Как сформировать материальный отчет в 1С

Материальный отчет — это документ, который материально ответственное лицо (МОЛ) сдает в бухгалтерию для подтверждения движения и остатков товарно-материальных ценностей на своем складе. В программах 1С нет одного «волшебного» документа под таким названием: отчет формируется из данных учета с помощью стандартных отчетов и обработок, а его состав зависит от того, как ведется складской учет в вашей организации.

Чаще всего материальный отчет строится на базе оборотно-сальдовой ведомости по счетам 10, 41 или 43, либо с помощью специализированного отчета «Материальный отчет», который есть в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия (в разделе складских отчетов) и в конфигурациях для бюджетных учреждений. Ниже разобраны оба подхода, настройки отборов, проверка результата и типичные ошибки.

Что такое материальный отчет и когда он нужен

Материальный отчет показывает остатки на начало периода, приход, расход и остатки на конец периода по конкретному складу и материально ответственному лицу. Он нужен для инвентаризационного контроля, сдачи отчетности кладовщиком, сверки данных склада с данными бухгалтерии и при передаче ценностей от одного МОЛ другому.

В 1С источником данных служат проведенные документы: «Поступление товаров и услуг», «Требование-накладная», «Перемещение товаров», «Списание материалов», «Оприходование» и другие. Если документы не проведены или проведены не тем складом, отчет покажет искаженные цифры, поэтому качество отчета полностью зависит от полноты ввода первички.

Подготовка: что проверить перед формированием отчета

Прежде чем строить отчет, убедитесь, что за отчетный период проведены все складские документы. Непроведенные или помеченные на удаление документы в отчет не попадают, и остатки не сойдутся с фактическими. Проверить это можно через журнал документов склада, отфильтровав по периоду и состоянию проведения.

Второй шаг — проверить, что в карточке склада указано материально ответственное лицо. Откройте справочник «Склады», найдите нужный склад и убедитесь, что поле МОЛ заполнено. Если МОЛ не указан, отчет с отбором по ответственному лицу окажется пустым или будет сформирован некорректно.

Формирование отчета «Материальный отчет» в 1С:Бухгалтерия

В типовой 1С:Бухгалтерии отчет находится в разделе «Склад» → «Материальный отчет» (в некоторых релизах — в разделе «Отчеты»). Откройте его, укажите период, организацию, склад и при необходимости материально ответственное лицо. Нажмите «Сформировать».

Отчет выводит по каждой номенклатурной позиции остаток на начало, приход с указанием документов, расход и остаток на конец в количественном и суммовом выражении. Шапка отчета содержит реквизиты организации, склада и МОЛ, а в подвале — место для подписей ответственного лица и бухгалтера.

1. 1
   Откройте раздел «Склад» → «Материальный отчет»
2. 2
   Укажите период, организацию и склад
3. 3
   При необходимости выберите МОЛ в отборе
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговые остатки
5. 5
   Распечатайте отчет или сохраните в PDF через кнопку печати

Альтернатива: оборотно-сальдовая ведомость по счету

Если в вашей конфигурации нет отдельного отчета «Материальный отчет» или нужна более гибкая настройка, используйте оборотно-сальдовую ведомость. Откройте «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», укажите счет 10 (материалы), 41 (товары) или 43 (готовая продукция), задайте период и склад в отборах.

В настройках отчета (кнопка «Показать настройки») включите группировку по субконто «Номенклатура» и «Склады», а также количественные показатели. Такой отчет дает те же данные, что и материальный, но без специализированной печатной формы с подписями — её при необходимости дорабатывают или дополняют вручную.

Что выбрать

Отчет «Материальный отчет»

Готовая форма с шапкой и подписями, подходит для сдачи отчета кладовщиком. Ограничение: есть не во всех конфигурациях и релизах.

ОСВ по счету 10/41

Универсальный вариант с гибкими отборами и группировками. Ограничение: нет специальной печатной формы с местом для подписей.

Отчет «Остатки товаров на складах»

Подходит для быстрой сверки остатков по складу без детализации оборотов. Не заменяет полный материальный отчет.

