прибыль и динамику реализаций по товарам, клиентам и менеджерам. В типовых конфигурациях (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия) такие отчеты уже встроены и не требуют программирования — достаточно знать, где они находятся и как их настроить.
Конкретное расположение отчетов зависит от конфигурации и её версии. В «1С:Управление торговлей» отчеты по продажам собраны в разделе «Продажи» или «CRM и маркетинг», в «1С:Бухгалтерии» — в разделе «Отчеты» и через анализ счета 90.01. Ниже разобраны универсальные подходы, которые работают в большинстве типовых решений.
Важно понимать: отчет строится на основании проведенных документов реализации. Если документы не проведены, удалены или введены с ошибками, отчет покажет искаженные данные. Поэтому формирование отчета всегда стоит начинать с проверки полноты ввода первички за выбранный период.
Где найти отчеты по продажам в разных конфигурациях
В «1С:Управление торговлей 11» откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам». Здесь доступны «Валовая прибыль предприятия», «Анализ причин отмены заказов», «Продажи по категориям» и другие. Дополнительный блок аналитики находится в разделе «CRM и маркетинг» → «Отчеты».
В «1С:Бухгалтерии 8» перейдите в раздел «Отчеты» и выберите «Анализ продаж» (при наличии) либо используйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счету» для счета 90.01 «Выручка» с группировкой по номенклатуре или контрагентам. Также полезен отчет «Анализ субконто» по виду субконто «Номенклатура».
В «1С:Комплексной автоматизации» и «1С:ERP» отчеты по продажам находятся в разделе «CRM и маркетинг» → «Отчеты по продажам» и в разделе «Продажи». Набор отчетов шире: от валовой прибыли до сравнительного анализа продаж по периодам.
Какие типовые отчеты по продажам использовать
Выбор отчета зависит от задачи: оценить прибыль, проанализировать ассортимент или проконтролировать работу менеджеров. Ниже — основные типовые варианты и их назначение.
| Отчет | Что показывает | Когда использовать |
|---|---|---|
| Валовая прибыль предприятия | Выручка, себестоимость, прибыль, рентабельность | Оценка эффективности продаж по товарам и клиентам |
| Продажи (по номенклатуре, по контрагентам) | Количество и суммы реализаций | Анализ ассортимента и клиентской базы |
| Динамика продаж | Продажи в разрезе периодов | Сравнение месяцев, выявление сезонности |
| Оборотно-сальдовая ведомость по счету 90.01 | Выручка по бухгалтерскому учету | Сверка с бухгалтерской отчетностью |
В бухгалтерских конфигурациях вместо управленческих отчетов чаще используют «Анализ счета» и «Обороты между субконто» — они опираются на проводки и совпадают с регламентированной отчетностью. Управленческие отчеты в УТ и ERP опираются на документы продаж и могут отличаться от бухгалтерских данных, например из-за отгрузки без перехода права собственности.
Пошаговое формирование отчета
Порядок действий одинаков почти для всех типовых отчетов. Разберём на примере отчета «Валовая прибыль» в Управлении торговлей.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» и выберите нужный отчет
- 2Укажите период: даты начала и окончания в полях над табличным полем
- 3Нажмите «Настройки» и задайте отборы (организация, склад, менеджер, группа товаров)
- 4В настройках выберите группировки строк: по номенклатуре, контрагентам, периодам
- 5Нажмите «Сформировать» и дождитесь заполнения табличного документа
- 6Проверьте итоги и при необходимости сохраните вариант настроек кнопкой «Сохранить вариант»
Если отчет формируется долго, сузьте период или добавьте отборы — объем обрабатываемых данных напрямую влияет на скорость. В файловых базах большие отчеты за год могут формироваться несколько минут.
Сохраненные варианты настроек доступны по кнопке «Выбрать вариант» — это удобно, если вы регулярно смотрите одни и те же разрезы, например «Продажи по менеджерам за месяц».
Настройка отборов и группировок
Кнопка «Настройки» открывает конструктор отчета на СКД (системе компоновки данных). В режиме «Пользовательские настройки» доступны основные параметры: период, отборы, сортировка. Кнопка «Расширенные» открывает полную структуру отчета.
Отборы задаются по любому полю: вид сравнения «Равно», «В списке», «В группе» (для папок номенклатуры), «Не равно». Например, чтобы посмотреть продажи одной товарной группы, добавьте отбор «Номенклатура в группе» и укажите нужную папку справочника.
Группировки определяют структуру строк. Типовые комбинации: «Контрагент → Номенклатура» для анализа клиентов, «Менеджер → Период (месяц)» для оценки динамики по сотрудникам. Порядок группировок меняется перетаскиванием или кнопками перемещения.