Проверка результата и сверка с фактическими остатками

После формирования сверьте конечные остатки в отчете с фактическими остатками на складе. Если проводилась инвентаризация, сравните данные отчета с документом «Инвентаризация товаров на складе» — расхождения будут видны в колонках «Учетное количество» и «Фактическое количество».

Обратите внимание на отрицательные остатки: красные или минусовые значения означают, что расход проведен раньше прихода либо приходный документ вообще не введен. Такой отчет сдавать нельзя — сначала найдите и исправьте причину: введите недостающее поступление, измените дату документа списания или скорректируйте склад в документе.

Контрольные точки

Как проверить отчет

Конечный остаток по позициям

Норма

Совпадает с фактическим количеством на складе

Тревожный признак

Расхождение — искать непроведенные или ошибочные документы

Отрицательные остатки

Норма

Отсутствуют

Тревожный признак

Минус по позициям — расход опережает приход

Шапка отчета

Норма

Верные организация, склад, МОЛ и период

Тревожный признак

Пустое МОЛ или чужая организация — проверить отборы

Типичные ошибки и их устранение

Самая частая проблема — пустой отчет при корректных остатках на складе. Причина обычно в отборах: выбран не тот склад, не та организация или МОЛ, которое не совпадает с указанным в карточке склада. Снимите лишние отборы и сформируйте отчет заново, затем добавляйте условия по одному.

Вторая типичная ситуация — суммы в отчете не совпадают с данными бухгалтерии. Это происходит, когда часть документов проведена одним складом, а отчет строится по другому, или когда используются разные способы оценки (например, перемещения между складами в середине периода). Проверьте движения через отчет «Обороты между субконто» или карточку счета по конкретной номенклатуре.

Печать, сохранение и передача в бухгалтерию

Готовый отчет выводится на печать стандартной кнопкой «Печать» или через меню «Ещё». Рекомендуется распечатать два экземпляра: один остается у материально ответственного лица, второй с подписями передается в бухгалтерию. Также отчет можно сохранить в PDF или Excel через «Файл» → «Сохранить копию» для отправки в электронном виде.

Если форма отчета в вашей организации утверждена в собственном виде (например, с дополнительными графами), типовую печатную форму дорабатывает программист 1С или используют внешнюю печатную форму. Менять типовую конфигурацию самостоятельно не стоит — при обновлении изменения могут быть потеряны.

FAQ

Нет отчета «Материальный отчет» в меню. Что делать?

Проверьте права пользователя и функциональность программы: в разделе «Администрирование» → «Функциональность» должен быть включен учет по складам. Если отчета нет в вашей конфигурации, используйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 10 или 41 с группировкой по номенклатуре и складу.

Отчет пустой, хотя товары на складе есть. В чем причина?

Чаще всего дело в отборах: выбрано МОЛ, не совпадающее с указанным в карточке склада, или неверный период. Уберите все отборы, сформируйте отчет по складу целиком, затем добавляйте условия по одному, чтобы найти проблемное.

Как сформировать материальный отчет сразу по нескольким складам?

В отборе по складу выберите режим «В списке» и отметьте нужные склады. Однако для сдачи отчетности каждому МОЛ корректнее формировать отдельный отчет по его складу — иначе подпись и ответственность будут размыты.

Почему в отчете отрицательные остатки и как это исправить?

Минус означает, что списание проведено раньше поступления или приход не введен. Найдите позицию через карточку счета, введите недостающий приходный документ или перенесите дату списания. После исправлений пересформируйте отчет.

Можно ли сформировать материальный отчет за прошлый закрытый период?

Да, отчет строится за любой период по сохраненным данным. Но не перепроводите документы закрытого периода — это изменит остатки и может повлиять на сданную отчетность. Работайте в режиме просмотра.

Чем материальный отчет отличается от инвентаризационной описи?

Материальный отчет отражает учетные данные: приходы, расходы и остатки по документам. Инвентаризационная опись фиксирует фактические остатки при пересчете. Сверка этих двух документов и выявляет излишки или недостачи.