Если в отчете не хватает нужной колонки (например, процента наценки), откройте расширенные настройки → вкладка «Поля» и проверьте, какие показатели доступны в ресурсах отчета. Многие типовые отчеты содержат скрытые поля, которые достаточно включить флажком.
Выгрузка и печать отчета
Сформированный отчет — это табличный документ. Его можно сохранить через «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить копию»: доступны форматы Excel (MXL, XLSX), PDF, HTML и другие. Для передачи руководству чаще используют PDF, для дальнейшей обработки — Excel.
При выгрузке в Excel учитывайте: объединенные ячейки и многоуровневые шапки группировок могут мешать дальнейшей фильтрации данных. Если планируете строить сводные таблицы в Excel, удобнее выгружать отчет с минимальной вложенностью группировок или использовать отчет в виде плоской таблицы.
Для регулярной рассылки в клиент-серверных версиях можно настроить регламентное формирование и отправку отчетов по почте через механизм рассылок (в УТ и ERP — «Рассылки отчетов» в разделе администрирования).
Проверка корректности данных отчета
Прежде чем использовать цифры для решений или отчетности, сверьте их с независимым источником. Управленческий отчет по продажам должен сходиться с оборотами счета 90.01 за тот же период — допустимы лишь объяснимые расхождения (отгрузка без перехода права собственности, разные методики себестоимости).
Как проверить результат
Совпадает с кредитовым оборотом счета 90.01 или расхождение объяснимо
Существенная разница без понятной причины
Заполнена по всем строкам с продажами
Нулевая или пустая себестоимость при наличии продаж
Все реализации периода проведены и попали в отчет
Часть документов не проведена или помечена на удаление
Пустая себестоимость — частый признак проблем: товар продан при отсутствии остатков на складе (продажа «в минус») или не выполнено закрытие месяца / расчет себестоимости. В таком случае отчет по валовой прибыли покажет завышенную рентабельность.
Частые ошибки и ограничения
Главное ограничение типовых отчетов — они показывают только то, что введено в базу. Если часть продаж оформляется вне 1С или документы вводятся с задержкой, отчет будет неполным. Перед анализом убедитесь, что вся первичка за период внесена и проведена.
Вторая типичная проблема — расхождение данных между отчетами. «Продажи» и «Валовая прибыль» могут отличаться по суммам из-за возвратов, корректировок реализации и разных регистров-источников. Это нормально, но причины расхождений стоит понимать.
Если типовых отчетов не хватает, варианты такие: создать собственный вариант отчета через настройки СКД, использовать «Универсальный отчет» по регистрам или заказать разработку внешнего отчета у специалиста по 1С. Первые два варианта доступны без программирования.
Что важно запомнить
Отчет по продажам формируется из типового меню раздела «Продажи» или «Отчеты»: задаете период, отборы и группировки, нажимаете «Сформировать». Перед использованием цифр сверьте выручку с оборотами счета 90.01 и убедитесь, что себестоимость рассчитана, а все документы проведены.
Частые вопросы
Почему отчет по продажам пустой, хотя реализации были?
Чаще всего причина в отборах: проверьте период, организацию и другие установленные фильтры в настройках. Также убедитесь, что документы реализации проведены — непроведенные документы в отчет не попадают. Реже причина в правах доступа, ограничивающих видимость данных.
Чем отличается отчет «Продажи» от «Валовой прибыли»?
«Продажи» показывают количество и суммы реализаций без оценки прибыльности. «Валовая прибыль» дополнительно рассчитывает себестоимость, прибыль и рентабельность, поэтому требует корректного расчета себестоимости и чувствителен к продажам «в минус».
Можно ли сформировать отчет по продажам по конкретному менеджеру?
Да. В настройках отчета добавьте отбор по полю «Менеджер» и укажите сотрудника, либо добавьте группировку «Менеджер» — тогда отчет покажет продажи всех менеджеров в разрезе строк. Условие: поле менеджера должно быть заполнено в документах продаж.
Как сохранить настройки отчета, чтобы не настраивать заново?
После настройки нажмите «Сохранить вариант» (или «Ещё» → «Сохранить вариант отчета») и задайте понятное имя, например «Продажи по менеджерам за месяц». Вариант появится в списке при открытии отчета и будет доступен вам или всем пользователям — в зависимости от настройки видимости.
Почему суммы в отчете по продажам не совпадают с декларацией по НДС?
Управленческие отчеты по продажам показывают суммы по документам, включая или исключая НДС в зависимости от настроек, и могут учитывать отгрузки без перехода права собственности. Декларация строится по данным книги продаж. Для сверки используйте отчет «Анализ НДС» или обороты счета 90.03, а не управленческий отчет.